Captura, Registro y Clasificación Funcional

Determinación y Creación de Documentos

• Determinación y Creación de Documentos: La gestión documental comienza por definir los documentos o evidencias que deben crearse en cada actividad o proceso de negocio. Las evidencias pueden ser documentos electrónicos en ficheros (PDF, DOC) o registros en una base de datos.
• Los requisitos para la creación de documentos se basan en el análisis de cuatro factores principales: el marco legal (obligaciones contractuales y legislación), los requisitos internos (metodología de gestión), las necesidades de rendición de cuentas (auditorías o aprobación de terceros) y la identificación de posibles riesgos de negocio por no crear los documentos oportunos.
• Los documentos electrónicos pasan por distintos estados y versiones de trabajo (ej. Borrador, En revisión, Aprobación rechazada, Definitivo). El documento adquiere su carácter definitivo mediante una firma, la aprobación de un superior, un envío o una conversión de formato. Un documento definitivo puede reutilizarse para crear una nueva versión, siendo el resultante siempre un documento diferente, que podría sustituir al anterior y hacerlo obsoleto, lo cual debe ser gestionado (por ejemplo, eliminando el acceso a los no vigentes).

Captura y Registro de los Documentos

La Captura es el momento en que una información se fija en un soporte determinado como evidencia de una acción o decisión.

• En el entorno digital, esto ocurre cuando el documento se incorpora al repositorio corporativo.
• El proceso de captura debe cumplir con varios objetivos: establecer la relación entre el documento, el productor y el contexto; almacenarlo en el lugar definido; y asociarlo o agruparlo con otros documentos que forman parte de un mismo trámite o función. El cumplimiento de estos objetivos se logra mediante la asignación de metadatos en el momento de la captura.
• Las buenas prácticas de captura indican que debe producirse lo antes posible y debe buscarse su automatización para evitar la intervención manual.

El Registro es la operación de asignar un número, código o identificador único al documento dentro del sistema, y suele incluir una breve descripción. La Norma ISO 15489 estipula que el registro debe incluir: un identificador único, la fecha y hora del acto, un título o descripción abreviada, y el autor/emisor o el receptor. El registro debe ser secuencial para impedir la intercalación de documentos y es evidencia del orden de captura o llegada. Los documentos con dominio público pueden usar identificadores normalizados como el URI o DOI.

Clasificación Funcional

La Clasificación en gestión de documentos electrónicos se enfoca en no desligar los documentos de su contexto de creación. Un documento descontextualizado puede ser mal interpretado, incluso si es auténtico.

• La clasificación funciona como un proceso de agrupación de documentos en distintos niveles (expedientes, series documentales) para facilitar su descripción y control.
  • Series Documentales: Son el conjunto de expedientes o documentos que se derivan de una misma función, actividad o proceso organizativo.
  • Expediente: Es el conjunto de documentos que se producen y reciben en un mismo trámite, en la secuencia lógica de resolución del asunto, teniendo un valor probatorio en el ámbito administrativo (como el foliado en papel o el expediente electrónico).
• La clasificación permite:
  • Establecer vínculos entre documentos individuales para representar la actividad.
  • Aplicar de forma coherente la política definida de acceso y seguridad.
  • Establecer plazos y medidas de conservación y disposición apropiados para cada clase.
  • Ayudar a la recuperación de documentos relacionados con funciones o actividades.
• Los instrumentos de apoyo al proceso de clasificación incluyen los Cuadros de Clasificación (clasificación de actividades) y los Mapas Documentales. Los Mapas Documentales son una evolución que incluye, además de la clasificación, las reglas de acceso y seguridad, los calendarios de conservación y las tablas de retención.

Descripción, Acceso, Calificación y Disposición

Seguridad y Acceso

El acceso a los documentos se establece mediante categorías (Abierto, Restringido, Confidencial) para definir el nivel de protección. En el entorno electrónico, el acceso se gestiona mediante la aplicación de reglas que combinan cuatro variables clave:

1. Objeto de acceso: El documento, los metadatos, las firmas electrónicas o las agrupaciones documentales (series, expedientes).
2. Sujeto de acceso: Usuarios internos (responsable/tramitador, superiores jerárquicos, grupo de actuación) y usuarios externos (sujeto destinatario, partes interesadas, ciudadanía).
3. Permisos: El nivel de acción permitido sobre el objeto de acceso (Ninguno, Exploración, Lectura, Versión, Escritura, Eliminación).
4. Estado: Variable que atiende al ciclo de vida; por ejemplo, el estado record cambia las condiciones de acceso, ya que se eliminan los permisos de edición o modificación.

Las reglas de acceso se recogen en Tablas de Seguridad y deben considerar la legislación, los requisitos de negocio y el criterio temporal (el acceso restringido siempre debe tener un límite en el tiempo).

Valoración y Disposición

La Valoración es el proceso archivístico necesario para identificar qué documentos deben conservarse, siendo esencial en el entorno electrónico para evitar la complejidad de la gestión de repositorios infinitos. Los calendarios o reglas resultantes deben aplicarse sobre las distintas clases o agrupaciones de documentos.

• Los criterios para determinar el calendario de conservación incluyen: la legislación/normativa, las necesidades de gestión y negocio (conocimiento, auditoría), y los derechos y garantías de las partes interesadas.
• Es fundamental identificar los Documentos de Conservación Permanente (evidencia sobre políticas, derechos y memoria de la organización) y los Documentos Esenciales o vitales (imprescindibles para la continuidad en caso de desastre).

La Disposición en el mundo digital incluye no solo la eliminación, sino también definir el plazo para el cambio de formato, el paso a almacenamiento off-line o la migración a otro sistema de conservación permanente. Para la ejecución de la disposición, es fundamental la automatización. Los pasos principales son:

1. Automatizar los calendarios de disposición y sus acciones asociadas.
2. Asignar el calendario de disposición a una agrupación documental.
3. Asignar una fecha detonadora (trigger), que es el metadato que permite empezar a contar los plazos (ej. la fecha de cierre del expediente o la finalización de la auditoría).
4. Realizar la destrucción de manera autorizada y documentada.
5. Gestionar las excepciones (hold) que suspenden el cómputo de plazos (ej. si el asunto está sometido a litigio).

Transferencia y Conservación

El Fundamento de la Preservación

La conservación busca garantizar la disponibilidad de los documentos para su consulta y uso continuos. En el entorno electrónico, la preservación digital es una acción preventiva esencial para evitar que la obsolescencia tecnológica impida la utilización e interpretación de los documentos. El objetivo central es mantener las cuatro características esenciales del documento: Autenticidad, Fiabilidad, Integridad y Usabilidad.

Disposición y Estrategias Digitales

La Valoración define la Disposición, que en el mundo digital incluye: el plazo para el cambio de formato, el plazo para pasar a almacenamiento fuera de línea (off-line), y el plazo para la migración a otro sistema de conservación permanente. Las estrategias para mover y actualizar documentos son:

• Conversión: Proceso de transformación de documentos de un formato a otro.
• Migración: Proceso de transferencia de documentos de un sistema de hardware/software a otro sin modificar su formato.

El Conflicto con la Tecnología

La preservación enfrenta dos grandes desafíos:

1. Obsolescencia Tecnológica: Los plazos de conservación tecnológica (4 o 5 años) son mucho más cortos que los plazos de conservación necesarios. Esto provoca que la información antigua almacenada, si no se ha eliminado, esté probablemente en formatos obsoletos, dificultando su consulta.
2. Autenticidad (Firma Electrónica): La caducidad de los certificados digitales y el hecho de que cualquier conversión de formato invalida la firma original plantean un riesgo para la autenticidad a largo plazo. Las soluciones implican la refirma o la captura de la información de la firma como metadatos.

Rigor del Proceso

La conversión y migración deben ser procesos rigurosos y documentados:

1. Planificación: Documentar los elementos del plan, el factor desencadenante, el método y las tecnologías.
2. Pruebas y Ejecución: Las pruebas se realizan sobre copias de los documentos originales. La ejecución requiere un entorno específico de hardware y software.
3. Validación: Verificar que los documentos se hayan convertido o migrado satisfactoriamente, manteniendo la autenticidad, exactitud, integridad y disponibilidad. Todo el proceso debe estar documentado para servir como elemento probatorio.

Conceptos Clave: El Esquema General de Metadatos

Definición y Fundamento

Los metadatos se definen clásicamente como «datos sobre los datos». En el contexto de la GDE, son información estructurada o semiestructurada que describe el contexto, el contenido y la estructura de los documentos.

• Pilar de la GDE: Los metadatos son el soporte fundamental e insustituible de la gestión de documentos electrónicos. Son el primer paso necesario para implementar cualquier Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos (EDRMS).
• Equivalencia: Son la versión electrónica de la descripción de los documentos en papel, y pueden aplicarse a distintos niveles de agrupación (documentos individuales o expedientes).
• Procesos Soportados: Todos los procesos de gestión documental se sirven de metadatos, incluyendo el Registro, la Descripción, la Clasificación, la Indización, el Acceso, la Preservación y la Disposición.

Objetivos y Requisitos Asegurados

Los metadatos son esenciales porque garantizan que los documentos electrónicos cumplan con los requisitos imprescindibles: Autenticidad, Fiabilidad, Integridad y Disponibilidad o Usabilidad.

• Funciones principales:
  • Valor Probatorio: Garantizar el valor probatorio de los documentos.
  • Contexto y Vínculos: Mantener los vínculos de los documentos con su contexto de creación y facilitar su comprensión.
  • Acceso y Privacidad: Permitir el acceso, la privacidad y la propiedad intelectual.
  • Preservación e Interoperabilidad: Facilitar la recuperación, la interoperabilidad y la identificación del entorno tecnológico para facilitar la migración entre entornos.

Estándares y Modelos de Metadatos

Los metadatos no son exclusivos de los documentos textuales, sino que se utilizan para gestionar cualquier objeto digital (imágenes, software, bases de datos, etc.).

1. ISO 23081: Metadatos para la gestión de documentos.
2. Otros Estándares Relevantes:
   • Dublin Core (ISO 15836): Estándar que surge para identificar páginas web y cualquier objeto digital.
   • PREMIS: Modelo desarrollado por la Library of Congress que cubre exclusivamente la preservación de objetos digitales. Sus metadatos facilitan las acciones de preservación y recogen los datos de las conversiones.
   • METS (Metadata Encoding and Transmission Standard): Formato de intercambio de metadatos; utiliza un esquema XML para codificar metadatos descriptivos, estructurales y administrativos, siendo clave para la exportación e importación de objetos digitales entre repositorios.

Instrumentos: Construir un Esquema de Aplicación

Los Esquemas de Metadatos

Un esquema de metadatos es el plan lógico que define las relaciones entre los elementos del conjunto de metadatos, estableciendo reglas para su semántica, sintaxis y obligatoriedad. Son instrumentos genéricos que sirven como marco conceptual para las implantaciones prácticas.

Categorías del Modelo ISO: Los metadatos se organizan en las siguientes categorías para describir y gestionar las instancias de las entidades:

1. Identidad: Metadatos que distinguen una instancia de otra (ej. identificador interno, tipo de entidad). Se asignan al momento del registro.
2. Descripción: Metadatos que describen la instancia para permitir la recuperación y entender el contexto (ej. Título, Clasificación, Resumen, Lugar).
3. Uso: Información que facilita el uso a lo largo del tiempo (ej. Derechos y permisos, Formato, Prueba de integridad).
4. Plan de Eventos: Información sobre las acciones que están previstas que sucedan en el futuro (ej. fecha y tipo de acción).
5. Historial de Eventos: Documenta las acciones que han sucedido (qué, quién y cuándo ocurrió).
6. Relación: Contiene información que vincula una o más instancias de entidad (ej. identificador de las entidades relacionadas, tipo de relación).

Los Perfiles de Aplicación

Los perfiles de aplicación representan la implantación práctica y específica de un esquema de metadatos genérico, adaptándolo a las necesidades, reglas de negocio y condiciones tecnológicas de una organización concreta.

• Diferencia clave: Mientras que un esquema es un diccionario de vocabulario y reglas generales, un perfil de aplicación es una versión personalizada que añade elementos específicos de la organización.
• Construcción del Perfil de Aplicación:
  • Define el uso de los elementos del esquema general.
  • Añade las reglas de negocio y cómo se va a utilizar cada elemento.
  • Identifica los elementos obligatorios y condicionantes.
  • Puede incluir elementos nuevos, no definidos en el esquema genérico, necesarios para cumplir con requisitos funcionales.
  • Especifica cómo se implementarán los metadatos en el entorno tecnológico existente.

Firma Electrónica, Protocolo de Digitalización, Copiado Auténtico y Representación

• Firma Electrónica: Es el concepto legal de aceptación del contenido de un documento en formato electrónico. Consiste en datos electrónicos anejos o asociados lógicamente a otros datos que el firmante utiliza para firmar.
  • Firma Electrónica Simple: Usuario y contraseña o PIN enviado al móvil.
  • Firma Electrónica Avanzada: Permite identificar al firmante de manera única y vincula la firma al documento, permitiendo detectar cualquier modificación utilizando certificados digitales.
  • Firma Electrónica Cualificada: Es la más segura y jurídicamente respaldada, realizada con un dispositivo seguro (como el DNI electrónico).
  • La firma digital: Permite la autenticación, garantiza la integridad y asegura el no repudio.
• Protocolo de Digitalización: Es el proceso reglado para convertir documentos en papel en documentos electrónicos con la misma validez legal que el original. Elementos clave:
  • Calidad del Escaneo: Resolución mínima de 200 ppp y formato adecuado (PDF/A o TIFF).
  • Metadatos: Asociación de metadatos (fecha, número de expediente, responsable).
  • Firma Electrónica: Firma del proceso para garantizar la autenticidad.
  • Custodia: Almacenamiento en un sistema de gestión documental seguro.
• Copiado Auténtico: Es la reproducción de un documento que posee la misma validez jurídica y probatoria que el original. Es un nuevo documento expedido por una organización con competencias para ello.
• Representación e Impresión: Es la visualización en pantalla o la impresión de un documento electrónico sin que pierda su validez legal. Su valor jurídico reside en el documento electrónico original, cuya validez se comprueba mediante un CSV (Código Seguro de Verificación) o un código QR.

Identificación de Riesgos en Producción, Gestión y Mantenimiento de Documentos

La Gestión del Riesgo

El riesgo se define como el «efecto de incertidumbre sobre los objetivos». El proceso incluye la apreciación del riesgo (risk assessment), dividida en tres fases:

1. Identificación: Buscar y registrar los posibles riesgos que afectan las actividades.
2. Análisis: Identificar las causas, fuentes y controles existentes.
3. Evaluación: Utilizar métodos basados en evidencias o expertos para evaluar la probabilidad y el impacto.

Riesgos en la Gestión Documental

Los riesgos se centran en el nivel operativo y pueden afectar la autenticidad, fiabilidad, integridad y usabilidad de los documentos.

Entorno de Mantenimiento y Conservación de Documentos

• Arquitectura y Sistemas de Información: Las soluciones de gestión documental electrónica (SGDE) deben integrarse en la arquitectura de información de la organización.
• Almacenamiento en Discos Personales: Presenta grandes desventajas en cuanto al acceso, la gestión centralizada de copias de seguridad y la proliferación de duplicados.
• Servidores de Ficheros y Datos: Centraliza los ficheros para aplicar medidas corporativas (seguridad y backups). Los modelos pueden ser jerárquicos, temáticos, por procesos o mixtos.
• Software de Gestión: Los documentos pueden ser gestionados por aplicaciones de negocio (ERP, CRM) o software especializado.

Tipos de Almacenamiento

• Almacenamiento en la Nube (Cloud Computing): Relevante para la producción y conservación. Requiere reflexionar sobre plazos de permanencia y la propiedad de la información al extinguirse el contrato.
• Almacenamiento Off-line: Dispositivos para información de uso poco frecuente, principalmente para copias de seguridad.
• Almacenamiento Near-line: Almacenamiento intermedio (ej. librerías de cintas) para grandes volúmenes de información valiosa.

El Correo Electrónico

El correo electrónico crea documentos que deben gestionarse. El E-mail Archiving es la tecnología específica para capturar, preservar y hacer buscable el tráfico de correos, protegiendo los datos para el legal discovery y el cumplimiento normativo.

Políticas de Conservación y Seguridad

Existe un conflicto entre los plazos de la tecnología (4-5 años) y los plazos requeridos para los documentos. La Norma ISO 27000 es el referente en gestión de seguridad, enfocándose en tres dimensiones:

• Confidencialidad: Solo acceso autorizado.
• Disponibilidad: Acceso a la información cuando se precise.
• Integridad: Exactitud y completitud de los activos, protegiéndolos de modificaciones no autorizadas.

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