Organización e Imagen Corporativa: Pilares de la Eficacia Empresarial

La organización es el instrumento utilizado por las personas en sus tareas diarias para conseguir un determinado fin.

Asimismo, una organización se define como un grupo de personas con un objetivo común a alcanzar. Para que esta organización funcione y sea efectiva, es fundamental que exista comunicación y coordinación entre sus miembros, quienes, a través de una serie de normas, trabajarán para el logro de la misión establecida.

Importancia de una Organización Eficaz

La importancia de una adecuada organización reside en:

1. Saber adaptarse a los continuos cambios que se producen, no solo en las empresas, sino también en la sociedad.
2. Favorecer el logro de los objetivos establecidos.
3. Ayudar a utilizar y obtener un mejor rendimiento de los recursos a los que tienen acceso los trabajadores para el óptimo desarrollo de sus tareas o actividades.
4. Establecer la mejor manera para que los trabajadores logren los objetivos que se les han asignado.
5. Fomentar una mejor comprensión y comunicación entre los miembros de la organización.
6. Suministrar los métodos para que las actividades se desempeñen eficientemente, con un mínimo de esfuerzo.
7. Evitar la lentitud e ineficiencia en las actividades, reduciendo costos e incrementando la productividad.
8. Reducir o eliminar la duplicidad de esfuerzos, al delimitar funciones y responsabilidades.

Imagen Corporativa: Percepción y Estrategia

La imagen corporativa de una empresa es el conjunto de cualidades que los distintos stakeholders le atribuyen, es decir, la opinión que tienen sobre la empresa y cómo la perciben en general.

La empresa debe ser coherente con los valores que pretende representar y mostrar una actitud que convenza a sus clientes.

Cada persona puede tener una imagen de una empresa en función del tipo de contacto o relación que haya tenido con ella. Las personas pueden percibir una empresa a través de tres fuentes, ya sean directas o indirectas:

1. Experiencia directa.
2. Relaciones con otras personas.
3. Medios de comunicación.

Tipos de Imagen Corporativa

Los tres tipos de imagen corporativa que se pueden considerar son:

• Imagen deseada: Aquella que posee la dirección de la empresa y que es el ideal que se pretende transmitir.
• Imagen difundida: Aquella que es transmitida por la empresa a su público.
• Imagen percibida: Es la imagen realmente percibida por el público objetivo.

Otra forma de clasificar la imagen corporativa se realiza en función del objeto percibido. Así, tenemos:

• Imagen del producto.
• Imagen de marca.
• Imagen del sector.
• Imagen del país.
• Imagen del punto de venta.
• Imagen del consumidor/usuario.
• Imagen de empresa.

Es muy importante no confundir imagen corporativa con identidad corporativa.

La identidad corporativa está ligada a dos elementos clave:

• Nombre de la empresa. (Es la identidad verbal)
• Identidad visual: Es el conjunto de todos los elementos visuales que componen una marca e identifican a la empresa visualmente.

El Manual de Estilo Corporativo: Coherencia y Marca

El manual de estilo corporativo es el conjunto de reglas que rigen la forma en que se construye la identidad corporativa de una empresa. Este es uno de los métodos más eficaces que tienen las empresas para definir sus bases y normas de comunicación y marketing, logrando una transmisión unificada y coherente de los valores de la empresa y de la marca, y consiguiendo que destaque o se diferencie de la competencia.

Elementos Clave de un Manual de Estilo

Los elementos que conforman un manual de estilo y que contribuyen a la “creación de marca” son los que componen la identidad corporativa:

1. El nombre de la empresa/marca.
2. El logo o logotipo.

   Es la representación gráfica del nombre de la marca, sin necesidad de utilizar letras. En el manual de estilo se indica cómo utilizar el logotipo, su tamaño, el lugar donde debe aparecer, etc.

   Clasificación del Logotipo

   • Logotipo: Representación gráfica solo con letras del nombre de la marca.
   • Isotipo: Icono, dibujo o pictograma que identifica la marca sin necesidad de utilizar letras o tipografías.
     • Monograma: Es la unión de dos o más letras que forman un símbolo.
     • Anagrama: Varias sílabas que se unen para formar un emblema, generando una palabra nueva (suele provenir de nombres largos).
     • Sigla: Unión de dos o más letras de tal forma que mantiene su condición de lectura deletreándolas.
     • Inicial: Solamente la primera letra de la marca.
     • Firma: Es un símbolo en el que se pretende plasmar la firma autógrafa del autor.
     • Pictograma: Símbolo que puede resumir el nombre de la marca, representar sensaciones o ejemplificar la silueta del producto.
   • Imagotipo: Conjunto formado por el logotipo y su isotipo, pero espacialmente separados. Ej.: Amazon, etc.
   • Isologo: El texto y el icono se encuentran unidos, formando un elemento indivisible. Ej.: BMW, Ford, Burger King, letras Chupa Chups, etc.
   • Descriptor de la marca: El logo define a qué se dedica la marca. Ej.: Reale Seguros, Halcón Viajes, etc.
   • Claim: Una frase pegadiza que transmite los valores de la marca de forma temporal. Ej.: El Corte Inglés (cada vez que empieza una temporada), Nike ‘Escribe tu futuro’, etc.
   • Eslogan: También es una frase pegadiza que transmite los valores de la marca de forma permanente. Ej.: BMW ‘¿Te gusta conducir?’, L’Oréal ‘Porque nosotras lo valemos’, etc.
3. Los colores.

   Las grandes empresas suelen elegir sus propios colores, aportando personalidad y diferenciándose de otras empresas y de su competencia. Por ejemplo, el azul es el color empresarial por excelencia, ya que su percepción psicológica se asocia a la tranquilidad, la confianza, la seriedad y la constancia.

   Métodos para Elegir Colores Corporativos

   A la hora de elegir los colores corporativos, las empresas recurren a varios métodos:

   • Pantone: Se utiliza para diseño gráfico. Ej.: PMS 286 #0038a8.
   • Código CMYK: Son cuatro colores (cian, magenta, amarillo y negro) que, al combinarse, forman nuevos colores.
   • Código RGB: Se utiliza en pantallas de ordenadores, móviles y pantallas digitales. Ej.: Rojo (255,0,0), Verde (0,255,0), Azul (0,0,255), Negro (0,0,0), Blanco (255,255,255).
   • HTML: Código formado por seis cifras y letras, sirve para especificar los colores en diseño web.
4. La fuente y el tamaño de letra.
5. Las fotografías e imágenes.
6. El diseño de la página web.

Calidad del Servicio del Asistente de Dirección y Secretaría

El código deontológico del asistente de dirección es el conjunto de principios, valores y normas que rigen su comportamiento en el desempeño de sus tareas y reflejan su grado de profesionalidad. Este código debe tenerse presente en todo momento y se asume automáticamente al aceptar el puesto de asistente.

Funciones y Características del Asistente de Dirección

Todo asistente debe dominar las funciones básicas del cargo que desempeña para alcanzar su máxima eficacia. Además, debe saber reaccionar ante las situaciones que le propongan desde la dirección, ya que esto influirá directamente en la eficiencia al tomar decisiones.

Algunas de las funciones básicas de un asistente de dirección incluyen:

1. Atención y filtro de llamadas telefónicas.
2. Gestión de la agenda de superiores inmediatos.
3. Gestión del archivo.
4. Gestión de la documentación.
5. Recepción y atención de visitas.
6. Elaboración de informes.
7. Funciones administrativas vinculadas a la secretaría.
8. Organización de reuniones.
9. Organización de eventos.
10. Organización de desplazamientos y viajes.
11. Soporte técnico y administrativo al resto de compañeros.
12. Apoyo en la preparación de presentaciones corporativas.
13. Manejo y análisis de bases de datos.
14. Elaboración de documentos de contabilidad y tesorería.

Sin embargo, las funciones del asistente de dirección han evolucionado considerablemente en los últimos años y ya no se limitan solo a las tareas que antes eran propias de un/a secretario/a. La figura del asistente de dirección es cada vez más valorada, llegando incluso a asumir responsabilidades propias de la dirección. Estas tareas deben realizarse eficazmente, facilitando el trabajo del director y, de este modo, aportando al asistente mayor credibilidad y reconocimiento por parte de la empresa.

Algunas de las nuevas características que todo asistente debe desarrollar son:

1. Iniciativa: A la hora de sugerir ideas y de iniciar nuevas tareas.
2. Discreción: Por ocupar un cargo de máxima confianza y además por tener acceso a información confidencial.
3. Disponibilidad y buena voluntad: Para realizar sus funciones propias en cualquier momento del día.
4. Saber estar: Aplicable a cualquier trabajador, pero más aún a un asistente de dirección por dos motivos: transmitir una buena imagen de la empresa y por representar a la empresa.
5. Amabilidad, simpatía y buena imagen: Con todos los stakeholders y con los compañeros.
6. Buen criterio: Habilidad para recopilar la información necesaria y saber tomar decisiones.
7. Tranquilidad y paciencia.
8. Espíritu de servicio y cooperación: No solo con los directivos, sino con todos los compañeros.
9. Saber escuchar: Escucha activa con los stakeholders.
10. Dedicación a su trabajo durante la jornada laboral: Evitando todo tipo de interrupciones personales.
11. Sinceridad y honestidad: A la hora de transmitir información correcta y veraz.

Niveles de Autonomía y Responsabilidad: La Delegación de Funciones

Es bien sabido que, anteriormente, el rol de un asistente de dirección (o secretario/a) era el de una persona que ejecutaba lo que se le pedía, es decir, que cumplía las indicaciones y órdenes de su dirección. Tenía lo que se conoce como un “rol reactivo”. Hoy en día, el asistente de dirección debe tener un “rol proactivo”, lo que significa que no espera a que le pidan las cosas, sino que se anticipa a lo que se pueda necesitar de él/ella, aplicando su propia iniciativa y criterio. Esto sucede por dos razones principales:

• Está más inmerso en el core business de la empresa.
• Se informa mucho más, incluso sobre aspectos de la realidad económica y política.

Un asistente de dirección es el brazo derecho del director, de su jefe inmediato. Actualmente, tiene mucho más protagonismo, ya que puede llegar a sustituirle en reuniones, solucionar conflictos, organizar las tareas o actividades cotidianas e, incluso, sustituirle en viajes de negocios. Podríamos decir que el asistente tiene, hoy en día, un perfil más ejecutivo que administrativo, ya que se ha convertido en un colaborador directo de la dirección.

Por todo ello, el asistente tiene hoy unas necesidades formativas y habilidades directivas reconocidas, relativas a conocimientos en:

• Gestión de datos.
• Gestión de documentación y archivos.
• Protocolo.
• Organización de eventos.
• Idiomas.
• Marketing.
• Contabilidad.
• Tesorería.
• Derecho.
• Técnicas de dirección.
• Economía de empresa.
• Ofimática.

Pero no solo se requieren estas nuevas habilidades, sino que también se busca que demuestre buen carácter, comportamiento responsable, compromiso y un trato excelente con la empresa. Se busca, en definitiva, sentido común y buen trato.

Por último, recordamos cuáles son los principios básicos con los que debe contar todo asistente de dirección:

• Secreto profesional: La confidencialidad es un deber de todo asistente. La información sobre la empresa y sus stakeholders es siempre confidencial y privada.
• Dignidad: Todo asistente de dirección debe abstenerse de comportamientos que supongan una infracción o un descrédito, y desenvolverse en el ejercicio de su profesión con honor y dignidad.
• Integridad: Actuar con honradez, lealtad y buena fe.
• Honestidad y ética profesional.
• Lealtad a la empresa y al jefe a quien se reporta.
• Responsabilidad en el trabajo.

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