El Proceso Administrativo y sus Elementos Fundamentales

Los elementos de la administración, tomados en conjunto, constituyen el proceso administrativo y se encuentran en cualquier trabajo del administrador, en cualquier nivel jerárquico o en cualquier área de actividad de la empresa.

Funciones Clave del Proceso Administrativo

Las funciones administrativas esenciales son:

• Prever: Anticipar y planificar el futuro.
• Organizar: Estructurar los recursos y actividades.
• Dirigir: Liderar y motivar al personal.
• Coordinar: Armonizar las acciones de los diferentes departamentos.
• Controlar: Verificar que todo ocurra de acuerdo con las reglas establecidas y las órdenes dadas.

Otras Funciones Empresariales Relevantes

Además de las funciones administrativas, las organizaciones también desarrollan:

• Funciones técnicas
• Funciones comerciales
• Funciones financieras
• Funciones contables
• Funciones de seguridad

Principios Clásicos de la Administración según Fayol

Henri Fayol elaboró una lista de 14 principios fundamentales para la administración, mientras que otros autores clásicos y neoclásicos se dedicaron a enunciar otros tantos. Los principios más conocidos son:

1. Principio de la División del Trabajo: Es el principio de la especialización necesaria para la eficiencia en la utilización de las personas. Consiste en asignar tareas específicas a cada uno de los órganos que componen la organización empresarial.
2. Principio de Autoridad y Responsabilidad: La autoridad es el poder derivado de la posición ocupada por la persona, el derecho de dar órdenes y esperar obediencia; la responsabilidad es una consecuencia natural de la autoridad. Ambas deben estar equilibradas entre sí.
3. Principio de Unidad de Mando: Cada persona debe recibir órdenes de uno y solo un superior (jefe). Es el principio de la autoridad única.
4. Principio de Jerarquía o Cadena Jerárquica: La autoridad debe estar dispuesta en una jerarquía, esto es, en escalas jerárquicas, de manera que cualquier nivel jerárquico debe estar siempre subordinado al nivel jerárquico superior.
5. Principio de la Departamentalización: La división del trabajo conduce a la especialización y diferenciación de las tareas y los órganos, es decir, a la heterogeneidad y la fragmentación.
6. Principio de Coordinación: Es la distribución ordenada de las actividades de la empresa para obtener unidad de acción en la consecución de un fin común.

Teoría de la Burocracia: El Enfoque de Max Weber

El segundo enfoque relacionado con la estructura organizacional surgió con Max Weber, sociólogo alemán considerado el fundador de la teoría de la burocracia. Para Weber, el término burocracia no tiene el significado peyorativo de uso popular, sino el significado técnico que identifica ciertas características de la organización formal orientada exclusivamente hacia la racionalidad y la eficiencia. El tipo «ideal» de burocracia, según Weber, presenta siete dimensiones principales:

1. Formalización: Todas las actividades de la organización se definen por escrito (rutinas y procedimientos), y la organización opera de acuerdo con un conjunto de leyes o reglas (normas y reglamentos, régimen interno, estatutos) que se aplican a todos los casos individuales, sin excepción.
2. División del Trabajo: Cada participante tiene un cargo o posición definidos con esfera específica de competencia, con deberes oficiales y atribuciones estrictamente especificadas y delimitadas.
3. Principio de la Jerarquía: La burocracia se fundamenta en una jerarquía bien definida de autoridad. Cada empleado está sometido a órdenes impersonales que guían sus acciones para asegurar la obediencia.
4. Impersonalidad: El empleado ideal establece relaciones impersonales con otros ocupantes de cargos.
5. Competencia Técnica: La selección y elección de los empleados se basan en la competencia técnica y las calificaciones profesionales de los candidatos, no en las preferencias de orden personal.
6. Separación entre Propiedad y Administración: Los recursos utilizados por la organización burocrática para ejecutar sus tareas no son propiedad de los burócratas.
7. Profesionalización del Empleado: Los empleados de la burocracia son profesionales, pues son especialistas, gracias a la división del trabajo.

Teoría Estructuralista: Un Enfoque Comparativo y de Transición

La teoría estructuralista intentó establecer varios tipos de organizaciones y desarrolló análisis comparativos que incluyeron el análisis interorganizacional y el ambiente externo, que pasó a ser una variable más en el estudio de las empresas.

La administración del conflicto se convierte en un elemento esencial y de múltiples aplicaciones en la Teoría Administrativa (TA). La teoría estructuralista representa un periodo de intensa transición y expansión en los territorios de la TA.

Perspectivas Actuales de la Administración

En la actualidad, la teoría de la administración considera simultáneamente cinco variables interdependientes e interactuantes:

• Tareas
• Estructura
• Personas
• Tecnología
• Ambiente

Las perspectivas de la administración son promisorias, aunque no se prevén épocas tranquilas. La «era de la globalización», llena de cambios y transformaciones, turbulencia e inestabilidad, impone nuevos y crecientes retos a la administración.

Etiquetas: Administracion, burocracia, Fayol, Max weber, principios de Fayol, proceso administrativo, teorías administrativas