Pro forma: Herramienta Clave en la Planificación Financiera

Los estados financieros pro forma son herramientas esenciales que permiten a las organizaciones:

• Internamente: Visualizar de manera cuantitativa el resultado de la ejecución de sus planes y prever situaciones futuras, facilitando la toma de decisiones estratégicas.
• Externamente: Servir de base para decisiones de crédito y/o inversión por parte de terceros interesados.

Para su elaboración, se deben considerar, entre otros, los siguientes factores:

• Predicción de la situación económica.
• Disposiciones laborales y fiscales.
• Estudio de las actitudes y comportamiento del público.
• Factores sociológicos.
• Oferta en el mercado en el que la empresa está involucrada.

Procesos Clave en la Proyección Financiera

La preparación de los estados financieros proyectados implica una serie de procesos interconectados:

1. Proyecciones de ventas.
2. Proyecciones de compras y el inventario deseado.
3. Proyección de los costos de producción.
4. Proyección de los gastos de administración y de ventas, ya sean estos costos variables o fijos.
5. Proyección de inversiones o activos de capital.
6. Estado de ganancias y pérdidas (Estado de Resultados) proyectado.
7. Flujo de efectivo proyectado.
8. Determinación de cada rubro de los estados financieros en base a su saldo inicial más los movimientos proyectados, estableciendo así su saldo final.
9. Balance general proyectado.

Tipos de Cuentas en los Estados Financieros

En contabilidad, las cuentas se clasifican principalmente en dos tipos:

• Las del Balance General, que son cuentas permanentes.
• Las del Estado de Resultados, que son cuentas temporales.

Las cuentas temporales (ingresos, costos, gastos) comienzan con saldo cero al inicio de cada periodo contable y acumulan operaciones durante el mismo. Al final del periodo, se cierran para determinar la utilidad o pérdida del ejercicio. Por otro lado, el Balance General muestra la situación financiera de la empresa en un momento específico (al cierre del periodo), reflejando sus activos, pasivos y capital.

Los saldos finales de las cuentas se obtienen sumando el saldo inicial de cada cuenta con las transacciones del nuevo periodo. La diferencia fundamental entre los estados financieros históricos y los proyectados radica en que los históricos reflejan operaciones pasadas y ya realizadas, mientras que los proyectados estiman y anticipan futuras operaciones y su impacto financiero.

Parámetros Base de la Proyección Financiera

Para proyectar los estados financieros de manera efectiva, es clave analizar las variables que los afectan directamente:

• Demanda y Proyección de Ventas

  La estimación de ventas es el punto central de cualquier proyección, ya que de ella dependen directamente la producción, los costos asociados, el uso de activos fijos, la necesidad de mano de obra y las compras de insumos. Las ventas pueden mantenerse estables, aumentar por un mayor uso de la capacidad instalada existente o por planes de expansión que requieran nuevas inversiones.

• Estructura del Estado de Resultados

  El Estado de Resultados se divide conceptualmente en dos partes principales:

  1. Operativa: Relacionada directamente con la actividad principal y los activos de la empresa, abarca desde las ventas hasta la utilidad de operación.

  2. Financiera: Depende de cómo se financiaron los activos de la empresa, cubriendo desde la utilidad de operación hasta la utilidad neta, incluyendo gastos e ingresos financieros.

Consideraciones Financieras en la Proyección

Al proyectar, es crucial anticipar dos situaciones clave relacionadas con el efectivo:

1. Faltantes de efectivo: Si la proyección indica un déficit, la empresa debe considerar solicitar créditos a corto plazo para cubrir necesidades temporales hasta que se generen excedentes.

2. Sobrantes de efectivo: Si hay un excedente, se recomienda invertirlo estratégicamente para generar rendimientos adicionales hasta que esos fondos se necesiten para otra actividad o inversión.

El Flujo de Efectivo es la herramienta fundamental que permite identificar estos momentos críticos y determinar los montos necesarios para una gestión financiera eficiente y proactiva.

Políticas y Metas de la Empresa

Al realizar la planeación financiera, es muy importante considerar las políticas vigentes de la empresa en lo que se refiere a:

1. Cantidad de efectivo que debe mantenerse disponible (saldo mínimo de caja).
2. Plazo del crédito que se otorgará a los clientes (políticas de cuentas por cobrar).
3. Cantidades a mantener en inventarios (políticas de inventario).
4. Tasas de depreciación de activos fijos.
5. Plazo del crédito otorgado por los proveedores (políticas de cuentas por pagar), entre otros.

Decisiones de Estructura de Activos y Financiamiento

Al proyectar los estados financieros, se deben considerar las decisiones estratégicas que afectan la estructura de la empresa:

• Planes de expansión o modernización: Implican la adquisición de activos a largo plazo, lo que impacta el balance general y los gastos de depreciación.
• Financiamiento a largo plazo: Evaluar la contratación de préstamos a largo plazo o nuevas aportaciones de capital, lo que afecta la estructura de capital y los gastos financieros.

Estas decisiones son cruciales, ya que afectan la estructura financiera de la empresa y su capacidad de crecimiento futuro.

Comportamiento de Variables Externas

Al proyectar los estados financieros, es crucial considerar factores macroeconómicos y del entorno que pueden influir significativamente en los resultados:

1. Inflación: Impacta directamente en los costos de producción, los precios de venta y el poder adquisitivo de los consumidores.

2. Tasas de interés: Afectan los costos de financiamiento de la deuda y los rendimientos de las inversiones de la empresa.

3. Regulaciones fiscales: Incluyen normas sobre depreciación de activos, deducción de gastos y el cálculo y pago de impuestos, que pueden cambiar y afectar la utilidad neta.

Proceso de Preparación de los Estados Financieros Proyectados

1. Proyección del Estado de Resultados: Se inicia con la proyección de las ventas y los gastos operativos. Es fundamental considerar la estructura de activos fijos (adquisiciones y bajas) y los gastos financieros derivados de los pasivos actuales y futuros.

2. Incorporación de Cambios: Es clave considerar las fechas exactas en que ocurrirán nuevas adquisiciones de activos, financiamientos o amortizaciones de deuda, ya que los gastos e ingresos asociados deben registrarse desde el momento en que se generan.

3. Elaboración del Flujo de Efectivo: Se basa en el Estado de Resultados proyectado y en las políticas financieras y decisiones sobre activos y financiamiento. Su objetivo principal es determinar el saldo final de efectivo que se reflejará en el Balance General proyectado.

Determinación del Saldo Final de Efectivo y Preparación del Balance General

• Ajuste del Saldo de Efectivo: Se utiliza un proceso iterativo, a menudo de prueba y error. Si el saldo final de efectivo proyectado es negativo o inferior al mínimo deseado, se debe considerar la necesidad de un préstamo a corto plazo. Esta acción, a su vez, genera más gastos financieros (intereses), lo que modifica nuevamente el saldo de efectivo y requiere un nuevo ajuste hasta alcanzar el mínimo deseado según la política de liquidez de la empresa.

• Preparación del Balance General:

  1. Se elabora después de haber proyectado el Estado de Resultados y de haber determinado el saldo final de efectivo.
  2. Las cuentas se separan según su relación con el Estado de Resultados:
     • Dependientes: Como las cuentas por cobrar, que varían directamente según el nivel de ventas proyectadas.
     • Independientes: Como los activos fijos, que no dependen directamente del volumen de operaciones del Estado de Resultados, sino de decisiones de inversión.

• Determinación de Saldos: Para proyectar correctamente el Balance General, se toman en cuenta los datos derivados del Estado de Resultados proyectado y las políticas financieras y operativas previamente establecidas por la empresa.

Evaluación de los Estados Financieros Proyectados

Pronosticar con precisión las variables que afectan los estados financieros pro forma es una tarea compleja. Por ello, a menudo se utilizan técnicas simplificadas para realizar cálculos aproximados. Sin embargo, estos métodos pueden presentar debilidades significativas, siendo las principales:

1. Suponer que la condición financiera pasada es un indicador exacto y suficiente del futuro.
2. Asumir que variables como el efectivo, las cuentas por cobrar y los inventarios se fijarán en valores «deseados» o predeterminados sin considerar la dinámica real del mercado.

Aunque las hojas de cálculo y el software financiero ayudan a agilizar el proceso, estos supuestos no siempre son válidos en entornos económicos cambiantes. A pesar de estas limitaciones, los estados financieros proyectados son fundamentales para la toma de decisiones financieras. Permiten a administradores, prestamistas e inversionistas analizar la liquidez, rentabilidad y otros aspectos clave de la empresa antes de que los eventos ocurran.

Acciones Estratégicas tras el Análisis de Proyecciones:

• Si las utilidades proyectadas son bajas, se pueden ajustar precios, reducir costos o buscar nuevas fuentes de ingresos.
• Si las cuentas por cobrar proyectadas son excesivamente altas, es necesario revisar y cambiar las políticas de crédito y cobro para mejorar el flujo de efectivo.

Los estados financieros proyectados empoderan a los directivos para identificar las fortalezas y debilidades potenciales de la empresa, lo que facilita la toma de decisiones proactivas para mejorar la rentabilidad y evitar problemas graves como la obsolescencia de productos o el riesgo de cierre. Es crucial que los directivos trabajen activamente con estos estados para tomar decisiones oportunas y optimizar el rendimiento general de la compañía.

Estudio Económico de Proyectos

El estudio económico de un proyecto tiene como objetivo principal determinar su estructura de ingresos y costos, evaluando su viabilidad financiera.

Ingresos del Proyecto

Los ingresos de un proyecto pueden provenir de diversas fuentes:

• Ingresos por ventas de la actividad principal del proyecto.
• Ingresos operativos por la venta de servicios asociados al proyecto.
• Ingresos por la venta de equipamiento debido a renovaciones programadas.
• Ingreso al final de la vida útil del proyecto (valor residual de activos).

Cálculo de Ingresos por Ventas

Los ingresos por ventas se calculan generalmente como:

Ventas Esperadas × Precio Unitario × Forma de Pago

Costos del Proyecto

Los costos de un proyecto se clasifican típicamente en las siguientes categorías:

• Costos de Producción
• Costos de Comercialización
• Costos de Administración
• Costos Financieros

Costos de Producción

Incluyen todos los gastos directamente relacionados con la fabricación de un bien o la prestación de un servicio:

• Materia prima.
• Mano de obra directa e indirecta.
• Costos de insumos (luz, agua, etc.).
• Mantenimiento de los equipos.
• Cargos por amortización y depreciación de activos productivos.

Costos de Administración

Son los gastos necesarios para la gestión general de la empresa, no directamente vinculados a la producción o venta:

• Sueldos y cargas sociales del personal administrativo.
• Honorarios profesionales de asesores (legales, contables, etc.).
• Gastos de movilidad.
• Papelería y útiles de oficina.
• Impuestos administrativos.

Costos de Comercialización

Comprenden los gastos incurridos para llevar el producto o servicio al mercado y venderlo:

• Mano de obra directa e indirecta (personal de ventas, marketing).
• Costos de insumos (material publicitario, embalaje).
• Costos de mantenimiento de equipos (vehículos de reparto, puntos de venta).

Costos Financieros

Son los gastos asociados a la obtención y gestión de capital:

• Intereses y comisiones bancarias.
• Impuestos a los débitos y créditos bancarios.
• Intereses por aporte de recursos a terceros.
• Honorarios de originación de créditos.
• Costos de garantías y avales.

Costo de Capital del Proyecto

El costo de capital es la tasa de rendimiento que una empresa debe obtener de una inversión para mantener el valor de sus acciones. Una métrica clave es la Tasa Mínima Aceptable de Rendimiento (TMAR).

TASA MÍNIMA ACEPTABLE DE RENDIMIENTO (TMAR) = b + r + f

Donde:

• b: Tasa de rendimiento libre de riesgo.
• r: Prima por riesgo de mercado.
• f: Factor de inflación.

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