El presupuesto es una herramienta cuyo principal objetivo es prever (planificar), coordinar y controlar en términos monetarios el desarrollo de la actividad futura de una empresa durante un período determinado. Los presupuestos son estados económico-financieros proyectados que forman parte integral de la planificación estratégica de la empresa.

Tipos de Presupuestos

Presupuesto Maestro

El Presupuesto Maestro incluye todos los presupuestos de la empresa y proporciona un plan global para un ejercicio económico próximo. Generalmente se fija a un año, con cortes parciales de un mes.

Beneficios y Limitaciones del Presupuesto

Ventajas de los Presupuestos

• Obligan a la administración a fijar los objetivos y metas de forma anticipada.
• Contienen dispositivos de control que permiten evaluar la gestión administrativa.
• Aseguran la coordinación entre las unidades de la empresa.
• Permiten que exista una estructura organizacional definida y acorde con los objetivos que se quieren lograr.
• Facilitan la asignación eficiente de los recursos.

Limitaciones de los Presupuestos

• Los presupuestos son una estimación aproximada de lo que traerá el futuro, pero no una medición exacta. Por lo tanto, no deben pensarse como algo estático, sino como un instrumento de planificación muy flexible.
• Los resultados no se obtendrán por el solo hecho de presupuestar, sino cuando el presupuesto comience a ejecutarse.
• El presupuesto es un medio para conseguir fines y no un fin en sí mismo. Por lo tanto, no es un sustituto de la administración, sino solo una herramienta de apoyo.

Objetivos y Etapas del Proceso Presupuestario

Objetivos de los Presupuestos

• Estimar los resultados de la empresa para un período determinado.
• Fijar metas y estándares.
• Asignar responsabilidades, mostrando los planes futuros en términos de las personas respecto de la ejecución.
• Tomar decisiones y orientar futuras acciones al hacer evaluaciones periódicas.

Etapas en la Confección del Presupuesto

1. Fijar estándares de rendimientos basados en la experiencia o en cálculos financieros.
2. Medir los resultados reales en el período presupuestario.
3. Comparar los resultados reales obtenidos con los presupuestados.
4. Analizar las variaciones producidas y determinar las causas que las originan.
5. Determinar medidas de rectificación.

Componentes Clave del Presupuesto Empresarial

Presupuesto de Ventas

Es el punto de partida de los presupuestos operacionales, pues los niveles de inventario y la producción y, por consiguiente, los costos, están directamente relacionados con el grado de actividad de las ventas. Lo primero es planificar las ventas, ya que ello permitirá reconocer todos los requerimientos que la empresa deberá contemplar (compras de materiales, necesidades de mano de obra, insumos, etc.).

Existen diversos factores a considerar en la formulación del Presupuesto de Ventas, entre otros:

• Volumen de ventas histórico
• Condiciones económicas del entorno y de la empresa
• Margen de utilidad del producto
• Estudios de investigación de mercado
• Capacidad de producción de la empresa

Métodos para Estimar las Ventas

• Método no estadístico: Basado en la experiencia del personal de ventas (vendedores y ejecutivos de ventas), comprende información histórica sobre volúmenes de ventas y es, generalmente, el punto de partida para las estimaciones futuras, al relacionarla con otros datos históricos como los índices económicos, la publicidad, las políticas de precios y las condiciones de la competencia. Se combina con la información sobre la capacidad de producción para derivar las perspectivas para los meses futuros.
• Método estadístico:
  • Análisis de las tendencias
  • Proyección de los ciclos
  • Análisis de correlación

Presupuesto de Producción

Una vez presupuestadas las ventas, se prepara el presupuesto de producción en el Departamento de Producción de la empresa, donde se planifica la producción real, teniendo conocimiento de la capacidad instalada real de la empresa, su personal, la disponibilidad de materiales y la situación de la producción. La planificación, programación y despacho de la producción real durante todo el período son funciones del Departamento de Producción. Por esta razón, es esencial que la responsabilidad de la planificación y el control de estas funciones recaiga en los ejecutivos de producción. Este presupuesto se expresa en unidades físicas producidas.

Presupuesto de Costos

Está directamente relacionado con el presupuesto de producción, ya que está referido al valor del Costo Unitario de Materia Prima Directa (MPD), Mano de Obra Directa (MOD) y Costos Indirectos de Fabricación (CIF) en el proceso productivo.

Presupuesto de Gastos

Está referido a la proyección de:

• GASTOS DE ADMINISTRACIÓN tales como:
  • Remuneraciones de personal administrativo
  • Consumos básicos (luz, agua, gas, teléfono)
  • Internet
  • Seguridad
  • Aseo
  • Arriendo de oficinas
  • Seguros, etc.
• GASTOS DE VENTAS tales como:
  • Remuneraciones de personal de ventas
  • Comisiones
  • Promociones
  • Publicidad, etc.

Estados Financieros Proyectados

Estado de Resultados Proyectado

Finalmente, se presupuesta el Estado de Pérdidas y Ganancias, de acuerdo con los presupuestos anteriores, lo que permite apreciar cuál será el resultado probable de la gestión empresarial al final del período presupuestado.

Presupuesto de Caja (Flujo de Efectivo)

También llamado FLUJO DE EFECTIVO, representa el comportamiento de los flujos de caja para mantener en todo momento la liquidez suficiente para que una empresa pueda hacer frente a todos sus compromisos en los plazos señalados.

En el Presupuesto de Caja se proyectan las entradas y salidas de dinero. Si ambas corrientes no coinciden, pueden ocurrir dos situaciones:

• Que las salidas de dinero sean mayores que las entradas de dinero. En este caso, la empresa no tendrá suficiente liquidez. Dicho de otra forma, tendrá un saldo negativo de Caja o DÉFICIT. La empresa buscará la manera de financiar su Déficit, por ejemplo, vía préstamos bancarios, reprogramación de pagos a proveedores o reprogramación de deuda con instituciones financieras.
• Que las entradas de dinero sean mayores a las salidas de dinero. En este caso, la empresa tendrá un saldo positivo de Caja. Esto significa que puede hacer frente a todos sus compromisos y aun así tener EXCEDENTE o SUPERÁVIT. La empresa puede utilizar de forma adecuada el Superávit o Excedente, por ejemplo, invirtiendo ese excedente en un depósito a plazo, fondos mutuos, etc.

El Presupuesto de Caja es una de las herramientas más importantes para tomar decisiones de corto plazo que involucren la administración de los recursos financieros (dinero), tales como:

• La administración de las cuentas por cobrar por las ventas al crédito: montos, plazos, políticas de crédito y cobranzas.
• La administración de pagos a los proveedores de materias primas y materiales por compras al crédito: montos y plazos.

Desde el Presupuesto de Caja se obtiene la siguiente información:

• Entradas de dinero y sus fuentes de financiamiento.
• Salidas de dinero y sus usos.
• Saldo de efectivo y su financiamiento o utilización.

Balance General Proyectado (Balance Pro Forma)

También conocido como BALANCE PRO FORMA, es un estado que, basándose en datos de todos los presupuestos realizados con anterioridad, permite tener una visión sobre el estado futuro de los activos y pasivos de la empresa. Muestra la situación financiera de la empresa en un período futuro presupuestado.

Presupuesto de Inversión (Proyecto de Inversión)

Este presupuesto obedece a la necesidad que tienen las empresas de incorporar activos a su patrimonio y que puede fundamentarse en diferentes necesidades: renovación de equipos, ampliación de la capacidad productiva, nuevas sucursales, aprovechamiento de excedentes temporales de dinero, etc.

Entre los activos fijos que la empresa puede incorporar se pueden mencionar Bienes Raíces, Maquinarias, Vehículos, Instalaciones, y también, inversiones que no tienen que ver con el giro directo de ella, tales como acciones, bonos, depósitos a plazo, etc.

El Presupuesto de Inversiones es de largo plazo, por eso también se denomina PROYECTO DE INVERSIÓN.

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