Organigramas: Estructura y Representación Organizacional

El organigrama representa una herramienta fundamental en toda empresa y sirve para conocer la estructura de la organización. Señala la vinculación que existe entre sí de los departamentos a lo largo de las líneas de autoridades principales. Los organigramas revelan:

• La división de funciones.
• Los niveles jerárquicos.
• Las líneas de autoridad y responsabilidad.
• Los canales formales de comunicación.
• La naturaleza lineal o staff del departamento.

Tipos de Organigramas según su Estructura

Existen diferentes tipos de organigramas según su configuración interna:

Organigrama Tipo Lineal

Donde la autoridad y responsabilidad viajan en forma directa, con poca nivelación entre los elementos integrantes.

Organigrama Tipo Lineal Asesor

Con la participación de expertos, carentes de autoridad directa sobre las unidades operativas de la organización.

Organigrama Tipo Matricial

Donde la matriz se compone de las áreas operativas y las que brindan apoyo común en una interrelación lineal-asesor que permite la expansión, contratación y optimización de recursos.

Tipos de Organigramas según su Representación Gráfica

Organigramas Circulares

Formado por un cuadro central, que corresponde a la autoridad máxima de la empresa, alrededor del cual se trazan círculos concéntricos. Cada uno de estos círculos constituye un nivel de organización. En cada uno de esos círculos se coloca a los jefes inmediatos, y se los liga con líneas que representan los canales de autoridad.

Organigramas Horizontales

Representan los mismos elementos que el anterior, solo que comenzando el nivel máximo jerárquico a la izquierda y haciéndose sucesivamente hacia la derecha.

Organigramas Verticales

Cada puesto subordinado a otro se representa por cuadros en un nivel inferior, ligados a aquel por líneas que representan la comunicación de responsabilidad y autoridad.

Manuales Organizacionales: Herramientas de Gestión y Comunicación

Los manuales constituyen una de las herramientas con que cuentan las organizaciones para facilitar el desarrollo de sus funciones administrativas y operativas. Son un instrumento de comunicación esencial. Si bien existen diversos tipos de manuales que satisfacen distintas necesidades, pueden clasificarse como un cuerpo sistemático que contiene la descripción de las actividades que deben ser desarrolladas por los miembros de la organización y los procedimientos a través de los cuales esas actividades son cumplidas. En las organizaciones que no utilizan manuales, las comunicaciones se transmiten a través de comunicados internos.

Partes Componentes de un Manual

Los elementos que más interesan dentro de los integrantes de un manual son aquellos que serán objeto de consulta y que se encontrarán ubicados en lo que se denomina «cuerpo principal»: funciones, normas, instrucciones, procedimientos, lineamientos, etc., dependiendo del tipo de manual de que se trate. Un manual típicamente incluye las siguientes secciones:

1. Contenido: Donde se enunciarán las partes integrantes del manual.
2. Índice: En el que, al igual que en todo texto, se indicará el número de página en que se localiza cada título y subtítulo.
3. Introducción: En la que se explica el propósito del manual y se incluirán aquellos comentarios que sirvan al lector para clarificar contenidos de capítulos siguientes.
4. Instrucciones para el Uso del Manual: Explicará de qué manera se logra ubicar un tema en el cuerpo principal a efectos de una consulta o cómo se actualizarán las piezas del manual, dada la necesidad de revisiones y reemplazos de normas y medidas que pierden vigencia o surgen nuevas necesidades a cubrir.

Comunicación Organizacional: Conceptos y Herramientas Clave

La Comunicación Organizacional es una disciplina centrada en el análisis, diagnóstico, organización y perfeccionamiento de las variables que conforman los procesos comunicativos dentro y fuera de una entidad.

Definición según Fernández Collado

Según Fernández Collado, la comunicación organizacional es el «conjunto total de mensajes que se intercambian entre los integrantes de una organización y entre estas y su medio».

Herramientas de la Comunicación Organizacional

• Comunicación Interna
• Comunicación Externa
• Relaciones Públicas
• Publicidad
• Publicidad Institucional

Comunicación Interna: Gestión y Eficacia

La Comunicación Interna es una herramienta de gestión que establece un sistema orgánico de comunicación entre los integrantes del personal de la empresa.

Tipos de Comunicación Interna

• Operativa: Relacionada con las tareas y procesos diarios.
• Informativa: Orientada a mantener al personal al tanto de novedades y decisiones.

Evolución del Proceso de Comunicación Interna

• Descendente/Ascendente: Caracterizada por un control limitado de la información por parte de pocos.
• Multidireccional: Todos comparten la información, lo que enriquece la comunicación y la transforma en un factor de cambio para la organización.

Condiciones para una Comunicación Interna Eficaz

Para que la comunicación interna sea efectiva, debe ser:

• Sencilla
• Comprensible
• Pertinente
• Creíble
• Periódica

Medios y Soportes de la Comunicación Interna

• Boletines
• Buzones de correspondencia
• Carteleras
• Reuniones
• Eventos internos
• Correo electrónico

Comunicación Externa: Estrategias y Herramientas

La Comunicación Externa abarca las interacciones de la empresa con su entorno fuera de la organización.

Comunicación de Marketing

Herramientas:

• Publicidad
• Técnicas promocionales
• Patrocinio
• Técnicas de respuesta directa

Comunicación Institucional

Herramientas:

• Publicidad institucional
• Prensa institucional
• Mecenazgo
• Eventos especiales

Redes de Comunicación en la Organización

Redes Formales

Comunicaciones relacionadas con la tarea que sigue la cadena de autoridad establecida.

Redes Informales

La comunicación mediante el rumor, que surge espontáneamente entre los miembros.

Escucha Activa: Un Pilar de la Comunicación Efectiva

La Escucha Activa consiste en algo más que permanecer callado; en silencio, se requiere de una atención profunda. El verdadero momento de escuchar es cuando alguien necesita que se le escuche.

Etiquetas: Comunicación empresarial, Estructura Organizacional, manuales de procedimientos, organigramas