Trámites de Constitución y Puesta en Marcha de Empresas

Para crear y operar una empresa con personalidad jurídica en España, es fundamental seguir una serie de trámites legales y administrativos. Estos se dividen principalmente en dos fases:

1. Trámites de Constitución: Creación de la Personalidad Jurídica

Estos pasos son esenciales para establecer legalmente la empresa y dotarla de personalidad jurídica propia.

Pasos Clave para la Constitución de una Empresa

1. Solicitud de Certificación Negativa de Denominación Social: Los promotores de la sociedad deberán comprobar que el nombre elegido no coincide con el de ninguna otra sociedad existente. Para ello, deben solicitar un certificado de no coincidencia en el Registro Mercantil Central.
2. Redacción de la Escritura de Constitución y los Estatutos: Documentos fundamentales que recogen la voluntad de los socios y las normas de funcionamiento de la sociedad.
3. Otorgamiento de Escritura Pública ante Notario: Es el acto en el que los socios fundadores de la empresa firman la escritura pública de constitución de la misma ante notario. En ese mismo acto se aprueban los estatutos de la sociedad, que pasan a formar parte de la escritura de constitución.
4. Solicitud de Clasificación de los Estatutos: (Solo para Sociedades Laborales y Cooperativas).
5. Liquidación del ITP y AJD (Impuesto sobre Transmisiones Patrimoniales y Actos Jurídicos Documentados): Este impuesto recae sobre las operaciones societarias de constitución, aumento y disminución de capital, fusión, escisión y disolución de sociedades, así como las aportaciones que efectúen los socios para reponer pérdidas sociales. El órgano competente es la Delegación Territorial de la Comunidad Autónoma.
6. Inscripción en el Registro Público Correspondiente: Generalmente, el Registro Mercantil.

2. Trámites de Puesta en Marcha: Funcionamiento Operativo

Una vez constituida legalmente la empresa, se deben realizar los trámites necesarios para su correcto funcionamiento operativo.

Organismos Clave en la Creación y Gestión Empresarial

Diversas entidades públicas intervienen en el proceso de constitución y puesta en marcha de una empresa:

1. Hacienda Pública (Agencia Tributaria): Es el órgano nacional que controla, desde el punto de vista fiscal, la actividad económica de las personas físicas y jurídicas.
2. Ministerio de Empleo y Seguridad Social: Es la entidad pública que gestiona todo lo relacionado con el factor humano de las empresas: los trabajadores (fundamentalmente en materia de contratación).
3. Ayuntamiento: Es el ente público más próximo a las empresas, con funciones concretas en relación con la actividad empresarial, como por ejemplo la protección del medio ambiente o la seguridad ciudadana.
4. Registro Mercantil: Oficina pública de libre acceso donde los empresarios deben registrar los actos que definen a las empresas, a los cuales se les da publicidad. Principalmente se registran la escritura de constitución, los estatutos y las cuentas anuales.

Trámites Fiscales ante la Agencia Tributaria (Hacienda)

Los principales trámites a realizar ante la Agencia Tributaria son:

1. Obtención del NIF (Número de Identificación Fiscal).
2. Alta en el IAE (Impuesto sobre Actividades Económicas).
3. Declaración Censal.

NIF (Número de Identificación Fiscal)

• Es el número de identificación fiscal, el «carnet de identidad» de la empresa, y sirve para identificarla a efectos fiscales.
• Se debe solicitar cuando la sociedad esté constituida legalmente, en un plazo de 30 días.

IAE (Impuesto sobre Actividades Económicas)

• Es un tributo local que grava el ejercicio de actividades empresariales, profesionales y artísticas.
• Todos los emprendedores que inicien un nuevo negocio deben darse de alta en el IAE. Sin embargo, los empresarios individuales que facturen menos de 1 millón de euros están exentos de su pago. Las empresas obligadas a pagar son aquellas que facturan más de dicho importe.

Trámites ante la Seguridad Social

La gestión del personal y la protección social requieren de trámites específicos:

Identificación de la Empresa en la Seguridad Social: Antes del inicio de sus actividades, todos los empresarios que vayan a contratar personal deben inscribirse en el régimen general de la Seguridad Social. La inscripción se realiza en la Tesorería General de la Seguridad Social (TGSS) territorial correspondiente.

Regímenes de la Seguridad Social

• RGSS (Régimen General de la Seguridad Social): Es el régimen donde deben estar inscritos los trabajadores por cuenta ajena.
• RETA (Régimen Especial de Trabajadores Autónomos): Es el régimen donde deben estar inscritos los trabajadores por cuenta propia.

Afiliación y Alta en la Seguridad Social

Es el acto administrativo por el que la Tesorería General de la Seguridad Social (órgano competente) reconoce a las personas físicas su inclusión por primera vez en el sistema de la Seguridad Social. Es un trámite obligatorio, único y vitalicio. La afiliación siempre coincide con el alta inicial. Las altas y las bajas son aquellos actos que se realizan cada vez que un trabajador inicia o finaliza un contrato o relación laboral.

Libro de Visitas Electrónico

La Autoridad Central de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social pondrá a disposición de las empresas un libro de visitas electrónico por cada uno de sus centros de trabajo. En este, los inspectores, en cada visita a los centros o comprobación del sujeto inspeccionado, extenderán las diligencias oportunas. Es obligatorio, ya que sirve para que las inspecciones de trabajo realicen las anotaciones que consideren oportunas en caso de visita a su establecimiento.

Trámites ante las Oficinas de Empleo

Relacionados con la contratación de personal:

1. Registro de los contratos formalizados con los trabajadores.
2. Comunicación de las contrataciones que no estén obligadas a realizarse por escrito.

Trámites Municipales (Ayuntamiento)

Los ayuntamientos gestionan permisos y licencias locales:

1. Compra de locales y Cédula Urbanística.
2. Solicitud de Licencia de Apertura.
3. Solicitud de Licencia de Obra.
4. Impuestos municipales.

Licencia de Obra

Supone que el Ayuntamiento reconoce que las obras que se quieren realizar están de acuerdo con las normas urbanísticas del municipio.

Clases:

• Obras de nueva planta.
• Obras de reforma de edificaciones existentes.
• Obras menores.

Licencia de Apertura

Autoriza el uso del local e instalaciones, previa constatación de que estos se encuentran debidamente terminados y dispuestos, según las condiciones urbanísticas, ambientales y de seguridad.

Tipos de Actividades:

• Actividades Inocuas.
• Actividades Calificadas.

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