4.
Sistemas de gestión y de archivo de documentos electrónicos
Los documentos electrónicos, están sujetos a la teoría de las tres edades de los documentos. Cabe distinguir entre:
•Sistemas de gestión de documentos electrónicos.
Orientados, principalmente, al control de los documentos electrónicos durante su época de actividad y semiactividad.
•Sistemas de archivo de documentos electrónicos.
Orientados al control de los documentos electrónicos cuando estos llegan a la inactividad.

4.1 Sistemas de gestión de documentos electrónicos

Para el desarrollo de sistemas de gestión de documentos electrónicos conviene utilizar la norma ISO 16175-2. Deben cumplir una serie de requisitos funcionales para las siguientes actividades:

1. Creación

•Captura.
Mediante la aplicación de metadatos de gestión de documentos, la definición de agrupaciones documentales y el control de la importación, exportación e interoperabilidad de documentos.
•Identificación.
Mediante la asignación de un identificador único.
•Clasificación.
De carácter funcional.

2. Mantenimiento

-Establecimiento de controles y medidas de seguridad para evitar alteraciones no autorizadas de los documentos y asegurar la existencia de documentos fiables, auténticos, íntegros y usables. Para ello es preciso controlar el seguimiento y establecer medidas tecnológicas de protección.
-Control de documentos híbridos.
-Valoración y disposición (migración y eliminación de documentos innecesarios).

3. Difusión

-Búsqueda, recuperación y representación.

4. Administración

Es preciso diferenciar entre la administración del sistema, que debe ser hecha por un informático; y la administración de documentos, que debe ser hecha por el archivero/gestor de documentos.

4.2 Sistemas de archivo de documentos electrónicos

Están orientados a la preservación a largo plazo de este tipo de documentos. Es conveniente disponer de Sistemas de Información Archivística Abierta (OAIS-). Un OAIS es un “archivo que consiste en una organización, que puede ser parte de una organización mayor, de personas y sistemas que ha aceptado la responsabilidad de preservar información y ponerla a disposición de una comunidad designada”.
El modelo OAIS es un modelo en el que se basan muchos repositorios de archivo para la conservación a largo plazo de sus documentos. Es un modelo apropiado para crear repositorios fiables.
El modelo fue desarrollado por el CCSDS , organismo encargado de desarrollar los estándares de datos de las principales agencias del espacio a nivel mundial, tomando el nombre de Reference Model for and Open Archival Information System (OAIS). El modelo fue publicado en 2002. Posteriormente se convirtió en norma ISO (Norma ISO 14721).
OAIS es un modelo funcional de carácter general, independiente de aplicaciones específicas o de un hardware concreto. Se organiza en torno a cinco grandes funciones:
1. Función de adquisición (recepción de información, preparación para el almacenamiento y gestión en el repositorio).
2. Función de gestión de archivo (uso del repositorio, mantenimiento de paquetes de información de archivo)
3. Función de gestión de los datos (descripción)
4. Función de administración (gestión de operaciones diarias)
5. Función de acceso (ayuda a los usuarios a identificar y obtener información y permite su consulta).
6. Preservación
Se diferencian distintos tipos de paquetes de información:

1. SIP

Paquete que es enviado a OAIS por un productor. El envío se haga de acuerdo a la forma en que se haya negociado el envío entre el productor y el OAIS.

2. AIP

Paquete en que es transformado un SIP para su preservación.

3. DIP

Información de un AIP proporcionada a un consumidor.

5. Legislación española sobre documentos electrónicos

En el ámbito de la Administración Pública española se ha desarrollado una abundante legislación sobre documentos electrónicos.
La Ley 11/2007, de Acceso Electrónico de los Ciudadanos a los Servicios Públicos, regula la relación entre los ciudadanos y las administraciones públicas a través de medios informáticos.
Un elemento clave para facilitar las relaciones entre los ciudadanos y la administración es el de interoperabilidad. La Ley define la interoperabilidad como la “capacidad de los sistemas de información y de los procedimientos a los que éstos dan soporte, de compartir datos y posibilitar el intercambio de información y conocimiento entre ellos”.
Asimismo la Ley define el concepto de Esquema Nacional de Interoperabilidad (ENI) como “conjunto de criterios y recomendaciones en materia de seguridad, conservación y normalización de la información, de los formato y de las aplicaciones que deben ser tenidos en cuenta por las Administraciones Públicas para la toma de decisiones tecnológicas que garanticen la interoperabilidad”.
El Real Decreto 4/2010, de 8 de enero, por el que se regula el Esquema Nacional de Interoperabilidad en el ámbito de la Administración Electrónica se ocupa de las características técnicas del ENI. Se ha desarrollado una amplia serie de Normas Técnicas de Interoperabilidad (NTI) dedicadas a regular aspectos específicos de interoperabilidad (documento electrónico, digitalización, expediente electrónico, etc). Una de las NTI aprobadas es la relativa a la política de gestión de documentos electrónicos. Como complemento a la misma se ha elaborado el e-EMGDE.
Un elemento complementario del ENI es el Esquema Nacional de Seguridad (ENS) regulado por el Real Decreto 3/2010, de 8 de enero, relativo a la seguridad en el uso de medios electrónicos.