Organización Informal

Es un sistema que surge de manera espontánea y se basa en las relaciones personales y la aparición de líderes naturales. Aunque no es formal, tiene una gran influencia y a menudo es el canal por donde circula la información de forma más rápida, convirtiéndose en el principal cauce de rumores si la organización formal es débil.

2. El Departamento de Recursos Humanos y sus Funciones

El departamento de RR.HH. se encarga de la gestión y administración del factor humano. Sus funciones se dividen en dos grandes categorías con objetivos opuestos:

2.1. Gestión de Personal (Generadora de Valor)

Es el conjunto de funciones orientadas a la eficiencia, productividad y a generar valor añadido a la empresa. Se centra en el desarrollo y mantenimiento del capital humano.

2.2. Administración de Personal (Tareas Burocráticas)

Es la parte burocrática del departamento. Incluye una serie de tareas necesarias para el cumplimiento legal y administrativo, pero que no generan valor añadido. Estas tareas son las que más habitualmente son objeto de Externalización u Outsourcing (contratación de gestorías externas).

Tareas de Administración de Personal:

• Documentación relativa a la relación laboral (contratos, prórrogas).
• Elaboración y entrega del recibo de salarios (nómina).
• Cumplimiento de las obligaciones periódicas con la Seguridad Social y la Agencia Tributaria (IRPF).
• Documentación de incidencias laborales, faltas y sanciones.

2.3. Las Cinco Funciones Clave de la Gestión de Personal

Función de Empleo

Tiene como objetivo primordial proporcionar a la empresa el personal competente y necesario. Sus tareas clave son:

• Planificación de las necesidades: Determinar el número y el perfil de los trabajadores que se van a requerir a medio y largo plazo.
• Análisis y descripción del puesto: Consiste en describir el puesto y definir las características y aptitudes que debe tener el candidato, lo que da lugar al Perfil Psicoprofesiográfico.
• Captación y selección: Búsqueda de candidatos (interna o externa) y posterior proceso de selección (pruebas, entrevistas).
• Plan de Acogida (Onboarding): Garantiza que el trabajador se adapte correctamente a su puesto y a la cultura de la empresa.

Función de Desarrollo del Personal

Tiene por finalidad mantener a los trabajadores motivados y capacitados para desempeñar sus tareas con eficacia.

• Formación del personal: Es una herramienta esencial para el crecimiento profesional y la adaptación a los cambios tecnológicos.
• Política de Promoción: La existencia de Itinerarios Profesionales motiva a los trabajadores y aumenta su productividad, permitiéndoles ascender.

Función de Compensación Económica

Consiste en establecer un sistema de retribución que sea equitativo (justo internamente), competitivo (respecto al mercado laboral) y motivador. La tarea principal es la Valoración y Retribución del Puesto de Trabajo.

• Salario Emocional: Elementos de compensación no económica que complementan la retribución (formación, expectativas de promoción, flexibilidad, reconocimiento).

Función de Relaciones Laborales

Se ocupa de conocer y cumplir el marco normativo laboral vigente. Incluye:

• Relación Individual: Derechos y obligaciones laborales (vacaciones, dimisión, despidos).
• Relación Colectiva: Negociación con los representantes de los trabajadores (Convenios Colectivos).
• Prevención de Riesgos Laborales (PRL): Garantiza la seguridad y salud en el trabajo.

Función de Servicios Sociales

Planificación de incentivos sociales voluntarios que la empresa ofrece para mejorar el clima laboral y aumentar la motivación (ej. gestión de guarderías, seguro médico privado).

3. Modelos de Gestión de Recursos Humanos (RR.HH.)

Los modelos de gestión han evolucionado. Mientras el Modelo Tradicional se centraba en la productividad y la reducción de costes salariales, las Tendencias Actuales (Gestión por Competencias) ponen el foco en la motivación, la integración y la satisfacción laboral para retener a los trabajadores más cualificados. En este modelo, el desarrollo y la formación son la clave para el crecimiento de la plantilla.

Coordinación de la Información en RR.HH.

4. Comunicación en el Departamento de RR.HH.

La comunicación es un proceso fundamental en la empresa. El departamento de RR.HH. transmite información clave sobre procesos de selección, promoción, salarios y asuntos administrativos.

4.1. Tipos de Comunicación Empresarial

• Comunicación Vertical:
  • Descendente: Órdenes, comunicados, estructuras de procedimientos (de dirección a base operativa).
  • Ascendente: Peticiones, opiniones, sugerencias y quejas (de base operativa a dirección).
• Comunicación Horizontal: Entre emisores y receptores del mismo nivel jerárquico (coordinación entre departamentos).
• Comunicación Informal: Se basa en las relaciones personales y es el canal de rumores por excelencia.
• Comunicación Externa (Corporativa): La que la empresa transmite hacia el exterior (publicidad, proveedores).

4.2. Estrategias para una Comunicación Eficaz

Para lograr que el mensaje sea recibido y comprendido de manera efectiva, se recurre a técnicas específicas:

• Asertividad: Es la habilidad de expresar nuestros deseos u opiniones de manera clara, directa y adecuada, defendiendo nuestros derechos sin agredir ni someterse a los demás.
• Escucha Activa: Implica escuchar con atención y cuidado, eliminando distracciones y mostrando empatía para comprender al interlocutor.
• Comunicación No Verbal: Cuidar los gestos, la postura y el contacto visual para reforzar el mensaje verbal.

5. Registro, Archivo y Protección de Datos

5.1. El Expediente Personal

Los expedientes de todos los trabajadores se agrupan en un fichero o archivo de personal. Es una herramienta de gran relevancia para el departamento, pues recopila el historial laboral de cada empleado.

Documentación del Expediente Personal (Ejemplos):

• Currículum Vitae y Carta de presentación.
• Informe de resultados de las pruebas de selección.
• Copia del contrato de trabajo y prórrogas.
• Documentación relativa a la retribución (nóminas, Seguridad Social, IRPF).
• Información sobre evaluaciones de rendimiento o desempeño.
• Comunicaciones sobre solicitudes, sanciones o extinción de la relación laboral.

5.2. Protección de Datos de Carácter Personal y Derechos Digitales

El tratamiento de los datos personales (currículum, nóminas, evaluaciones) está obligado a respetar el marco legal de la Ley Orgánica de Protección de Datos y Garantía de los Derechos Digitales (LOPDGDD) y el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD).

La Agencia Española de Protección de Datos (AEPD) es el organismo que se encarga de velar por la privacidad y de proteger los derechos fundamentales del ciudadano sobre sus datos (acceso, rectificación, supresión/derecho al olvido, limitación).

Derechos Digitales Clave en el Ámbito Laboral

La LOPDGDD introdujo derechos relativos al uso de la tecnología en el ámbito laboral:

• Derecho a la Desconexión Digital: Garantiza que los trabajadores puedan respetar su tiempo de descanso y vacaciones, y su intimidad personal y familiar, fuera del tiempo de trabajo legal o convencionalmente establecido.
• Intimidad en el uso de dispositivos digitales: El empresario solo puede acceder a los dispositivos digitales facilitados al trabajador para controlar el cumplimiento de las obligaciones laborales y la integridad de los sistemas, siempre que haya informado previamente sobre las reglas de uso.
• Derecho a la Intimidad ante Videovigilancia y Geolocalización: La empresa debe informar de forma expresa, clara e inequívoca a los trabajadores sobre la existencia y las características de estos sistemas.

6. Gestión del Medio Ambiente en RR.HH.

El departamento de RR.HH., especialmente en las tareas de administración, debe promover una gestión documental sostenible. La técnica de las Tres Erres (3R) es el principio fundamental:

• Reducir: Evitar generar desperdicios innecesarios (ej. reducir el gasto excesivo de papel y tóner).
• Reutilizar: Dar un segundo uso a productos o materiales antes de deshacerse de ellos.
• Reciclar: Usar los residuos como recursos, reintegrando los materiales en otros procesos productivos para minimizar el uso de recursos naturales.

Etiquetas: Comunicación empresarial, Derechos Digitales, Funciones RRHH, Gestión de personal, LOPDGDD, Modelo de Gestión por Competencias, outsourcing, Recursos humanos