Este documento ofrece una descripción exhaustiva de la nómina en el contexto de la legislación laboral española, abarcando su estructura, elaboración, datos esenciales, proceso de entrega y pago, conservación y las infracciones asociadas.

1. Concepto y Estructura de la Nómina

La nómina es un documento fundamental que el empleador está obligado a facilitar al trabajador junto con su salario. Su propósito es doble:

• Para el trabajador: Conocer con la debida claridad y separación las diferentes percepciones o devengos de su trabajo y las deducciones que legalmente procedan.
• Para el empresario: Garantiza la efectividad del pago de la nómina, y el ejemplar firmado por el trabajador sirve de justificante legal de haber satisfecho la cantidad adeudada por el trabajo realizado.

Toda nómina se divide en tres partes diferenciadas:

Encabezamiento

Contiene los datos de identificación de la empresa, el trabajador y el período liquidado.

Cuerpo

Detalla las retribuciones del trabajador, las deducciones y el importe neto resultante, así como las firmas del empresario y del trabajador.

Cuadro de Bases

Incluye las bases de cotización y retención sobre las cuales se calculan los porcentajes a ingresar a la Seguridad Social y la Agencia Tributaria, además de la contribución de la empresa a la Seguridad Social.

La legislación laboral española acepta tres modelos posibles de nómina:

• Modelo Oficial: El propuesto en la Orden Ministerial de 6 de noviembre de 2014.
• Convenio Colectivo: Un modelo establecido por el Convenio Colectivo aplicable.
• Acuerdo con la Empresa: Un modelo preimpreso o de aplicación informática validado por la Representación Legal de los Trabajadores (RLT).

2. Elaboración de la Nómina y Períodos de Liquidación

Aunque las nóminas usualmente se refieren a las retribuciones del mes en curso y se emiten al finalizar el mes natural, existen excepciones:

• Anticipos a cuenta: Los abonos por períodos inferiores al mes deben documentarse como anticipos, siendo la nómina el recibo mensual definitivo. Por ejemplo, una empresa que paga el 50% el día 15 y el resto el día 30, emitirá un recibo de anticipo y una nómina.
• Retribuciones de periodicidad superior al mes: Incluye pagas extraordinarias y de beneficios.
• Liquidación por extinción de contrato: Conocido como finiquito.
• Abono de salarios con carácter retroactivo: Atrasos.

Es crucial la correcta cumplimentación del «TOTAL DÍAS» en el período de liquidación:

• Retribución mensual: El recuadro correspondiente al total de días se cumplimenta poniendo 30, incluso si el mes tiene 28, 29 o 31 días. Este dato es crucial.
• Retribución diaria: Se consigna el total de días naturales del mes (ej., 31 para enero).
• Mes incompleto o período interrumpido: Se indica el número de días que el trabajador efectivamente estuvo de alta o trabajó (ej., 16 días si el contrato inicia el 16 de enero, o 28 días si hubo una huelga de 3 días).
• Pagas extraordinarias o finiquitos: El «PERIODO DE LIQUIDACIÓN» puede indicar el concepto (ej., «paga extraordinaria de Navidad») en lugar de un rango de fechas.

3. Datos Obligatorios en la Nómina

El encabezamiento debe contener datos que identifiquen tanto a la empresa como al trabajador, además del período de liquidación.

Datos de la Empresa (mínimo 4)

• EMPRESA: Denominación oficial (razón social o nombre y apellidos).
• DOMICILIO: Ubicación oficial de la empresa. Si el centro de trabajo es distinto, deben constar ambos.
• CIF: Identificación fiscal (CIF para sociedades, NIF, NIE o pasaporte para empresarios individuales).
• CÓDIGO DE CUENTA DE COTIZACIÓN A LA SEGURIDAD SOCIAL (CCC): Código numérico de 11 dígitos otorgado por la Seguridad Social, dividido en:
  • Los primeros 2 dígitos: Provincia (ej., 28 Madrid).
  • Los siguientes 7 números: Número de cotización a la Seguridad Social.
  • Los últimos 2 números: Dígitos de control.

Otros datos como número de teléfono, web o email son prescindibles a menos que se acuerde con la RLT.

Datos del Trabajador (mínimo 5)

• TRABAJADOR: Nombre y apellidos.
• NIF: Identificación fiscal (NIF, NIE o pasaporte).
• NÚMERO DE AFILIACIÓN A LA SEGURIDAD SOCIAL: Es un requisito fundamental, implícito en la afiliación previa y los grupos de cotización.
• GRUPO DE COTIZACIÓN: Código de uno de los 11 grupos existentes.
• GRUPO PROFESIONAL: Denominación del colectivo al que pertenece el trabajador, generalmente establecida en convenios colectivos y reflejada en el contrato de trabajo.

4. Entrega, Firma y Pago de la Nómina

• Entrega: Deben expedirse al menos dos ejemplares: uno para el trabajador y otro para la empresa.
• Firma: La firma y sello de la empresa deben figurar en la nómina. La firma del trabajador en el duplicado da fe de la percepción de dichas cantidades, sin que ello suponga una conformidad con las mismas. El trabajador conserva el derecho a reclamar las cantidades a las que crea tener derecho. La nómina firmada es un documento esencial solicitado por diversas entidades (bancos, arrendadores, SEPE, juzgados, servicios sociales, INSS, Agencia Tributaria, Inspección de Trabajo).
• Pago: La empresa tiene la obligación de pagar puntualmente en la fecha y lugar convenidos o conforme a los usos y costumbres. La fecha habitual es el último día del mes. Muchos convenios colectivos establecen plazos máximos (comúnmente 5 días naturales).
• Modalidad de Pago: Puede ser en dinero, o en dinero y especie. La empresa decide la modalidad (efectivo, cheque o transferencia bancaria). No puede obligar al trabajador a abrir cuentas en entidades financieras específicas. Si es en efectivo o cheque, debe ser en el lugar de trabajo o cercano. El trabajador puede exigir un cheque nominativo, pero no un permiso para hacerlo efectivo.

5. Conservación de la Nómina

Las empresas deben archivar y conservar los recibos de salarios y los boletines de cotización a la Seguridad Social durante un período mínimo de 4 años para permitir las comprobaciones de las autoridades laborales. No obstante, se deben considerar otros plazos:

• Legislación tributaria: 4 años desde la liquidación del impuesto.
• Legislación mercantil: 6 años desde la fecha de cierre del ejercicio contable.
• Ejemplo: Una nómina de enero de 2025 debe conservarse hasta 2029 para la autoridad laboral y hasta 2031 para fines mercantiles o de terceros perjudicados.

6. Infracciones y Sanciones Relacionadas con la Nómina

El incumplimiento de las normativas de la nómina puede acarrear infracciones de distinta gravedad:

Infracciones Leves

• No entregar puntualmente la nómina.
• No conservar o destruir las nóminas pagadas antes del plazo de 4 años.
• Usar un modelo de nómina no oficial o no acordado sin autorización previa.

Infracciones Graves

• La empresa consigna en la nómina importes inferiores a los realmente percibidos.

Infracciones Muy Graves

• La empresa no paga la nómina.
• La empresa se retrasa de forma reiterada en el pago de la nómina.
• Discriminar salarialmente por sexo, estado civil, religión u orientación sexual mediante decisión unilateral.

Consecuencias del Impago o Retraso Reiterado

El trabajador puede solicitar la extinción del contrato de trabajo con derecho a una indemnización idéntica a la del despido improcedente. La impuntualidad en el pago de nóminas vencidas hará incurrir a la empresa en mora, debiendo pagar por tal concepto un interés anual del 10 % de lo debido.

Etiquetas: Derechos laborales, legislación laboral española, nómina, obligaciones empresariales, salario