13 Oct
Toma de Decisiones Basada en el Punto de Equilibrio
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El Punto de Equilibrio de una Organización
El Punto de Equilibrio (Break Even Point) de una organización es aquel donde sus ingresos totales igualan a sus costos totales.
- En este punto, la organización no gana ni pierde dinero (utilidad neta cero).
- Este concepto permite simular situaciones (variación de ventas y costos) y tomar acciones correctivas para alcanzar la zona de ganancias. Es una herramienta esencial de toma de decisiones.
- Mediante el estudio del punto de equilibrio se pueden minimizar los costos y maximizar las ganancias.
Variaciones de Escenario para la Toma de Decisiones
Las variaciones de escenario que se pueden simular incluyen:
- Volumen y Precio de Venta.
- Costos de Producción, sueldos, inflación, etc.
- Productividad, tercerización de servicios, leasing, etc.
También es útil cuando un gerente necesita saber por anticipado si un nuevo producto o una nueva empresa producirá utilidad o no, y en qué nivel de actividad comenzará esa utilidad. Para determinarlo, se utiliza el punto de equilibrio. Este es un concepto eminentemente contable.
El empleo de la técnica del punto de equilibrio brinda una herramienta auxiliar de reflexión que, utilizada con ingenio, proporciona un soporte a la dirección de las empresas para lograr una mejor toma de decisiones.
Por ello, los costos son determinantes para esta toma de decisiones.
Conceptos Clave de Costos
COSTOS
Los costos son importantes para la toma de decisiones, ya que sirven de base para medir el ingreso, realizar la planeación de utilidades y para el control interno. Estos costos son:
- COSTO VARIABLE TOTAL: Costo cuyo valor está determinado, en proporción directa, por el volumen de producción, ventas o cualquier otra medida de actividad.
- COSTO VARIABLE UNITARIO: Es el valor asociado a cada unidad de lo que se produce o del servicio que se presta.
- COSTO MARGINAL: Es el costo de producir una unidad extra de un bien o servicio. El costo marginal puede ser el costo variable unitario; sin embargo, si los costos variables unitarios no son constantes y hay economías de escala, el costo marginal dependerá del nivel de operación en que se trabaje.
- COSTO FIJO: Es aquel costo de una determinada actividad que no varía durante un cierto período, independientemente del volumen de esa actividad.
Cálculo del Punto de Equilibrio
Variables para Determinar el Punto de Equilibrio
- Cantidad producida o vendida (Q)
- Precio de venta unitario (PV)
- Costos fijos totales (CF)
- Costos variables unitarios (CV)
- Contribución Marginal Unitaria (CM)
Fórmulas del Punto de Equilibrio
Ingresos Totales (Y):
Y = PV × Q
Costo Total (C):
C = Costo Fijo + Costo Variable Total
C = CF + (CV × Q)
El Punto de Equilibrio en Unidades (Q):
En el punto de equilibrio, Ingresos = Costos (Y = C).
PV × Q = CF + CV × Q
Q = CF / (PV – CV)
También se puede calcular el punto de equilibrio en unidades monetarias (dinero).
Ingresos totales = Costos fijos + Costos variables totales.
Si A es la fracción que representa la relación entre el costo variable y el precio de venta (A = CV / PV), entonces:
Ingresos totales = Costos fijos + A × (Ingresos totales).
De este modo, el punto de equilibrio en dinero (Y) se calcula así:
Y = CF / (1 – A)
Es decir, se divide el costo fijo por el margen de contribución para cubrir costos fijos (1 – A).
Ejemplo Práctico de Cálculo
José se propone vender adornos en predios de la UMSA. Los compra en Bs. 5 cada uno con la posibilidad de devolver todos los que no venda. El alquiler del puesto para vender es de Bs. 200, que se paga por anticipado. Venderá los distintivos a Bs. 9 cada uno. ¿Cuántos distintivos tiene que vender para no ganar ni perder?
Método de la Ecuación
Utilidad neta = Ventas – Gastos variables – Gastos fijos
También:
(Precio de venta por unidad × Z unidades) – (Gasto variable por unidad × Z unidades) – Gastos fijos = Utilidad neta.
SOLUCIÓN:
Si Z = al número de unidades a vender para alcanzar el punto de equilibrio (cero utilidades netas).
(Bs. 9 × Z) – (Bs. 5 × Z) – Bs. 200 = 0
4Z = 200
Z = 50 unidades.
Método del Margen de Contribución
También conocido como el método de la utilidad marginal.
El margen de contribución por unidad sirve para cubrir los gastos fijos y la utilidad neta deseada.
Margen de contribución = Precio de venta por unidad – Gasto variable por unidad.
Punto de equilibrio en Unidades vendidas = Gastos fijos / Margen de contribución por unidad.
Cálculo:
- Margen de Contribución por Unidad: Bs. 9 – Bs. 5 = Bs. 4.
- Punto de Equilibrio (PE): Gastos fijos / Margen de contribución por unidad = 200 / 4 = 50 unidades.
Representación Gráfica del Punto de Equilibrio
Gráficas del Punto de Equilibrio
En ocasiones, es aconsejable trazar una gráfica que muestre los efectos que producen los costos sobre las ventas, así como las utilidades probables de la empresa en diferentes grados de operación. Asimismo, hay ocasiones en que se debe hacer una gráfica para cada clase de artículo que explota la empresa.
Utilidad del Punto de Equilibrio en la Gestión
El punto de equilibrio puede ayudar en la toma de decisiones en los siguientes escenarios:
- Nuevos Productos: Ayuda a determinar qué tan grandes deberán ser las ventas de un nuevo producto para que la empresa sea rentable.
- Expansión: Para evaluar los efectos de una expansión general en el nivel de operaciones de la empresa. Una expansión provocaría que aumentaran tanto los niveles de costo fijo como los variables, pero también incrementarían las ventas.
- Modernización y Automatización: Cuando se están considerando proyectos de modernización y automatización, en los que la inversión fija en equipo se incrementa para disminuir el nivel de los costos variables, particularmente el costo de mano de obra.
Limitaciones del Punto de Equilibrio
- La función de ingresos totales se basa en el supuesto de que el precio por unidad es constante, independientemente del volumen de ventas y de producción.
- La curva de costos variables no siempre puede ser lineal, debido a la existencia de las economías de escala.
- La empresa también podría estar interesada en considerar el cambio de su nivel de costos fijos. Generalmente, la presencia de costos fijos más altos no es buena; sin embargo, se puede asociar con un proceso automatizado, el cual reduce los costos variables por unidad.
Matriz FODA: Herramienta de Diagnóstico Estratégico
El análisis FODA es una de las herramientas más esenciales que provee los insumos necesarios al proceso de planeación estratégica. Proporciona la información necesaria para la implantación de acciones y medidas correctivas, y la generación de nuevos o mejores proyectos de mejora.
Es un método para analizar los siguientes componentes:
- Fortalezas: Parte positiva de la institución de carácter interno. (Calidad del producto, economía de escala, recursos humanos, innovación tecnológica, visión, misión).
- Oportunidades: Ambiente externo, como factores económicos, sociales, políticos o demográficos, etc. (Nuevos mercados, posibilidad de exportación, mercado en crecimiento).
- Debilidades: Afectan el desempeño de la institución (malos productos o servicios). (Altos costos de producción, alta resistencia al cambio, falta de planeación, recursos humanos sin capacitación, falta de control interno).
- Amenazas: Eventos externos, situación que por el momento no afecta. (Productos sustitutos, ingreso de productos importados).
El análisis FODA considera los factores económicos, políticos, sociales y culturales que representan las influencias del ámbito externo a la empresa que inciden sobre su quehacer interno.
Estrategias Derivadas del FODA
- Estrategia DA (Debilidades – Amenazas): Minimizar tanto las debilidades como las amenazas.
- Estrategia DO (Debilidades – Oportunidades): Intentar minimizar las debilidades y maximizar las oportunidades.
- Estrategia FA (Fortalezas – Amenazas): Maximizar las fortalezas mientras se minimizan las amenazas.
- Estrategia FO (Fortalezas – Oportunidades): Maximizar tanto las fortalezas como las oportunidades.
Objetivos del Análisis FODA
- Conocer la realidad de la situación.
- Tiene la finalidad de visualizar panoramas de cualquier ámbito aplicable o empresas.
- Visualizar la determinación de políticas para atacar debilidades y convertirlas en oportunidad.
El FODA promueve la unidad de pensamientos.
Componentes del FODA
- Interior: Fortalezas y Debilidades (Recursos humanos, técnicas, financiero, tecnología).
- Exterior: Oportunidades y Amenazas.
El Presupuesto como Herramienta de Planificación y Control
Definición de Presupuesto
El presupuesto es la estimación programada, de manera sistemática, de las condiciones y de los resultados a obtener por un organismo (empresa) en un periodo determinado. Es un resumen sistemático de las previsiones de los gastos proyectados y de las estimaciones de los ingresos previstos para cubrir dichos gastos.
Es una estimación formal de los ingresos y egresos que habrán de producirse durante un periodo dado, frecuentemente un año, tanto para una empresa o negocio particular como para el gobierno (llamado: presupuesto fiscal, presupuesto público o presupuesto nacional).
Importancia del Presupuesto
- La volatilidad de la economía hace que las organizaciones planeen sus actividades si desean permanecer en el mercado.
- El presupuesto surge como herramienta moderna de planeamiento y control, ya que permite manejar los indicadores económicos y sus relaciones con los diferentes aspectos administrativos, contables y financieros de la empresa.
- El presupuesto está ligado a la vida de la empresa y debe adaptarse a la orientación económica del negocio y a los recursos humanos, a fin de lograr la mejor utilización de las posibilidades de cada uno.
- El presupuesto es un indicador de la política a seguir en cuanto a la obtención de ingresos y la realización de gastos, así como un instrumento de planificación que permite definir los costos y poder alcanzar objetivos en un plazo determinado.
Objetivos del Presupuesto
La función de los buenos presupuestos en la administración de un negocio se comprende mejor cuando estos se relacionan con los fundamentos de la administración misma, es decir, como parte de las funciones administrativas: planeación, organización, coordinación, dirección, ejecución y control. La planeación y el control son rasgos esenciales del proceso de elaboración de un presupuesto. Además, la organización, la coordinación y la dirección permiten asignar recursos y poner en marcha los planes con el fin de alcanzar los objetivos.
Etapas de la Planeación
La Planeación permite conocer el camino a seguir, interrelacionar actividades, establecer objetivos y dar una adecuada organización.
- Organización: Estructurar técnicamente las funciones y actividades de los recursos humanos y materiales buscando eficiencia y productividad.
- Coordinación: Buscar equilibrio entre los diferentes departamentos y secciones de la empresa.
Etapas de Ejecución y Control
- Ejecución: En el proceso administrativo, la ejecución se relaciona con la puesta en marcha de los planes y el consecuente interés de alcanzar los objetivos trazados.
- Control: Cumple la función de medir si los propósitos, planes y programas se cumplen y buscar correctivos en las variaciones.
Clasificación del Presupuesto
El presupuesto se clasifica según diferentes criterios:
1. Según el Período que Cubran
A Corto Plazo | A Largo Plazo |
---|---|
Se planifican para cubrir un ciclo de operación y suelen abarcar un año o menos. | Se ubican los planes de desarrollo del estado y de las grandes empresas. Cuando son públicos, se adaptan a las normas constitucionales. Cuando es el sector privado, se establecen para proyectos de inversión tecnológica, capacidad instalada y expansión de mercados. |
2. Según el Campo de Aplicabilidad en la Empresa
De Operación o Económicos | Financieros |
---|---|
Presupuestación de todas las actividades para el período siguiente, lo cual se resume en un estado de ganancias y pérdidas proyectado. | Se formulan con las estimaciones previstas con fondos en caja, bancos y valores de fácil realización. También se denomina presupuesto de flujo de efectivo o flujos de caja. Se formula para periodos cortos (meses, trimestres). |
3. Según el Sector que lo Utilice
Público | Privado |
---|---|
Cuantifican los recursos que requiere el sector para su operación normal, la inversión y el servicio de deuda pública de los organismos y entidades oficiales. | Lo utilizan las empresas como base de la planificación de la actividad empresarial. |
Etapas del Presupuesto
Para que el empresario recurra al presupuesto como herramienta de planeamiento y control, deben considerarse las siguientes etapas en su preparación:
- Preiniciación
- Elaboración del presupuesto
- Ejecución
- Control
- Evaluación
Características del Presupuesto Público
Los presupuestos públicos, a diferencia de los del sector privado, se pueden contemplar desde tres puntos de vista integrados:
- Económico.
- Político.
- Jurídico.
a. Económico
El presupuesto se convierte en un instrumento mediante el que se asignan los recursos públicos precisos para el desarrollo de la actividad financiera durante un período de tiempo determinado. Recoge las previsiones de gastos y las estimaciones de ingresos públicos para un ejercicio presupuestario.
b. Político
A través del presupuesto, el Parlamento autoriza al Gobierno a realizar determinados gastos, para lo cual exige de los ciudadanos el pago de unos tributos. Constituye una decisión política que concede los recursos precisos para ejecutar el programa gubernamental durante el próximo año.
No obstante, la aprobación de los presupuestos depende de la organización política y administrativa de cada país, pues no es lo mismo en un régimen presidencialista que en una democracia parlamentaria en la que coinciden políticamente el Gobierno y la mayoría.
c. Jurídico
La Ley de Presupuestos obliga al Ejecutivo, tanto política como jurídicamente, a realizar los gastos para financiar unas finalidades preestablecidas durante el ejercicio presupuestario. Asimismo, en la Ley de Presupuestos se incluyen determinadas normas relacionadas con los ingresos y gastos, así como con la política económica.
Mediante esta Ley se autoriza el monto máximo de los gastos que puede realizar el Ejecutivo durante un período de tiempo determinado. Por el contrario, los ingresos no tienen carácter limitativo, sino que se autoriza una estimación de lo que se prevé recaudar y los importes previstos pueden aumentarse o disminuirse.
El Presupuesto como Instrumento de Gerencia Pública
El presupuesto se desarrolla a través de un proceso de toma de decisiones que, con base en el análisis de la posible evolución del entorno, elige una o varias líneas de acción de entre un conjunto de alternativas posibles. Dichas elecciones se concretan en el documento presupuestario en el que se recogen las decisiones financieras que ha de desarrollar la política económica pública.
Para poder hacer frente a la creciente demanda de servicios públicos, el presupuesto se convierte en una herramienta de gestión, que sirve para evaluar los objetivos previstos, así como comprobar en su ejecución la eficacia, eficiencia y economía alcanzadas.
Estructura del Presupuesto
La estructura de los presupuestos se ordenará de modo que la clasificación presupuestaria no solo dé una información previa, sino que también ayude a la gestión y al control.
En la gestión pública, el Estado establece anualmente los criterios a utilizarse en la elaboración del Presupuesto Público. Dichos criterios permiten ordenar los gastos e ingresos de las instituciones del Estado.
Las normas referidas a la Elaboración del Presupuesto Público del Estado disponen que las actividades de gastos incluirán «con la debida especificación», los créditos necesarios para atender el cumplimiento de las obligaciones, mientras que en los estados de ingresos deben establecer estimaciones de los derechos económicos a liquidar en el ejercicio.
Estructura de Ingresos
La elaboración de los Presupuestos de ingresos se realiza previa información de las Unidades Orgánicas Recaudadoras y complementadas por categorías económicas conforme al sistema de tributos y demás derechos que vayan a regir en el respectivo ejercicio.
Los recursos incluidos en los estados de ingresos del Presupuesto se ordenarán, según su naturaleza económica, con arreglo a la clasificación por Capítulos, Artículos, Unidades, Departamentos, Conceptos y Subconceptos, al objeto de un mayor detalle y concreción que contempla la estructura.
Estructura de Gastos
La aplicación de la estructura establece una serie de criterios de clasificación presupuestaria para los gastos:
- La organización del Sector.
- La naturaleza económica de los créditos presupuestarios.
- Las finalidades u objetivos a alcanzar.
A los anteriores hay que añadir el criterio de clasificación territorial de los programas y proyectos de inversión.
La asignación de recursos financieros se efectuará dentro de una estructura de programas y actividades, teniendo en cuenta los objetivos propuestos para cada una de las tareas que se realizarán. El desarrollo de la programación se realizará en forma cronológica y en un tiempo determinado.
Planeamiento Estratégico
El Planeamiento Estratégico es el punto de partida del proceso de planificación de tu organización. En él se identifican las orientaciones fundamentales que guiarán en el mediano y largo plazo el funcionamiento de una institución. En tal sentido, cobra importancia poder dar respuesta a las siguientes preguntas: ¿Quiénes somos?, ¿Por qué existimos? y ¿Hacia dónde vamos?
La Visión
La Visión es una representación de lo que la institución deberá ser en el futuro. Para su definición se recomienda responder a las siguientes interrogantes:
- ¿Cuál es la situación futura deseada para nuestros usuarios o beneficiarios?
- ¿Qué queremos ser en el futuro?
- ¿Cómo se puede lograr ese futuro?
La Misión
La formulación de la Misión es una declaración de conceptos y actitudes más que de detalles específicos. La declaración de misión debe responder a las siguientes interrogantes:
- ¿Quiénes somos?
- ¿Qué buscamos?
- ¿Por qué lo hacemos?
- ¿Para quién trabajamos?
Diagnóstico Situacional
Es el análisis de la situación respecto al entorno en el que se ubica el negocio y el análisis de sus características internas.
Análisis Externo
La parte externa está relacionada con las oportunidades que ofrece el mercado y las amenazas que debe enfrentar tu negocio en el segmento de mercado escogido.
Análisis Interno
La parte interna tiene que ver con las fortalezas y las debilidades de tu negocio, aspectos sobre los cuales tienes algún grado de control. Estos elementos se refieren a los activos, al personal, las ventas y compras, y el financiamiento.
Objetivos y Acciones Estratégicas
Objetivos Estratégicos Generales
Los Objetivos Estratégicos Generales son, por definición, objetivos de largo plazo que contribuirán al logro de la Visión del Sector.
Acciones Estratégicas
Son categorías básicas sobre las que se centra la implementación estratégica del plan, constituyendo las unidades fundamentales de asignación de recursos a fin de lograr Objetivos Estratégicos Específicos. Las acciones pueden ser permanentes o temporales:
Acciones Permanentes
Son aquellas que concurren en la operatividad y mantenimiento de los servicios existentes. Representan la producción de los bienes y servicios que la entidad lleva a cabo de acuerdo con sus funciones. Son permanentes y continuas en el tiempo. Responden a objetivos que pueden ser medidos cualitativa o cuantitativamente, a través de Indicadores de Producto y recursos necesarios.
Acciones Temporales
Representan la creación, ampliación y/o modernización de la producción de los bienes y servicios. Responden a objetivos que pueden ser medidos cualitativa o cuantitativamente, a través de Indicadores de Producto y recursos necesarios. Son limitados en el tiempo y, luego de su culminación, se integran o dan origen a una acción permanente.
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