Protocolo y Relaciones Públicas

Los profesionales del protocolo deben ser coordinadores eficientes, tener conocimientos de puesta en escena, reaccionar con rapidez, ser pacientes, puntuales y empáticos. En relaciones públicas, se requiere experiencia, manejo de tiempos y planificación logística. Sus funciones clave incluyen:

• Planificación del evento: Establecer estructura, cronogramas y asistentes.
• Jerarquización: Definir precedencias y ubicaciones de personas y símbolos.
• Realzar el evento: Garantizar su éxito y gestionar imprevistos.
• Cumplimiento de normas: Respetar usos y costumbres para evitar ofensas.
• Adaptabilidad: Ajustarse a cambios y circunstancias durante el evento.

Ordenación Protocolaria

La ordenación protocolaria se basa en la jerarquía, rango o categoría de una persona, regulada por normas específicas. Esta define las precedencias y presidencias, determinando los lugares y posiciones en un evento, así como la ubicación de símbolos representativos.

Principales reglas de ordenación protocolaria:

• Regla de precedencia: Asigna primacía y preferencia en lugares y actos honoríficos según jerarquía.
• Regla del centro métrico: El anfitrión ocupa el centro; si el presidente de la Nación asiste, este cede el lugar.
• Regla de la derecha: El lugar de honor es a la derecha del anfitrión, destinado al invitado principal.
• Regla de la izquierda: El tercer lugar más importante se ubica a la izquierda del anfitrión.
• Regla de orden lateral: En filas pares, el lado derecho tiene preferencia; en filas impares, se aplica el centro métrico.
• Regla de orden lineal: En desplazamientos, la jerarquía más alta lidera la fila, seguida por precedencias.
• Regla de orden alfabético: Se usa para representantes extranjeros, según el idioma del país anfitrión.
• Regla de antigüedad: En igualdad de rango, prevalece la antigüedad en el cargo o institución.
• Regla de representatividad: Instituciones públicas tienen precedencia sobre privadas, dependiendo del contexto.
• Regla de alternancia: En tratados bilaterales, las posiciones de firmas alternan entre documentos.

En eventos no oficiales, el anfitrión organiza a los invitados según criterios personales y la naturaleza del acto.

Documentación escrita

• Cartas y saludos:
  • Carta: Documento formal con estructura fija que incluye membrete, destinatario, saludo, texto, despedida, firma, fecha y anexos.
  • Carta circular: Comunica información general a múltiples destinatarios.
  • Nota interna: Comunicación breve para cambios o solicitudes internas.
  • Instancia o solicitud: Dirigida a administraciones públicas para exponer o solicitar algo.
  • Oficio: Usado por organismos oficiales para comunicarse entre sí o con el público.
  • Certificado: Documento oficial que da constancia de una situación.
  • Saluda: Documento institucional formal para saludar o comunicar cambios.
  • Tarjetón: Similar al saluda, pero más informal y versátil.
  • Correo electrónico: Requiere asunto claro y tono cordial.
• Invitaciones: Incluyen detalles del evento (motivo, lugar, fecha, hora, etc.) y deben enviarse con antelación.
• Actas y memorias:
  • Acta: Registro oficial de lo ocurrido en reuniones o eventos.
  • Memoria: Almacena datos e instrucciones para uso futuro.
• Otros documentos:
  • Memorando: Comunicación breve y diplomática.
  • Nota: Observación aclaratoria o adicional.
  • Cartas credenciales: Acreditan a diplomáticos.
  • Cartas al director: Opiniones o denuncias dirigidas a periódicos.

Documentación audiovisual

• Discurso: Exposición oral ante un público.
• Anuncio: Mensaje publicitario transmitido en medios audiovisuales.
• Resumen: Síntesis de un tema o evento.

Archivo y gestión de documentos

Se subraya la importancia de archivar y organizar toda la comunicación para garantizar su conservación y fácil acceso. Los criterios principales son:

• Registro: Anotar la documentación entrante y saliente.
• Método de archivo: Usar sistemas consistentes como el orden alfabético o cronológico.
• Distribución: Decidir si se archivará toda la documentación junta o por períodos.

En conclusión, la documentación dentro de un protocolo no solo informa, sino que también asegura una gestión eficaz y unificada, permitiendo una coordinación óptima y la transmisión precisa de información.

Legislación de precedencias

En España, las precedencias están reguladas por el Real Decreto 2099/1983, que establece el Ordenamiento General de Precedencias en el Estado Español. Este ordenamiento regula la jerarquía en actos oficiales, pero no confiere honor, jerarquía o rango fuera de este ámbito. Se organiza en tres niveles:

• Individual: Ordena a autoridades y titulares de cargos públicos de forma singular.
• Departamental: Jerarquiza a los ministerios.
• Colegial: Prelación entre instituciones y corporaciones en actos oficiales, sin extenderse a sus miembros individuales.

Los actos son presididos por la autoridad organizadora o, si no asume la presidencia, ocupará el puesto inmediato a esta. Las demás autoridades se sitúan según su precedencia, alternando a derecha e izquierda de la presidencia. Si hay varias personas del mismo rango, prevalece quien ejerza en el lugar de la residencia del acto.

En actos oficiales especiales, las precedencias se ajustan a la normativa, costumbres o tradiciones específicas del organizador, complementándose con los criterios del Real Decreto.

Tratamientos oficiales y sus abreviaturas

Los tratamientos protocolarios se asignan por título, condecoración o cargo, y suelen abreviarse en documentos formales.

Principales tratamientos

• Casa Real:
  • S. M.: Su Majestad el Rey/Reina.
  • SS. MM.: Sus Majestades los Reyes.
  • S. A. R.: Su Alteza Real (príncipe/princesa e infantes).
  • Hijos de infantes: Excmo. Sr./Excma. Sra.
• Excelentísimo/a (Excmo./Excma.):
  • Poder Ejecutivo: Presidente y vicepresidentes del Gobierno, ministros, secretarios de Estado.
  • Poder Legislativo: Presidentes del Congreso y Senado, senadores y diputados.
  • Judicial: Presidente del Tribunal Supremo, magistrados y fiscales.
  • Diplomacia: Embajadores y ministros plenipotenciarios.
  • Comunidades Autónomas: Presidentes y consejeros de gobiernos autonómicos.
  • Otros: Grandes de España, rectores universitarios, eurodiputados.
• Ilustrísimo/a (Ilmo./Ilma.):
  • Subsecretarios, directores generales, alcaldes de grandes ciudades, presidentes de diputaciones, magistrados provinciales, decanos universitarios y comisarios de policía.
  • Títulos nobiliarios menores sin Grandeza de España.
• Señoría: Jueces de primera instancia, alcaldes de municipios pequeños y personal judicial.
• Molt Honorable Sr./Sra.: Presidentes de Cataluña, Comunidad Valenciana y Baleares.
• Lehendakari: Presidente del Gobierno Vasco.
• Honorable Sr./Sra.: Consejeros de Cataluña, Valencia y Baleares.
• Sr. D./Sra. Dña.: Secretarios y personal diplomático.

Clases de presidencias

• Unipersonales:
  • Presidencia única en el acto.
  • Se recomienda un número impar de personas en la mesa para equilibrar la distribución de los puestos.
• Bipersonales:
  • Dos presidencias que comparten el acto.
  • La persona que cede la presidencia se sitúa a la izquierda, dejando el lugar de honor (a la derecha) para la figura principal del evento.

Ordenación de Escudos, Himnos, Banderas y Otros Símbolos

Un país se identifica a través de sus símbolos principales (escudo, himno y bandera), que deben ser usados según normas específicas para reflejar respeto y solemnidad.

• a) Escudo: Decidido por el gobierno, aparece en documentos y sedes oficiales como representación nacional.
• b) Himno: Composición musical emblemática, con o sin letra, asociada a actos solemnes. Puede tener versiones corta y larga, dependiendo del evento.
• c) Bandera: Símbolo nacional con normas de colocación en eventos oficiales:
  • Nacional: La bandera del país ocupa el lugar más destacado, seguida por banderas autonómicas o locales.
  • Internacional: Se respeta el orden alfabético del idioma del país anfitrión, salvo excepciones por cortesía al país invitado.
  • Bandera de la UE: Es optativa en centros oficiales nacionales y ocupa el último lugar en banderas institucionales.
  • Empresas privadas: Sus banderas no deben mezclarse con las institucionales.

  La disposición de banderas puede variar según estén en una línea única, doble o simétrica.

• d) Otros símbolos: Los colores académicos representan disciplinas específicas en actos solemnes (e.g., rojo para ciencias jurídicas, amarillo para medicina, naranja para ciencias económicas y sociales).

Graduación de la formalidad en los saludos, vestuario y mesa

En los eventos, el protocolo regula saludos, vestimenta y comportamiento en la mesa para garantizar formalidad y respeto.

• a) Saludo: Es un gesto de cortesía que puede ser verbal, físico o mixto. Denota cercanía y debe ser breve pero firme, acompañado de contacto visual. En presentaciones, el de menor rango es presentado al de mayor rango, mencionando primero el cargo y luego el nombre. El saludo a la bandera nacional se realiza de pie, inclinando ligeramente la cabeza.
• b) Vestuario:
  • Hombres:
    • Frac: Para eventos nocturnos muy formales.
    • Chaqué: Usado en actos de mañana y tarde.
    • Esmoquin: Para eventos elegantes por la noche.
  • Mujeres:
    • Vestido largo: Para galas y actos nocturnos.
    • Vestido cóctel: Usado en eventos de tarde.
    • Vestido corto: Para actos diurnos, más informales y coloridos.

  Los accesorios (zapatos, bolsos, tocados) deben respetar el grado de formalidad.

• c) Mesa:
  • Cubiertos: Dispuestos por orden de uso, de fuera hacia dentro. Su posición indica pausas o finalización.
  • Platos: Incluyen base, principal y de ensalada, según el menú.
  • Copas: Dispuestas a la derecha, de mayor a menor tamaño. El brindis no debe incluir choque.
  • Pan y servilleta: Se colocan a la izquierda del comensal.
  • Invitados:
    • Presidencia francesa: Anfitriones en el centro, con el invitado de honor a su derecha.
    • Presidencia inglesa: Anfitriones en los extremos, con el invitado de honor a su derecha.
• d) Despedida: Debe ser cordial, con una sonrisa y contacto visual. Es prioritario despedirse primero de los anfitriones. Si se realiza un discurso final, debe prepararse con antelación.
• e) Forma de sentarse:
  • Formal: Espalda recta, rodillas juntas, pies paralelos, manos sobre las rodillas o posamanos.
  • Piernas cruzadas: Evitar desequilibrio manteniendo la espalda recta.

Acto Protocolario: Partes y Organización

Un acto protocolario es un evento importante planificado conforme a normas o costumbres. Incluye varias fases que garantizan su correcto desarrollo:

• Recepción de invitados: El anfitrión organiza la llegada de los invitados, diferenciando entre generales, VIP y el invitado de honor. Se define quién recibe a quién y el lugar de las líneas de saludo, si son necesarias.
• Orden de los asistentes: Se decide el grado de protocolización: asignar asientos específicos, reservar espacios para grupos determinados o permitir libre elección.
• Motivo del evento: Explicación del propósito del acto, ya sea personalmente o mediante un documento informativo.
• Desarrollo del evento: Implementación de lo planificado, siguiendo el programa establecido.
• Interacción entre anfitriones e invitados: Espacio para compartir impresiones, generar contactos y obtener información.
• Despedidas: Igual de importante que la recepción, el anfitrión se encarga de despedir a los invitados de manera formal.
• Documentación fotográfica: Se toman fotos que evidencien el evento y lo promocionen. Al final, se realiza una foto grupal con los anfitriones y asistentes.

La correspondencia protocolar

La correspondencia protocolar es un conjunto de documentos formales para gestionar comunicaciones relacionadas con eventos. Estos documentos deben incluir: Quién lo realiza, destinatario, mensaje, fecha, hora, lugar, acceso, etiqueta requerida, contacto y otros detalles relevantes. Varía según el propósito de la comunicación. Principales tipos:

• Felicitación: Para reconocer nombramientos, ascensos, distinciones o aniversarios.
• Tarjeta de invitación: Formal, en papel de calidad con logotipo institucional. Se envía con al menos 10 días hábiles de antelación; para altas autoridades, 30 días. Respuesta en 48 horas si es requerida.
• Nota protocolar: Carta formal para invitar, felicitar o expresar condolencias, estableciendo un compromiso entre las partes.
• Esquela: Menos formal y más personal. Usada para agradecer, aceptar/rechazar invitaciones, felicitar o expresar condolencias.
• Agradecimientos: Documento para agradecer asistencia o participación en un acto.

Protocolo de relaciones con la prensa

Para organizar una rueda de prensa siguiendo el protocolo:

• Invitación: Seleccionar y convocar a los medios según el alcance deseado.
• Ubicación: Asignar lugares a los periodistas, con la prensa gráfica al frente y de espaldas a las luces.
• Dosier informativo: Entregar material con detalles del acto.
• Preparativos técnicos: Verificar carteles, megafonía, proyectores y acreditaciones.
• Decoración: Cuidar el entorno para cámaras y fotógrafos.
• Turno de preguntas: Generalmente, se permite al final, aunque no es obligatorio.
• Agradecimientos: Realizar al finalizar o en los dos días siguientes, por teléfono o correo electrónico.
• Seguimiento: Monitorear la repercusión en los medios tras el evento.

La clausura

La clausura debe realizarla la persona de mayor rango presente. Es crucial planificarla bien, ya que un error puede arruinar el éxito del evento. Puede incluir un discurso, un resumen de lo realizado o una ceremonia, como en los eventos deportivos.

Protocolo Empresarial y Etiqueta

El protocolo empresarial incluye normas que regulan el comportamiento en el ámbito laboral y refuerzan la imagen y cultura de la empresa. Se recoge en un documento que abarca:

• Estructura organizativa: Organigrama, orden de presidencia y precedencia en actos.
• Imagen corporativa: Diseño y uso de logos, escudos y símbolos.
• Relaciones externas: Reglas para recibir visitas, finalizar eventos y tratamientos hacia cargos y clientes.
• Normas internas: Vestuario, horarios, atención al cliente, gestión de quejas y documentación empresarial.
• Comunicación: Directrices para canales informativos.
• Eventos: Pautas para reuniones, presentaciones y obsequios en celebraciones.

Su objetivo es garantizar convivencia armoniosa y profesional.

Etiqueta Empresarial

La etiqueta empresarial establece modales y comportamientos que fomentan un buen ambiente laboral, basados en respeto y honestidad.

Relaciones en la empresa:

El tratamiento hacia jefes y compañeros varía según la organización y el contexto, pudiendo usar nombres, títulos (e.g., “don”, “señor/a”), o cargos formales en actos oficiales. Saludos habituales incluyen dar la mano con contacto visual; en reuniones grandes, un saludo general es suficiente.

Escritura y comunicación:

Se utiliza un tono profesional, positivo y amable.

Uso del móvil en reuniones:

Mantenerlo en silencio (sin vibración). No colocarlo sobre la mesa. Contestar solo emergencias, con explicación previa o posterior. Estas prácticas aseguran interacciones respetuosas y efectivas en el ámbito laboral.

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