14 Feb
3. Las precedencias: Qué son y cómo interpretarlas en actos oficiales. Ordenación de precedencias e invitados
Precedencia es la exigencia de regulación jerárquica de actores y asistentes. Se determinará prelativamente de acuerdo con lo dispuesto en el presente Ordenamiento, por su normativa propia, y en su caso, por la tradición o costumbre habitual del lugar. En ningún caso podrá alterarse el orden establecido para las instituciones del Estado señaladas en el presente Ordenamiento.
Prelativamente significa el modo en que se determina la precedencia.
Es un modo prelativo, normativo y jerárquico. Hay personas que se sitúan antes que otras, según el Ordenamiento, si no lo hay decreto, por su normativa propia y en tercer lugar por las costumbres. Con el protocolo, se actúa automáticamente, se ahorra tiempo.
Es un modo prelativo, normativo y jerárquico. Hay personas que se sitúan antes que otras, según el Ordenamiento, si no lo hay decreto, por su normativa propia y en tercer lugar por las costumbres. Con el protocolo, se actúa automáticamente, se ahorra tiempo.
En actos oficiales se interpretan por: Observación y aplicación del Real Decreto de Precedencias.
En actos no oficiales hay mayor flexibilidad, maniobrabilidad y capacidad de gestión.
En cuanto a la ordenación de precedencias e invitados: Existen tres rangos de ordenación:
– El individual o personal. Regula el orden singular de las autoridades, titulares de cargos públicos o personalidades.
– El departamental regula la ordenación de los Ministerios.
– El colegiado regula la prelación entre las Instituciones y Corporaciones cuando asistan a los actos oficiales con dicha presencia institucional o corporativa, teniendo así carácter colectivo y sin extenderse a sus respectivos miembros en particular.
Respecto a los invitados, se aplican los mismos sistemas de ordenación que para las presidencias, determinando el sitio de cada uno según los protocolos.
4. La gestión de las invitaciones. Convocar y comunicar
– La naturaleza del acto condiciona el tipo de invitación.
– Exigencia de máxima identidad corporativa (presidencia visual).
– Doble personalización: del envío y de la invitación.
– Información suplementaria. Recomendable.
El tarjetón de invitación, un documento dentro de un proceso.
– No consiste en hacer sino en gestionar.
– Ojo a la base de datos y a los tiempos (jerarquizada y actualizada).
Proceso de invitar
1. Base general de datos con ficheros personalizados. Datos básicos de cada invitado.
Campos de la base de datos: Nombre y apellidos, cargo, tratamiento, institución, datos de contacto, orden protocolario, título, profesión, efemérides, histórico y nombre y apellidos consorte y tratamiento.
2. Listado de selección de invitados para cada acto. Consiste en la elaboración del listado de actos potenciales.
3. Programa para edición y diseño de invitaciones. Conseguiremos una normalización del estilo y de la estructura de contenidos.
4. Elaboración de listado de confirmaciones de asistencia. Se hace sobre la marcha con anotaciones de fecha y hora en que se concreta. Con precisión de representatividad y especificación de tratamiento protocolario.
5. Reproducción a escala del salón de actos. Especificando la numeración de los asientos. Debemos tener un documento guía para acelerar el acomodo de invitados.
6. Elaboración de acreditaciones. Distintas según los públicos en cuanto a formato y color. Herramienta de orden de prevención. Facilita el acceso, regula los flujos y garantiza una correcta ubicación.
7. Seguimiento y control de aspectos complementarios: Ajenos al desarrollo del acto. Alojamientos y desplazamientos de invitados principales. Atención permanente a las eventualidades imprevistas.
Formas de invitar
– Para actos abiertos (carta personalizada, tarjetones y difusión medíática).
– Para actos cerrados (carta personalizada y tarjetón).
– De concurrencia reducida (carta personalizada o llamada telefónica).
– Actos urgentes (teléfono y mail).
– Para los olvidos (invitación personalizada con disculpa).
El tarjetón de invitación:
Debe ser clásico y habitual, con más solemnidad y menos innovación, con una estructura sencilla y diseño austero. En la parte posterior debe tener el logotipo de la institución anfitriona y por debajo la persona que invita. Debe contener unos datos especiales como son: Identidad y motivación del acto, datos de localización (fecha, hora y lugar) y datos complementarios (etiqueta y exigencia de confirmación)
La invitación:
– Debe darse con la suficiente antelación (según acto e invitado): Dos semanas, público general. Un mes mínimo, autoridades locales y autonómicas. Altas autoridades, más tiempo incluso.
– Elección del canal propicio. A las autoridades, carta personalizada. Al público en general, tarjetón de invitación.
– Exigencia de envío y de confirmación (para establecimientos de ubicaciones y precedencias).
– Necesidad de bases de datos actualizadas debidamente.
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