La planificación es el proceso por el cual se obtiene una visión del futuro, en donde es posible determinar y lograr los objetivos, mediante la elección de un curso de acción.

Importancia de la Planificación

• Propicia el desarrollo de la empresa.
• Reduce al máximo los riesgos.
• Maximiza el aprovechamiento de los recursos y tiempo.

El reconocimiento de la influencia de la planificación ayuda a aclarar los intentos para distinguir entre formular la política (fijar las guías para pensar en la toma de decisiones) y la administración, o entre el director y el administrador o supervisor.

Un administrador, a causa de su delegación de autoridad o posición en la organización, puede mejorar la planificación establecida o hacerla básica y aplicable a una mayor proporción de la empresa que la planificación de otro. Sin embargo, todos los administradores, desde los directores hasta los jefes o supervisores, planean lo que les corresponde.

Tipos de Planes Organizacionales

Existen diversos tipos de planes, entre los que se tienen:

Misión: es la razón de ser de la empresa. También se dice que es la labor, el encargo o servicio especial que una empresa se propone lograr hacia el largo plazo. Por ejemplo, la misión de una universidad es la formación superior, enseñanza y la investigación.

Visión: es la capacidad administrativa de ubicar a la empresa en el futuro, donde deseamos estar de aquí a cinco años. Por ejemplo, un banco puede tener como visión «ser la empresa líder en la prestación de servicios financieros en toda Europa».

Objetivos: son el resultado que se espera obtener, y hacia el cual se encaminan los esfuerzos conjuntos. Por ejemplo, un objetivo de una empresa comercial puede ser aumentar las ventas del año 2016 con respecto a las del 2015. Los objetivos pueden ser de corto plazo (hasta un año), mediano plazo (de 1 a 3 años) y largo plazo (más de 3 años).

Metas: los diferentes propósitos que se deben cumplir para lograr el objetivo. Las metas son fines más específicos que integran el objetivo de la empresa. Por ejemplo, para la empresa comercial que desea incrementar sus ventas, una meta podría ser capacitar al equipo de vendedores durante los primeros dos meses del año 2016, con lo que se busca alcanzar el objetivo planteado.

Políticas: son guías de carácter general, que indican el marco dentro del cual los empleados de una empresa pueden tomar decisiones usando su iniciativa y buen juicio. Por ejemplo, competir en base a precios en el mercado.

Reglas: son normas precisas que regulan una situación en particular. Aquí se exponen acciones u omisiones específicas, y no dan libertad de acción. Ejemplos de este tipo son «no fumar», «no comer alimentos en este sitio», etc.

Estrategias: la acción de proyectar a un futuro esperado y los mecanismos para conseguirlo, y hacer que el futuro de la organización se comporte como se determinó. Se puede decir entonces que estrategias son los cursos de acción, preparados para enfrentarse a las situaciones cambiantes del medio interno y externo, a fin de alcanzar sus objetivos. Por ejemplo, una estrategia podría ser «realizar investigaciones de mercado permanentemente, y proveer de eficiente información al equipo de venta, a fin de aumentar las ventas».

Programas: son planes que comprenden objetivos, políticas, estrategias, procedimientos, reglas, asignación de funciones y recursos, y las acciones necesarias para alcanzar los objetivos, estableciendo el tiempo necesario para la ejecución de cada una de las etapas de operación.

Presupuestos: es un plan que representa las expectativas para un período futuro, expresados en términos cuantitativos tales como dinero, horas trabajadas, unidades producidas, etc. Los presupuestos pueden ser de operación (ventas, producción, inventarios, etc.) y financieros (de efectivo, de capital, estados financieros pro forma, etc.).

Procedimientos: son planes que señalan una serie de labores concatenadas que deben realizarse de acuerdo a una secuencia cronológica, para alcanzar los objetivos preestablecidos. Un ejemplo de este tipo de planes es el procedimiento que se lleva a cabo para el pago de sueldo a los empleados.

El Proceso de Planificación

Harold Koontz ha determinado algunos pasos que deben seguirse en la planificación, a saber:

• Detección de una oportunidad.
• Establecimiento de objetivos.
• Consideración de las premisas de planificación.
• Identificación de las alternativas.
• Comparación de alternativas de acuerdo a los objetivos y las metas.
• Elección de una alternativa.
• Elaboración de los planes de apoyo.
• Elaboración del presupuesto.

Ventajas de la Planificación

Entre las ventajas más relevantes de la planificación tenemos: ayuda a mejorar la coordinación entre los miembros de la empresa; permite mejorar la visión interna y del entorno empresarial; y ayuda a la administración a adaptarse rápidamente al medio cambiante.

Planificación Estratégica y Táctica

La planificación puede ser estratégica y táctica.

Planificación Estratégica

La planificación estratégica permite la toma de decisiones a largo plazo. Se deben tomar en cuenta: los cambios en el entorno, la capacidad de la empresa y el clima organizacional.

Tiene como propósito establecer o actualizar la misión y los objetivos generales de la empresa. Es muy útil para el desarrollo de nuevas aptitudes y procedimientos para enfrentar la ruta a seguir en el futuro.

Entre las etapas formales de la planificación estratégica se encuentran:

• Identificación de las estrategias actuales.
• Identificación de las metas estratégicas potenciales.
• Selección de metas estratégicas.
• Evaluación y ejecución de las estrategias.

Planificación Táctica

La planificación táctica es un proceso anual que guía hacia el logro de los objetivos propuestos en los programas de la empresa.

Algunas diferencias entre los planes estratégicos y tácticos son:

El plazo, los planes estratégicos implican el largo plazo, en tanto que los planes tácticos son de corto plazo, y en ocasiones mediano plazo.

El alcance, ya que los planes estratégicos son más generales, en tanto que los tácticos son específicos.

Independencia, ya que los planes tácticos tienden a reflejar las metas, y los planes estratégicos la misión de la empresa.

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