Fundamentos de Contabilidad y Gestión Empresarial

Cuando un empresario desea mostrar la composición financiera de su empresa, lo hace a través del Estado de Situación Patrimonial.

Estado de Situación Patrimonial

• Activo: Conjunto de bienes y derechos a cobrar.
• Pasivo: Deudas u obligaciones a pagar.
• Patrimonio Neto: (Activo – Pasivo) Representa el capital inicial y los resultados acumulados de la actividad.

Ecuación Patrimonial

La ecuación fundamental de la contabilidad es:

ACTIVO = PASIVO + PATRIMONIO NETO

Cuadro de Resultados

El cuadro de resultados, también conocido como estado de resultados o estado de ganancias y pérdidas, muestra el desempeño financiero de la empresa durante un período determinado.

Tipos de Resultados:

• Positivos: Ingresos mayores a gastos (ganancia).
• Negativos: Ingresos menores a gastos (pérdida).

Ecuación de Resultado

La ecuación básica para calcular el resultado es:

RESULTADO = VENTAS - COSTO DE LA MERCADERÍA VENDIDA - GASTOS

Variaciones Patrimoniales

Las operaciones que cada empresa realiza provocan cambios o alteraciones en su patrimonio, denominadas variaciones patrimoniales. Estos cambios pueden afectar o no el valor del Patrimonio Neto (PN).

Clasificación de las Variaciones Patrimoniales:

• Variaciones cualitativas o permutativas.
• Variaciones cuantitativas o modificativas del patrimonio neto.

Variaciones Cualitativas o Permutativas

Estas variaciones cambian la forma o composición del patrimonio, pero no modifican el valor total del Patrimonio Neto. Pueden alterar solo el Activo, solo el Pasivo o ambos a la vez.

Ejemplos de Variaciones Permutativas:

• Compra de una máquina al contado:

  Se compra una máquina por $300 al contado.

  • Aumenta el Activo: al adquirir una máquina por $300 (más bienes).
  • Disminuye el Activo: al pagar en efectivo $300 (menos dinero en caja).

  Efecto: El activo cambia su composición (menos efectivo, más bienes de uso), pero el valor total del activo y, por ende, del patrimonio neto, no se altera.

• Documentación de una deuda:

  Se documenta una deuda en cuenta corriente por $50.

  • Disminuye el Pasivo: al disminuir las deudas en cuenta corriente por $50.
  • Aumenta el Pasivo: al existir un nuevo pagaré por $50.

  Efecto: El pasivo cambia su composición (menos deudas comerciales, más documentos a pagar), pero el valor total del pasivo y del patrimonio neto no se altera.

Variaciones Cuantitativas o Modificativas

Estas variaciones modifican el valor del Patrimonio Neto, ya que son transacciones que generan pérdidas o ganancias para la empresa. Las pérdidas disminuyen el patrimonio y las ganancias lo aumentan.

Ejemplo de Variación Modificativa:

• Pago de un flete:

  Se paga un flete por $50 en efectivo.

  • Disminuye el Activo: por tener menos dinero en caja al pagar el flete.
  • El flete es un gasto: una pérdida para la empresa, que se registra en el cuadro de resultados.

  Efecto: El patrimonio neto será menor que antes de pagar este gasto.

La Información en la Gestión Empresarial

Conceptos Fundamentales

• Dato: Antecedente que permite conocer con exactitud un asunto o suceso.
• Información: Aumento de conocimientos derivado del procesamiento y análisis de los datos.

Para las empresas, disponer de información útil en el momento adecuado es un recurso invaluable.

Procesamiento de Datos

Es una actividad que sirve para obtener información útil para la toma de decisiones.

Importancia de la Información

La información es crucial para reducir la incertidumbre y aumentar el conocimiento, lo que permite tomar decisiones más acertadas.

Características de la Información Contable

1. Adecuada: No debe ser ni abundante ni escasa.
2. Oportuna: Solo posee valor si se la tiene en el instante mismo que se necesita.
3. Confiable: No deben existir errores.
4. Comprensible: El lenguaje contable debe ser sencillo y claro.

Sistemas de Información Contable

Definición de Sistema

Conjunto de unidades o elementos lógicamente relacionados entre sí, con un objetivo común y cierta permanencia en el tiempo.

La información consiste en datos que han sido procesados y analizados para reducir la incertidumbre y para tomar decisiones.

Sistema de Información – Contabilidad

Conjunto de procedimientos lógicamente ordenados que, al ser ejecutados, proporcionan información para apoyar la toma de decisiones y el control de un área determinada.

Operaciones Comerciales: Compra-Venta

Definición de Compra-Venta

Operación por la cual el vendedor transmite la propiedad de un bien al comprador mediante el pago de un precio.

El Precio

Valor de un bien expresado en dinero.

Clases de Precios:

• Precio de Costo: Precio que paga el comerciante al adquirir bienes.
• Precio de Venta: Precio de costo + Ganancia del comerciante.

Tipos de Precios Adicionales:

1. Precio Interno: Precio de venta de los bienes dentro del país.
2. Precio Internacional: Precio de venta de los bienes en el exterior.
3. Precio por Mayor: Precio de venta cuando la operación se hace en grandes cantidades.
4. Precio por Menor: Precio de venta cuando la operación se hace en pequeñas cantidades.

Formas de Pago

• Pago Diferido: Modalidad de compra-venta cuando el pago se realiza en un momento posterior a la entrega del bien o servicio (a crédito).
• Pago al Contado: Modalidad de venta con el público en general, donde el pago se realiza en el momento de la transacción.

Recargos y Rebajas en los Precios

• Intereses: Son recargos que se aplican por operaciones a crédito.
• Descuentos: Son rebajas que se producen por compras al contado o por volumen.
• Bonificaciones: Es un tipo de rebaja que se produce por:
  1. Atenciones a clientes conocidos.
  2. Venta de grandes cantidades.
  3. Mercaderías con fallas.

Compras en la Empresa

Conjunto de actividades tendientes a adquirir lo necesario para el desarrollo de la empresa.

Tipos de Bienes y Gastos Adquiridos:

• Bienes de Uso: Bienes de larga duración para el uso de la empresa. Ejemplos: máquinas, herramientas, muebles.
• Bienes de Cambio: Bienes destinados a la venta. Ejemplos: materias primas, mercaderías para reventa.
• Gastos: Bienes de corta duración o servicios consumidos por la empresa. Ejemplos: papelería, tinta de impresora, servicios.

Documentos Comerciales

Son comprobantes de operaciones o transacciones comerciales (compras, ventas, pagos, cobranzas).

Importancia de la Confección de los Documentos Comerciales

• Contablemente: Fuente de información de las operaciones realizadas para efectuar las registraciones.
• Jurídicamente: Prueba de las operaciones realizadas. En caso de desacuerdo, la documentación prueba lo que afirma una de las partes.
• Función de Control: Son la base para establecer las responsabilidades de las personas en un negocio.

Conservación y Formato

• Conservación: Existe la obligación de guardar toda documentación respaldatoria durante 10 años a partir de la fecha de emisión.
• Formato: Se crean formularios con formato estandarizado que deben cumplir con la legislación vigente.

Emisión de Documentos

• El emisor del documento conserva el DUPLICADO.
• El receptor del documento conserva el ORIGINAL.

Tipos de Documentos en la Empresa:

1. Duplicados de los documentos emitidos por la empresa.
2. Originales de los documentos recibidos de terceros (proveedores, clientes).
3. Documentos internos: Generados por la empresa para respaldar operaciones efectuadas entre distintas secciones.

Diferentes Documentos Comerciales

1. Nota de Pedido

   Documento comercial que emite el comprador para dejar constancia de su intención de compra, y por lo tanto, su obligación de recibir las mercaderías. La nota de pedido debe estar firmada tanto por el comprador como por el vendedor; de lo contrario, no será válida.

2. Nota de Venta

   Cuando el comerciante no posee los formularios de nota de compra, el vendedor emite una nota de venta que la reemplaza. En ella se detallan las mercaderías, cantidad, plazo de pago, siendo firmada por las dos partes contratantes.

3. Remito

   Lo emite el vendedor para acompañar la mercadería enviada. El comprador, al recibir las mercaderías, deberá:

   1. Comparar el remito enviado por el proveedor con los bienes o servicios recibidos para verificar la concordancia.
   2. Comparar el remito con la orden de compra para verificar la similitud.

   De estar todo como se había pactado:

   1. Se ingresan los bienes en el depósito y en la ficha de stock, detallando los artículos, códigos y cantidades.
   2. Se envía el remito con la firma del comprador al proveedor.

   Si no está de acuerdo, se deben detallar las diferencias en el remito.

4. Factura

   Es el documento que el vendedor envía al comprador en el que detalla:

   1. Nombre del comprador y vendedor.
   2. Fecha y lugar de venta.
   3. Cantidad, clase, precio unitario e importe total de las mercaderías.
   4. Descuentos y bonificaciones (si aplica).
   5. Condiciones de pago.

5. Nota de Débito

   Es el documento que un comerciante envía a otro haciéndole saber que ha cargado en su cuenta un importe determinado (por ejemplo, por intereses, gastos de envío, errores en facturación).

6. Nota de Crédito

   Es el documento que un comerciante envía a otro en donde le comunica que ha descargado de su cuenta un determinado importe (por ejemplo, por devoluciones, bonificaciones, errores en facturación).

7. Resumen de Cuenta

   Las casas de comercio envían, al finalizar cada mes, a todos los clientes que les han comprado mercadería, un resumen general del estado en que se hallan sus respectivas cuentas. Este incluye:

   1. Saldo anterior.
   2. Fecha, número e importe de las facturas que le fueron remitidas.
   3. Fecha e importe de los pagos realizados por el cliente.
   4. Fecha, número e importe de las notas de débito y de crédito.
   5. El nuevo saldo ajustado.

8. Recibo

   Es una constancia escrita por la cual una persona declara haber recibido de otra una suma de dinero u otros valores. Todo recibo debe contener:

   1. Lugar y fecha en que se otorga.
   2. Nombre de la persona de quien se recibe.
   3. La cantidad de dinero, valores o bienes, escrita en letras y cifras.
   4. El concepto por el cual se ha recibido esa cantidad.
   5. La firma del que recibe.

Fichas de Control Contable

Las fichas de control son herramientas internas que permiten a la empresa llevar un seguimiento detallado de sus operaciones y saldos.

1. Ficha de Stock o de Existencia

   Detalla las entradas y salidas de bienes en unidades físicas y valores. Sirve para verificar la existencia de bienes después de cada operación y provee datos del stock mínimo y máximo que se debe mantener en los depósitos.

2. Ficha de Cuenta Corriente de un Proveedor

   Registra la deuda con el proveedor, la cual aumenta con las compras y disminuye con los pagos. Esta ficha es esencial para verificar el saldo adeudado.

3. Ficha de Cuenta Corriente de un Cliente

   Se anotan las ventas realizadas a crédito y los cobros efectuados, lo que disminuye el derecho al cobro del vendedor.

   Clasificación de Clientes Deudores:

   • Deudores Cobrables: La deuda no ha llegado a la fecha de vencimiento.
   • Deudores Morosos: Están atrasados en el pago, y ya pasó la fecha de vencimiento de la deuda.
   • Deudores Incobrables: Ha pasado el plazo de pago y no hay posibilidades razonables de cobro.

4. Ficha de Caja

   Planilla que muestra las entradas y salidas de dinero, así como el saldo del efectivo existente.

5. Ficha de Cheques Recibidos

   Muestra la entrada y salida de esos valores y el saldo de los cheques recibidos en existencia.

6. Libro de Vencimientos

   Planilla que muestra el vencimiento de los pagarés, tanto recibidos como entregados, y permite llevar el control de las cancelaciones de los documentos.

7. Ficha de Banco

   Planilla que muestra las entradas y salidas de dinero, así como el saldo de dinero existente en la cuenta bancaria.

Operaciones Bancarias Empresariales

Las empresas realizan operaciones frecuentes con las entidades bancarias, siendo titulares de una cuenta corriente bancaria que les permite las siguientes operaciones:

• Hacer depósitos en efectivo o cheques de terceros (clientes).
• Emitir cheques para efectuar pagos.
• Pagar gastos mediante débito directo en la cuenta corriente.
• Obtener préstamos.

Características de la Documentación Bancaria

• Nota de Crédito Bancaria: Aumenta el saldo de la cuenta corriente. Se utiliza para:
  • Registrar depósitos.
  • Anotar préstamos bancarios recibidos.
• Cheques: Se usan para efectuar pagos, disminuyendo el saldo de la cuenta bancaria.
• Nota de Débito Bancaria: Disminuye el saldo de la cuenta corriente. Se utiliza para:
  1. Anotar el pago de servicios.
  2. Anotar el pago de préstamos bancarios.
  3. Registrar los gastos bancarios (comisiones, mantenimiento).

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