De la diversidad de usuarios de la información contable surge la necesidad de presentarla de forma normalizada y con formatos universalmente conocidos, para facilitar su comprensión. Las empresas están afectadas por la legislación mercantil y por la legislación fiscal. /Dentro de la legislación mercantil está el Código de Comercio (arts. 25 al 35) que establece qué libros contables deben llevar los empresarios y cómo deben llevarlos. Un libro contable es un medio material en el que se registran las diferentes operaciones que se registran en una empresa .
LIBROS CONTABLES OBLIGATORIOS
* Libro Diario.  * Libro de Inventarios y Cuentas anuales.
LIBROS CONTABLES VOLUNTARIOS
* Libro de Caja. * Libro Mayor. * Libro de bancos. * Libro de efectos a cobrar. * Libro de efectos a pagar. * Otros.
Existen 4 formas para proceder a la legalización:
A) La legalización de libros se podrá realizar a priori; se tratará de libros en blanco que se presentan para su legalización antes de su utilización y deberán estar, aunque no se hallen encuadernados,
completamente en blanco y sus folios numerados correlativamente. Serán sellados todos los folios con el sello del Registro, y se extenderá en el primer folio una diligencia, firmada por el registrador, en la que se identificará al empresario y se expresará el número de folios de que se componga.
La diligencia de los libros contables implica poner en el primer folio el número de folios de que consta el libro, y el sello del Registro Mercantil a todas las hojas que tenga el libro.
B) Será válida la realización de asientos y anotaciones por cualquier procedimiento idóneo sobre hojas sueltas que después habrán de ser encuadernadas correlativamente para formar los libros obligatorios, los cuales serán legalizados antes de que transcurran los cuatro meses siguientes a la fecha de cierre del ejercicio.
C) También serán válidas las presentaciones de los libros en soporte informático en disco de 3,5 pulgadas y en su caso, en el soporte o soportes utilizado de entre los habituales en el mercado. La información presentada en soporte informático relativa a cada libro dispondrá de un sistema de protección con el objeto de garantizar la no manipulación desde la creación del soporte por la entidad y hasta que éste se incorpore al Libro-fichero de legalizaciones en el Registro Mercantil correspondiente.
D) Otra forma de obtener del Registro Mercantil la legalización de los libros obligatorios es mediante solicitud remitida telemáticamente a la dirección de correo electrónico habilitada al efecto. Todos los libros contables deben ser llevados: / – Con claridad. – Por orden de fechas. – Sin espacios en blanco. – Sin tachaduras ni raspaduras. – Sin abreviaturas difíciles de identificar. – Los valores expresados en euros.
Los libros de contabilidad hay que conservarlos durante 6 años, contados a partir de la última anotación registrada en ellos. El cese del empresario en el ejercicio de sus actividades no le exime del deber a que se refiere el apartado anterior y si hubiese fallecido recaerá sobre sus herederos.
El libro Diario
Es un libro principal y obligatorio. En este libro se registrarán día a día todas las operaciones relativas a la actividad de la empresa. Será válida, sin embargo, la anotación conjunta de los totales de las operaciones por períodos no superiores al mes, a condición de que su detalle aparezca en otros libros o registros concordantes, de acuerdo con la naturaleza de la actividad de que se trate (art.28 del C. de C.).
Cada anotación que se realiza en el libro Diario se denomina asiento. Puede haber varios tipos de asientos:
* Asientos simples: sólo se registran dos cuentas; una con un cargo y otra con un abono, ambas por la misma cantidad.  * Asientos compuestos: intervienen dos o más cuentas en un lado y dos o más cuentas en el otro.

La información que proporcionan los asientos incluye una serie de elementos:
a) El número de asiento. b) Una breve descripción del hecho contable. c) La fecha del hecho contable. d) Las rayas horizontales que separan un hecho contable de otro.
Los asientos se pueden clasificar, por su contenido, en:
– Asiento de constitución: al fundarse una empresa o sociedad. – Asiento de apertura: al iniciarse un ejercicio económico. – Asientos de gestión: registran las operaciones de la empresa. – Asientos de periodificación: separan los ingresos y los gastos del período actual de los del período siguiente. – Asientos de rectificación: para corregir errores. – Asiento de regularización: dentro de éstos se incluyen los asientos de ajustes, y los que se efectúan para centralizar en la cuenta de Pérdidas y Ganancias las cuentas de los grupos 6 y 7. – Asiento de cierre: para cerrar el libro diario de un ejercicio económico.
Independientemente del tipo de asiento, siempre tiene que cumplirse que la suma de los cargos que recibe un asiento ha de ser igual a la de sus abonos, es decir, el asiento debe quedar cuadrado.
El libro mayor Es un libro principal no obligatorio según la legislación mercantil. No obstante, la información que recoge es imprescindible para la gestión de la empresa ya que recoge la situación de cada elemento patrimonial. Se denomina así por ser el más extenso, ya que destina un folio entero a cada cuenta. En él se anota cada cuenta que va apareciendo en los registros contables de la empresa, así como los movimientos que ésta tiene y el número de asiento de procedencia. Su estructura puede ser como sigue:
Libro de Inventarios y Cuentas anuales. Es un libro principal y obligatorio. Se abrirá con el balance inicial detallado de la empresa (inventario). Al menos trimestralmente se realizarán los balances de comprobación, para comprobar la correcta trascripción de datos entre el mayor y el diario. Se transcribirán también el inventario de cierre de ejercicio ylas cuentas anuales (art. 28 del C. de C.).
Las cuentas anuales son: 1. BALANCE: En el balance figurarán de forma separada el activo, el pasivo y el patrimonio neto. El activo comprenderá con la debida separación el activo fijo o no corriente y el activo circulante o corriente. En el pasivo se diferenciarán con la debida separación el pasivo no corriente y el pasivo circulante o
corriente. En el patrimonio neto se diferenciarán, al menos, los fondos propios de las restantes partidas que lo integran. 2. CUENTA DE PÉRDIDAS Y GANANCIAS: La cuenta de pérdidas y ganancias recogerá el resultado del ejercicio, separando debidamente los ingresos y los gastos imputables al mismo, y distinguiendo los resultados de explotación, de los que no lo sean. 3. ESTADO DE CAMBIOS EN EL PATRIMONIO NETO: El estado que muestre los cambios en el patrimonio neto tendrá dos partes. La primera reflejará exclusivamente los ingresos y gastos generados por la actividad de la empresa durante el ejercicio, distinguiendo entre los reconocidos en la cuenta de pérdidas y ganancias y los registrados directamente en el patrimonio neto. La segunda contendrá todos los movimientos habidos en el patrimonio neto, incluidos los procedentes de transacciones realizadas con los socios o propietarios de la empresa cuando actúen como tales. También se informará de los ajustes al patrimonio neto debidos a cambios en criterios contables y correcciones de errores. 4. ESTADO DE FLUJOS DE EFECTIVO: El estado de flujos de efectivo pondrá de manifiesto, debidamente ordenados y agrupados por categorías o tipos de actividades, los cobros y los pagos realizados por la empresa, con el fin de informar acerca de los movimientos de efectivo producidos en el ejercicio. 5. MEMORIA: La memoria completará, ampliará y comentará la información contenida en los otros documentos que integran las cuentas anuales.

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