Temas Contemporáneos del Control

• Temas Transculturales

  • El uso de la tecnología para mejorar el control corporativo directo de las operaciones locales.
  • Las restricciones legales sobre las acciones correctivas en otros países.
  • La dificultad para comparar los datos recopilados de las operaciones realizadas en otros países.

• Desafíos en el Lugar de Trabajo

  • Privacidad frente a Monitoreo en el Lugar de Trabajo:

    • Uso del correo electrónico, teléfono, computadora e Internet.
    • Productividad, acoso, seguridad, confidencialidad, protección de la propiedad intelectual.

  • Robos por Empleados:

    • La sustracción no autorizada de la propiedad de la compañía por parte de algún empleado para su uso personal.

  • Violencia en el Lugar de Trabajo:

    • La ira, furia y violencia en el lugar de trabajo afectan la productividad de los empleados.

• Interacciones con los Clientes

  • Cadena de Servicio y Beneficio:

    • Es la secuencia de servicios de los empleados a los clientes para obtener una utilidad.
  • La capacidad de servicio afecta el valor de servicio que impacta en la satisfacción del cliente y que, a su vez, lleva a la lealtad del cliente, quien repite la transacción (utilidades).

• Gobierno Corporativo

  El sistema utilizado para gobernar una corporación para que los intereses de los dueños de la misma estén protegidos.

  • Cambios en el rol de las juntas de directores.
  • Mayor escrutinio de los reportes financieros (Acuerdo de Sarbanes-Oxley de 2002).
    • Más divulgación y transparencia de la información financiera corporativa.
    • Certificación de los resultados financieros por los gerentes de mayor nivel.

Fundamentos del Control Organizacional

¿Qué es el Control?

El proceso de monitorear las actividades para asegurarse de que se están realizando como fueron planeadas y de corregir cualquier desviación importante.

El Propósito del Control

• Asegurar que las actividades se completan de tal manera que se logren los objetivos de la organización.

¿Por qué es Importante el Control?

• Como el Enlace Final en las Funciones Gerenciales

  • Planeación:

    Los controles permiten a los gerentes saber si se están cumpliendo los objetivos y los planes, y qué acciones tomar en el futuro.

  • Otorgamiento de Facultades de Decisión a los Empleados:

    Los sistemas de control proporcionan a los gerentes información y retroalimentación sobre el desempeño de los empleados.

  • Protección del Lugar de Trabajo:

    Los controles mejoran la seguridad física y ayudan a minimizar las interrupciones en el lugar de trabajo.

El Proceso de Control

1. Medir el desempeño real.
2. Comparar el desempeño real con un estándar.
3. Tomar acciones para corregir las desviaciones o estándares inadecuados.

Medición: Cómo y Qué Medimos

• Fuentes de Información (Cómo)

  • Observación personal
  • Reportes estadísticos
  • Reportes orales
  • Reportes escritos

• Criterios de Control (Qué)

  • Empleados:

    • Satisfacción
    • Rotación
    • Ausentismo

  • Presupuestos:

    • Costos
    • Resultados
    • Ventas

Determinación de la Variación

Determinar el grado de variación entre el desempeño real y el estándar.

La significancia de la variación está determinada por:

• El rango de variación aceptable respecto del estándar (pronóstico o presupuesto).
• El tamaño (grande o pequeño) y la dirección (por encima o por debajo) de la variación respecto del estándar (pronóstico o presupuesto).

Acciones Administrativas y Desempeño

Toma de Acciones Administrativas

• Cursos de Acción:

  • No tomar acción: Solo si se considera que la desviación es insignificante.
  • Corregir el desempeño real:
    • Acción correctiva inmediata: Para corregir el problema en el momento.
    • Acción correctiva básica: Para localizar y corregir la fuente de la desviación.
    • Ejemplos de acciones correctivas: Cambiar la estrategia, estructura, esquema de compensaciones o programas de capacitación; rediseño de puestos; o despedir empleados.
  • Revisar el estándar:
    • Examinar el estándar para establecer si es realista, justo y alcanzable.
    • Mantener la validez del estándar.
    • Volver a establecer los objetivos que se fijaron al principio demasiado bajos o demasiado altos.

Control para el Desempeño Organizacional

• ¿Qué es el Desempeño?

  El resultado final de una actividad.

• ¿Qué es el Desempeño Organizacional?

  Los resultados acumulados de todos los procesos y actividades laborales de la organización.

  • Diseño de estrategias, procesos de trabajo y actividades laborales.
  • Coordinación del trabajo de los empleados.

Medidas de Desempeño Organizacional

• Productividad Organizacional

  Productividad: El resultado total de los bienes o servicios dividido entre los insumos necesarios para generar ese resultado.

  • Resultado: Ganancias de las ventas.
  • Insumos: Costos de los recursos (materiales, gastos de mano de obra e instalaciones).

  En última instancia, la productividad es una medida de qué tan eficientemente realizan su trabajo los empleados.

• Efectividad Organizacional

  Medir qué tan apropiadas son las metas organizacionales y qué tan bien se están cumpliendo dichas metas.

  • Modelo del Sistema de Recursos:

    La capacidad de la organización de aprovechar su entorno a la hora de adquirir recursos escasos y valiosos.

  • El Modelo de Procesos:

    La eficiencia del proceso de transformación de una organización para convertir insumos en resultados.

  • El Modelo de Múltiples Clientelas:

    La efectividad de la organización para satisfacer las necesidades de cada clientela.

Herramientas y Controles para el Desempeño

Herramientas para Medir el Desempeño Organizacional

• Control Preventivo:

  Un control que previene problemas antes de que ocurra realmente el problema.

  • Desarrollar calidad a través del diseño.
  • Requerir a los proveedores que cumplan con ISO 9002.

• Control Concurrente:

  Un control que tiene lugar mientras está en progreso la actividad monitoreada.

  • Supervisión directa: administración de corredor.

• Control de Retroalimentación:

  Control que se da después de que se ha realizado la actividad.

  • La acción correctiva se da después del hecho, cuando el problema ya ha ocurrido.

• Ventajas del Control de Retroalimentación:

  • Proporciona a los gerentes información sobre la efectividad de sus esfuerzos de planeación.
  • Mejora la motivación de los empleados al proporcionarles información sobre qué tan bien lo están haciendo.

Controles Financieros

• Controles Tradicionales:

  • Análisis de Indicadores:

    • Liquidez
    • Apalancamiento
    • Actividad
    • Rentabilidad

  • Análisis de Presupuestos:

    • Estándares cuantitativos
    • Desviaciones

Herramientas Adicionales para el Desempeño Organizacional

• Tablero de Control Balanceado (Balanced Scorecard):

  • Como una herramienta para ayudar a los gerentes a controlar otras actividades organizacionales.
    • Los gerentes necesitan tener la información correcta en el momento oportuno y en la cantidad exacta.
  • Como un área organizacional que los gerentes necesitan controlar.
    • Los gerentes deben colocar controles exhaustivos y seguros para proteger la información importante de la organización.

• Sistema de Información Administrativa (SIA):

  Sistema utilizado para proveer regularmente información necesaria a los gerentes.

  • Datos: Un conjunto de hechos crudos, sin analizar (por ejemplo, una lista no clasificada de nombres de clientes).
  • Información: Datos que han sido analizados y organizados de tal manera que tienen valor y relevancia para los gerentes.

Benchmarking de Mejores Prácticas

• Estándares de Referencia:

  Estándares de excelencia contra los cuales medir y comparar.

Comunicación en la Organización

¿Qué es la Comunicación?

• Comunicación: La transferencia y comprensión del significado.

  • La transferencia implica que el mensaje fue recibido de una manera que el receptor puede interpretar.
  • Comprender el mensaje no implica que el receptor esté de acuerdo con él.

• Comunicación Interpersonal:

  • Comunicación entre dos o más personas.

• Comunicación Organizacional:

  • Todos los patrones, redes y sistemas de comunicación dentro de una organización.

Funciones de la Comunicación

• Control:

  Las comunicaciones formales e informales actúan para controlar los comportamientos de los individuos en las organizaciones.

• Motivación:

  Las comunicaciones aclaran a los empleados lo que se debe hacer, qué tan bien lo están haciendo y lo que se puede hacer para mejorar el desempeño.

• Expresión Emocional:

  La interacción social en la forma de comunicación dentro de un grupo de trabajo proporciona a los empleados una manera de expresarse.

• Información:

  Los individuos y los grupos de trabajo necesitan información para tomar decisiones o realizar su trabajo.

Proceso de Comunicación Interpersonal

• Mensaje:

  El significado deseado por el emisor.

• Codificación:

  El mensaje convertido a una forma simbólica.

• Canal:

  El medio por el que se transmite el mensaje.

• Decodificación:

  La traducción que el receptor hace del mensaje.

• Ruido:

  Alteraciones que interfieren con la comunicación.

Distorsiones en la Comunicación

• Codificación del Mensaje:

  • El efecto de las habilidades, actitudes y conocimiento del emisor en el proceso de codificación del mensaje.
  • El sistema sociocultural del emisor.

• Mensaje:

  • Símbolos utilizados para transmitir el significado del mensaje.
  • El contenido mismo del mensaje.
  • La elección del formato del mensaje.
  • El ruido que interfiere con el mensaje.

Etiquetas: comunicación corporativa, Control organizacional, desempeño organizacional, gestión empresarial