1. Knowledge Manager y Gestión del Conocimiento (KM)

El Knowledge Management o la Gestión del Conocimiento (GC) consiste en aprovechar el conjunto de procesos y sistemas de que dispone una organización para aumentar de forma significativa su eficiencia y ser más competitiva.

Disponer de un adecuado modelo de gestión del conocimiento, adaptado a las necesidades de cada empresa, es esencial para su supervivencia y crecimiento. En un momento de crisis como el actual, invertir en conocimiento es invertir en futuro.

Hoy, las organizaciones pueden disponer de potentes sistemas de información con los que procesan un alto volumen de datos.

La gestión del conocimiento permite conseguir las mejores respuestas en todos los ámbitos. Por eso, es crucial contar con el apoyo de los niveles más altos de la empresa u organización y disponer de instrumentos y métodos para obtener resultados.

2. Generación Millennials

Esta generación (menores de 30 años) no concibe nada sin la tecnología y no cree en las jerarquías. Valora su autonomía y la fuerza colectiva, y da un gran valor a las redes sociales.

3. Clima Laboral

El clima laboral en una organización es la percepción que tiene cada una de las personas que pertenece a una organización acerca del ambiente psicológico de la organización. Este clima es relativo a las estructuras, los procesos y eventos que suceden en la organización.

Características del Clima Laboral

• El clima hace que una organización sea diferente a otra.
• Es relativamente estable en el tiempo.
• Incide en el comportamiento de los empleados.

Mide la fuerza con la que las percepciones de las personas de una organización convergen (Gonzáles-Roma & Peiró, 2002).

Principales Teorías sobre el Clima Laboral

1. Teoría de Karasek (1979): Hay un desajuste entre las tareas y las exigencias del puesto. El empleado no siente que tenga el control, de modo que se produce una activación excesiva provocando consecuencias negativas.
2. Teoría de Siegrist (1996): Hay un desequilibrio entre el esfuerzo y la recompensa. Cuando el primero es superior al segundo, existe el riesgo psicosocial.
3. Teoría de Furham (2005): Se basa en las características de cada persona, que afectan a la percepción que tienen del entorno, determinando reacciones y consecuencias.
4. Modelo de tres niveles de McGrath (1976): La percepción del trabajo debe ser realizada sobre la información que nos proporcionan tres sistemas: el individual, el físico tecnológico del trabajo y el de relaciones interpersonales (grupos formal e informal).
5. Modelo de Peiró: El efecto que tiene la combinación del entorno tanto individual como grupal y la estructura de la organización.

4. ¿Qué es un Wiki? Aplicación y Ventajas en la Empresa

Definición y Beneficios

• Wiki: Sitio web en el que se comparte información de manera estructurada y es mantenido por diversos usuarios.
• Permite gestionar de manera sencilla y eficaz el conocimiento de la empresa.
• Son fáciles de usar, permiten editar textos online de manera rápida y facilitan una comunicación multidireccional y colaborativa.

La wiki se convierte así en una herramienta muy útil, sobre todo para desarrollar y gestionar proyectos de personas que no están ubicadas en un mismo espacio físico.

Usos de las Wikis en la Empresa

• Intercambio de ideas de trabajo: Favorece la comunicación horizontal, pero también la vertical. Muchas veces las mejores ideas surgen de empleados con jerarquía inferior.
• Manual de bienvenida de nuevos empleados: Donde estos puedan encontrar soluciones a problemas que en su día se encontraron antiguos trabajadores.
• Creación de wikis por proyecto: Para que los empleados puedan generar y actualizar documentos e información relativos al mismo, independientemente de dónde se encuentren.
• Wikis de atención al cliente: Con un listado actualizado de las principales preguntas y respuestas, que posteriormente se pueden trasladar a la web corporativa como FAQs.
• Wikis de producto: Informando sobre novedades, funcionalidades, características, precios, opiniones de clientes, etc.
• Agenda de reuniones: En formato wiki para potenciar la participación.

5. Herramientas 2.0 según Andrew McAfee

McAfee define estas herramientas como parte de una plataforma que es entendible por cualquiera en la empresa y que son persistentes en el tiempo. Convierten el trabajo del conocimiento en una experiencia amplia y permanentemente visible.

No se trata de experimentar con nuevas aplicaciones. Se trata de la gestión de la empresa en colaboración, de resolver problemas de negocios a través de la colaboración y de lograr los resultados de negocio a través de la colaboración.

6. Cómo Elaborar un Plan Estratégico de Comunicación

1. Análisis: Estudio de la información del entorno externo e interno.
   • Resumen DAFO (Debilidades, Amenazas, Fortalezas y Oportunidades).
2. Antecedentes: Análisis de la información de la empresa, historia, ventas, etc.
3. Objetivos: Se deben señalar cuáles son los objetivos y qué se quieren conseguir con las actividades que se pongan en marcha. Los objetivos deben poder ser cuantificados, medibles y han de ser alcanzables y realistas.
4. Público Objetivo o Target de la Comunicación: Es imprescindible determinar a quién se va a dirigir la comunicación.
   • Definir cuál o cuáles son los destinatarios o grupos de destinatarios en los que se centrarán los esfuerzos comunicativos. Conocer al público al que se dirige la empresa, los medios que utiliza para informarse y el estilo comunicativo que maneja son aspectos clave y críticos que influirán en el éxito de la comunicación.
5. El Mensaje: Es el elemento que se quiere comunicar, eligiendo las características o atributos a comunicar, así como el tono o estilo de la comunicación.
6. Estrategia: Elección del modo de desarrollar cada una de las áreas de comunicación con el fin de alcanzar los objetivos.
7. Acciones: Concreción de las actividades a desarrollar y los medios a utilizar para ejecutar el plan.
8. Cronograma o Calendario: Planificación en el tiempo de cada una de las acciones.
9. Presupuesto: Cantidad económica que se destinará a la puesta en marcha del plan estratégico de comunicación integral.
10. Control y Seguimiento: Medición del transcurso y cumplimiento del plan con el fin de realizar acciones de corrección para intentar alcanzar los objetivos marcados.

7. Gestión de la Comunicación de Crisis y la Comisión de Crisis

Una situación de crisis para una organización es un evento extraordinario que puede poner en peligro su existencia o un accidente inesperado que puede atraer la atención de los medios.

Ejemplos de Situaciones de Crisis

• Incapacidad para entregar a tiempo a los clientes más importantes (sin interés para los medios).
• Defectos técnicos en los productos (sin interés para los medios).
• Ofensas públicas por los sindicatos (interés de los medios regionales).
• Daño medioambiental (interés de los medios regionales).

Descripción del Proceso de Comunicación en Crisis

1. El director de fábrica informa inmediatamente al equipo regional.
2. El equipo regional informa inmediatamente al equipo de dirección corporativo, dependiendo de la gravedad del evento. En caso de crisis con efectos sobre el público, el equipo de comunicación corporativa debe ser informado inmediatamente.
3. El equipo de comunicación regional informa al equipo de comunicación corporativa.
4. Las primeras informaciones hacia la prensa deben realizarse en el lugar del incidente por un Director de Fábrica entrenado en las bases de las declaraciones de prensa de emergencias.

Seguidamente, las siguientes informaciones y la frecuencia las determinará el equipo de comunicación corporativa, tanto en comunicación interna como en externa.

Plan de Acción y Formación

• Los cursos de formación para los miembros del equipo de dirección corporativa y regional deben realizarlos una agencia de comunicación con una frecuencia de dos años.
• Debido a las diferencias de idioma, los cursos deben realizarse en el idioma local.
• La responsabilidad en la elección de la agencia es local debido a temas culturales, de idioma y conocimiento de medios.
• Los costes deben ser asumidos por cada país.

8. Tipos de Comunicación Organizacional

Comunicación Ascendente

• Permite conocer el clima social de la organización.
• Contribuye a estimular la creatividad de los empleados.
• Favorece su enriquecimiento y desarrollo personal.
• Hace que el trabajo y la dirección sean más cooperativos.
• Aumenta el compromiso con la organización.
• Mejora la calidad de las decisiones.

Comunicación Descendente

• Da prioridad a los intereses de la organización y descuida la integración.
• Peligro de sobrecarga y/o de falta de información.
• La ambigüedad, imprecisión y vaguedad de los mensajes o la contradicción pueden ofrecer un resultado indeseado.

Comunicación Horizontal

• Facilita la coordinación entre los trabajadores.
• Mejora el clima social.
• Satisface necesidades sociales y de autorrealización de las personas.
• Contribuye al desarrollo de una organización más innovadora.

9. Comunidad de Aprendizaje Informal

El objetivo de la Comunidad de Aprendizaje Informal no es tanto compartir información relevante basada a menudo en experiencia práctica, como construir nuevo conocimiento o desarrollar nuevas ideas que puedan servir a otras personas de la comunidad para aplicarlas.

1. El objetivo es determinar, construir y difundir mejores prácticas y mejores ideas, para que estas puedan ser aplicadas voluntariamente por otros miembros.
2. El objetivo de la comunidad es sistematizar conocimiento. La innovación se produce en el ámbito personal, pero transciende al ámbito organizativo.

10. Medición de la Felicidad y Satisfacción Laboral (Happiness at Work)

Factores a Medir

• Grado de satisfacción de los trabajadores respecto de las labores que deben realizar diariamente.
• Cómo es la relación de los trabajadores entre sí.
• Qué tan seguros se sienten respecto a capacitación e infraestructura.
• Cuál es la visión que los trabajadores tienen de la empresa.
• Cómo se sienten respecto de sus sueldos, reconocimientos y premios.

Una vez que se hayan definido los factores a medir, se tienen que crear y aplicar herramientas para obtener los resultados. El instrumento por excelencia para lograrlo son las encuestas. Son sencillas de aplicar vía online, algunas específicamente diseñadas para medir aspectos de satisfacción laboral, que facilitarán la labor de recolección de datos.

Herramientas de Encuesta Recomendadas

• Happiness At Work Survey: Es una herramienta de encuestas con enfoque en el bienestar y la felicidad en el trabajo. Permite medir índices del funcionamiento de las empresas, entrega estadísticas para que cualquier trabajador entre al sitio y conozca su nivel de felicidad y estabilidad laboral. Permite descargar el resultado de las respuestas en formato PDF.
• TinyPulse: Este servicio online permite medir la satisfacción laboral de los integrantes de la Pyme. Su ventaja principal es la confidencialidad de las respuestas de los encuestados y entrega estadísticas clasificadas en grados de satisfacción.
• Poll Daddy: Es un servicio online que permite crear encuestas en diversas áreas, entre ellas, sobre clima laboral. Una vez que se haya armado la pauta de preguntas, se podrá insertarla en el sitio web y enviarla por mail, o compartirla en redes sociales como Facebook y Twitter. El servicio cuenta con una versión gratuita y pagada, y permite agregar diseño a las encuestas, ver las respuestas en tiempo real y obtener reportes.

Etiquetas: clima laboral, Comunicación organizacional, crisis management, felicidad laboral, Gestión del conocimiento, millennials, wiki