Claves para una Comunicación Escrita Efectiva

¿Qué es la Comunicación Escrita?

La comunicación escrita es un tipo de comunicación en la que un emisor elabora un mensaje utilizando como código la lengua escrita, sin necesidad de coincidir espacial ni temporalmente con su receptor.

Principios Fundamentales de la Redacción

Para que un mensaje escrito sea eficaz, debe cumplir los siguientes principios básicos:

• Adecuación: El mensaje debe adaptarse al receptor y al contexto.
• Claridad: El mensaje tiene que poder entenderse con facilidad, sin dejar lugar a dudas o interpretaciones.
• Concisión: Conviene expresar el mayor número de ideas con la mínima cantidad de palabras. Utilizaremos frases breves y párrafos cortos que faciliten la lectura.
• Corrección: Hay que respetar las normas gramaticales y ortográficas.
• Cortesía: El tratamiento que utilicemos debe ser respetuoso con el receptor.
• Coherencia: Las diferentes partes del texto deben estar relacionadas entre sí. El documento debe estar bien organizado y tener un sentido lógico, sin contradicciones.
• Riqueza de vocabulario: El mensaje ha de incluir un vocabulario variado y preciso, evitando repetir constantemente las mismas palabras o expresiones en el mismo texto.

Normas de Presentación para Documentos Escritos

• Papel: Blanco, con un espesor mínimo de 80 g y tamaño DIN A4.
• Márgenes: Adecuados para una correcta visualización.
• Interlineado: Se recomienda un interlineado de 1,5.
• Alineación: Justificada.
• Párrafos: Bien definidos y separados.
• Tipografía o fuente: Clara y legible (ej. Arial, Times New Roman, Calibri).
• Tamaño y color: Entre 11 y 12 puntos, en color negro.

Normativa Ortográfica y Gramatical Esencial

Concordancia Gramatical

La concordancia corresponde a la gramática, que es la parte de la lingüística que estudia los elementos de una lengua y cómo se organizan y combinan entre sí.

Uso de Mayúsculas

Se utilizan mayúsculas en los siguientes casos:

• Al inicio de un texto.
• Después de un punto.
• En nombres propios y apellidos.
• En nombres de organismos e instituciones.
• En nombres de regiones geográficas, países y ciudades.
• En nombres de acontecimientos históricos.
• En las siglas.

Reglas Generales de Acentuación

• Las palabras agudas llevan tilde cuando terminan en vocal, -n o -s.
• Las palabras llanas llevan tilde cuando terminan en consonante, siempre que no sea -n o -s (ejemplos: ágil, azúcar, dólar).
• Las palabras esdrújulas y sobresdrújulas siempre llevan tilde.

Diptongos e Hiatos

Diptongos

Un diptongo es una secuencia de dos vocales que se pronuncian en una misma sílaba. Las palabras con diptongo se acentúan siguiendo las reglas generales. Tipos:

• Vocal abierta (a, e, o) + vocal cerrada (i, u), o viceversa. Si el diptongo lleva tilde, se sitúa en la vocal abierta (ejemplos: aire, perdió, béisbol).
• Dos vocales cerradas (i, u). Si el diptongo lleva tilde, irá en la segunda vocal (ejemplos: cuídate, construir).

Hiatos

Un hiato es una secuencia de dos vocales que no se pronuncian dentro de una misma sílaba, sino en sílabas distintas. Tipos:

• Combinación de dos vocales abiertas (a, e, o) diferentes (ejemplos: roer, Peláez, aéreo).
• Combinación de dos vocales iguales (ejemplos: leer, peleé, dehesa).
• Combinación de una vocal abierta átona (a, e, o) + una vocal cerrada tónica (i, u), o viceversa. En estos casos, se rompe el diptongo y no se siguen las reglas generales de acentuación, sino que se acentúa siempre la vocal cerrada tónica para marcar el hiato (ejemplos: raíz, oír, laúd).

La Tilde Diacrítica

Se utiliza para diferenciar parejas de palabras monosílabas que se escriben igual pero tienen significados diferentes.

• Mí (pronombre personal) frente a mi (posesivo): Estaba detrás de mí. / Mi libro es ese.
• Tú (pronombre personal) frente a tu (posesivo): Díselo tú. / Déjame tu ordenador.
• Él (pronombre personal) frente a el (artículo masculino): Él llegó tarde. / Me gusta el amanecer.
• Dé (forma del verbo dar) frente a de (preposición): Es mejor que te lo dé. / Es el hermano de María.
• Sé (forma del verbo saber o ser) frente a se (pronombre): No lo sé. / Se llama Carla.

El uso de la tilde diacrítica también sirve para diferenciar pronombres interrogativos y exclamativos (qué, cuándo, cómo) de sus correspondientes relativos o conjunciones (que, cuando, como).

• ¿Cómo lo has hecho? / Hazlo como quieras.
• ¡Cómo hace Miguel las tortillas! / Miguel hace las tortillas como su madre.

Además, hay otros casos como aún (cuando equivale a todavía) frente a aun (cuando equivale a hasta o incluso).

• Aún quedan entradas a la venta.
• Nunca es tarde para obtener la ciudadanía: aun a los 99 años.

Abreviaturas y Siglas

Abreviaturas

Es la representación reducida de una palabra o grupo de palabras mediante alguna de sus letras. Las abreviaturas finalizan con un punto (.) o una barra (/). Ejemplo: A/A (A la atención de).

Siglas

Una sigla es una palabra formada por las iniciales de los términos que integran una denominación compleja. Se utilizan para referirse de forma abreviada a organismos, empresas, sistemas, etc. Ejemplos:

• BE: Banco de España
• BOE: Boletín Oficial del Estado
• CEOE: Confederación Española de Organizaciones Empresariales
• CIF: Código de Identificación Fiscal
• DNI: Documento Nacional de Identidad
• FMI: Fondo Monetario Internacional
• FP: Formación Profesional
• IPC: Índice de Precios al Consumo
• IRPF: Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas
• IVA: Impuesto sobre el Valor Añadido
• ONU: Organización de las Naciones Unidas
• PIB: Producto Interior Bruto
• PVP: Precio de Venta al Público
• PYME: Pequeña y Mediana Empresa
• RAE: Real Academia Española
• RENFE: Red Nacional de los Ferrocarriles Españoles

Redacción de Cartas Comerciales

La carta comercial es un documento de comunicación externa utilizado por las empresas para intercambiar información y establecer relaciones comerciales con clientes, proveedores y otras entidades.

Estructura de una Carta Comercial

Encabezado

• Membrete: Nombre de la empresa, logotipo, isotipo, dirección completa (calle, código postal, localidad y provincia) y correo electrónico.
• Destinatario: Nombre completo y tratamiento (ej. Dña. Andrea Solís).
• Lugar y fecha: Ejemplo: Arganda del Rey, 12 de noviembre de 2025.
• Asunto y referencias: Ejemplo: Asunto: Contrato de trabajo.
• Saludo: Formal y adecuado al destinatario (ej. Estimada señora Solís:).

Cuerpo

Se divide en tres partes:

1. Introducción: Planteamiento inicial del tema. Se suele utilizar para hacer referencia a correspondencias anteriores, agradecer al destinatario o describir los motivos de la carta. Debe despertar el interés del lector.
2. Desarrollo o núcleo: Se expone la idea principal de la carta de forma clara y ordenada, presentando todos los hechos y circunstancias relevantes.
3. Conclusión: Idea final que resume el desarrollo e incita al lector a realizar una acción (una compra, una solicitud de información, el pago de una deuda, etc.).

Algunas frases de inicio comunes:

Les comunicamos que…
Nos complace comunicarles que…
Hemos recibido su carta con fecha…
Es un placer informarle de que…
Volvemos a ponernos en contacto con usted para…

Cierre

• Despedida: Fórmula de cortesía (ej. Atentamente, Un cordial saludo). Ejemplo combinado: Rogándole que nos disculpe por las molestias ocasionadas, le saludamos atentamente.
• Firma: Nombre y cargo de la persona que firma. Si se firma en nombre de otra persona, se usan las abreviaturas P. O. (por orden), P. P. (por poder) o P. A. (por ausencia o por autorización).
• Anexo: Se indica si se adjunta algún documento (ej. Anexo: Le adjuntamos el vale de promoción por apertura).

Tipos de Cartas Comerciales

• De presentación y ofertas: Se envían a clientes potenciales para dar a conocer la empresa, sus productos o servicios, o para informar sobre ofertas y novedades. Suelen acompañarse de folletos o catálogos.
• De solicitud de información: Se utiliza para obtener más detalles sobre un producto o servicio de un proveedor antes de realizar una compra.
• De solicitud de presupuesto: Se redacta cuando ya se conocen las características del producto o servicio y se necesita saber su coste y condiciones comerciales.
• De pedido: Se usa para formalizar una compra. Puede ser una carta-pedido (detalles en el texto) o una carta con pedido anexo (detalles en un documento adjunto). Implica un compromiso formal.
• De reclamación: Se envía cuando no se está satisfecho con los productos o servicios recibidos (retrasos, errores, defectos, etc.). Debe exponer los hechos con firmeza pero con respeto.
• De respuesta a una reclamación: Si se reconoce el error, se ofrecen disculpas y una solución. Si no se considera válida la queja, se argumentan los motivos de forma amable pero firme.
• De reclamación de pago: Se envía a un cliente que no ha pagado una factura en el plazo acordado. El tono se endurece progresivamente si el impago persiste.
• Circular: Es una carta con el mismo contenido que se envía a múltiples destinatarios, personalizando únicamente los datos de cada uno. Es ideal para comunicaciones masivas.

Proceso para Elaborar Cartas Comerciales

1. Planificación: Recopilar datos sobre el asunto y el destinatario, establecer el objetivo y organizar las ideas.
2. Redacción: Escribir un documento breve, claro, ordenado y bien estructurado en párrafos.
3. Revisión: Leer el documento final antes de enviarlo para comprobar que el mensaje se transmite correctamente.

Consejos para Hablar en Público

Aunque el foco es la comunicación escrita, estas recomendaciones para la comunicación oral son un excelente complemento:

• Dominar el tema de la exposición.
• Organizar el contenido de forma lógica.
• Practicar la exposición varias veces.
• Controlar los nervios.
• No recitar el contenido de memoria.
• Prestar atención al lenguaje verbal y no verbal.
• No limitarse a leer el contenido.
• Amenizar la exposición y captar la atención del público.
• Utilizar recursos audiovisuales de apoyo.
• Controlar el tiempo asignado.

Etiquetas: Comunicación escrita, ortografía española, redacción profesional, reglas de acentuación