Aspectos Clave del Protocolo y la Organización Empresarial

1. Tipos de Organigramas

Los organigramas son representaciones gráficas de la estructura organizativa de una empresa. Se clasifican en diversas categorías:

• Organigramas Convencionales: Incluyen el organigrama integrado.
• Organigramas por Estructura:
  • Vertical
  • Horizontal
  • Mixto
  • Circular
  • Y otros tipos específicos según la necesidad.

2. Actos Ajenos Patrocinados por la Empresa

Estos son eventos externos en los que la empresa participa como patrocinador, exigiendo la visibilidad de su simbología. Es fundamental conservar la mejor imagen posible, incluso si el espacio donde se celebra el acto es cedido o alquilado. Para asegurar el éxito y la coherencia, es recomendable establecer una serie de especificaciones de obligado cumplimiento.

Asimismo, es conveniente seleccionar actos dignos que no permitan un uso indebido de la marca o su imagen, y donde se garantice un trato protocolario adecuado a la representación de la empresa.

3. El Manual Interno de Protocolo Empresarial

Un manual interno de protocolo empresarial busca establecer un «decreto» propio y específico para cada organización, definiendo las precedencias generales de los cargos. Esto permite aplicar, con la flexibilidad necesaria, los criterios de ordenación y precedencias determinados para cada acto. De esta manera, se establecerán las precedencias para los siguientes grupos:

1. Los cargos de gestión y personal interno de la empresa.
2. Miembros del consejo de administración.
3. Accionistas.
4. Distintos grupos de invitados a todo tipo de actos y las precedencias de cada grupo.
5. Precedencias en niveles según el carácter de las visitas que se reciben en la empresa.

El manual interno de protocolo debe ser un documento de calidad protocolaria, redactado por expertos y gestionado internamente por el departamento de protocolo de la empresa. Este manual debe recoger todas las cuestiones técnicas y estratégicas relativas a sus actos internos y externos, ya sean propios o ajenos, públicos o privados, así como cuantas premisas resulten necesarias para el buen desarrollo de un protocolo integral y similar en cualquier sede o delegación de la entidad.

4. Consideraciones al Concertar Entrevistas

Al concertar una entrevista, es primordial que se respete una línea de vestimenta adecuada, ya sea con trajes de chaqueta, faldas de traje o vestidos de trabajo, que sean cómodos y acordes al horario de la entrevista.

Asimismo, es crucial considerar que la recepción de personas con diferentes cargos o niveles de relevancia no debe ser idéntica. En algunos casos, la interacción será más informal y sin un protocolo estricto, mientras que en otros, el seguimiento de un protocolo será indispensable.

5. Definición de Actos Ajenos de la Empresa

Son todos aquellos actos que no son organizados directamente por la empresa, pero que la vinculan a ella o a sus representantes, ya sea como invitado de honor o como invitado general. Cuando la invitación es en calidad de honor, es fundamental considerar que nuestra actuación y el entorno en el que se desarrolle afectarán directamente a nuestra imagen corporativa. Estos actos se dividen en:

• Organizados por Entidades Privadas: Aquellos organizados por otras entidades privadas, donde nuestros directivos son invitados de forma directa.
• Oficiales u Organizados por Autoridades: Eventos organizados por entidades oficiales o autoridades, a los que nuestros directivos son invitados de forma directa.
• Patrocinados por la Empresa: Actos organizados por otras empresas o instituciones que cuentan con el patrocinio o respaldo de nuestra empresa o institución.

6. Definición de Protocolo

El protocolo es un conjunto de pautas que comprenden normas, reglas y técnicas de conducta. Se aplican a la planificación, preparación, desarrollo y control de los actos que deben cumplirse en el seno de una empresa para evitar que las relaciones generen conflictos o crisis.

7. Definición de Protocolo Comparado

Se refiere a la igualdad de tratamiento entre cargos internos de una organización y aquellos cargos externos que poseen una relevancia o jerarquía similar.

8. Imagen Corporativa

La imagen corporativa comprende el posicionamiento de una compañía en un mercado y la percepción que sus consumidores, competidores y el público en general tienen en referencia a su actividad económica y el modo en que la desarrollan.

9. Tipos de Empresas según el Número de Empleados

La clasificación de las empresas por su tamaño, basada en el número de empleados, es la siguiente:

• Microempresas: Máximo de 10 trabajadores.
• Pequeñas Empresas: Entre 11 y 49 trabajadores.
• Medianas Empresas: Entre 50 y 250 trabajadores.
• Grandes Empresas: Más de 250 trabajadores.

10. Funciones y Características de la Sala de Espera

La función principal de la sala de espera es proporcionar un espacio adecuado para que las visitas aguarden el inicio de su entrevista. Es crucial que la espera no sea excesivamente prolongada, ya que esto podría interpretarse como una falta de consideración o respeto hacia la persona que será atendida.

Generalmente, la sala de espera es un espacio acogedor y bien cuidado, equipado con uno o varios sofás, una iluminación adecuada y una decoración que refleje la imagen corporativa de la empresa. Es común disponer de una mesa baja con el periódico del día y otras publicaciones relevantes. Adicionalmente, puede incluir una mesa con una pequeña cafetera o tetera. Es recomendable que exista un espacio donde se exhiban publicaciones o catálogos de la empresa o entidad, así como un teléfono para llamadas externas. No obstante, su diseño puede variar desde una configuración elaborada hasta una más sencilla, con una mesa redonda y sillas.

Este documento ha sido elaborado con base en conocimientos de Protocolo, Diseño, Creación y Dirección de Eventos.