La Factura

¿Cuándo debes emitir una factura?

Un empresario o autónomo está obligado a entregar factura u otros justificantes por las operaciones que realice durante su actividad. Es necesario conservar una copia del documento que se entrega y conservar todas las que te sean entregadas. Es obligatorio en las operaciones de IVA e igualmente si te acoges a un régimen especial de IVA, salvo en las siguientes excepciones:

• Operaciones exentas de IVA.
• Las realizadas por empresarios o profesionales en el régimen especial del recargo de equivalencia.
• Las realizadas por empresarios o profesionales en régimen simplificado del IVA.
• Las realizadas por empresarios o profesionales en el régimen especial de la agricultura, ganadería y pesca.

Siempre estás obligado a emitir factura cuando el destinatario sea un empresario o profesional que actúe como tal y cuando tu cliente te la exija para el ejercicio de cualquier derecho tributario.

¿Qué datos debe contener una factura?

Tienes que reflejar todos y cada uno de los datos que enumeramos a continuación:

• Número y serie. La numeración de las facturas dentro de cada serie será correlativa. Se inicia una serie nueva para cada año.
• La fecha de su expedición.
• Nombre y apellidos, razón o denominación social completa del emisor y del destinatario.
• Número de identificación fiscal atribuido por la Administración española o europea.
• Domicilio, tanto del obligado a expedir factura como del destinatario de las operaciones.
• Descripción de las operaciones, consignando todos los datos necesarios para la determinación de la base imponible del impuesto.
• El tipo impositivo del IVA y del recargo de equivalencia si procede, así como el porcentaje de retención en el IRPF si procede.
• La cuota tributaria que, en su caso, se repercuta, la cual deberá consignarse por separado.
• El importe total a pagar.
• La fecha en que se hayan efectuado los pagos, si es distinta a la de expedición.

¿Cuál es el plazo para remitir una factura?

Deberán expedirse en el momento de realizarse la operación.

Cuando el destinatario es un empresario o profesional, deberán expedirse dentro del plazo de un mes contado a partir de dicho momento.

En todo caso, las facturas o documentos sustitutivos deberán ser expedidos antes del día 16 del mes siguiente al periodo de liquidación del impuesto en el que se hayan realizado las operaciones.

La factura simplificada y el tícket

La factura simplificada sustituyó al tícket. Este se admitía en operaciones de hasta 3.000 euros (IVA incluido) en actividades como la venta al por menor, la hostelería o el transporte de personas (taxis), entre otras. Desde ese momento, cualquier autónomo puede emitir facturas simplificadas en operaciones de hasta 400 euros (IVA incluido).

¿Y si me piden un duplicado de una factura?

Solo se debe emitir una factura original. En caso de emitir un duplicado, debe constar claramente que es tal.

• Cuando es a varios destinatarios. En este caso, deberá consignarse en el original y en cada uno de los duplicados la porción de base imponible que les corresponde.
• En los supuestos de pérdida del original por cualquier causa.

Tipos de Factura

La factura ordinaria, la factura rectificativa y la factura recapitulativa son diferentes tipos de factura según su contenido.

Según su valor legal, encontramos la factura proforma y la copia o el duplicado de la factura.

Según los requisitos que cumpla, puede ser una factura completa o una factura simplificada.

Y dependiendo del medio de transmisión, usamos una factura en papel o una factura electrónica.

Factura ordinaria, rectificativa y recapitulativa

• La ordinaria es la más usada, documenta una operación comercial, de compraventa o de prestación de algún servicio. Debe contener todos los datos requeridos (mencionados para todas las facturas). Como consecuencia de la factura ordinaria, pueden producirse la factura rectificativa y la recapitulativa.
• La factura rectificativa se usa cuando hay que corregir la anterior porque no cumpla la Ley, o si se produce la devolución de productos, envases o embalajes, o bien cuando se aplican descuentos o bonificaciones posteriores a la operación.
• La factura recapitulativa permite incluir en una sola factura varias operaciones dirigidas a un mismo destinatario y que estén comprendidas en distintas fechas, pero dentro de un mismo mes natural.

Copia y duplicado de la factura

La copia de una factura y el duplicado de la factura son variantes de estos tipos de factura. La copia contiene los mismos datos, pero aclara que es una ‘Copia’ para distinguirla del original. La copia queda en manos del emisor, mientras que la factura original es la que se envía al cliente.

El duplicado se emite cuando hay varios destinatarios o cuando se produce la pérdida de la factura original, razón por la cual debe detallarse que es un duplicado.

Factura proforma

Indica los productos o servicios que el vendedor proporcionará al comprador y su precio, ofreciendo información de la compra que se va a realizar. Por ello, no tiene valor contable ni sirve de justificante, por lo que no se numera ni se aconseja firmarlas o sellarlas, salvo que el cliente lo solicite de forma explícita. Suele incluir la fecha máxima de validez. Se debe indicar claramente que es una ‘Factura Proforma’.

Factura simplificada y factura completa

Se diferencian por la cantidad de datos que contienen. La factura simplificada podrá emitirse, a elección del emisor, cuando su importe no exceda de 400 euros (Impuesto sobre el Valor Añadido incluido) o cuando deba expedirse una factura rectificativa.

Factura electrónica

Equivale a la factura en papel y recibe el mismo tratamiento. La diferencia radica en el uso de medios electrónicos y telemáticos. Para que sea válida, debe contener los datos necesarios y ser transmitida de un ordenador a otro, recogiendo el consentimiento de ambas partes.

Facturar con IRPF e IVA

Facturas con retención del IRPF

Algunos autónomos deben incluir retenciones de IRPF en sus facturas. El tipo a aplicar en la factura es del 15%, aunque los nuevos autónomos pueden aplicar el 7% en el año en que se dan de alta y los dos siguientes. Consiste, por tanto, en un pago anticipado que realizas a Hacienda a cuenta de tus futuras declaraciones de IRPF.

Una ventaja es que, si más del 70% del importe que factures las incluye, estarás exento de presentar la declaración trimestral del IRPF, debiendo presentar únicamente la declaración de la renta anualmente.

Facturas con IVA

Debe incluirse siempre en las facturas, tanto para un cliente final como para otro autónomo o una empresa. Se trata de un impuesto que incrementa el valor del importe a cobrar por tu factura. Es un impuesto que debes recaudar, ya que trimestralmente tienes que ingresarlo en Hacienda al presentar la declaración de IVA.

Debes tener muy claro cuál es el tipo de IVA que corresponde a tu actividad. En la actualidad, se aplica un IVA del 21% (tipo general).

El Presupuesto

Es un documento clave para cualquier autónomo en la prestación de servicios y para establecer el precio de productos. Es fundamental saber ofrecerlo, ya que a veces es el único medio de comunicación con el cliente.

Cuando un profesional se plantea cómo hacer un presupuesto, debe tratar de equilibrar el total de los gastos, las horas de trabajo y los recursos consumidos, así como el margen de beneficio que se quiera obtener. Hacer el presupuesto correcto para cada proyecto o cliente puede llegar a ser todo un arte, pero siempre desde la transparencia y el sentido común.

Criterios para fijar precios en un presupuesto

• Cubrir costes.
• Margen de beneficio.
• Precio de mercado: es importante tener referencias de los precios de la competencia.
• Promociones: el autónomo deberá valorar la inclusión o no de posibles promociones para hacer más atractiva su oferta.

Hay dos errores habituales que hay que tratar de evitar al fijar precios: un precio demasiado bajo o demasiado alto.

¿Qué debe incluir un presupuesto?

Un presupuesto debe ser claro, conciso y detallado. Existen una serie de elementos básicos que todo presupuesto debe incluir:

• Datos de la empresa/prestador del servicio: (razón social, NIF o CIF, domicilio fiscal, teléfono y/o correo electrónico).
• Datos del cliente: nombre del cliente, CIF o DNI y domicilio.
• Concepto: detalla los elementos que conforman el producto(s) y/o el servicio(s) presupuestados. De esta forma, en el concepto pueden incluirse diferentes productos y servicios, además de las horas.
• Importe: debe desglosarse indicando la base imponible (la suma de los conceptos sin IVA), el porcentaje de IVA que se aplica y el importe total del presupuesto (que resulta de la suma de la base imponible más el IVA).
• Modo de pago: cómo se realizará el pago y si se requieren anticipos.

Otros elementos del presupuesto

• Plazo de entrega: Incluir el plazo de entrega de un proyecto acabado o, incluso, los plazos intermedios de las diferentes etapas, es un importante recurso para dotar de valor añadido a nuestro servicio.
• Garantías y soporte técnico: Algunos servicios pueden necesitar ser dotados de ciertas garantías (en especial cuando se trata de servicios a largo plazo) o de un soporte técnico, que no tiene por qué estar incluido en el importe del servicio en sí y que debe ser presupuestado aparte.
• Condiciones legales: para evitar malentendidos y cláusulas, impedir una inadecuada interpretación de lo estipulado en el documento y ahorrar problemas, tiempo y dinero.
• Formato: En ocasiones, será necesario presentar el presupuesto con un formato diferente, como por ejemplo el de una factura proforma.

Recomendaciones para elaborar un buen presupuesto

• Evitar la literatura y ser conciso.
• Presenta el problema del cliente desde tu visión profesional.
• Haz tu propuesta: muestra de qué forma puede tu negocio o empresa ayudar.
• Incluye un plan de trabajo para demostrar que el cliente invierte bien el dinero.
• Alcance del trabajo: Debes tratar de evitar un error habitual, que es detallar lo que se incluye, pero no dejar por escrito lo que no está incluido.

Ejemplos de Cláusulas:

• Los precios se muestran siempre sin el IVA correspondiente.
• En la mayoría de los trabajos, el autor pedirá un pago por adelantado correspondiente al 50% del presupuesto.
• Una vez comprometidas las partes y comenzado el trabajo, la no continuidad por parte del cliente no conllevará la devolución del importe adelantado.
• En caso de que el cliente no quede satisfecho con el trabajo, se le devolverá un 50% del total presupuestado, quedando el otro 50% para cubrir las horas de trabajo realizadas.
• El cliente tendrá los derechos intelectuales, de uso y de explotación, pero se reconocerá siempre a Francisco Pérez López (Frankecom) como su autor.

El Albarán

Documento mercantil que acredita la entrega de un pedido. El comprador verifica si lo recibido coincide con lo solicitado y lo que se le facturará. En el caso del vendedor, sirve como justificante de que el comprador ha recibido el pedido. Y para la persona o empresa que se encarga de la entrega del pedido, el albarán justifica que lo ha entregado. Es necesario guardar el albarán por si se produjese alguna reclamación.

Requisitos del albarán

• Lugar y fecha de emisión del albarán.
• Código o número del documento.
• Datos identificativos del comprador y del vendedor.
• Domicilio del comprador y vendedor.
• Lugar y fecha de entrega.
• Firma y sello del receptor de la mercancía.
• Cantidad y descripción de los productos.

Tipos de albarán

• El albarán valorado no suele ir acompañado de la factura; la facturación se realiza posteriormente a la entrega del producto.
• El albarán sin valorar va acompañado de la factura, por lo que tan solo contiene los datos relativos a la descripción y cantidad de productos.

Cuestiones a tener en cuenta del albarán

• El albarán no es un documento sustitutivo de la factura, sino complementario de la misma.
• La firma del albarán supone la conformidad con la mercancía recibida.
• Es necesario guardar el albarán o una copia por si fuese necesario hacer una reclamación.

El Recibo y la Factura

El recibo es un documento que sirve para justificar el pago de una determinada cantidad de dinero. La emisión del recibo la realiza la persona que recibe el dinero y se lo entrega al que paga, quedando así acreditado el desembolso. Tanto el recibo como la factura son documentos emitidos por el proveedor de un producto o un servicio, aunque cada uno está destinado a un propósito diferente. La principal diferencia entre recibo y factura se encuentra en el momento en que ambos se emiten y en su finalidad.

El recibo es emitido por el proveedor siempre tras el pago que recibe en la transacción, pues es el justificante de este.

Por su parte, la factura es un documento más completo que acredita que se ha realizado una operación comercial y que tiene fines tributarios. La factura, por lo general, es emitida por el proveedor de un producto o servicio una vez que la transacción se realiza, pero antes de que se efectúe el pago. Por tanto, la factura es una solicitud de pago, mientras que el recibo es un registro de que dicho pago se ha realizado.

Aunque no existe un modelo legal, suele contener:

• Los datos identificativos del emisor.
• Los datos identificativos del pagador.
• Número del recibo (debe ser correlativo).
• Fecha y localidad donde se expide el recibo.
• Importe en cifras.

Un recibo sin firma ni sello no tiene ninguna validez mercantil.

Propiedad Intelectual

Sujetos a los derechos de autor:

Autor es la persona que crea. Sus creaciones son aquellas que poseen propiedad intelectual (literaria, artística, científica), expresadas en cualquier medio, tangible o intangible. Pertenecen al autor solo por su creación. No se puede renunciar a la condición de autor. No se extingue con el paso del tiempo ni se puede ceder, no prescribe.

Sujetos a otros derechos de propiedad intelectual: artistas o intérpretes o ejecutantes, productores de fonogramas, de grabaciones audiovisuales, entidades de radiodifusión, creadores de meras fotografías.

Tipos de Derechos de la Propiedad Intelectual:

• Derechos morales: son irrenunciables para el autor o artista que interprete, durante toda su vida y para sus herederos.
• Derechos de carácter patrimonial: hay que distinguir entre:
  • Derechos exclusivos: permiten al titular autorizar o no la explotación y exigir una retribución.
  • Derechos de remuneración: a diferencia de los anteriores, no facultan al titular prohibir la explotación, aunque sí obligan al pago.
  • Derechos compensatorios: compensan los derechos de propiedad intelectual dejados de percibir.

Mecanismos de Protección de la Propiedad Intelectual

Se ofrece protección tanto si los derechos corresponden al autor, a un tercero adquirente de los mismos, o a titulares de los derechos conexos afines.

Las solicitudes de inscripción de derechos de propiedad intelectual se presentarán directamente en los registros territoriales u oficinas de registro en cada provincia.

¿Qué es lo que se inscribe?

Los derechos de propiedad intelectual de los siguientes titulares: Artistas o intérpretes o ejecutantes, productores de fonogramas, fotógrafos, editores de obras…

¿Quién puede solicitar inscripción?

• Los autores y titulares originarios de derechos de propiedad intelectual con respecto a la propia obra.
• Los sucesivos titulares que adquieren los derechos por transmisión.

¿Desde cuándo produce efectos la inscripción?

Desde la fecha de recepción de la solicitud en el registro, o desde la fecha de acceso al registro.

¿Para qué territorio?

En el registro territorial, para toda España.

¿Cuál es la duración del registro de la propiedad intelectual?

La vida del autor y 70 años después de su fallecimiento.

¿Cuándo una obra está en dominio público?

Cuando el plazo de protección finaliza, puede ser utilizada por cualquiera de forma gratuita.

¿Son transmisibles los derechos de propiedad intelectual?

Sí, son transmisibles a través de documento escrito.

¿Qué se excluye de la propiedad intelectual?

Ideas, procedimientos, métodos de operación, conceptos matemáticos y la expresión de los mismos.

¿Cuándo una obra o prestación está protegida?

Desde el momento de su creación, recibiendo los titulares protección de la ley sin que se exija un requisito formal.

¿Necesito autorización para usar algo colgado en internet?

Sí, el hecho de que algo esté en internet no implica que sea de dominio público o que se pueda usar libremente.

¿Cómo obtengo autorización para utilizar obras y prestaciones?

Ponerse en contacto con los titulares o dirigirse a la entidad que lo gestione.

Fuentes de Financiación de la Empresa

El empresario individual, por lo general, carece de los recursos suficientes para comenzar a desarrollar su actividad.

Clasificación de las fuentes de financiación:

Atendiendo a su duración:

• Capitales permanentes o recursos a medio y largo plazo: abarcan todas las formas de endeudamiento a largo plazo.
• Capitales a corto plazo: incluye el endeudamiento a corto plazo.

Atendiendo a su titularidad:

• Recursos propios: constituidos por todos los recursos que la empresa no tiene obligación de devolver.
• Recursos ajenos: aquí se incluyen los medios financieros que la empresa está obligada a devolver.

Atendiendo a su procedencia:

• Recursos internos o autofinanciación: son todos los recursos que se generan como consecuencia de la actividad de la propia empresa.
• Recursos externos: son aquellos que proceden del mundo exterior a la empresa.

La Financiación Interna o Autofinanciación

Estos recursos pertenecen a los capitales permanentes o pasivo no corriente, y financian prioritariamente elementos del activo no corriente. Se distinguen dos tipos: la autofinanciación de mantenimiento y la de enriquecimiento.

Autofinanciación de mantenimiento

Son los recursos que la empresa retiene y utiliza para mantener su capacidad de producción.

La autofinanciación de mantenimiento está compuesta por las amortizaciones y las provisiones.

Las amortizaciones

Todos los elementos del inmovilizado o activo no corriente experimentan una pérdida de valor o depreciación debido a su uso. La amortización es la valoración contable de la depreciación del activo no corriente. La empresa considera las amortizaciones como un coste de producción.

Las provisiones

Las provisiones son cantidades que se retienen de los ingresos para cubrir pérdidas (disminución del valor de los elementos del activo) conocidas.

Autofinanciación de enriquecimiento

En este caso, la empresa retiene beneficios para financiar nuevas inversiones, adquirir nuevos elementos de activo y ampliar su capacidad productiva.

Dentro de este tipo de financiación, podemos distinguir:

Las reservas

Constituidas por beneficios retenidos y no distribuidos entre los socios. Tipos:

• Legales: cuando su establecimiento lo determina la Ley. Por ejemplo, la obligación de las S.A. de destinar a reservas el 10% de los beneficios hasta alcanzar, al menos, el 20% del capital social.
• Estatutarias: se constituyen por un acuerdo de los socios reflejado en los estatutos de la sociedad.
• Voluntarias: se establecen por un acuerdo de los socios no reflejado en los estatutos de la sociedad.

Financiación Externa a Corto Plazo

Los recursos incluidos en esta categoría son externos y a corto plazo. Se utilizan para financiar el activo corriente, aunque si la empresa no quiere tener problemas de solvencia, parte de ese activo debe financiarse con capitales permanentes. Tipos:

La financiación de funcionamiento

Conforman las deudas que tiene la empresa con los proveedores, los trabajadores o con otras entidades no financieras por no pagar al contado, obteniendo así recursos financieros para su funcionamiento.

Hay que destacar el crédito comercial. La mayor parte de los proveedores de las empresas no exigen a sus clientes que paguen al contado, aplazando el cobro de sus facturas.

La forma en la que se remunera a los trabajadores también supone una fuente de financiación.

Los créditos

Un crédito es una operación mediante la cual la institución financiera pone a disposición de su cliente una determinada cantidad de dinero (línea de crédito) por un plazo determinado de tiempo. Se instrumenta a través de una cuenta corriente o una tarjeta de crédito.

El crédito bancario es una buena opción de financiación cuando las empresas no tienen certeza sobre la cantidad de dinero que van a necesitar ni en qué momento.

Un préstamo es una operación mediante la cual la institución financiera entrega una determinada cantidad de dinero a un cliente, comprometiéndose este a devolverlo en un plazo determinado y a pagar los intereses y las comisiones acordadas.

El factoring

Es un contrato mediante el cual una empresa encarga a la sociedad-factor el cobro de sus facturas y efectos comerciales que tiene sobre sus clientes. El factor puede asumir el riesgo de impago de las facturas o limitarse a su gestión de cobro.

Financiación Externa a Largo Plazo

Los recursos incluidos en esta categoría son externos y a largo plazo. Se utilizan para financiar el activo fijo y parte del activo circulante.

Veamos las distintas fuentes de financiación a largo plazo:

Préstamos a largo plazo

Mismas características que los préstamos a corto plazo, pero con un período de vencimiento superior a un año.

Ampliaciones de capital

Las empresas que son sociedades anónimas tienen una opción adicional. Las sociedades pueden optar por emitir nuevas acciones o aumentar el valor nominal de las ya existentes. Lo normal es escoger la primera opción. En ese caso, al emitir nuevas acciones, que son adquiridas por antiguos o nuevos accionistas, el capital social de la empresa aumenta.

Empréstitos

En algunas ocasiones, las empresas necesitan una gran cantidad de recursos económicos y tienen dificultad para conseguir financiación de las instituciones financieras. Un empréstito es una forma de captar dinero del público por parte de las entidades de crédito, que emiten en este caso un conjunto de valores en serie que la gente puede comprar. A cambio, la entidad se compromete a devolver el dinero en el plazo y con los intereses pactados.

Leasing

El leasing es un contrato de arrendamiento por el que un arrendador garantiza a un usuario o arrendatario el uso de un bien a cambio de un alquiler, que deberá pagar durante un determinado período de tiempo. Existen dos tipos de leasing:

El leasing operativo

Es un contrato de arrendamiento con opción de compra. En este caso, es el fabricante del bien el que actúa como arrendador.

El leasing financiero

Es un contrato de arrendamiento con opción de compra. En este caso, el arrendador es una sociedad de leasing que, a petición de un cliente (arrendatario), se pone en contacto con un proveedor para la adquisición de un determinado bien.

Renting

Es una modalidad que consiste en el alquiler de bienes a medio y a largo plazo. En el contrato de renting, el arrendatario se compromete al pago de una renta fija mensual y la empresa de renting se compromete a: Poner a disposición del cliente el bien durante un plazo de tiempo, mantener el bien en perfecto estado y contratar un seguro a todo riesgo.

Las ayudas y subvenciones

Las empresas pueden obtener ayudas por parte de distintas administraciones: estatal, autonómica, europea, local e instituciones privadas. Estas ayudas pueden ser de distintos tipos:

• Subvenciones financieras: entregas de dinero a fondo perdido, con el objeto de fomentar una determinada actividad.
• Reducciones o exenciones en impuestos y tributos.
• Préstamos a bajo tipo de interés.
• Bonificaciones en las cuotas empresariales de la Seguridad Social.

Patentes

Tipos de patentes: de inventiva, de novedad y de aplicación industrial.

Existen diferenciaciones entre tipos de patentes:

Modelo de concesión de la patente:

Las PCT (de carácter internacional en diferentes países de ese tratado), las patentes nacionales (en la Oficina Española de Patentes y Marcas) y las patentes europeas (OEP).

Atendiendo a la naturaleza de la invención:

Patentes de producto (el resultado es una entidad, como una máquina, utensilio o una sustancia) o patentes de procedimiento (es una forma, modo o método para obtener un resultado útil).

Según la posibilidad o no de la divulgación:

Ordinaria (duración de 20 años) y secretas (no se pueden divulgar durante toda la vida de la patente).

Diseño Industrial

Para inscribir diseños industriales, conforme a la Ley de Diseño, pueden registrarlo: el autor o sus herederos. En el supuesto de obras realizadas por varias personas, el derecho a inscribir sus derechos corresponde a cada uno de ellos en su parte proporcional.

Si varias personas han llegado al mismo diseño de manera independiente, tiene derecho el primero que haya presentado la solicitud en el registro.

Para que el diseño industrial se pueda entender protegido por la propiedad intelectual, no se registra cualquier diseño; deben presentar el mismo grado de creatividad y originalidad que se exige a las obras artísticas.

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