Documentos Técnicos: Definición y Tipología

Un documento es un escrito que acredita algo, y este puede incluir todas o algunas de las características siguientes: ser una instrucción, servir de aviso y consejo, servir para ilustrar, servir para comprobar, ser prueba contra quien lo escribe, acreditar hechos y su fecha.

Tipos de Documentos Técnicos

Los documentos técnicos se clasifican en:

• Cartas: (ofertas de servicios, reclamaciones, etc.)
• Comunicados: (tarjetas, telegramas, circulares, etc.)
• De carácter semi-oficial: (instancias y memoriales, certificados, etc.)
• Informes: (periódicos, comerciales, etc)
• Documentos del proyecto: (documentos clásicos y otros)

Clasificación de Otros Documentos del Proyecto

Estos documentos pueden ser clasificados según su función o según su origen y destinatario. No obstante, atendiendo a las actividades del proyecto (informáticas y de producción) a las que hagan referencia, se pueden clasificar en:

• Documentos de dirección y coordinación (los genera la alta dirección)
• Documentos de planificación y programación
• Documentos de ingeniería del proceso (diagramas de flujo)
• Documentos referentes a costes y a su control
• Instrucciones de montaje, etc.

Documentos Contractuales y de Ejecución

Hoja de Encargo

Es el contrato entre el promotor y la organización que da salida al proyecto.

Libro de Órdenes

Es un documento oficial y vinculante que debe estar presente en la ejecución y sirve para recoger y dar fe de las distintas instrucciones, modificaciones sobre el proyecto original y órdenes de dirección facultativa, así como los acuerdos al respecto de las circunstancias inesperadas que hayan podido aparecer en el montaje.

Documentos Clásicos Fundamentales del Proyecto

El proyecto está formado por un conjunto de documentos que deben ser inteligibles e interpretables por otros técnicos superiores y, en general, por todas las personas interesadas en el proyecto.

Los documentos del proyecto son, como mínimo, cuatro:

• Memoria
• Planos
• Pliego de Condiciones
• Presupuesto

También se puede contener un quinto documento, el Programa del posible desarrollo de la ejecución del sistema en tiempo y coste óptimo, de carácter indicativo.

Detalle de los Documentos Clásicos

Memoria

Es el documento en el que se describe el proyecto, desde la génesis y objeto del mismo hasta el estudio de las necesidades a satisfacer y los factores de todo orden tenidos en cuenta para llevarlo a cabo. Es, normalmente, el documento que se culmina en último lugar, puesto que recoge todas las incidencias producidas en su elaboración y las que se programan para su ejecución. Puede incluir gráficos, diagramas, dibujos o croquis que clarifiquen la redacción de las soluciones propuestas, apoyando los datos recogidos y los cálculos aclaratorios necesarios para justificar las condiciones técnicas de los sistemas adoptados.

Planos

Son la representación gráfica del proyecto. Serán de conjunto y de detalle, y tantos como sea necesario para garantizar la ejecución de la implantación de los sistemas de telecomunicación e informáticos.

Pliego de Condiciones Técnicas y Facultativas

Debe describir los elementos materiales que integran la implantación y mantenimiento de los sistemas de telecomunicación e informáticos y regular su ejecución.

Presupuesto

Señala el coste de la ejecución y mantenimiento de los sistemas y se compone de uno o varios presupuestos parciales. También se expresan los precios unitarios y los descompuestos, el estado de las mediciones y los detalles precisos para su valoración.

Documentación según la Clase de Proyecto

Existen dos tipos principales de proyectos en función de su promotor: los proyectos de utilidad pública y los proyectos de iniciativa privada.

Proyectos de Utilidad Pública

Están promovidos por la Administración y tienen, en general, una estructura rígida, definida por un pliego de condiciones estipulado en las bases iniciales del correspondiente concurso o subasta. Tienen predefinidos los documentos que deben contener, los modelos de impresos a utilizar, exigen la inclusión de la planificación de las etapas de la ejecución de la implantación de los sistemas de telecomunicaciones e informáticos y la fórmula de revisión de precios. En numerosos casos, limitan la libertad del analista de sistemas para proponer una determinada solución, ya que llegan a fijar aspectos del diseño básico y de detalle que no pueden ser modificados.

Proyectos de Iniciativa Privada

Tienen como característica principal la funcionalidad. Dan mayor libertad al analista de sistemas, que procura sintetizar al máximo el contenido de los documentos. Este hecho no debe significar, en absoluto, que la calidad del proyecto sea menor, sino que la documentación que se presenta es la mínima necesaria para llevar a cabo su realización.

Datos Generales Requeridos en la Memoria

La memoria debe incluir, como mínimo, los siguientes datos generales:

• Datos del promotor.
• Descripción del edificio o complejo urbano, con indicación del número de bloques, portales, escaleras, plantas, etc.
• Aplicación de la Ley de Propiedad Horizontal.
• Objeto del proyecto técnico.

Etiquetas: documentación técnica, Gestión de proyectos, Ingeniería, memoria de proyecto, pliego de condiciones, sistemas informáticos, telecomunicaciones