Fundamentos y Estrategias de Compras

Definición de Compras

Las Compras son las actividades mediante las cuales una empresa se abastece de materiales, bienes, productos o servicios. Su finalidad es mantener un equilibrio óptimo entre la obtención de insumos, su procesamiento y la satisfacción del consumidor al recibir un bien o servicio.

Importancia de la Función de Compras

Las compras deben considerarse una función vital para el éxito o fracaso de una empresa. Toda organización debe contar con un departamento de compras cuyo objetivo principal es adquirir la materia prima, artículos y servicios necesarios para la fabricación de bienes y la prestación de servicios a los que se dedica.

Objetivos Estratégicos del Departamento de Compras

• Controlar el flujo de dinero, dado que las compras implican una inversión significativa.
• Realizar eficazmente la consecución de materias primas y artículos indispensables para la fabricación de productos, a fin de mantener la empresa en operación de forma competitiva.
• Mantener una continuidad en el abastecimiento de materias primas para el departamento de producción.
• Efectuar compras con una mínima inversión, asegurando la existencia de materiales sin poner en riesgo la producción en serie o en línea, compatible con la seguridad y el provecho económico.
• Reducir y evitar, al máximo, los desperdicios de las materias primas.
• Buscar los precios más bajos posibles y la calidad requerida de las materias primas que sean adquiridas.

Estructura Organizacional del Departamento de Compras

• En una empresa micro o pequeña, el departamento de compras es desempeñado generalmente por el dueño.
• En una empresa mediana, el área de compras suele ser gestionada por el gerente.
• En una empresa grande, el departamento de compras es totalmente descentralizado.

Tipos de Compras

• Compras ajustadas a necesidades inmediatas. Ejemplo: materias primas.
• Compras para fines específicos. Ejemplo: maquinaria y equipo.
• Compras especulativas: para almacenar con propósito de lucro.
• Compras según las necesidades del mercado: oferta y demanda.
• Compras sobre contrato.
• Compras fijas.
• Compras nacionales: se efectúan dentro de un país, con arreglo a sus leyes, y se clasifican en:
  • Locales: Se realizan en la misma plaza.
  • Foráneas: Se realizan en áreas distintas, pero dentro del país.
• Compras internacionales: se efectúan entre dos o más países y se rigen por las leyes de los países involucrados.

Tipos de Inventarios

Los inventarios son esenciales para la gestión de compras e incluyen:

• Abastecimiento
• Materiales
• Componentes
• Productos intermedios o en proceso
• Productos terminados

Tipos de Costos Asociados a las Compras e Inventarios

• Costos tangibles:
  • Costo de compra de los artículos que forman el inventario.
  • Costo de ordenar el pedido.
  • Costo de conservación y mantenimiento del inventario.
• Costo de faltantes: Se refiere a la pérdida de imagen y ventas que la compañía sufre al no satisfacer las necesidades de un cliente por la ausencia de productos en sus inventarios. Este costo está relacionado con la importancia relativa que el producto en cuestión tenga para el cliente. El costo de faltantes también incluye el costo en que incurre la compañía por detener el flujo productivo cuando carece de suministros.
• Costo financiero y de oportunidad.

Clasificación de las Compras

Bienes

• Materias primas o materiales: De procedencia agrícola, minera o de otras industrias que requieren un primer grado de transformación.
• Mercancías: Productos terminados que se destinan a la venta para su comercialización.
• Suministros: Artículos de oficina que utiliza una empresa para sus operaciones.

Servicios

Incluyen:

• Servicios personales o profesionales.
• Servicios financieros (bancos, seguros, etcétera).
• Servicios de transportes.

Caracterización de las Compras

Las compras pueden caracterizarse según diversos criterios:

1. Según los tipos de materiales: Materia prima y accesorios, materias de consumo (fábrica y oficinas), productos semiacabados, manufacturados, maquinaria y equipo de oficina, servicios.
2. Según las cantidades: Grandes cantidades (para reserva), cantidades estrictamente proporcionadas al plan de producción, pequeñas cantidades para consumo inmediato, suministro continuo.
3. Según la naturaleza de la inversión: Para suministro normal, para especulación, para construir reservas de seguridad.
4. En relación con el tiempo de entrega: Sobre pedido, a plazos fijos, con carácter continuo.
5. En relación con el lugar de entrega: En la tienda, en la empresa, a salida o destino, cadena de montaje.
6. En relación con la modalidad de envío o entrega: Por vagón o camión completo, a granel (con medidas especializadas), en coches especiales (frigoríficos), en paquetes o bultos.
7. Según las condiciones de pago: Al contado, con anticipo, pago demorado, contra documento de cargo o embarque.

Funciones Clave del Departamento de Compras

Plan de Recursos Materiales

Un plan de recursos materiales efectivo considera:

• Plan de operaciones: Indica la cantidad requerida de cada producto terminado y cuándo se necesitará.
• Estructura del producto: Detalla el modo de elaboración del producto y la lista de componentes necesarios para su fabricación.
• Política de existencias: Indica los niveles de almacenamiento de materiales que la empresa adoptará en función de los plazos de entrega acordados con el cliente y otros factores.
• Stock de seguridad: Proporciona un nivel mínimo de almacenamiento de seguridad, definido usualmente como el número de días de ventas que deben mantenerse almacenados para poder hacer frente a los pedidos.
• Plan de necesidades de recursos materiales: Relaciona el plan de operaciones con la estructura del producto y la política de existencias.

Selección de Proveedores

Un estudio de proveedores debe contener la siguiente información:

• Nombre del proveedor
• Producto que ofrece
• Precio
• Calidad
• Condiciones de pago
• Condiciones de entrega
• Plazos de entrega
• Garantía
• Servicio de posventa

Pasos para la Selección de Proveedores

1. Determinación de los requisitos de los productos o insumos que deben comprarse.
2. Localización de los proveedores potenciales.
3. Evaluación de su fiabilidad y de su capacidad de producción.
4. Registro de los proveedores eventuales.
5. Análisis periódico de la actuación de los proveedores.

Relación de Compras con Otras Áreas Funcionales

• Compras – Dirección General: Deben coordinarse de tal manera que cualquier cambio en la planeación de la producción sea comunicado de inmediato al responsable de compras, antes de que este formalice un pedido de compra.
• Compras – Mercadotecnia: Compras informa a Marketing si fue posible contactar proveedores adecuados para implementar un nuevo envase o empaque.
• Compras – Producción: Compras debe abastecer a tiempo a producción para evitar demoras, paros, etc., buscando siempre al mejor proveedor.
• Compras – Finanzas: Compras debe ajustarse a un presupuesto; en caso de excederse, debe solicitar fondos adicionales a Finanzas, justificando el motivo.
• Compras – Recursos Humanos: Tiene poca relación, principalmente cuando se requiere personal para este departamento o para gestionar sus requisiciones de compra.

Pasos para Realizar una Compra

1. Identificar una necesidad.
2. Elaborar la requisición.
3. Pasar la requisición al departamento de compras.
4. Recibir y registrar todas las especificaciones solicitadas.
5. Buscar proveedores, comparando precio y calidad.
6. Hacer el pedido.
7. Programar fecha de entrega.
8. Establecer forma de pago.
9. Recibir la mercancía, ya sea en el mismo departamento de compras o en el almacén.
10. Avisar al departamento solicitante que su mercancía ya se encuentra en el almacén para su recolección.
11. Archivar la requisición con la confirmación de mercancía entregada.

Contenido de una Requisición de Compra

Una requisición de compra debe incluir:

• Nombre de la empresa
• Fecha de solicitud
• Quién solicita
• Qué se quiere
• Cuánto se quiere
• Cómo se quiere
• Definir para cuándo se necesita
• Qué uso se le va a dar
• A qué centro de costos se aplica
• Justificación de lo que se está solicitando
• Firma de quien lo solicita
• Firma del jefe inmediato que lo autoriza
• Firma de recibido del departamento de compras

La Importancia Estratégica de las Compras

El departamento de compras debe estar informado de los procedimientos que se realizan en la organización a fin de determinar qué tipos de procedimientos, controles, etc., se pueden implementar para optimizar su función. Las compras se refieren a la obtención de todos los materiales que la organización requiere. El departamento de compras pretende conseguir artículos de la calidad deseada, en las cantidades adecuadas y al costo más bajo posible.

Compras Electrónicas

Compras por Internet

Precauciones:

• Utilizar sitios seguros que tengan una certificación al respecto.
• Utilizar una tarjeta de crédito que tenga un límite bien establecido.
• Consultar las experiencias que han tenido otros compradores en dicho sitio y las calificaciones del servicio.

Ventajas:

• Precios y costos menores que en una tienda física.
• Las acciones de publicidad son variadas y menos costosas.
• Los usuarios pueden buscar los productos de forma rápida y sin pérdida de dinero ni tiempo.
• Se puede tener acceso a una protección legal que implicaría una garantía y devolución en caso de insatisfacción.

Compras por Catálogo

Su potencial radica en la eliminación de los procesos tradicionales para cotizar, así como en la ventaja de que la mayoría están acompañadas de convenios que permiten ciertos descuentos y servicios adicionales.

Compras por Televisión

La televisión ofrece espacios más dinámicos que invitan al receptor a realizar transacciones comerciales. Al fusionar Internet con la televisión, se puede lograr una mayor interactividad, es decir, un medio bidireccional que ofrece soluciones al espectador, generando acceso a sitios web que, con el comercio electrónico, se vuelven el complemento ideal para las transacciones de compras.

Compras por Teléfono

La telefonía ha ampliado de forma impresionante el potencial para efectuar transacciones comerciales. Los teléfonos inteligentes son utilizados para la búsqueda de productos, comparar precios y realizar compras en línea.

Etiquetas: adquisiciones empresariales, cadena de suministro, gestión de compras, Logistica, optimización de costos