El Proceso de Expedición de Mercancías

La expedición de mercancías consiste en el acondicionamiento de los productos, previo pedido de los mismos, con el fin de que estos salgan del almacén y lleguen al cliente en perfecto estado y en las condiciones pactadas de entrega y transporte.

Actividades Clave en la Expedición

Las actividades que se realizan en esta fase de expedición son las siguientes:

1. Recepción y preparación del pedido: Supone la localización y recogida de la mercancía solicitada por el cliente.
2. Consolidación de la mercancía: Consiste en su agrupamiento; así, primero agrupamos la mercancía que será embalada y después, si fuera necesario, será agrupada por destinos, rutas de transporte o clientes.
3. Embalaje de la mercancía: Sirve para protegerla de los posibles daños que puedan ocasionarse en su manipulación y transporte.
4. Verificación de la mercancía: Antes del envío, se procede a verificar la mercancía revisando y cotejando la misma con el albarán de salida, tanto en cantidad como en calidad.
5. Emisión de la documentación: Los documentos más utilizados son el albarán o nota de entrega y la carta de porte junto con la hoja de ruta cuando el transporte es realizado por un tercero.
6. Transporte: Esta fase comienza con la carga de la mercancía en el vehículo y con la firma de la carta de porte por el expedidor y el transportista; y concluye cuando se entrega la mercancía al cliente y recibimos el albarán firmado por él, dando su conformidad a la mercancía recibida.
7. Devoluciones: La mercancía enviada al cliente puede ser devuelta a la empresa por varios motivos, como por ejemplo errores en el envío, deterioros durante el transporte, defectos de fábrica, etc.

Recepción y Preparación de Pedidos: Claves para el Cliente

Este proceso debe tener siempre muy presentes las exigencias del cliente. Así, una correcta gestión del proceso supone tres cuestiones básicas:

• Respetar los requerimientos del cliente: En cuanto al producto, la cantidad, la entrega y el precio.
• Asegurar plazos y fechas de entrega.
• Mantener informado al cliente.

El Picking: Recogida y Consolidación de Pedidos

El picking consiste en la recogida y la consolidación de cargas que forman el pedido de un cliente, e incluye el conjunto de operaciones destinadas a extraer y acondicionar los productos cuando el cliente no solicita unidades de carga completas, sino unidades sueltas.

Esta actividad es la más costosa del almacén, por lo que se intentarán minimizar los costes tratando de reducir al mínimo las distancias recorridas por los operarios y equipos, así como el tiempo invertido en ello.

Fases del Picking

En el picking podemos distinguir 4 fases:

• Preparativos: Se recogen los datos del pedido que ha realizado el cliente, se lanzan las órdenes y se preparan los palés, las carretillas y los demás elementos de manutención necesarios.
• Recorridos: Se establece el circuito a seguir por el almacén para recoger toda la mercancía solicitada, siguiendo un orden lógico según su ubicación, peso y tamaño.
• Extracción: Se posiciona en altura el operario, se extraen las unidades de producto solicitadas, se hace un recuento y se coloca la mercancía en el elemento de transporte interno del almacén.
• Verificación: Se realiza la consolidación y la comprobación de toda la mercancía extraída. Después se lleva a cabo el acondicionamiento en cajas, el embalaje, el precintado, el pesaje y el etiquetado. A continuación, se traslada la mercancía a la zona de expedición y se procede a clasificar el envío por transportista, ruta, destino o cliente. Finalmente, se elabora el packing list del transportista, que incluye los correspondientes albaranes, la ruta de transporte y la carta de porte.

La Orden de Picking

La orden de picking es la forma en que se transmite al operador del almacén la información sobre los productos que debe recoger del almacén en base a un pedido previo del cliente.

Errores Físicos Comunes en el Picking

Como en toda actividad humana, en el picking también pueden cometerse errores debido a fallos que tengan los operarios. Así, distinguimos 4 tipos de errores físicos:

• Sustitución: Se pide el producto A pero se envía el producto B, es decir, se confunde un producto por otro.
• Conteo: Se piden X unidades pero se envían (por ejemplo) X-1 o X+1 unidades, es decir, no se cuentan correctamente las unidades enviadas al cliente.
• Omisión: Se pide el producto A pero no se envía, es decir, no se tiene en cuenta o se olvida enviar un determinado producto.
• Inclusión: No se pide el producto A y, sin embargo, se envía, es decir, que se envía al cliente un producto que no ha solicitado.

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