Gestión Documental: La Codificación Alfanumérica

La codificación alfanumérica se puede hacer tan extensa como se quiera.

Ventajas de la Codificación Alfanumérica

• Es intuitivo si el índice de temas es muy pequeño.
• Los expedientes están muy bien clasificados.

Inconvenientes de la Codificación Alfanumérica

• Es imprescindible crear un plan temático y de códigos.
• Los problemas surgen cuando nos quedamos sin espacio en las estanterías y tenemos que ampliar para poder introducir nuevos temas.
• Las personas que accedan han de conocer el plan temático y de códigos.

Procedimiento para el Tratamiento y Archivo de Documentos

Se ha de seguir el siguiente procedimiento:

1. Si la empresa tiene un protocolo de procedimiento para archivar y tratar la documentación, se seguirá sin más. Si no lo tiene, se pueden seguir los puntos a continuación.
2. Leer el documento que llega.
3. Si el documento no tiene importancia, se deposita en la papelera sin más.
4. Apreciar y valorar si el documento es importante:
   • Por su contenido, que puede servir para elaborar una tarea.
   • Porque da órdenes concretas.
   • Por constituir una prueba o un resguardo de una operación realizada.
5. Una vez analizado el documento, se decide qué hacer con él. Habrá tres posibilidades:
   • Enviar a la papelera.
   • Procesar o realizar tareas pertinentes.
   • Archivar.
6. Si hay varios folios susceptibles de ser grapados, se debe hacer por la esquina superior izquierda y previamente alineados.
7. Si el documento es una factura simplificada, se coserá a una hoja grande.
8. Si un documento está duplicado, se archivará el original.

Mantenimiento y Organización del Archivo

Tipos de Archivos en el Despacho de Secretariado

1. El archivo cajonera: Situado al lado de la secretaria, debajo de la mesa de trabajo. Es de uso personal e íntimo.
2. El archivo de estantería o armario: Es más permanente y se ubica un poco más alejado del escritorio.

Normas para Mantener los Archivos al Día

• Sobre el escritorio existirá una bandeja donde depositar las tareas terminadas.
• Es conveniente fijar un momento del día para archivar.
• Cuantas menos personas accedan a los archivos, mejor.
• Sería conveniente pegar en el interior de la puerta del archivo el esquema o plan de ordenación del archivo y las normas mínimas de clasificación y ordenación.
• Hay que revisar los archivos de vez en cuando y triturar los documentos caducados que no sean útiles.
• Cualquier expediente que se saque del archivo se reincorporará de inmediato.

Gestión del Estrés Laboral

El Concepto de Estrés

El estrés es un cuadro de agotamiento general del organismo humano del que se conocen sus efectos y se sospechan difusamente sus causas.

Los Tres Matices del Estrés

• El estrés como conjunto de estímulos: Provoca una respuesta orgánica de adaptación y constituye la causa del estrés.
• El estrés como conjunto de respuestas: Respuestas del organismo humano a los estímulos.
• El estrés como conjunto de consecuencias: Consecuencias que quedan impresas en el organismo. Los esfuerzos del ser humano para adaptarse a situaciones, exigencias, etc., provocan cansancio.

Síntomas del Estrés

• Apatía, pérdida de confianza.
• Fatiga generalizada.
• Malestar generalizado.
• Dificultad para la concentración.
• Facilidad para perder el control.
• Alteraciones del ritmo familiar que impiden planificar actividades en común.
• Conducción agresiva e invasora.
• Insomnio, hipertensión, hiperactividad.

Productividad, Eficacia y Eficiencia en el Secretariado

El trabajo de la secretaria debe ser rentable en términos económicos, lo que quiere decir que debe aportar un beneficio monetario a la empresa al final del ejercicio económico.

Umbral de Rentabilidad de la Actividad de Secretariado

El umbral de rentabilidad o punto muerto se consigue cuando los costes totales igualan a los ingresos totales (cubren los costes totales con los ingresos derivados de las ventas).

Definición de los Elementos de la Función

• Costes fijos: Son aquellos que existen aunque no se produzca actividad alguna. Son los llamados Gastos fijos.
• Costes variables: Son aquellos que se producen como consecuencia de la actividad ejercida. Son proporcionales a la producción. Si la actividad se incrementa, estos costes también lo hacen.
• Costes totales: Comprende la suma de los costes fijos totales y de los variables totales.
• Ingresos totales: Los ingresos se producen por la venta de la actividad producida, que generará beneficios si supera los costes.

Productividad

La productividad es un parámetro que surge de poner en relación dos magnitudes: los factores de producción (tierra, trabajo y capital) y los resultados obtenidos con los anteriores factores.

Factores de Producción para Tareas de Secretariado

• Inmovilizado.
• Materiales que son fungibles o consumibles.
• Organización y metodología impuesta por la empresa.
• Hábitos de trabajo.
• Existen otros factores reales por su fuerte incidencia en los resultados, pero que no son fáciles de cuantificar, los llamados murphys o interrupciones.

Cálculo del Valor de los Factores de Producción

El valor en unidades monetarias del valor horario de una secretaria de dirección se obtiene considerando los siguientes factores de producción:

• Costes fijos: Parte proporcional de los costes directos de la empresa.
• Costes variables: Mano de obra más los gastos de la Seguridad Social (SS).

Cálculo del Valor de la Producción

Igual al valor de los bienes producidos.

Eficacia y Eficiencia

• Eficacia: Se consigue el objetivo que se pretende.
• Eficiencia: Se consigue el objetivo que se pretende en el menor tiempo posible.

La eficiencia en la gráfica se sitúa a la derecha del umbral de rentabilidad, donde los ingresos aumentan por encima de los costes.

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