¿Qué es una Lista de Chequeo?

La lista de chequeo es un tipo de ayuda de trabajo informativo, también conocida como listas de control u hojas de verificación.

Como herramienta metodológica, la lista de chequeo está compuesta por una serie de ítems (factores, propiedades, aspectos, componentes, criterios, dimensiones o comportamientos) que deben tomarse en cuenta para realizar una tarea, controlar y evaluar detalladamente el desarrollo de un proyecto, evento, producto o actividad. Estos componentes se organizan de manera coherente para permitir una evaluación efectiva de la presencia o ausencia de los elementos individuales enumerados, o de su porcentaje de cumplimiento u ocurrencia (Oliva, 2009).

¿Para qué sirven las Listas de Chequeo?

Las listas de chequeo tienen como propósito reducir las fallas que pueden presentarse en la ejecución de una actividad y compensar las limitaciones de la memoria humana y la atención.

En términos generales, suelen ser utilizadas para realizar comprobaciones rutinarias, de tal manera que se pueda verificar el cumplimiento de las condiciones previamente diseñadas. Cada punto verificado amerita un «visto bueno».

Una buena lista de chequeo exige claridad sobre:

• Aspectos a controlar.
• Criterios de conformidad.
• Responsable de realizar el chequeo.
• Observaciones generadas sobre cada aspecto.

Aplicaciones de las Listas de Chequeo

Las listas de chequeo pueden aplicarse de manera particular a:

1. Tareas rutinarias: Acciones que las personas realizan periódicamente para dar cumplimiento a compromisos laborales, familiares o personales. El objetivo es ejecutar lo requerido sin necesidad de pensar cada vez en las acciones necesarias. A medida que se completan, se marcan, controlando así que no se omita ninguna acción importante.
2. Tareas complejas: Ya sean periódicas o puntuales.

El punto clave de este tipo de listas es que se diseñan una vez y se utilizan las veces que sea necesario. Si no están perfectamente definidas, acordadas y al alcance de todos, las listas de chequeo para afrontar situaciones críticas pueden dar lugar a la improvisación y a puntos de criticidad, muchas veces innecesarios.

Características de las Listas de Chequeo

• Son dispositivos metodológicos y nemotécnicos que reducen la complejidad al permitir comprobar solo los elementos importantes, minimizando así los errores de omisión.
• Son fáciles de usar para personas no especialistas interesadas en entender y validar teorías, procedimientos o metodologías, ofreciendo validez y confiabilidad estadística para extrapolar información dentro de estándares establecidos.
• Obligan al evaluador a considerar por separado cada uno de los elementos de las dimensiones evaluadas en la lista.
• Poseen cualidades de reproducibilidad y contextualización.
• Son una herramienta metodológica que consta de una serie de ítems que evalúan detalladamente elementos teóricos o prácticos sobre diversas temáticas (ej. sanitarias).

Elaboración de una Lista de Chequeo

Según Oliva (2009):

Oliva (2009) anota que lo más importante para elaborar una lista de chequeo es:

1. Identificar los principales puntos contenidos en la teoría y la metodología implícita a evaluar.
2. Priorizar los contenidos evaluativos.

Pasos para elaborar una Lista de Chequeo según Mancera (2008):

Mancera (2008), por su parte, considera que para elaborar una lista de chequeo se debe tener en cuenta:

1. Paso 1: Definición. Definir quién la elaborará y cuál es su propósito. Determinar claramente el objetivo de la lista. Se recomienda tener entre 10 y 12 ítems a controlar.
2. Paso 2: Observación. Observar el proceso, actividad, equipo o proyecto a evaluar para convertirlo en ítems verificables.
3. Paso 3: Listado inicial. Analizar toda la información y elaborar un listado, describiendo los ítems que conformarán la lista de chequeo.
4. Paso 4: Filtrado. Filtrar la lista para eliminar ítems repetidos o unir varios que no requieran aparecer individualmente.
5. Paso 5: Formato y manual. Establecer el formato a utilizar y crear un manual de instrucciones.

Elementos del encabezado de la lista:

• Nombre de la empresa.
• Proyecto, trabajo o actividad a controlar, evaluar o verificar.
• Fecha.
• Responsable.
• Contenido: Definición de los ítems a evaluar, de fácil aplicación.

6. Paso 6: Prueba piloto. Realizar una prueba piloto con el formato y el manual de instrucciones.
7. Paso 7: Retroalimentación. Retroalimentar al equipo de trabajo con toda la información para realizar ajustes de forma y contenido.
8. Paso 8: Normalización y aplicación. Normalizar el formato a utilizar y aplicarlo según el cronograma establecido.
9. Paso 9: Seguimiento. Retroalimentar periódicamente los avances o retrocesos del asunto que se está controlando.

Pasos fundamentales para crear una Lista de Chequeo (según nuestra experiencia):

En consecuencia, con base en nuestra experiencia y después de analizar la información referida por los diferentes autores, consideramos que los pasos fundamentales para realizar una lista de chequeo son:

1. Definir las etapas a controlar, como resultado de la planificación del proyecto, producto o actividad.
2. «Mapear» cada actividad o fase a controlar en ítems sencillos, claros y exactos para evitar malos entendidos.
3. Asignar porcentajes de cumplimiento o ejecución, según la actividad, visualizando con colores (ejemplo):
   • 0% – 40% de cumplimiento: Color rojo
   • 41% – 89% de cumplimiento: Color amarillo
   • 90% – 100% de cumplimiento: Color verde
4. Definir una temporalidad para su aplicación que permita realizar modificaciones o acciones de transición y mejora para culminar con éxito el proyecto en desarrollo, considerando que la finalidad de una lista de chequeo es verificar o controlar.

Conclusión

En resumen, las listas de chequeo deben elaborarse para cada situación particular. Los modelos existentes pueden servir como referentes, pero siempre requerirán ajustes basados en la planificación específica de cada proyecto.

Etiquetas: Gestión de proyectos, hojas de verificación, listas de chequeo, listas de control, Productividad