Grupo 1: Nociones Generales

Los archivos son un producto de las actividades propias del ser humano; desde las comunidades antiguas, ya debían tener algún tipo de almacenamiento de documentos de suma importancia. Se definen como el conjunto de documentos, la reunión de documentos esencialmente significativos, o el conjunto de procedimientos y rutinas en el tratamiento de la información y la exposición escrita.

Esto permite aseverar que la formación de los archivos responde a una necesidad explícita. La Archivología clasifica varios temas por aspectos o capítulos, organiza conocimientos y los aplica en los contenidos que participan de su saber.

Cualidades de los Archivos

• Cualidad testimonial: Las decisiones jerárquicas se “petrifican” para su conservación.
• Cualidad de constancia: Efectúa evidencia sobre la propiedad o un derecho adquirido.

Definición de Documentos

El documento es la materia prima de nuestros estudios; cualquier escrito o imagen impregnado en un soporte relativo sirve para suministrar o conservar la información en cualquier ámbito.

Clasificación por Naturaleza

• Privados: Se ejecutan en confianza o en familia, sin ceremonia ni formalidad.
• Públicos: Pertenecen a toda la comunidad y se realizan en los estados, otorgados por la ley.

Tipos de Documentos Públicos

• Judiciales: Resoluciones de los jueces, ya sean contenciosas o voluntarias.
• Administrativos: Actuaciones de índole administrativa que implican la acción y efecto de administrar. Esta acción se interpreta como un conjunto de actos de gestión.
• Eclesiásticos: Son los emanados del poder ejecutivo de la Iglesia.
• Militares: Parten de la administración pública del Estado.
• Diocesanos: A cargo de la recaudación de los ingresos o de las rentas de una diócesis.
• Centrales: Derivados del conjunto de órganos superiores de la administración pública.
• Autónomos: Órganos administrativos de las distintas comunidades autónomas.
• Diplomáticos: Testimonio de los hechos de naturaleza jurídica para darle fuerza probatoria.
• Históricos: Técnica de indagación y descubrimiento que investiga fuentes históricas.

Documentos Auténticos

1. Pontificios: Que son traducidos, interpretados o testimoniados.
2. Otorgados en el extranjero: Cuya legalización se da de acuerdo a convenios entre países.
3. No redactados en castellano: Que deberán ser traducidos.
4. Por sí mismos: Que no necesitan requisitos, autenticación ni legislación alguna.

Documentos Ejecutivos

Son documentos utilizados en el ámbito laboral con el fin de manejar la información para hacer entender la petición o razón del documento que se transmite a la empresa.

• Carta: Es la representación de una sociedad; se dirige para tratar negocios.
• Memorándum: Es la comunicación breve que se utiliza para recordar un asunto.
• Oficio: Es la forma de correspondencia que sustituye a la carta en las oficinas.
• Circular: Sirve para comunicar simultáneamente un mismo asunto a varias personas.

Grupo 1: Nociones Generales (Continuación y Refuerzo)

Los archivos son un producto de las actividades propias del ser humano desde las comunidades antiguas; ya debían tener algún tipo de almacenamiento de documentos de suma importancia. (Al conjunto de documentos, reunión de documentos esencialmente significativos, conjunto de procedimientos o rutinas, en el tratamiento de la información, exposición escrita).

Permite aseverar que la formación de los archivos responde a una necesidad explícita. La Archivología clasifica varios temas por aspectos o capítulos, clasifica conocimientos y aplica en los contenidos que participan de su saber. La cualidad testimonial de las decisiones jerárquicas se “petrifican” para su conservación. La cualidad de constancia efectúa evidencia sobre la propiedad o un derecho adquirido.

Documentos: Es la materia prima de nuestros estudios; cualquier escrito o imagen impregnado en un soporte relativo sirve para suministrar o conservar la información en cualquier ámbito.

• Privados: Se ejecuta en confianza o en familia sin ceremonia ni formalidad.
• Públicos: Pertenece a toda la comunidad; se realiza en los estados otorgado por la ley.
• Judiciales: Resoluciones de los jueces contenciosa o voluntariamente.
• Administrativos: Actuaciones de índole administrativa, implica la acción y efecto de administrar. Esta acción se interpreta como un conjunto de actos de gestión.
• Eclesiásticos: Son los emanados del poder ejecutivo de la Iglesia.
• Militares: Parten de la administración pública del Estado.
• Diocesanos: A cargo de la recaudación de los ingresos o de las rentas de una diócesis.
• Centrales: Derivados del conjunto de órganos superiores de la administración pública.
• Autónomos: Órganos administrativos de las distintas comunidades autónomas.
• Diplomáticos: Testimonio de los hechos de naturaleza jurídica para darle fuerza probatoria.
• Históricos: Técnica de indagación y descubrimiento que investiga fuentes históricas.

Auténticos:

1. Pontificio: Que son traducidos, interpretados, testimoniados.
2. Otorgados en el extranjero: La legalización de acuerdo a convenios entre países.
3. No redactados en castellano: Que deberán ser traducidos.
4. Por sí mismos: Que no necesitan requisitos y autenticación ni legislación alguna.

Ejecutivos: Documentos utilizados en el ámbito laboral con el fin de manejar la información laboral para hacer entender la petición o razón del documento y se transmite a la empresa.

• Carta: Es la representación de una sociedad, se dirige para tratar negocios.
• Memorándum: Es la comunicación breve que se utiliza para recordar un asunto.
• Oficio: Es la forma de correspondencia que sustituye a la carta en las oficinas.
• Circular: Comunicar simultáneamente un mismo asunto a varias personas.

Grupo 2: Incorporación de Conocimientos

La recepción pasiva consiste en la entrega de documentos a un sector determinado para los trámites.

Principios Archivísticos Fundamentales

• Principio de procedencia: Los documentos producidos por una institución no deben mezclarse con los de otras.
• Principio de orden original: La disposición física de los documentos debe respetar la secuencia de los trámites que los produjeron.
• Principio de destino: Todo documento debe ser devuelto al grupo al cual se destinó originalmente.
• Principio de la estructura archivística: Un grupo de archivos es un todo y su estructura no debe ser alterada.
• Principio de restitución: Cuando se reordena un grupo, se debe restablecer el orden preexistente.

Elementos para la Clasificación Archivística

1. Acto: A cada función le corresponde una serie de actividades y a cada actividad una serie de actos.
2. Estructura orgánica: Requiere que el archivero efectúe un estudio del organigrama de la institución.

Unidades de Ordenación

Schellemberg efectúa una división en unidades mayores, intermedias y menores:

Unidades Mayores

• Fondos documentales: Necesarios en entidades dependiendo de la necesidad de clasificación.
• Grupos documentales: Definidos por las funciones de la institución, los factores de formación y la cantidad.
• Colecciones: Archivos donados o acumulados.

Unidades Intermedias

• Subgrupos: Unidades que se forman acorde a las actividades.
• Subsecciones: Utilizadas para dividir documentos con múltiples temas.
• Series: Documentos con cronología que se ordenan según el orden en el que suceden.

Unidades Pequeñas

Documentos aislados o agregados que deben ordenarse según las actividades.

• Principio funcional: La persona que crea los documentos es la encargada de determinar el orden.
• Principio de organización: Se ordena un grupo del archivo y los subgrupos derivan de la organización.
• Principio de pertinencia: Los grupos de documentos se ordenan por ítems, sin tener en cuenta su destino.

El Principio de Procedencia da importancia a la entidad creadora de los documentos en vez de a quien los conserva, permitiendo una metodología archivística para preservar y organizar los documentos de acuerdo con su función inicial.

Sistemas de Ordenación

Ordenación Alfabética

Consiste en la utilización de las letras del alfabeto. Se usa generalmente cuando el crecimiento del archivo no será muy grande.

• Onomástica: Utilizada en expedientes abiertos por largos lapsos que no tienen un crecimiento relevante.
• Geográfica: Método para organizar tarjetas de clientes según su localización (países, estados, direcciones).
• Organismos: Orden alfabético de los nombres de instituciones, centros u oficinas.
• Materias: Ordenación de series y subseries por contenidos o temas específicos.

Otros Sistemas

• Ordenación Cronológica: Se basa en las fechas y el paso del tiempo.
• Numérica: Se enumeran los documentos para seguir ese orden al almacenarlos.

Niveles Jerárquicos

La jerarquía es la distribución escalonada en niveles de autoridad y responsabilidad, representada en el organigrama:

• Nivel superior o estratégico: Elabora políticas y estrategias (Presidente, Gerente General).
• Nivel medio o táctico: Coordina actividades de sectores específicos (Gerente de producción).
• Nivel inferior u operativo: Realiza las tareas eficaces de la organización (Empleados, obreros).

Clasificación Documental LC (Library of Congress)

Método para catalogar materiales documentales dividido en 21 clases indicadas con mayúsculas. Los temas específicos se indican por combinaciones de letras y números.

Grupo 3: Taxonomía

La palabra taxonomía proviene del griego taxis (ordenación) y nomos (ley). Se ocupa de la clasificación de objetos para organizar y recuperar información de forma consistente. Los tipos de taxonomía incluyen: funcional, departamental, por tema, por producto y por localidad.

Especie o Tipo Documental

El tipo documental se aplica a documentos vivos y son unidades formadas naturalmente en las actividades administrativas. Es una categoría con criterios rígidos de estructura (ej. actas, contratos, facturas).

La designación de un tipo documental se genera en la institución para guardar información relativa a su función. Se caracteriza por sus propiedades extrínsecas (color, tamaño, forma).

Clasificación Jerárquica y Filogenia

• Clasificación jerárquica: Formar grupos dentro de grupos (taxones y categorías).
• Filogenia: Sistema de clasificación estructural que estudia las relaciones evolutivas e incorpora información histórica.

Sistema Tradicional de Clasificación

1. Asignación de un taxón por características internas del organigrama.
2. Prueba de homologías y responsabilidades compartidas.
3. Comparación de ciclos de producción y patrones de desarrollo.

Metodologías Alternativas

• Método Inductivo: Parte de las unidades más pequeñas hacia las mayores.
• Método Deductivo: Estudia las relaciones a partir de lo genérico (fondo documental).
• Taxonomía Diplomática: Determina similitudes entre cartas, informes o memorandos; se considera un lenguaje universal.

Sistemática

Estudio de las relaciones entre organismos que permite hacer generalizaciones sobre la información almacenada en todo tipo documental.

Grupo 4: Formación de los Archivos

El ciclo vital de los documentos es un parangón con la naturaleza: gestación, nacimiento, vida y muerte. La «muerte» ocurre por destrucción premeditada o por el traslado a un archivo histórico.

Traslado y Transferencia

• Traslado: Movimiento de documentos de un archivo eventual a uno intermedio.
• Transferencia: Movimiento a un archivo histórico, donde permanecerán indefinidamente como patrimonio social.

Fases del Ciclo Vital (Tanodi, Lodolini y Pérotin)

1. Fase pre-archivística (Fase Activa): Comprende la recepción, adquisición y trámite. Es la «archivalía en potencia». Requiere compromiso con los objetivos institucionales y formación profesional.
2. Fase administrativa: Los documentos han cumplido su trámite pero se conservan para consulta en las entidades productoras.
3. Fase histórica (Conservación Permanente): Los documentos se transforman en fuentes de consulta científica y cultural.

Otras Fases Relevantes

• Fase tecnológica: Relacionada con la Documática, aplicada a momentos informáticos y multimedia.

Sistemas de Información en el Ciclo Vital

Primera Fase (Gestación y Trámite)

• Dimensión espacial: Límites legales y de influencia de la institución.
• Dimensión temporal: Series estadísticas y actividad pragmática para la toma de decisiones.

Segunda Fase (Actividad Informativa)

• Dimensión espacial: Ámbitos de influencia sobre grupos sociales interactuantes.
• Dimensión temporal: Intercambio con el medio social y orientación del trámite.

Tercera Fase (Momento Simbiótico)

Decantación de valores (administrativos, legales, contables, científicos).

• Dimensión espacial: Información especializada incorporada al saber social.
• Dimensión temporal: Sistema dinámico para la investigación continua.

Quinta Fase (Informológica)

Incorporación de medios tecnológicos avanzados y difusión de la información al ámbito social.

Etiquetas: administración de documentos, archivología, ciclo vital del documento, clasificación de archivos, Gestión documental, taxonomía documental