22 Jul

Introducción

Una ubicación adecuada de las materias primas optimiza el espacio destinado al almacenamiento, permite realizar las actividades de colocación y extracción de forma más fluida y eficiente; además de fomentar una correcta conservación de los alimentos. Existen diversos sistemas de almacenamiento que cada empresa adapta para optimizar sus operaciones y maximizar beneficios.

El Almacén

Se define como el edificio o espacio físico donde se guardan o depositan mercancías y materiales, y en ocasiones, se comercializan productos al por mayor.

Los almacenes son centros neurálgicos en la cadena de suministro, actuando como reguladores del flujo de existencias. Están estructurados y planificados para desempeñar funciones esenciales como la recepción, conservación, control y expedición de mercancías y productos.

Funciones y Actividades Clave en el Almacén

FUNCIONES

ACTIVIDADES

Recepción de Materias Primas

Dar entrada a los productos o ingredientes enviados por los proveedores.

Almacenamiento

Colocar la mercancía en la zona idónea del almacén, con el fin de poder acceder a ellas y localizarlas fácilmente.

Conservación y Mantenimiento

Conservar la mercancía en perfecto estado durante su permanencia almacenada.

Gestión y Control de Existencias

Determinar la cantidad óptima a almacenar de cada producto y calcular la frecuencia de los pedidos.

Extracción

Inicia con la recepción del pedido del cliente; el proceso consiste en seleccionar la mercancía, el embalaje adecuado y coordinar el medio de transporte.

Clasificación de Almacenes

La actividad de almacenaje se lleva a cabo en diversas empresas, con distintas naturalezas y bajo variados acuerdos económicos y legales. Por ello, los almacenes se clasifican según sus características comunes, atendiendo a los siguientes criterios:

  • El grado de protección que ofrecen contra agentes atmosféricos.
  • La actividad empresarial y las características de las mercancías almacenadas.
  • La función logística de distribución o lugar de ubicación.
  • El grado de mecanización de las instalaciones.
  • La titularidad o propiedad del local destinado al almacenamiento.

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Según la Estructura y Protección

La estructura del local y sus instalaciones protegen las mercancías contra agentes atmosféricos como el sol, la lluvia o el viento. Según el grado de protección, estos pueden ser:

  1. Almacenes a cielo abierto: Carecen de edificación y sus espacios están delimitados por vallas.
  2. Almacenes cubiertos: Están construidos para proteger la mercancía de las inclemencias climáticas. Suelen edificarse con hormigón, paneles metálicos o ladrillos.

Según la Actividad Empresarial

Empresa Comercial: Es el almacén utilizado por comerciantes mayoristas y minoristas. Dentro de este, se pueden establecer subdivisiones para productos que requieren condiciones especiales de conservación.

Empresa Industrial: Este tipo de empresa utiliza varios almacenes, siendo los más importantes:

  • Almacén de materias primas: Ubicado dentro del recinto de la planta de producción, contiene los materiales, suministros, envases, etc., utilizados durante el proceso productivo. Dependiendo del tipo de empresa, puede ser al aire libre o cubierto.
  • Almacén de productos terminados: Su ubicación puede ser en el recinto de la fábrica o próxima a ella, ya que su función principal es suministrar elaboraciones u otros productos a diversas empresas.

Según la Función Logística y Ubicación

Atendiendo a su localización en la cadena de suministro, los almacenes se clasifican en:

  • Almacén Central: Se encuentra cerca del centro de fabricación y debe estar preparado para manipular unidades de carga de grandes dimensiones. Suele ser de gran capacidad, ya que es la fuente de suministro para otros almacenes regionales.
  • Almacén de Tránsito: Se utiliza para optimizar costes de distribución cuando la zona a cubrir por el almacén regional es muy extensa y el trayecto supera una jornada de transporte. Estos almacenes se ubican en puntos estratégicos y están dotados de medios mecánicos para agilizar la carga y descarga de mercancías.
  • Almacén Regional: Suministra a clientes y mayoristas de una determinada región o comarca. Se utiliza para abastecer un mercado concreto y debe estar lo más cerca posible de los puntos de venta.

Según el Grado de Automatización

La mecanización o automatización de los almacenes influye directamente en su utilidad, hasta el punto de que algunas mercancías solo pueden ser almacenadas con ciertos medios mecánicos. Atendiendo a estos medios, se clasifican en los siguientes tipos:

  • Almacén Convencional: Equipado con estanterías y medios sencillos para el transporte interno. Las actividades se realizan de forma manual o mediante carretillas elevadoras convencionales.
  • Almacén Automatizado: La mayoría de las actividades se realizan con medios mecánicos, minimizando la intervención del personal.
  • Almacén Automático: Todos los movimientos se efectúan mediante órdenes provenientes de un ordenador central. En estos casos, se instalan aparatos totalmente automáticos y programables para la carga y descarga de las estanterías.

Según la Titularidad o Propiedad

Independientemente de las actividades que se realicen en ellos, los almacenes se pueden clasificar según su titularidad o propiedad en los siguientes tipos:

  • Almacén Privado: Propiedad de la empresa titular de la mercancía almacenada. La inversión en el local y los gastos asociados corren a cargo de dicha empresa, que espera obtener ventajas y rentabilizar la inversión en equipos y edificio.
  • Almacén en Alquiler: Propiedad de compañías que ofrecen servicios de almacenaje a otras empresas.
  • Almacén en Régimen de Leasing: Su uso se establece bajo un contrato de alquiler a largo plazo, con opción a compra si el propietario decide vender. Las ventajas de este tipo de almacén incluyen tarifas de alquiler más bajas y la posibilidad de que el usuario controle tanto el espacio de almacenaje como las operaciones realizadas en él.

Sistemas de Almacenaje

Los sistemas de almacenaje se refieren a las configuraciones y métodos utilizados para organizar y guardar mercancías sobre estanterías o estructuras. Su objetivo principal es optimizar el uso del espacio, tanto en superficie como en altura, dentro de un edificio. Las estanterías son estructuras independientes, fijadas al suelo o al techo, donde se depositan las mercancías. Son medios estáticos cuya altura y separación están determinadas por las dimensiones del local y las características de los medios de elevación.

Almacenaje Convencional

Consiste en almacenar productos combinando mercancías paletizadas con artículos sueltos que se manipulan manualmente. Los niveles altos pueden destinarse a pallets completos y los más bajos a la preparación manual de pedidos.

Ventajas:
  • Permiten el acceso directo a cada pallet sin necesidad de mover o desplazar los restantes.
  • Facilitan un control rápido del producto.
  • Permiten una distribución lógica del espacio.
Inconvenientes:
  • No siempre facilita la salida física de la mercancía por el método FIFO (First In, First Out).
  • El volumen de mercancía almacenada está limitado por los medios de manipulación.
  • No admiten pallets de varias medidas, ya que los niveles están configurados según dimensiones estándar.

Almacenaje Compacto

Consiste en formar bloques de mercancías paletizadas sobre estanterías, aprovechando la altura máxima permitida por los medios mecánicos.

Ventajas:
  • Mayor aprovechamiento del espacio del almacén.
  • Mayor protección de la mercancía almacenada.
  • Ahorro de espacio en los pasillos.
Inconvenientes:
  • Permite una sola referencia por pasillo.
  • Solo admite pallets de una única dimensión.
  • La manutención suele ser más lenta.

Almacenaje Dinámico

Se utiliza para mercancías que requieren una rotación perfecta, ya que el flujo del stock responde a criterios de salida como FIFO (First In, First Out) o LIFO (Last In, First Out).

Almacenaje Móvil

En este sistema, se instalan estanterías convencionales sobre plataformas o raíles que permiten moverlas para crear un pasillo de acceso. De esta forma, se optimiza el espacio al poder acceder a la mercancía seleccionando el pasillo necesario.

Gestión de Stocks e Inventarios

Se denomina stock o existencias de una empresa al conjunto de materiales y artículos almacenados, tanto los necesarios para el proceso productivo como los destinados a la venta.

La Gestión de Existencias

La gestión de existencias implica mantener los niveles adecuados de inventario en una empresa para satisfacer la demanda del cliente. Es crucial considerar dos factores básicos:

  • Disponer de suficiente stock para cubrir la demanda.
  • Minimizar los costes de almacenamiento y hacer frente a posibles imprevistos.

Objetivos de la Gestión de Stocks:

  • Reducir al mínimo posible los niveles de existencias.
  • Asegurar el suministro de productos en el momento adecuado al área de producción o al cliente.

Clasificación de Stocks y Punto de Pedido

Los tipos de existencias o stocks se catalogan según la siguiente clasificación, basada en la cantidad de productos disponibles en las zonas de almacenamiento:

  1. Stock Máximo: Cantidad máxima permitida de un producto en el almacén, limitada por la capacidad del mismo y el capital invertido.
  2. Stock Operativo: Cantidad total de stock que cubre la demanda normal de los clientes, permitiendo atender las necesidades de consumo.
  3. Stock Mínimo: Cantidad mínima de un producto en el almacén que permite satisfacer la demanda normal sin imprevistos. Se define por la probabilidad de que se produzcan roturas de stock, es decir, la falta de existencias para atender pedidos.
  4. Stock de Seguridad: Parte del stock total que se mantiene para hacer frente a demandas anormales o superiores a lo previsto, o a retrasos en los suministros del proveedor.
  5. Rotura de Stock: Situación que ocurre cuando un artículo no se reaprovisiona y sus existencias se agotan, impidiendo satisfacer las necesidades de consumo del producto en cuestión. Si el nivel de stock llega a cero, la producción del artículo (o del producto que lo contiene) se detiene. Las consecuencias incluyen:
    • Mala previsión de la demanda.
    • Desabastecimiento de los clientes.
    • Pérdida de ventas y beneficios.
    • Necesidad de negociar con otros proveedores (posiblemente a mayor coste).

El Punto de Pedido

Es el número de unidades necesarias para cubrir la previsión de ventas durante el plazo de entrega del proveedor. Al punto de pedido se le añade el stock de seguridad para evitar roturas de stock. El punto de pedido alerta sobre el momento óptimo para realizar un nuevo pedido, evitando así problemas en el suministro a los clientes.

Variables Clave en la Gestión de Inventario

Las variables que pueden afectar las decisiones de la empresa en la gestión de stocks son:

  1. Nivel de Servicio al Cliente: Es la relación entre los productos disponibles en el almacén y los que el cliente espera encontrar al momento de la compra. Se refiere a la satisfacción que la empresa proporciona a sus clientes.
  2. Plazo de Entrega de Proveedores: El tiempo que transcurre desde que se realiza un pedido hasta su recepción.
  3. Previsión de Ventas por Periodo: Permite determinar el nivel óptimo de mercancías a almacenar.
  4. Costes de Gestión de Existencias: Se originan por mantener stock almacenado y se clasifican en cuatro tipos principales:
    1. Costes de Adquisición: Valor de la compra de la mercancía al llegar al almacén de destino. Incluye el importe de la factura, descuentos aplicados y gastos a cargo del comprador (envases, embalajes, etc.).
    2. Costes de Almacenaje: Costes de mantenimiento asociados a tener productos almacenados. Incluyen el coste del capital invertido, el riesgo de robo, los costes del local, maquinaria, seguros, etc.
    3. Costes de Aprovisionamiento: Gastos repetitivos que se originan en la sección de compras cada vez que se realiza un pedido (ej. gastos de comunicación, material fungible como bolígrafos o folios).
    4. Costes por Rotura de Stock: Se producen cuando no se puede satisfacer la demanda por falta de existencias. Se relacionan con los beneficios que la empresa deja de obtener por ventas perdidas durante la rotura de stock y la posible reacción negativa del cliente.

Gestión de Almacenamiento en la Industria Alimentaria

La gestión de almacenamiento en la industria alimentaria está sujeta a la introducción de mejoras constantes debido a la versatilidad de la demanda de productos. Estos cambios en la gestión afectan a las materias primas, productos semielaborados y productos terminados, por lo que se deben aplicar directrices que permitan perfeccionar las operaciones de almacenamiento. Para ello, es fundamental considerar los siguientes factores:

  • Poner en valor la importancia intrínseca del almacenamiento.
  • Acordar un plan de gestión de demanda apropiado.
  • Aplicar adecuadamente la rotación como herramienta para comprobar la eficacia de la gestión del almacenamiento.
  • Realizar registros precisos para operar con niveles óptimos de inventario.

Aplicación de las TIC en la Gestión de Almacén

La aplicación de sistemas informáticos permite optimizar al máximo la gestión del almacén. Generalmente, su implantación es competencia de empresas externas especializadas. Algunas de las características principales de estos sistemas de gestión son:

  • Gestionar en línea y en tiempo real toda la información relacionada con las operaciones del almacén.
  • Gestionar la documentación necesaria para cumplir con los sistemas de control bajo la normativa europea.
  • Gestionar la trazabilidad de las mercancías para suprimir cualquier riesgo en la entrega de productos defectuosos y aplicar las acciones necesarias para evitar discrepancias con los clientes.

Actividades Prácticas: Cálculo del Punto de Pedido

El tiempo que transcurre entre un pedido y el siguiente se denomina periodo de reaprovisionamiento.

El punto de pedido (Pp) se calcula multiplicando la demanda media (Dm) por el plazo de entrega (Pe) y sumando el stock de seguridad (Ss):

Pp = (Dm x Pe) + Ss

Dm = Cantidad Consumida (Cc) / Nº Días de Actividad (Nd)

Ss = Dm x Pr (Plazo de Retraso)

Actividad 1: Hotel El Valle

El hotel El Valle mantiene su actividad 365 días al año y necesita anualmente 2550 paletillas de cordero lechal. El plazo de entrega del proveedor es de 5 días a partir de la emisión del pedido, aunque se negocian hasta dos días de plazo de retraso.

1. ¿Qué stock de seguridad se necesita?

Dm = Cc / Nº Días Trabajados = 2550 / 365 ≈ 6.98 ≈ 7 paletillas/día

Ss = Dm x Pr = 7 x 2 = 14 paletillas

2. ¿A qué nivel de existencias se debe emitir el pedido de reaprovisionamiento?

Pp = (Dm x Pe) + Ss

Pp = (7 x 5) + 14

Pp = 35 + 14 = 49 unidades

Actividad 2: Bar

Un bar mantiene su actividad durante 325 días al año y necesita anualmente 675 unidades de hígado de pato. El plazo de entrega del proveedor es de 6 días desde la emisión del pedido, aunque puede retrasarse hasta dos días.

1. ¿Qué stock de seguridad se necesita?

Dm = Cc / Nº Días Trabajados = 675 / 325 ≈ 2.07 ≈ 3 unidades/día

Ss = Dm x Pr = 3 x 2 = 6 unidades

2. ¿A qué nivel de existencias se debe emitir el pedido de reaprovisionamiento?

Pp = (Dm x Pe) + Ss = (3 x 6) + 6 = 18 + 6 = 24 unidades

Actividad 3: Pastelería Tattin

La pastelería Tattin mantiene su actividad durante 345 días al año y necesita anualmente 480 sacos de harina floja de 40 kg. El plazo de entrega del proveedor es de 4 días desde la emisión del pedido, aunque se negocian hasta 3 días de plazo de retraso.

1. ¿Qué stock de seguridad se necesita?

Dm = Cc / Nº Días Trabajados = 480 / 345 ≈ 1.39 ≈ 2 sacos/día

Ss = Dm x Pr = 2 x 3 = 6 sacos

2. ¿A qué nivel de existencias se debe emitir el pedido de reaprovisionamiento?

Pp = (Dm x Pe) + Ss = (2 x 4) + 6 = 8 + 6 = 14 sacos

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