05 Jun

Conceptos Esenciales en Sistemas de Información Empresarial

Este documento aborda aspectos fundamentales de los sistemas de información, incluyendo ERP, gestión por procesos, Business Intelligence (BI) y Automatización Robótica de Procesos (RPA), a través de afirmaciones y preguntas clave.

Afirmaciones Clave sobre ERP y Sistemas Integrados

  • Frase: Un ERP es un software que permite la digitalización de procesos de negocio, permitiendo entre otras cosas la implantación de una gestión por procesos ágil en la empresa.
    ❌ FALSO. El ERP digitaliza procesos funcionales, pero no implanta la gestión por procesos; eso lo hace un BPMS (Business Process Management System).

  • Frase: Una vez se ha seleccionado la marca del software ERP a implantar, se comienza la fase de análisis por parte de la consultora implantadora donde se deberán determinar los requerimientos y necesidades a cubrir.
    ❌ FALSO. La fase de análisis precede a la selección del software; se utiliza para definir los requisitos y necesidades.

  • Frase: Cuando en una empresa hay un ERP implantado, cada departamento tiene un software de gestión y una base de datos propia para poder responder eficazmente a sus necesidades de información.
    ❌ FALSO. El ERP utiliza una base de datos única y compartida por todos los departamentos, promoviendo la integración de la información.

  • Frase: La existencia de sistemas de información no integrados genera problemas a la organización, como la imposibilidad de disponer de información para la toma de decisiones.
    ✅ VERDADERO. Los sistemas no integrados suelen provocar datos duplicados, inconsistencias y una baja calidad informativa, dificultando la toma de decisiones.

  • Frase: La personalización o desarrollo a medida de un ERP implica modificar el ERP para que sea capaz de hacer aquello para lo que no fue diseñado la versión estándar, y así permitir implementar e integrar todos los módulos de un paquete ERP.
    ❌ FALSO. La personalización adapta funciones específicas, pero no es un requisito para integrar todos los módulos de un paquete ERP estándar.

  • Frase: La parametrización consiste en que la empresa cliente determine cuáles de los parámetros ofrecidos por el software ERP se van a modificar de forma que la versión estándar del ERP se personalice a las necesidades y formas de proceder específicas de la empresa.
    ✅ VERDADERO. La parametrización ajusta el comportamiento del ERP sin necesidad de programación, adaptándolo a los procesos y necesidades específicas de la empresa.

  • Frase: Uno de los principales criterios para evaluar la idoneidad de una solución de software ERP es la necesidad de desarrollo de personalizaciones o desarrollos a medida.
    ✅ VERDADERO. Evaluar el grado de personalización requerido es crucial para estimar el coste, la complejidad y el tiempo de implantación del ERP.

  • Frase: Uno de los principales criterios para evaluar la idoneidad de una solución de software ERP son los acuerdos de nivel de servicio (SLA) que se definen para garantizar la cobertura de servicio de los proveedores de TI a las necesidades de la empresa.
    ✅ VERDADERO. Los SLA (Service Level Agreements) aseguran el soporte, la disponibilidad y la continuidad operativa, aspectos clave al valorar proveedores de ERP.

  • Frase: Uno de los principales criterios para evaluar la idoneidad de una solución de software ERP es su capacidad de parametrización, es decir, de configuración y ajuste de una serie de parámetros definidos a priori.
    ✅ VERDADERO. Cuanto mayor sea la capacidad de parametrización de un ERP, más fácil y económico será adaptarlo a las necesidades de la empresa sin recurrir a desarrollos complejos.

  • Frase: La Automatización Robótica de Procesos (RPA) es una forma de automatizar tareas administrativas repetitivas basadas en computadora manuales repetitivas, que imita las tareas anteriormente realizadas por humanos en un sistema informático, sin intervención humana.
    ✅ VERDADERO. La RPA automatiza tareas informáticas repetitivas y basadas en reglas, simulando la interacción humana con aplicaciones de software.

Ventajas y Riesgos de las Características Fundamentales del ERP

  • Software Único e Integrado

    • ✔ Ventaja: Información unificada y coherente en toda la organización.
    • ⚠ Riesgo: Alta dependencia del sistema y posible punto único de fallo.

  • Proveedor Externo (Fabricante/Consultor)

    • ✔ Ventaja: Acceso a soporte experto y conocimiento especializado.
    • ⚠ Riesgo: Dependencia del proveedor y posibles sobrecostes.

  • Software Estándar Parametrizable

    • ✔ Ventaja: Rápida implantación y menor coste inicial.
    • ⚠ Riesgo: Poca adaptación si los procesos de negocio son muy específicos o únicos.

  • Personalización y Desarrollos a Medida

    • ✔ Ventaja: Ajuste total a las necesidades y particularidades de la empresa.
    • ⚠ Riesgo: Coste elevado, mayor complejidad y dificultad en futuras actualizaciones del sistema.

Aspectos Clave en la Implementación de un ERP

  • Fases de un ERP Comercial

    ¿Son necesarias todas las fases en un ERP comercial? Sí, pero el análisis de procesos gana peso y el desarrollo pierde importancia.

    ¿Qué actividades ganan o pierden importancia?

    • ✔ Ganan: Análisis de procesos, formación de usuarios, gestión del cambio organizacional.
    • ❌ Pierden: Desarrollo técnico de código.

  • Factores Clave para Seleccionar un ERP

    Ajuste funcional a las necesidades del negocio, coste total de propiedad (TCO), reputación y experiencia del proveedor, facilidad de integración con otros sistemas y calidad del soporte técnico post-implantación.

  • Aspectos Críticos al Elegir una Consultora Implementadora

    Experiencia demostrada en el sector, calidad y composición del equipo asignado al proyecto, metodología de implementación propuesta, referencias de clientes anteriores y el soporte post-implantación ofrecido.

  • Tipos de Costes en un Proyecto ERP

    Licencias de software, servicios de consultoría, formación de usuarios, dedicación de personal interno de la empresa, mantenimiento continuo y posibles desarrollos a medida.

  • Razones por las que un ERP es un Proyecto Organizativo

    Un proyecto ERP es inherentemente organizativo porque:

    1. Cambia y optimiza los procesos de negocio existentes.
    2. Afecta a todos los departamentos y niveles de la organización.
    3. Requiere una formación exhaustiva de los usuarios.
    4. Implica una gestión activa del cambio cultural y operativo.
    5. Modifica las estructuras de decisión y la forma de trabajar.

  • Contrato de Implementación de ERP

    • ✔ Propósito: Formalizar el acuerdo y los términos del proyecto de implementación.
    • 📋 Contenido: Alcance funcional del sistema, calendario de hitos, coste total, recursos asignados por ambas partes y condiciones de soporte.
    • 📍 Fase: Se formaliza al final de la fase de análisis.

Gestión de Procesos, Business Intelligence y Automatización

Afirmaciones Clave sobre Gestión de Procesos, BI y RPA

  • Frase: La gestión por procesos no es sino un mecanismo de coordinación digital…
    ❌ FALSO. No es solo coordinación digital; implica un cambio organizativo y cultural profundo, y no siempre conlleva digitalización automática.

  • Frase: El papel que juegan los propietarios de los procesos es crucial…
    ✅ VERDADERO. Son responsables del proceso completo, incluso cuando cruza departamentos, y poseen autoridad funcional en su ámbito para asegurar su eficiencia.

  • Frase: Los workflows facilitan la identificación y diseño de los procesos clave.
    ❌ FALSO. Los workflows automatizan procesos ya diseñados, no los identifican ni los diseñan. Esa labor corresponde al análisis previo o a un BPMS.

  • Frase: Un workflow define y gestiona las transferencias de datos… y proporciona KPIs estratégicos.
    ❌ FALSO. Un workflow automatiza tareas y flujos de datos, pero no genera KPIs estratégicos. Esa función es propia de las herramientas de Business Intelligence (BI).

  • Frase: Tratar con datos no estructurados… requiere la definición de un caso de negocio para extraer información.
    ✅ VERDADERO. Es fundamental definir un caso de negocio claro para saber qué información relevante buscar y extraer de los datos no estructurados.

  • Frase: La trampa de confirmación sucede cuando se organizan diferentes equipos…
    ❌ FALSO. Organizar diferentes equipos con perspectivas diversas es una estrategia para evitar la trampa de confirmación. El sesgo de confirmación ocurre cuando se buscan o interpretan datos que confirman ideas o hipótesis previas.

  • Frase: Aprendizaje automático es una aplicación de IA…
    ✅ VERDADERO. El aprendizaje automático (Machine Learning) permite a los sistemas aprender y mejorar a partir de datos sin ser programados explícitamente, y puede integrarse en procesos de negocio.

  • Frase: Los árboles de decisión permiten identificar tendencias…
    ✅ VERDADERO. Los árboles de decisión son técnicas de análisis predictivo que detectan patrones, clasifican datos y ayudan a tomar decisiones informadas a partir de grandes volúmenes de datos.

  • Frase: El factor más relevante para el éxito del BI es definir indicadores críticos…
    ✅ VERDADERO. Es crucial definir desde el principio los indicadores clave de rendimiento (KPIs) y las dimensiones relevantes para asegurar que el BI proporcione información útil y estratégica.

  • Frase: Entre las etapas más costosas están la limpieza de datos y la definición del impacto esperado…
    ✅ VERDADERO. La limpieza de datos (data cleansing) es una de las fases más intensivas en tiempo y recursos en cualquier proyecto de datos.

Preguntas Frecuentes sobre Sistemas de Información y Procesos

Gestión por Procesos

  • ¿Por qué es un cambio cultural la gestión por procesos?
    Porque introduce nuevos roles, como el «propietario del proceso», y rompe la jerarquía tradicional basada en departamentos, fomentando una visión transversal de la organización.

Digitalización de Procesos

  • Dos ventajas de digitalizar procesos:
    Estandarización de operaciones y reducción significativa de costes operativos.

Workflow y BPMS

  • Relación y diferencias entre Workflow y BPMS:
    Ambos digitalizan procesos. Sin embargo, el Workflow se centra en automatizar tareas y flujos de trabajo específicos, mientras que un BPMS (Business Process Management System) gestiona el ciclo de vida completo del proceso, desde su diseño y modelado hasta su ejecución, monitoreo y optimización continua.

  • Requisitos para digitalizar un proceso con BPMS:
    Debe ser un proceso estructurado, repetible, con roles y responsabilidades claramente definidos, y susceptible de mejora continua.

  • ¿Qué aporta un BPMS si ya hay un ERP?
    Un BPMS complementa al ERP al proporcionar mayor flexibilidad y una gestión transversal orientada a procesos, permitiendo orquestar flujos de trabajo que pueden involucrar múltiples sistemas, incluido el ERP.

Business Intelligence (BI)

  • Funcionalidades y ventajas del BI (2 de cada):

    • Funcionalidades: Visualización de datos en tiempo real, creación de cuadros de mando interactivos.
    • Ventajas: Facilita la toma de decisiones eficaces, asegura la consistencia y el acceso compartido a los datos.

  • Cuatro pasos del ciclo de datos:
    Captura de datos, limpieza y preparación, análisis de la información, y comunicación de resultados.

  • Relación entre Big Data y Data Mining:
    Big Data se refiere a la fuente masiva y diversa de datos. Data Mining es el proceso de extraer valor, patrones y conocimientos ocultos de esos grandes volúmenes de datos.

  • ¿Qué aporta un BI a un ERP?
    Un BI transforma los datos operativos almacenados en el ERP en indicadores útiles y estratégicos, permitiendo a la dirección tomar decisiones tácticas y estratégicas basadas en información consolidada.

Automatización Robótica de Procesos (RPA)

  • ¿Qué es un RPA y cuándo conviene?
    Un RPA (Robotic Process Automation) es un software que automatiza tareas repetitivas y basadas en reglas que se realizan en un ordenador. Conviene implementarlo en procesos rutinarios, con reglas claras, alto volumen de transacciones y que no requieran juicio humano.

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