Gestión de Reuniones de Trabajo

Una reunión laboral es la congregación, en el ámbito del trabajo, de personas con un perfil profesional y unos intereses comunes, que se reúnen para tomar alguna decisión, recibir o dar información.

Principales Factores que Influyen en las Reuniones

• Las personas que van a asistir.
• El tiempo disponible.

Razones por las que se Celebran Reuniones

• Tratar de incrementar la integración y confianza entre los miembros del equipo.
• Tomar decisiones sobre algún asunto relevante.
• Neutralizar posibles enfrentamientos entre miembros.
• Comunicar información importante para el desarrollo del trabajo.
• Conseguir algún objetivo.

Elementos de las Reuniones

• Los Asistentes: La mayor o menor participación depende de dos variables:
  • El número de personas presentes en la reunión.
  • Las características del equipo de trabajo que se reúne.
  Un equipo de 5 a 7 miembros se considera ideal para conseguir un trabajo eficaz en las reuniones.
• El Tiempo: Hace referencia tanto al momento concreto en que se convoca la reunión como al tiempo invertido en ella. La duración es muy importante, ya que puede condicionar su éxito o fracaso. Una reunión excesivamente larga puede resultar pesada para los participantes, quienes disminuyen su atención y muestran cansancio.
• El Tema y la Finalidad de la Reunión: Es el asunto concreto sobre el que se va a hablar y suele aparecer subdividido en puntos concretos en el orden del día. La finalidad de la reunión es el objetivo que se quiere alcanzar con ella.
• El Lugar: Suelen desarrollarse en un espacio físico concreto, que puede ser físico o virtual (videoconferencias y chat en tiempo real).

La Eficacia de una Reunión

• Ser Necesaria: Solo debe convocarse cuando se considere vital para avanzar en el trabajo.
• Estar Debidamente Preparada: Este aspecto no solo concierne a la persona que prepara y dirige la reunión, sino también a los participantes convocados.
• Contener un Plan de Actuación: Debe establecerse un seguimiento de las decisiones tomadas.

Tipos de Reuniones

Por la Finalidad u Objeto

• Informativas: El objeto de una reunión es la transmisión de información necesaria para el trabajo de un equipo y la resolución de posibles dudas.
• Consultivo-Deliberativas: El objeto es estudiar problemas del equipo de trabajo, analizando las ventajas e inconvenientes de las alternativas planteadas. Se trata de una reunión para estudiar propuestas.
• Formativas: Su finalidad es la transmisión de información a los participantes para que forjen sus propias opiniones e ideas. De esta manera, se puede instruir a los miembros en algún aspecto o tema de trabajo sobre el que apenas tienen información, pero en el que tienen que trabajar.
• Decisorias: La reunión tiene como objetivo la toma de decisiones sobre un asunto o problema planteado.

Por el Número de Participantes

• Reunión de Grupo Pequeño: Intervienen de 3 a 7 personas.
• Reuniones de Grupo Mediano: Participan de 8 a 20 personas.
• Reuniones de Gran Grupo: Oscila entre 20 y 40 personas.
• Asamblea: Intervienen más de 40 personas.

Por el Contenido o la Temática

• Reuniones de Información:
  • Descendente: De directores/as o líderes a empleados/as.
  • Ascendente: Desde los participantes hasta quienes organizan la reunión.
  • Horizontal: Entre personas que ocupan el mismo puesto.
• Reuniones Privadas: La información se transmite a un grupo pequeño con cierta confidencialidad.
• Reuniones Públicas: Información concerniente a muchas personas.
• Reuniones Formales: Se celebran entre la persona que dirige y los subordinados, y están prefijadas y organizadas.
• Reuniones Informales: Son aquellas en las que se reúnen los trabajadores sin un fin concreto.

Por la Frecuencia

• Reuniones Periódicas: Se dan de forma habitual.
• Reuniones de Duración Continuada: Se desarrollan en varias sesiones.
• Reuniones Esporádicas o Puntuales: Se realizan cada cierto tiempo.

Tipos de Actitud en Reuniones

• Actitud Participativa: Personas dispuestas a participar en la reunión, bien mediante la aportación de conocimientos sobre el tema tratado o bien mediante la expresión de su opinión.
• Actitud Pasiva: Las personas no participan en la reunión, lo que puede deberse a dos motivos:
  • Que no participen por mero aburrimiento.
  • Por inseguridad o timidez.
• Actitud Negativa: Personas que utilizan la reunión para su propio beneficio personal, interrumpiendo constantemente porque les gusta ser escuchadas.

El Moderador

Es la persona que mantiene el orden en una reunión o asamblea y se encarga de cumplir con lo señalado en el orden del día. También recibe el nombre de animador.

Funciones del Moderador

• En el Manejo de la Dinámica Grupal, el moderador debe:
  • Motivar la participación de todas las personas con los recursos necesarios.
  • Mostrar una actitud imparcial y neutral.
• Respecto a los Aspectos Organizativos, el moderador debe:
  • Preparar el lugar del encuentro, material, sonido, etc.
  • Establecer las reglas de comunicación y asegurarse de su aplicación.
• En Cuanto a las Técnicas y Herramientas de Trabajo, el moderador debe:
  • Elegir la metodología del trabajo.
  • Apoyar en la aplicación de las herramientas acordadas y, si fuera preciso, hacer ajustes en la metodología.
• Para Estructurar la Reunión, el moderador debe:
  • Visualizar el proceso de la discusión, resumir cada etapa a través del feedback y elaborar conclusiones.
  • Si fuera necesario, aclarar los puntos confusos preguntando a los participantes.

Fases de una Reunión

• Fase de Planificación: Antes de convocar una reunión, es necesario planificarla cuidadosamente. La persona que va a convocar la reunión debe plantearse la necesidad de hacerla y los fines u objetivos que pretende alcanzar. Dichos objetivos deberán estar en el orden del día. La persona que organiza debe plantearse quiénes van a asistir a la reunión y si están disponibles para asistir.
• Fase de Preparación: La persona que convoca la reunión debe elaborar un orden del día con los objetivos y puntos a tratar, el lugar y el horario, de manera que todos los participantes puedan prepararse el tema a tratar.
• Reunión (Fase de Ejecución): Es fundamental la figura del moderador, pues será el encargado de abrir la sesión y de ir marcando el ritmo de la misma. Debe encargarse de dar el turno de palabra y tomar nota de lo que se va diciendo durante la sesión. La finalidad de la reunión es tratar los puntos del orden del día y llegar a acuerdos sobre ellos. La reunión debe terminar a la hora señalada y con un resumen previamente elaborado de las conclusiones alcanzadas.
• Fase de Seguimiento: Es necesario hacer un seguimiento de la puesta en práctica de las ideas acordadas en la reunión para ver sus efectos y corregir las posibles desviaciones.

Pautas y Técnicas para Reuniones

Pautas

• Definir el objetivo: Para qué es la reunión y lo que se espera.
• Seleccionar el número de participantes.
• Elegir la mejor fecha para que los asistentes puedan preparar el tema con tiempo.
• Buscar el lugar de la reunión más adecuado.

Técnicas

• Las Preguntas: Inician las fases del trabajo, aclaran situaciones, generan ideas. Pueden ser preguntas cerradas (la respuesta es sí o no), abiertas, sugestivas o manipuladoras.
• Las Reglas Básicas de la Convivencia: Marcarán cómo indicar el deseo de intervenir, el tiempo de intervención en cada turno, etc.
• El Manejo de Situaciones Conflictivas: Suelen ser malentendidos por distintas expectativas o frustraciones. Para resolver estos conflictos, es buena técnica ignorar comportamientos inapropiados o hacer preguntas oportunas para resolverlos.

Técnicas de Visualización

Son fundamentales para retener los aspectos más importantes y que estén en todo momento a disposición de los asistentes. Normalmente, se utilizan técnicas como la pizarra, el proyector o las presentaciones.

Situaciones que Dificultan las Reuniones

• La Falta de Compromiso de los asistentes.
• La Actitud Poco Colaboradora de los participantes: Para lograr que hagan sus aportaciones, es necesario mostrarles la necesidad de la reunión o realizar una dinámica como la lluvia de ideas, Phillips 6-6, etc.
• La Larga Duración de la reunión: El tiempo recomendable para una reunión es de 90 minutos.
• La Falta de Seguimiento del Orden del Día: La forma de evitarlo es ceñirse a él mediante la motivación del moderador.
• La Falta de Implantación de los aspectos acordados en la reunión: La forma de solucionarlo es tomar nota de los acuerdos, hacer un seguimiento de su implantación tras la reunión y comunicar a los asistentes los resultados que se vayan apreciando.

La Negociación en la Empresa

La Negociación

La Real Academia Española define la negociación como «la acción y efecto de negociar». Negociar significa «tratar asuntos públicos o privados procurando su mejor logro».

Características de un Proceso de Negociación:

• Se requiere la presencia de dos o más partes, puesto que se trata de un proceso colectivo.
• Las partes están relacionadas por un tema en común sobre el que van a negociar.
• Ambas partes velan por sus intereses durante la negociación.
• La negociación es el nexo entre las partes.
• Ambas partes tienen que llegar a un acuerdo de forma pacífica, y la herramienta es el diálogo.

Elementos de una Negociación

• Sujeto y Partes de la Negociación: Son quienes van a negociar sobre un tema común, abordando sus versiones e intereses contrapuestos. Los representantes de cada una de las partes pueden ser los implicados o delegados para defender a un tercero.
• Tema de Discusión: Es el asunto que relaciona a las partes que tienen intereses contrapuestos, razón por la cual se sientan a llegar a un acuerdo.
• Controversia: Situación de posiciones enfrentadas entre las partes.
• Conclusión del Proceso Negociador: Un proceso puede tener dos conclusiones:
  • Alcanzar un acuerdo: Las partes adoptan una serie de soluciones y ambas se benefician.
  • No llegar al acuerdo: Porque una de las partes no está dispuesta.

La forma escrita del acuerdo puede ser un contrato o un convenio.

• Los Tratados: Suelen ser propios de negociaciones o acuerdos de carácter político.
• Los Convenios o Contratos Escritos: Suelen ser propios de las negociaciones empresariales.

En dichos acuerdos, es importante dejar constancia escrita al menos en los siguientes aspectos:

• Identificación de quienes firman el acuerdo o negociación (nombre, cargo).
• Decisiones o acuerdos tomados.
• Vigencia temporal del acuerdo.
• Fecha y firma de la decisión y acuerdos tomados.

Variantes que Influyen en una Negociación

Existen variantes externas e internas a los individuos negociadores.

Variantes Externas

• Información:
  • El objeto de la negociación.
  • El interés de la otra parte por el objeto de la negociación.
  • Las habilidades y estrategias del negociador.
• Grado de Dependencia Respecto al Tema de la Negociación: La negociación puede verse alterada por querer conseguir el objetivo con rapidez (ej. persona que vende el coche para pagar la hipoteca).
• Grado de Posible Dominio de una Parte Sobre la Otra: Que una de las partes esté más aventajada que la otra por poseer más información acerca del asunto de negociación.
• Contexto de la Negociación: Comprende todas las circunstancias del entorno; según el contexto, el resultado puede variar. Además, el contexto hace referencia al lugar de negociación.
• Tiempo: Período del que se dispone para llegar al acuerdo. Lo ideal es que se desarrolle con tranquilidad, pero sin emplear un tiempo excesivo.
• Capacidad de Diálogo: Cuanto mayor sea la capacidad de diálogo, mejor entenderá a la otra parte.
• Habilidades Sociales: Facilitan la comunicación y el diálogo, además de conocer el asunto en profundidad.
• Intuición: Es la capacidad de una persona para anticipar acontecimientos, sentimientos, situaciones, etc. Esto le permitirá tener previstas respuestas a situaciones y a pensar en estrategias para hacerles frente.

Tipos de Negociación

En Función del Ámbito de Aplicación

• Negociación Empresarial: Se desarrolla en el entorno laboral, entre representantes de la empresa y trabajadores.
• Negociación Comercial: Las personas la utilizan con regularidad, negociando precios de objetos.
• Negociación Política: Tiene lugar en el ámbito político.

En Función de la Estrategia Desarrollada durante la Negociación

• Negociación Integradora o Cooperativa: Se basa en los intereses de las partes para conseguir beneficios para ambas.
• Negociación Distributiva o Competitiva: Se basa en la toma de posiciones de las partes.
• Mixta: Confluyen características de la cooperativa y la competitiva.

Según el Número de Partes

• Negociación Bilateral: Solo intervienen dos partes negociadoras.
• Negociación Multilateral: Cuantas más partes intervengan, mayor será el número de personas que negocien.

En Función de las Personas que se Sientan a Negociar

• Negociación entre personas designadas para tal fin.
• Negociación en la que no hay representación de los participantes.

Personalidad de los Negociadores

• Confiado: Persona con exceso de confianza en la otra parte, piensa que la otra parte buscará lo mejor para ambos.
• Desconfiado: Desarrolla su intervención con desconfianza, sospechando de la otra parte. Este tipo de negociador exige la comprobación de la información.
• Autoritario: Persona que tiende a imponer sus decisiones sin tener en cuenta a la otra parte.
• Conciliador: Su premisa es el diálogo como elemento favorecedor; todos los implicados ganan.
• Asertivo: Es un negociador de naturaleza conciliadora que defiende sus objetivos y opiniones ante la otra parte sin dañarla.

Claves de un Buen Negociador

• Ser puntual.
• Cuidar el lenguaje verbal y no verbal.
• Ser claro en la exposición y resolver cualquier duda.
• No perder la concentración.
• Ser paciente.
• No discutir temas irrelevantes y que se desvían de la negociación.
• Evitar juicios personales en la exposición.
• Poseer inteligencia emocional.

Fases del Proceso Negociador

• Fase de Preparación: Hay que estudiar y analizar toda la información acerca del tema que se va a negociar para identificar y definir los objetivos que se pretenden alcanzar. Con esa información, el negociador debe preparar estrategias adecuadas y reflexionar sobre los medios de que dispone para que el resultado sea exitoso. Además, en esta fase, las partes negociadoras acordarán un calendario de reuniones.
• Fase de Discusión: Es la fase de diálogo entre las partes. Esta fase comprende dos momentos:
  • Conocimiento de las partes negociadoras: Cada parte expone sus objetivos y puntos a tratar. Los negociadores no muestran toda la información que poseen, sino que recopilan toda la información de la otra parte para preparar estrategias de negociación.
  • Discusión propiamente dicha: En este momento, se trata de acercar la postura de las partes en los puntos de mayor discrepancia. Se produce así un intercambio de opiniones e información. Se debe fomentar el optimismo y el clima de confianza.
• Fase de Intercambio y Acercamiento de Opiniones: Una vez conocidos los puntos de vista, las posturas y los objetivos de cada una de las partes, deben acercar sus posturas particulares para llegar a un acuerdo beneficioso para todos. El acuerdo puede acabar en la firma de ambas partes o en la no consecución de un acuerdo, lo cual ocurre cuando una de las partes no cede ante lo impuesto por la otra.

Tácticas de Negociación

• Tácticas de Desarrollo: Son aquellas que buscan tomar la iniciativa o esperar a que la tome otro para ver qué pretende con la negociación.
• Tácticas de Presión: Están dirigidas a agotar la paciencia de la otra parte, buscando que esta ceda.

Resolución de las Dificultades de una Negociación

Un buen negociador debe ser capaz de resolver las dificultades que surjan durante el proceso, poseer habilidades sociales, resaltar las ventajas de lo que ofrece y utilizar expresiones como «yo pienso» o «yo creo» en lugar de «tú eres» o «esto es». Debe practicar la retroalimentación (feedback). Si entre negociadores se ha creado un clima de desconfianza, la solución puede ser nombrar a un mediador. Este debe ser admitido por ambas partes y gozar de su confianza y respeto.

La Negociación Colectiva

El fruto de la negociación colectiva se concreta en el convenio colectivo. Para tener validez, el convenio debe celebrarse por escrito y ser presentado ante la autoridad laboral.

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