Gestión de la Calidad en Proyectos

4.2. Introducción al Plan de Calidad

La estructura del plan es flexible; es importante adaptar los contenidos y el orden de los temas a las características del proyecto. Se debe empezar con los asuntos relacionados con los objetivos del proyecto y los objetivos de la calidad, relacionándolos con las expectativas del cliente/promotor del proyecto. Luego, el plan se centra en el funcionamiento del proyecto y las acciones e interacciones de los distintos actores, proporcionando directrices para los pasos a seguir, canales de comunicación e intercambio. Finalmente, la última parte indica cómo utilizar las herramientas adoptadas para asegurar la calidad del proyecto y gestionar los riesgos. La estructura propuesta incluye los puntos siguientes:

• Introducción
• Procesos Contractuales
• Organización y Responsabilidades
• Comunicaciones y Colaboración
  • Medios de Comunicación
  • Plataformas de Colaboración
  • Reuniones
• Aseguramiento de la Calidad y Gestión del Riesgo
  • Establecimiento de Métricas de Calidad
  • Proceso de Producción de Entregables
  • Proceso de Revisión de Entregables
  • Proceso de Monitorización y Evaluación de la Calidad
  • Proceso de Identificación de Riesgos
  • Proceso de Monitorización y Mitigación de Riesgo
• Anexos (Plantillas)

La introducción sirve para presentar los objetivos del documento y proporcionar información sobre los antecedentes, la visión general y la estructura del proyecto. Puede también incluir referencias a los objetivos generales de calidad y explicar cómo se organizará la gestión de la calidad en el proyecto. Finalmente, es recomendable incluir en la introducción una descripción de la estructura del documento.

4.3. Procesos Contractuales

En este apartado se detallan los procesos de interacción con el cliente/promotor del proyecto. Estos procesos difieren mucho según los requerimientos y las expectativas del cliente/promotor del proyecto, por lo cual se recomienda referirse a las directrices establecidas por estas entidades.

4.4. Organización y Responsabilidades

Es necesario crear una estructura de gestión que determine los distintos órganos de decisión, roles y responsabilidades de los participantes. La estructura de gestión de un proyecto está diseñada para asegurar el logro de los objetivos establecidos y de los resultados esperados. La estructura general de gestión de un proyecto puede ser organizada de la manera siguiente:

Consejo Ejecutivo (Executive Board – EB)

El Consejo Ejecutivo es el órgano que, en última instancia, toma las decisiones. Consiste en un representante de cada organización implicada en el proyecto y lo preside el coordinador del proyecto.

Comité de Gestión del Proyecto

Este grupo está compuesto por los líderes de cada ‘Actividad Mayor’ del proyecto, a veces llamado ‘Paquete de Trabajo’ (Work Package – WP). El Comité de Gestión es responsable de la ejecución del proyecto y organiza el trabajo técnico con respecto a los objetivos del proyecto. Su trabajo incluye la definición de planes de trabajo, decisiones sobre la planificación de las tareas y la asignación de recursos.

Gabinete de Asesores (Advisory Board – AB)

El grupo de asesores incluye, generalmente, representantes de la industria, la academia o los usuarios finales. El objetivo es obtener orientación respecto al trabajo desarrollado en el proyecto y apoyo al desarrollo de relaciones con entidades e iniciativas externas.

Consejo de Directores (Board of Directors – BoD)

Este órgano incluye a las personas clave en el proyecto y se espera que colaboren y trabajen en línea con los objetivos del proyecto y la promoción de los resultados para obtener el impacto esperado. El Consejo de Directores da soporte a la coordinación del proyecto, proponiendo acciones de contingencia al EB y monitorizando los resultados esperados en el proyecto.

Descripción de las Responsabilidades de los Distintos Roles:

• Director de Proyecto (Project Director – PD): Gestión general del proyecto, coordinación de las actividades, gestión de las relaciones externas, finanzas e informes de reporte.
• Coordinador Técnico-Científico (Technical-Scientific Coordinator – TSC): Análisis del estado del arte, monitorización continua de la definición y el mantenimiento de prácticas de desarrollo fiables, coordinación y responsabilidad de las actividades técnicas.
• Líder de Actividad (Activity Leader – AL): Coordinación de los paquetes de trabajo y tareas asociados a una ‘Actividad’, evaluación de la calidad de los resultados, reporte administrativo de la actividad.
• Líder de Paquete de Trabajo (Work Package Leader – WPL): Coordinación de las tareas del paquete de trabajo, logro de los resultados y producción de los entregables.
• Socios o Participantes (Partners): Contribuyen a las tareas de los distintos paquetes de trabajo, según lo descrito en el plan de trabajo, produciendo entregables y resultados de interés secundario.

Se puede crear una matriz de responsabilidades, según la “Matriz de Asignación de Responsabilidades” (RACI, por las iniciales de los tipos de responsabilidad).

4.5. Comunicaciones y Colaboración

Trata sobre las tecnologías y los mecanismos que facilitan la comunicación y la colaboración entre los participantes de un proyecto.

Medios de Comunicación

• Teléfono: Se usa cuando el asunto necesita una interacción, una respuesta rápida o una confirmación fiable. En principio, es altamente recomendable redactar un correo electrónico con las conclusiones de la conversación telefónica.
• Correo Tradicional: Es necesario para proporcionar una versión formal o final de documentos previamente enviados por correo electrónico.
• Documentos Oficiales en Formato Papel: Siempre que sea posible, la documentación en papel debería ser escaneada y convertida a documentos en formato PDF, para ser luego enviados por correo electrónico o subidos a la plataforma de colaboración.
• Correo Electrónico: Es, en general, el medio de comunicación interpersonal preferido. Se usa principalmente para el intercambio de información. Es un medio informal, rápido y apropiado para información de orden no crítico.
• Audio y Videoconferencias: En la medida de lo posible, este medio debería usarse para evitar gastos de tiempo y dinero en viajes para asistir a reuniones. Al final de la conferencia, el facilitador prepara unas actas y las distribuye a los participantes y a las personas interesadas.

Plataformas de Colaboración

Gestión de la colaboración online: Por ejemplo, combinando Dropbox con Google Docs, se obtiene un entorno que permite compartir documentos por una parte y editarlos conjuntamente por otra. La elección de la plataforma o del entorno colaborativo debería tener en cuenta varios factores, como pueden ser:

• Las facilidades y los sistemas ya en uso por parte de los participantes.
• Existen plataformas particularmente diseñadas para la gestión de proyectos colaborativos y el intercambio de documentos.
• Existen entornos de código abierto, que tienen la ventaja de ser gratuitos.

Desarrollo de Software

Si el proyecto prevé actividades de desarrollo de software, conviene utilizar herramientas de control de cambios y versiones como, por ejemplo, Subversion de código abierto (SVN).

Reuniones

Entre los principales roles de los participantes, podemos distinguir:

• Moderador: Determina los objetivos de la reunión, los puntos a tratar y es responsable de la dirección general de la reunión.
• Facilitador: Organiza la reunión y se ocupa de todos los aspectos logísticos.
• Secretario: Registra los puntos vitales de la reunión y genera las actas de la reunión.
• Participantes: Individuales responsables de llevar a cabo el trabajo, generar ideas, analizar la información, tomar decisiones y participar de manera dinámica en la reunión.

Agenda de Reuniones

Todas las reuniones (físicas o virtuales) deberían tener una agenda. La agenda incluye la lista de todos los participantes esperados, los asuntos a tratar (con el horario), el material de soporte (si es necesario) y los detalles de acceso. El moderador debería preparar la agenda en cooperación con el facilitador de la reunión.

Actas de Reunión

Al finalizar la reunión, el secretario redacta unas actas. El objetivo es doble: primero, las actas sirven para comunicar los resultados de la reunión a las personas que no pudieron participar y que pueden tener interés en el contenido de la reunión, en particular respecto a las decisiones y puntos de acción. Segundo, las actas registran todos los puntos, facilitando el seguimiento de las acciones, ya que identifican un responsable y un plazo para cada una. Las actas se pueden considerar como aceptadas si, al cabo de un periodo razonable de distribución (por ejemplo, diez días), nadie ha objetado por escrito al moderador o al secretario respecto a la exactitud del borrador de las actas. El moderador debería entonces almacenar las actas en el repositorio del proyecto, en la carpeta correspondiente a la reunión.

4.6. Aseguramiento de la Calidad y Gestión del Riesgo

Describe cómo se procederá para asegurar la calidad del proyecto.

Establecimiento de Métricas de Calidad

En el plan de calidad del proyecto es necesario identificar los criterios de calidad apropiados y adaptados a los objetivos del proyecto, e incluir una tabla que indique para cada criterio en qué medida los resultados obtenidos se pueden considerar como aceptables.

Proceso de Producción y Gestión de Documentos

Utilizaremos la palabra ‘entregable’ para identificar los documentos considerados como resultados parciales o finales del proyecto y que se entregan formalmente al cliente/promotor del proyecto.

El responsable de la calidad del proyecto crea una plantilla y proporciona directrices para que los participantes puedan referirse a ella cuando tienen que producir un entregable. Es recomendable incluir en la plantilla una “Ficha de Control del Documento” que contiene datos de referencia del documento como pueden ser:

• Título completo del documento
• Nombre de la actividad relacionada
• Grado de confidencialidad
• Número de versión
• Estado de completitud (borrador, versión final, etc.)
• Fecha de entrega, Autor/es y sus afiliaciones
• Tabla de registro de cambios (tipo de cambios, fecha, autor, comentario, etc.)

En función del proyecto y del tipo de documento que se pretende producir, se pueden elaborar estructuras más o menos complejas:

• Parte I – Portada: La portada y la primera página de control del documento deben contener toda la información requerida en la plantilla.
• Parte II – Tabla de Contenidos: El índice de contenidos del documento (es recomendable no superar los tres niveles de subsección).
• Parte III – Resumen Ejecutivo: Resumen en una página del contenido del documento.
• Parte IV – Introducción: Información de contexto, descripción de los objetivos, alcance y estructura del documento.
• Parte V – Contenido: Contenido del documento. Solo la información relevante en función de los objetivos y el alcance del documento. Toda información suplementaria deberá incluirse en los anexos.
• Parte VI – Anexos: Material de relevancia en relación con el contenido del documento.

Proceso de Revisión de Entregables

Antes de entregar una versión final, el documento debe pasar por varios filtros de revisión. Para asegurar la consistencia y la calidad de los entregables del proyecto se establece el siguiente mecanismo de revisión de los documentos:

• Para cada entregable, se identifican tres personas: el autor del documento y dos revisores.
• El autor, responsable de la integración del documento —que puede incluir contribuciones de otros autores— debe entregar el documento por lo menos dos semanas antes del plazo de entrega oficial del documento.
• Los revisores evalúan el contenido y el formato del documento y tienen una semana para proporcionar comentarios al autor. Estos comentarios se transmiten a través de un archivo llamado ‘Ficha de Revisión de Documento’.
• El autor responde a los comentarios de los revisores por medio de la ‘Ficha’ y produce una última versión del documento.
• En el caso de entregables largos y complejos, es recomendable que el líder de la “Actividad” o “Paquete de Trabajo” en la cual se desarrolla el entregable solicite ver versiones intermedias del documento antes de la entrega final.
• En el caso de entregables “oficiales” (a presentar al cliente/promotor del proyecto), es necesario enviar el documento al Director del Proyecto dos días antes de la fecha de entrega.
• Finalmente, el Director del Proyecto envía el documento al cliente/promotor del proyecto.

El procedimiento debe prever mecanismos en caso de fallos en el proceso de revisión de los documentos. Un plan de contingencia debe incluirse en el apartado de gestión de los riesgos del plan de calidad.

Proceso de Monitorización y Evaluación de la Calidad

La monitorización trata de establecer puntos de control periódicos y, en el plan de calidad, se define la periodicidad apropiada en función de las características del proyecto.

Es recomendable verificar la efectividad de los procedimientos a lo largo del proyecto y modificarlos en caso de encontrar deficiencias o debilidades que puedan afectar la buena ejecución del proyecto.

Proceso de Identificación de Riesgos

Es recomendable elaborar un documento adicional y dinámico que recoja los riesgos iniciales, así como los que se detectan durante el proyecto.

Proceso para Monitorización y Mitigación de Riesgos

Se establece un mecanismo de priorización de los riesgos y unos planes de contingencia. En función de la criticidad de los riesgos, se determinará la periodicidad.

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