El Proceso de Inducción y Acogimiento de Nuevos Empleados

La llegada de un nuevo miembro a la organización es un momento crucial que requiere un proceso estructurado para asegurar una integración exitosa. Este proceso, conocido como inducción o acogimiento, es fundamental tanto para el empleado como para la empresa.

Conceptos Fundamentales

¿Qué es la Socialización Organizacional?

Es el proceso a través del cual el empleado empieza a comprender y aceptar los valores, normas y convicciones que caracterizan a una organización.

¿Qué es la Inducción o Acogimiento?

Es el procedimiento por el cual se presenta la empresa a los nuevos empleados para ayudarles a integrarse al medio de trabajo y tener un comienzo productivo.

Definición de Inducción según Lourdes Munch

Según Lourdes Munch, es el conjunto de actividades que se realizan con objeto de guiar, orientar e integrar a los empleados en el ambiente de trabajo y en el puesto. Lo más importante de este concepto es que enfatiza que es la empresa la que se presenta a los nuevos empleados.

Experiencia del Nuevo Empleado

Sensaciones al Ingresar en una Empresa

Al ingresar en una empresa, un trabajador o trabajadora puede experimentar diversas sensaciones:

1. Incertidumbre: Por la situación nueva y el cambio.
2. Expectativas poco realistas: Sobre la empresa y lo que se espera de él.
3. Angustia: Por las sorpresas en su encuentro inicial con la organización.
4. Temor: A no ser aceptado por los nuevos compañeros de trabajo.

Propósito y Beneficios de la Inducción

Finalidades del Programa de Inducción o Acogimiento

Para ayudar al nuevo empleado en su ingreso a una empresa y acortar el tiempo de adaptación y aprendizaje de las nuevas funciones, es conveniente llevar a cabo un programa de inducción. Este proceso permite conseguir que los nuevos empleados tengan un buen comienzo en la organización y, según estudios realizados, un buen programa de inducción ayuda a retener y motivar a los empleados.

Utilidad del Programa de Inducción para los Empleados

Un programa de inducción proporciona información clave para que los nuevos empleados se adapten rápidamente a su puesto, mejoren su desempeño y fortalezcan su compromiso con la empresa.

Beneficios para la Empresa

Un adecuado programa de inducción o acogimiento ofrece múltiples beneficios para la empresa:

1. Menor rotación de personal.
2. Mayor productividad.
3. Menor angustia ante el cambio.
4. Ayudar a ser productivo desde el inicio.
5. Reducción de errores por falta de información.
6. Clarificación de expectativas del trabajador.
7. Facilitación del aprendizaje.

Etapas Clave del Programa de Inducción

Información Proporcionada en el Programa

Con este programa se informa al trabajador recién ingresado acerca de la identidad de la empresa: quiénes somos, qué hacemos, cómo lo hacemos y para qué lo hacemos. Esto incluye la estructura formal de la empresa. Además, se le explican las normas, políticas y reglamentos existentes.

Puntos que Debe Contener un Programa de Inducción

Un programa de inducción debe incluir los siguientes puntos:

1. Bienvenida.
2. Recorrido por la empresa.
3. Información sobre la empresa.
4. Políticas generales.
5. Presentaciones.
6. Ubicación en el puesto de trabajo.

Finalidad de la Etapa de Bienvenida

Apoyar el ingreso del nuevo empleado de forma cordial, invitándole desde el inicio a sentir confianza, agrado y compromiso al unirse al equipo.

Finalidad de la Etapa de Recorrido por la Empresa

Al recorrer la empresa con el empleado, asegúrate de que haya entendido con claridad cada punto importante, como las salidas de emergencia, rutas de evacuación, áreas de peligro o restringidas, y áreas de recreación durante los tiempos de descanso.

Finalidad de la Etapa de Información sobre la Empresa

En esta etapa, se busca que el empleado comience a familiarizarse con la empresa. Los aspectos clave a abordar son los siguientes:

1. Historia y momento actual de la empresa.
2. Quiénes integran la empresa.
3. Quiénes fundaron la empresa y qué puestos ocupan actualmente.
4. Cuál es la misión o razón de ser de la empresa.
5. Qué se espera de él en su puesto y cómo se sitúa este dentro de la estructura.
6. Tipo de empresa (cooperativa, multinacional, sociedad limitada, etc.) y a qué se dedica.
7. Hacia qué tipo de cliente se orienta, su sistema productivo y el producto o servicio ofertado.
8. Organigrama de la empresa.
9. Código ético y deontológico de la empresa.

Información General en la Etapa de Políticas Generales

Este apartado aborda los lineamientos generales de la empresa, las normas, responsabilidades y prestaciones. Los puntos que se deben incluir son los siguientes:

1. Horario general de trabajo.
2. Día, lugar y hora de pago.
3. Procedimiento en caso de ausencia.
4. Vacaciones y días feriados.
5. Normas de seguridad.
6. Áreas de servicio al personal.
7. Reglamento interior de trabajo o Reglamento de organización y funcionamiento interno.
8. Actividades recreativas de la empresa.

Aspectos Concretos en la Etapa de Políticas Generales

Se deben informar los siguientes aspectos de forma concreta:

1. Horario: Horas de trabajo, comidas, descansos y sanciones por incumplimiento. Cómo se debe fichar.
2. Día, lugar y hora de pago: Políticas sobre pagos, compensaciones y aumentos.
3. Procedimiento en caso de ausencia: Se explica al empleado a quién dirigirse si necesita un permiso o tiene un problema de salud, así como las sanciones correspondientes en caso de faltas no justificadas.
4. Vacaciones y días festivos: Periodo vacacional, procedimiento de solicitud y especificación de días no laborables o con jornada reducida.
5. Normas de seguridad: Normas de seguridad e higiene. Ubicación y uso del botiquín, extintores, escaleras de emergencia, etc. Entrega del plan de autoprotección, prevención de riesgos profesionales y plan de evacuación para emergencias (incendios, inundaciones, terremotos, etc.).
6. Áreas de servicio al personal: Se muestran las instalaciones como baños, comedor (si aplica), sala de descanso, sala de capacitación, casilleros, etc.
7. Reglamento interior de trabajo o Reglamento de organización y funcionamiento interno: Se explica el reglamento, incluyendo el régimen sancionador, y se entrega una copia.
8. Actividades recreativas: Se informan sobre posibles actividades como equipos deportivos o eventos, destacando su rol en la integración del personal.

Importancia de una Adecuada Presentación

Es crucial presentar al nuevo empleado al grupo de trabajo. La acogida inicial influye significativamente en su futura integración con los compañeros.

Presentación Informal

Se recomienda una reunión breve (aprox. 15 minutos) para presentar al nuevo empleado a compañeros, jefes y subordinados.

Orden Recomendado para Presentaciones Individuales

Cuando la presentación debe ser individual, el orden recomendable es:

1. Supervisor o jefe directo.
2. Compañeros de trabajo (misma categoría profesional).
3. Subordinados (si los tiene).

Información General en la Etapa de Ubicación en el Puesto de Trabajo

Se informa sobre sus funciones, objetivos, expectativas y relaciones con otros puestos. Los puntos clave son:

1. Nombre del puesto.
2. Objetivo del puesto.
3. Funciones.
4. Expectativas de desempeño.
5. Evaluación del desempeño.

Puntos a Desarrollar en la Etapa de Ubicación en el Puesto de Trabajo

Los puntos que se deben desarrollar en esta fase son:

1. Nombre del puesto: Categoría profesional.
2. Objetivo: Razón y propósito del puesto.
3. Funciones: Labores específicas, explicadas de manera clara y concisa.
4. Expectativas de desempeño: Desempeño, responsabilidad y conducta son aspectos clave. Se enfatiza la importancia del manejo adecuado de la información, la presentación personal y, si aplica, el uso de uniforme por imagen y seguridad.
5. Evaluación: Indicadores y procesos de revisión del desempeño.

Fases del Programa por Momento

Fases al Firmar el Contrato

Al firmar el contrato, se llevarán a cabo las siguientes fases:

1. Bienvenida.
2. Recorrido.
3. Charla sobre la empresa.
4. Políticas generales de la empresa.

Fases en el Primer Día de Trabajo

En el primer día de trabajo del nuevo empleado, se llevarán a cabo las siguientes fases:

1. Presentaciones.
2. Ubicación del empleado en el puesto.

Métodos de Inducción

Método del Acompañante (Buddy)

Consiste en asignar al nuevo empleado un compañero con un puesto similar, quien lo guiará y ayudará en su adaptación. Es un método sencillo y económico.

Método del Manual de Inducción o Acogimiento

Es un documento que contiene información clave de la empresa, normas y procedimientos, útil para todos los empleados.

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