26 Abr
Sistema de Compras y Cuentas por Pagar
Objetivos del Sistema
Tiene a su cargo la gestión del abastecimiento de los recursos necesarios para el funcionamiento de la empresa, incluyendo la administración de las cuentas por pagar y de los pagos a proveedores. Se debe aprovechar al máximo las posibilidades que ofrecen las computadoras; lograr la actualización automática de los registros que se ven afectados por las diferentes operaciones, y el almacenamiento de las transacciones con el objeto de generar los subdiarios correspondientes, el respectivo asiento resumen para el libro diario y otros informes.
Aspectos Clave a Considerar
Que admitan operaciones en moneda nacional como en extranjera; que las órdenes de compra incluyan adicionales como fletes e impuestos, cotizados por el proveedor en forma separada; que juntamente con la captura de datos del informe de recepción, remito del proveedor o factura, etc., el control de cumplimiento de la orden de compra se realice en forma automática.
Documentos Generados
Son necesarios los pedidos de cotización, las órdenes de compra y los informes de recepción. También se deben generar las solicitudes de compra de los usuarios y los pedidos de reaprovisionamiento del sector de almacenes.
Archivos del Sistema
El sistema hará uso de una serie de archivos como, por ejemplo: Maestro de proveedores, solicitud de compras, pedidos pendientes, saldos, etc.
Módulos Adicionales (Opcionales)
Módulos adicionales optativos para administrar documentos a pagar. En caso de cancelarse una deuda en cuenta corriente con documentos, el sistema realiza automáticamente tanto la baja de la deuda en cuenta corriente como el alta del documento entregado.
Estructura del Sistema
Los antiguos sistemas separaban las compras de las cuentas corrientes con proveedores en respectivos sistemas. Las mejores piezas de software los agrupan en subsistemas o módulos que pueden comprender la administración de proveedores, de solicitudes de compras, pagos de cuenta corriente, etc. Estos archivos estarán afectados por el sector de ventas, compras o producción.
Módulos Principales del Sistema
Módulo: Detección de la Necesidad de Compra
Artículo con Stock
El sector de almacenes es el encargado de pedir reaprovisionamiento cuando el stock de artículos vulnere su punto de pedido.
- Stock mínimo: Corresponde al consumo estimado de un producto durante su reaprovisionamiento.
- Punto de pedido: Stock mínimo + margen de seguridad.
Artículos sin Stock
Artículos de consumo no habituales, para los cuales se emitirá un formulario de solicitud de compra desde los distintos sectores.
Límites de Autorización de Compras
Precisos y relacionados tanto con el nivel jerárquico como con la especialidad del funcionario que pueda autorizar la compra.
Módulo: Selección del Proveedor y Adjudicación
Recibidos los pedidos de reaprovisionamiento y solicitudes de compras, el área de compras procede a cotejar las firmas en dichos formularios y a consultar el registro de proveedores para solicitarles cotización. El pedido de cotización se hace por escrito y la cotización del proveedor también. Recibidas las cotizaciones, se selecciona la más conveniente en cuanto a precio, calidad, plazos de entrega, condiciones de pago, plazo de mantenimiento de la oferta, garantías, etc., y se emite la OC al proveedor.
Módulo: Recepción, Control y Almacenamiento
La entrega de las mercaderías se produce en el sector de recepción, quien emite el formulario de informe de recepción luego de efectuar controles. La mercadería sufre control de calidad antes de su almacenamiento, dejando tanto el sector de control de calidad como el de almacenamiento constancia de ello.
De esta manera, compras da por concluida la gestión de compras, y contabilidad prepara adecuadamente las tareas que le esperan en el próximo módulo. Almacenes procede a la registración del ingreso de mercaderías, recibiendo las mismas junto con el remito y el informe de recepción (copias).
Módulo: Control de la Compra y Registración
El sector de contabilidad reúne los documentos representativos de los distintos pasos del circuito de compras: OC, OCI, IR, Remito. Al recibir la factura, procederá a su control y registración, quedando como una cuenta por pagar.
Módulo: Administración de Proveedores
Se encarga de la administración de datos fijos de los proveedores, por ejemplo: código de proveedor, apellido y nombre, teléfono, etc.
Este módulo trabaja con archivos que contienen información poco volátil, ya que no es frecuente la pérdida de vigencia de la información. También deben administrarse adecuadamente los precios de las últimas compras, las condiciones, etc.
Módulo: Secuencia de Transacciones: Compras y Pagos
Este proceso genera y utiliza archivos de transacciones, aquellos que nacen con la carga de los datos de las solicitudes y pedidos de los usuarios y almacenes. Luego de una selección, depuración y agregación de datos de los archivos, se pueden generar las solicitudes de compra y pedidos de reaprovisionamiento, selección de proveedores, emisión de pedidos de cotización, etc.
Subprocesos de la Secuencia Compras-Pagos
Para mayor claridad, los descomponemos en 6 subprocesos:
- Detección de la necesidad de compra.
- Selección del proveedor.
- Evaluación de propuestas y adjudicación.
- Revisión y control.
- Control de compras y registración.
- Pagos.
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