La Reunión: Definición y Propósito

Una reunión es una actividad en la que un grupo de personas se comunican entre sí para alcanzar soluciones conjuntas a un objetivo específico.

Características de una reunión

• Existencia de un grupo.
• Comunicación fluida y constante.
• Lugar concreto y tiempo determinado.
• Toma de decisiones por acuerdo.
• Un objetivo específico.

Tipos de reuniones

• Informativa: Transmitir información (pasiva) o recibir información (activa).
• De solución de problemas: Buscar soluciones a un problema (activo) o buscar soluciones a un conflicto (activo).
• De trabajo: Intercambiar información, coordinar funciones y mejorar procesos de trabajo (activos).
• Creativa: Generar ideas nuevas (activa).
• De negociación: Conciliar intereses y alcanzar un acuerdo por consenso (activos).

Participantes de la Reunión

En toda reunión se distinguen principalmente dos roles: el moderador o director y el resto de los miembros del grupo.

El Moderador

Sus funciones principales son dirigir, orientar y coordinar el encuentro. Entre sus tareas específicas destacan:

• Establecer el tema.
• Moderar la discusión.
• Intentar poner de acuerdo a las partes.
• Crear un clima de confianza y cordialidad.
• Ayudar a la comunicación y cohesión del grupo.
• Activar la reunión.
• Resumir y sintetizar los puntos clave.

Tipos de moderador

• Autoritario: Es el protagonista absoluto y no fomenta la participación.
• Moderador «laissez-faire» (dejar hacer): Permite que algunos miembros asuman el protagonismo.
• Implicado: El protagonista es todo el equipo; los objetivos son asumidos por el grupo en su totalidad.

Cualidades del moderador

Debe ser una persona positiva, abierta, imparcial, cordial, animadora, implicada, mediadora, normativa, sensible y que sepa pensar.

Funciones del participante

Para que la reunión sea exitosa, el participante debe:

• Implicarse activamente.
• Presentar las ideas de forma clara.
• Escuchar a los demás y mostrar respeto.
• Centrarse en el tema tratado.
• Respetar el orden de intervención.
• Proponer sugerencias.
• Intentar suavizar las tensiones.

Preparación de la Reunión

Una organización adecuada es fundamental para el éxito:

• Necesidad: Identificar el problema a resolver.
• Finalidad: Definir cuál es el objetivo.
• Asistentes: Determinar quiénes deben participar.
• Contenido: Establecer qué temas se van a tratar.
• Lugar: Espacio con buena documentación, temperatura adecuada y equipo de trabajo (pizarra, proyectores).
• Fecha y horario: Se recomienda que no dure más de dos horas, con descansos de 10 o 15 minutos.

Documentación y Convocatoria

Materias: Se deben preparar documentos de trabajo para los participantes (informes) y documentos que el director presentará (diapositivas).

Convocatoria: Debe especificar el convocante (¿quién?), la fecha y hora (¿cuándo?), el lugar (¿dónde?), el orden del día (¿qué?) y los objetivos (¿para qué?).

Desarrollo de la Reunión

Fases del proceso

1. Fase de planteamiento: Toma de contacto y tiempo para saludar. Comienzo por parte del moderador, quien debe presentarse y presentar a los asistentes, recordar los objetivos, presentar los temas y explicar la metodología.
2. Fase nudo: Los participantes comienzan a intervenir y manejar los objetivos aplicando técnicas de grupo.
3. Fase de desenlace: Síntesis final, acuerdos y conclusiones. Todo debe quedar reflejado en un acta escrita.

Evaluación de la reunión

Se debe evaluar lo acontecido durante la sesión y el grado de cumplimiento de los acuerdos. Esta evaluación puede realizarse:

• En los minutos finales de la reunión.
• Posteriormente a la celebración de la misma.
• Al comienzo de la próxima reunión.

Problemas y errores frecuentes

Causas de problemas y errores de los «reunistas»:

• Antes de la reunión: No ejecutar la convocatoria adecuada o elegir materiales inadecuados.
• Durante la reunión: Duración excesiva o permitir que los participantes se enfrenten entre sí.
• Después de la reunión: No redactar ni entregar el acta, y no evaluar el contenido tratado.

La Motivación Laboral

La motivación es el impulso que mueve a los individuos a realizar acciones para lograr un objetivo específico.

Clasificación de motivos

• Poder: Deseo de mando.
• Económico: Satisfacción de necesidades materiales.
• Trascendente: Creencias religiosas o fundamentos filosóficos.
• Social: Interés por mejorar la relación con los demás.
• Científico-técnico: Deseo de aumentar saberes y mejorar el conocimiento.
• Cultural y artístico: Búsqueda del placer en la belleza.

Teorías de la Motivación

Factores de Frederick Herzberg

• Factores ambientales (Higiénicos): Dependen del clima laboral. Si son deficientes, actúan como factores negativos.
• Factores motivadores: Dependen del desarrollo del trabajador y se consideran factores positivos.

Pirámide de las necesidades de Maslow

Niveles de necesidades:

1. Fisiológicas.
2. Seguridad.
3. Sociales.
4. De estima.
5. Autorrealización.

Condiciones y jerarquía de necesidades

• Condición 1: Las necesidades se hacen más potentes cuando no se tienen.
• Condición 2: No surgen necesidades superiores hasta que se cubren las anteriores.
• Condición 3: Cuando se renuncia a niveles superiores, el individuo se dedica a cubrir necesidades más bajas.
• Condición 4: Cuando se completan las necesidades de un nivel, se buscan otras de nivel superior.

Teoría de las expectativas de Victor Vroom

El individuo está más motivado cuando espera conseguir mayores rendimientos y, por ende, mayores recompensas.

Teoría del logro de objetivos de Edwin Locke

También conocida como Teoría de la finalidad o establecimiento de metas. La motivación sube a medida que se superan metas parciales.

• Los trabajadores fijan sus propias metas.
• Las metas deben ser escalonadas.
• Un trabajador que no logra el objetivo experimenta insatisfacción, pero si supera varias metas parciales, estará menos insatisfecho.

Teoría de la equidad de Stacy Adams

Se basa en el principio de comparación social, donde el individuo compara sus esfuerzos y resultados con los de los demás.

• Equidad: Resultado justo, lo que genera una equidad motivadora.
• Inequidad negativa: Resultado injusto y no favorable; no es motivadora.
• Inequidad positiva: Resultado injusto pero favorable; tampoco resulta motivadora.

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