Control Administrativo y Contable de Existencias

El control de existencias a nivel administrativo y contable se realiza en fichas que reflejan información sobre entradas, salidas y existencias, no solo a nivel de unidades, sino también de precios e importes. Esto es fundamental, pues el patrimonio neto empresarial se mide en unidades monetarias y bajo unas normas generales.

Valoración de Existencias según el Plan General de Contabilidad

Normas Generales de Valoración

El Plan General de Contabilidad (PGC), respecto a las normas de valoración, establece lo siguiente:

1. Los bienes y servicios comprendidos en las existencias se valorarán por su coste, ya sea el precio de adquisición o el coste de producción. Los impuestos indirectos que gravan la adquisición de las existencias solo se incluirán en el precio de adquisición cuando dicho importe no sea recuperable de la Hacienda Pública.
2. El precio de adquisición incluye el importe facturado por el vendedor después de deducir cualquier descuento, rebaja en el precio, etc. Se añadirán todos los gastos adicionales que se produzcan hasta que los bienes se hallen ubicados en el almacén, tales como transportes, aduanas, etc.
3. El coste de producción se determinará añadiendo al precio de adquisición de las materias primas y otras materias consumibles los costes directamente imputables al producto.

Métodos de Valoración para Salidas y Existencias Finales

El Plan General de Contabilidad indica que, cuando se trate de bienes cuyo precio de adquisición o coste de producción no sea identificable de modo individualizado, se adoptará con carácter general el método del coste medio o precio medio ponderado (PMP). El método FIFO es aceptable y puede adoptarse si la empresa lo considera más conveniente para su gestión.

Método del Precio Medio Ponderado (PMP)

El PMP consiste en realizar una valoración homogénea de todos los artículos. Para ello, se suman los importes de todas las entradas y se divide entre la suma de las unidades. Se suele utilizar para mercancías cuyas características no requieren una preferencia de salida o venta, como en artículos tipo zapatos, bolsos, etc., pero cuyo control de stock es necesario mantener por inventario permanente.

Método FIFO (First-In, First-Out)

El método FIFO (primera en entrar, primera en salir) consiste en valorar las salidas al coste de las mercancías más antiguas, es decir, se considera que las vendemos en el mismo orden en que fueron adquiridas.

Clasificación de Inventarios: El Método ABC

En la clasificación ABC se establecen tres categorías de productos con el fin de aplicar un tratamiento diferente a cada uno de ellos. Para llevar a cabo esta clasificación, se realiza un estudio del total de stock utilizando variables como las existencias medias, las ventas, el beneficio o la inversión. Los artículos se clasifican en tres categorías:

• Categoría A: No superan el 20% de los artículos almacenados, pero su valor representa el 80% de la inversión total de los stocks inventariados. Estos artículos poseen más peso específico, por eso su control debe ser prioritario, dado que supervisando estos productos se tiene controlado casi la totalidad del valor del almacén.
• Categoría B: Son de importancia relativa. Suman el 30% de los artículos almacenados en el almacén y representan el 15% del total de la inversión. Este grupo no necesita un control tan prioritario ni tan completo como los de la categoría A.
• Categoría C: Se consideran de escasa importancia. Aunque en número superan el 50% del total de referencias, su inversión no supera el 5% del stock total almacenado. El valor de estos artículos resulta muy pequeño y son los que menos interesa controlar.

Aplicación de la Clasificación ABC o Análisis de Pareto

Este método, también conocido como análisis de Pareto, se aplica realizando las siguientes operaciones:

1. Se ordenan los artículos de mayor a menor valor, partiendo de la variable utilizada.
2. Se obtiene el porcentaje acumulado de la participación.
3. Calculamos el porcentaje que representa cada artículo sobre el valor del stock total.
4. Obtenemos los valores absolutos acumulados del stock.
5. Calculamos el porcentaje de inversión acumulada.
6. Representamos gráficamente los valores obtenidos.

El Inventario Físico en la Empresa

El inventario es un informe y relación detallada de los materiales, productos y mercancías que tiene la empresa almacenados y clasificados según categorías.

Objetivos del Inventario

El objetivo del inventario es conocer la situación exacta de los materiales, comprobar si coinciden las unidades físicas con las contables, localizar materiales obsoletos o deteriorados, concretar las necesidades de espacio e instalaciones, etc.

La empresa debe realizar un inventario por lo menos una vez al año y, en todo caso, coincidiendo con la fecha del cierre del ejercicio económico.

Relación con los Estados Financieros

El balance final es la expresión estática del patrimonio de la empresa, es decir, los bienes que posee en un momento dado.

La cuenta de pérdidas y ganancias refleja el detalle de los gastos e ingresos obtenidos por las actividades realizadas en las distintas secciones de la empresa durante el ejercicio económico.

Pautas para Realizar el Inventario Físico

Las pautas que se siguen al llevar a cabo el inventario físico son:

1. Establecer la época del inventario: El recuento debe coincidir con el periodo de menor actividad. De esta forma, evitaremos complicaciones y dispondremos de más personal.
2. Informar al personal: Se debe comunicar la finalidad del inventario y las normas que se deben seguir.
3. Preparar el almacén: El objetivo es que el recuento se realice en el menor tiempo posible.
4. Programar las fechas de trabajo: Se busca reducir al mínimo los inconvenientes y las posibilidades de error o duplicidad.
5. Preparar los impresos: Disponer de los formularios necesarios para anotar las cantidades inspeccionadas.

Para confeccionar el inventario no existe una norma que imponga un formato determinado; cada empresa puede elaborar el modelo que mejor se adapte a sus necesidades y a las características de los productos almacenados.

Sistema de Gestión de Residuos: Punto Verde

La Ley 11/1997 responsabiliza y obliga a la recogida de los envases adquiridos por los consumidores. Para conseguir los objetivos, se han puesto en marcha dos sistemas:

• Sistema de Depósito, Devolución y Retorno (SDDR): Consiste en cobrar una cantidad por el envase desde el comercio hasta el consumidor. La cantidad se devolverá al retornar el envase.
• Sistema Integrado de Gestión (SIG): Los agentes afectados se pueden registrar en el SIG y quedan exentos de la obligación. Está constituido por empresas privadas sin ánimo de lucro, y la recaudación cubre los gastos de la recogida. El Punto Verde es el símbolo de este sistema.

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