1. La Empresa y los Sistemas de Información

1.1. La Empresa: Definición y Clasificación

La Empresa es una unidad económica de producción que administra recursos para la consecución de unos fines.

Clasificación de las Empresas

• Según la procedencia del capital: públicas o privadas.
• Según la magnitud: pequeñas, medianas o grandes.
• Según los fines: lucrativas o no lucrativas.
• Según su forma jurídica: individuales, sociedades o cooperativas.
• Según la actividad que desarrollen: comerciales, industriales, de servicios, etc.

Tipos de Sociedad Mercantil

A continuación, se detallan los tipos de sociedad según su responsabilidad frente a terceros y su gestión:

• Sociedades Colectivas:
  • Responsabilidad: Personal e ilimitada.
  • Gestión: A cargo de los socios.
• Sociedades Comanditarias Simples:
  • Socios Colectivos: Responsabilidad y participación en la gestión similar a las sociedades colectivas.
  • Socios Comanditarios: Responsabilidad reducida a la aportación del capital comprometido.
• Sociedades de Responsabilidad Limitada (S.L.):
  • Responsabilidad: Limitada a la aportación económica realizada.
  • Gestión: No hace falta ser socio para ser administrador.
• Sociedades Anónimas (S.A.):
  • Responsabilidad: Limitada a la aportación económica realizada.
  • Gestión: No hace falta ser socio para ser administrador.
• Sociedades en Comandita por Acciones:
  • Socios Colectivos: Responsabilidad y participación en la gestión similar a las sociedades colectivas.
  • Socios Comanditarios: Responsabilidad reducida a la aportación del capital comprometido.

1.2. La Actividad Empresarial y la Contabilidad

La actividad empresarial se organiza en áreas funcionales:

• Compras
• Marketing y ventas
• Recursos humanos
• Finanzas
• Producción
• Planificación
• I+D+i (Investigación, Desarrollo e Innovación)

El Sistema de Información Contable

La Contabilidad es un Sistema de información económico-financiero que:

• Identifica los datos.
• Los cuantifica en términos monetarios.
• Los clasifica.
• Los registra.
• Comunica la información elaborada.

Un Sistema de Información es un conjunto de elementos interrelacionados que recoge datos, los procesa y los convierte en información que almacena y posteriormente da a conocer a todos los usuarios. Debe ser transparente y útil.

2. Definición y Funciones de la Contabilidad

2.1. Definición de Contabilidad

La Contabilidad es una ciencia empírica y normativa, de naturaleza económica, cuyo objeto es la descripción y predicción, cualitativa y cuantitativa, del estado y la evolución económica de una entidad específica, realizada a través de métodos científicos propios de captación, medida, valoración, representación e interpretación, con el fin de poder comunicar a sus usuarios información objetiva, relevante y válida para la toma de decisiones.

Elementos Fundamentales de la Contabilidad

• Naturaleza: Es una ciencia económica, de carácter normativo, empírica y aplicada.
• Objeto Material: La realidad económica, incluidos aspectos sociales (común a muchas disciplinas, como el Derecho).
• Objeto Formal: Corresponde con los métodos específicos empleados en Contabilidad en la aprehensión de fenómenos y elementos constitutivos de una determinada situación y en su comunicación informativa y detallada.
• Objetivo: Servir de base para la toma de decisiones, erigiéndose como auténtico sistema de información.

2.2. Funciones Básicas del Sistema de Información Contable

1. Identificación, Valoración y Registro.
2. Elaboración de los estados contables y divulgación.
3. Auditoría (verificación).
4. Análisis por parte de los usuarios.

3. Usuarios y División de la Contabilidad

3.1. Usuarios de la Información Contable

Los Usuarios son aquellos cuyos intereses puedan verse afectados, positiva o negativamente, por la entidad informante. Sus necesidades y requerimientos constituyen la base sobre la cual establecer las características y objetivos de la información a suministrar por el sistema contable.

• Usuarios Externos: Ajenos a la empresa, se ven afectados por su situación económica o financiera. Ejemplos: accionistas, proveedores, acreedores, entidades financieras, entidades públicas, organismos reguladores, clientes, deudores, empleados, sindicatos y público en general.
• Usuarios Internos: Participan directamente en la gestión y dirección de la empresa, así como en cualquier otra función de control. Usan la información con fines de seguimiento, control y decisión. La elaboración de esta información no requiere las exigencias de normalización que sí precisan los usuarios externos.

3.2. División de la Contabilidad

a) Atendiendo a su ámbito de aplicación

• Macrocontabilidad: Contabilidad Nacional, Contabilidad de la balanza de pagos, Contabilidad de transacciones interindustriales, Contabilidad de flujos financieros.
• Microcontabilidad: Contabilidad de la Empresa, Contabilidad del Sector Público, Contabilidad de las organizaciones sin fines de lucro.

b) Atendiendo al tipo de información que facilita

• Contabilidad Financiera o Externa
• Contabilidad de Gestión o Interna

Diferencias entre Contabilidad Financiera y Contabilidad de Gestión

4. El Patrimonio y la Cuenta Contable

4.1. Concepto Contable del Patrimonio

El Patrimonio es el conjunto de bienes, derechos y obligaciones pertenecientes a una empresa, que constituyen los medios económicos y financieros a través de los cuales esta puede desarrollar sus actividades y cumplir sus fines.

• Medios económicos: bienes y derechos.
• Medios financieros: fuentes de financiación, propias y ajenas.

4.2. La Cuenta como Instrumento Contable Básico

La Cuenta es el instrumento de representación y medida de los elementos patrimoniales, que refleja tanto la situación inicial como las variaciones cualitativas y cuantitativas de los mismos.

Características de la Cuenta

• Representa a un único elemento patrimonial.
• Recoge la situación inicial y las variaciones del elemento que representa.
• Permite conocer la situación de cada elemento en un momento dado.
• Se divide en dos partes, una para recoger los aumentos de valor y otra para las disminuciones.

Representación de la Cuenta

La cuenta se representa esquemáticamente con dos lados:

Terminología de las Cuentas

• Abrir: Realizar la primera anotación en la cuenta.
• Cargar: Realizar una anotación en el Debe de la cuenta.
• Abonar: Realizar una anotación en el Haber de la cuenta.
• Saldo: Diferencia entre la suma de las anotaciones del Debe (D) y del Haber (H).
• Liquidar: Realizar las operaciones necesarias para calcular el saldo.
• Saldar: Anotar el saldo en la parte de la cuenta que sume menos.

Clasificación de las Cuentas

a) En función de la ecuación fundamental del patrimonio:

• Cuentas de Activo
• Cuentas de Pasivo
• Cuentas de Patrimonio Neto (propiamente dichas)
• Cuentas de Ingresos y Gastos

b) En función de su destino:

• Cuentas de Balance (Activo, Pasivo y P. Neto propiamente dichas)
• Cuentas de Ingresos y Gastos

c) Según su funcionamiento:

• Cuentas administrativas
• Cuentas especulativas

4.3. Método de la Partida Doble

El Método Contable es el conjunto de principios y reglas que llevan al conocimiento y representación de la situación de una empresa y de los acontecimientos que ocurren en ella, a través de unos documentos de síntesis que son los estados contables.

El Método de la Partida Doble establece que en todo hecho contable intervienen, al menos, dos elementos patrimoniales. Por ello, para su reflejo contable es preciso realizar anotaciones al menos en dos cuentas (las representativas de cada elemento patrimonial) de tal forma que una de ellas se carga y la otra se abona.

5. El Proceso Contable y los Libros Obligatorios

5.1. El Registro Contable y los Libros

El Registro Contable es la captación o recogida de los hechos económicos que afectan a la empresa en una serie de libros que constituyen el soporte material de la contabilidad.

Libros Contables

• Principales (Obligatorios):
  • Libro Diario
  • Libro Mayor
  • Libro de Inventarios y Cuentas Anuales
• No Principales (Auxiliares):
  • Auxiliares
  • Registros

5.2. El Libro de Inventarios y Cuentas Anuales

Inventario

El Inventario es un estado que recoge una relación detallada y valorada de los elementos que componen el patrimonio en un momento concreto. Detalla los bienes y derechos (activo) y las obligaciones (pasivo) para, finalmente, calcular el patrimonio neto por diferencia entre el activo y el pasivo.

Libro de Inventarios y Cuentas Anuales

Es un libro principal y obligatorio. Recoge estados contables que sintetizan la información relativa al patrimonio de la empresa: Inventarios, Balances de Comprobación o de Sumas y Saldos y las Cuentas Anuales.

Balance de Comprobación

Recoge la situación en que se encuentran todas las cuentas de la empresa en un momento dado, mostrando el total de anotaciones en el Debe y en el Haber y, por diferencia entre ambas, el saldo de cada cuenta. Debe realizarse, obligatoriamente, al menos trimestralmente. Las sumas totales del Debe siempre deben ser iguales a las del Haber, y la suma de los saldos deudores igual a la de los saldos acreedores.

Las Cuentas Anuales

Son estados contables donde se presenta información contable agregada de diversa naturaleza y deben elaborarse anualmente. Son cinco:

1. El Balance: Muestra el patrimonio de la empresa ordenando las cuentas según sean de activo, pasivo y patrimonio neto (grupos 1, 2, 3, 4 y 5).
2. La Cuenta de Pérdidas y Ganancias: Representa los diferentes gastos, ingresos, pérdidas y beneficios, conociendo los distintos niveles de resultado y sus causas (grupos 6 y 7).
3. El Estado de Cambios en el Patrimonio Neto (ECPN): Muestra el movimiento de los elementos que componen el patrimonio neto, incluyendo el importe total de los ingresos y gastos generados por la entidad y las transacciones realizadas con los propietarios. Consta de dos partes: el estado de ingresos y gastos reconocidos y el estado total de cambios en el patrimonio neto.
4. El Estado de Flujos de Efectivo (EFE): Informa sobre el origen y la utilización de los activos monetarios representativos de efectivo y otros activos líquidos equivalentes, clasificando los movimientos por actividades.
5. La Memoria: Completa, amplía y comenta la información contenida en los otros documentos que integran las Cuentas Anuales.

5.3. Fases del Proceso Contable

El proceso contable se divide en tres fases principales:

Fase 1: Contabilidad Inicial

• Constitución: Asiento de constitución e Inventario inicial.
• Otros ejercicios: Asiento de apertura e Inventario inicial.

Fase 2: Contabilidad Durante el Ejercicio

• Registro de hechos económicos en el Diario y Mayor.
• Elaboración del Balance de comprobación trimestral.

Fase 3: Contabilidad de Cierre del Ejercicio

• Asientos de regularización.
• Asientos de cálculo del resultado.
• Asiento de cierre.
• Inventario de cierre.
• Balance de comprobación del último trimestre.
• Elaboración de las Cuentas Anuales.

La Regularización Contable

Es un proceso que abarca una serie de etapas. Con ella se pretende que todas las cuentas de la empresa reflejen fielmente la situación de los elementos al cierre del ejercicio para proceder a calcular el resultado y confeccionar las Cuentas Anuales. Algunas de las operaciones que comprende son:

• Ajuste de la contabilidad a la realidad constatada al realizar el inventario de cierre (mermas, etc.).
• Reclasificación de cuentas (derechos y obligaciones que pasan a tener vencimiento a corto plazo).
• Periodificación contable: Delimitar los gastos e ingresos imputables al ejercicio económico que se está cerrando, con independencia de que se hayan producido los pagos y cobros asociados.
• Contabilización de las depreciaciones irreversibles sufridas por los inmovilizados (amortizaciones).
• Contabilización de las posibles pérdidas reversibles (deterioro de valor).
• Reconocimiento de las provisiones (obligaciones futuras, pero indeterminadas en cuanto a su importe o vencimiento).
• Saldar las cuentas de los grupos 8 y 9.

5.4. Estimaciones y Valoraciones

El registro contable implica dos aspectos: cualitativo (clasificación) y cuantitativo (valoración). En general, los activos se valoran por su precio de adquisición o coste de producción, y los pasivos por su valor razonable.

• Precio de Adquisición: Importe facturado por el vendedor después de deducir cualquier descuento o rebaja en el precio y de añadir los gastos por cuenta de la empresa relacionados directamente con la compra.
• Coste de Producción: Se añade al precio de adquisición de las materias primas y otras materias consumibles, los costes directamente imputables al producto y la parte que razonablemente corresponda de los costes indirectamente imputables a los productos.
• Valor Razonable de un Pasivo: Salvo evidencia en contra, es el valor de la contrapartida recibida a cambio de incurrir en la deuda.

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