27 Jun
4.3. GESTIÓN DE EXISTENCIAS E INVENTARIOS
El almacenamiento tiene como misión garantizar un suministro frente al riesgo de escasez, a un coste controlado. Así, surge un doble objetivo: dar un servicio y controlar los costes.
El stock regula, adapta y asegura el suministro ante cualquier cambio e imprevistos que surjan en la producción o en la venta.
Una buena gestión de stocks consiste en:
• Determinar qué productos es necesario almacenar en qué medida y forma.
• Establecer por cada empresa sus propias políticas de almacenamiento.
• Instaurar un sistema óptimo de decisiones, basándose en modelos matemáticos
Al final de todos los procesos está el cliente y que este tenga su producto depende una buena gestión de stocks.
3.1. Políticas de compras y abastecimientos «justo a tiempo»
El sistema «justo a tiempo» se desarrolló inicialmente por la empresa japonesa Toyota, Constituye un método racional de producción al eliminar los costes de almacenamiento en toda la cadena de producción. Este proceso exige una compenetración perfecta entre la empresa y sus proveedores por ello para que esta política sea viable económicamente; finalmente, se recurre almacenamiento de pequeños stocks de seguridad.
Recambios para reparación: la gestión de estos productos se realiza bajo pedido, es decir, no se almacenan productos, sino que se compran cuando son necesarios, importante que lleguen en el plazo necesario para que las reparaciones se realicen sin contratiempo
Recambios para la venta: Dada la aleatoriedad en la previsión de las ventas no es factible mantener una política «justo a tiempo necesario stocks de seguridad, minimizando los costes.
3.2. Stock mínimo. Nivel de existencias de seguridad
A) Productos con demanda aleatoria difícil de pronosticar
Esta circunstancia se debe, en gran medida, al tamaño reducido de las empresas y a la amplia variedad de artículos, creando problemas de abastecimiento y de servicio en ciertos momentos.
En primer lugar, se ha de efectuar una clasificación de los productos. De esta forma, los productos con un alto coste y poco volumen de unidades tendrán un stock mínimo de cero. Y viceversa .En el lado intermedio están las piezas con valor medio y una relativa cantidad de movimiento.
B) Productos con demanda predecible
Existen también productos de los que que se puede calcular el consumo medio sin grandes problemas, Suelen ser productos polivalentes para cualquier vehículo, al contrario de los exclusivos para cada modelo, permitiendo una alta rotación.
Tanto en los productos de demanda aleatoria como en los de demanda predecible, el stock de seguridad depende de la cantidad estimada de consumo diario y del tiempo de abastecimiento
Cálculo del stock de seguridad
El stock de seguridad, en la práctica, depende de la desviación típica de la demanda calculada anteriormente
Stock de seguridad= px q× (d+t)
Las empresas, por su experiencia, suelen huir de estos cálculos teóricos, guiándose,
algoritmos preestablecidos en la programación que ofrecen los paquetes informáticos de
gestión.
3.3. Punto de pedido óptimo
El punto de pedido óptimo se basa en el principio de que el stock se debe reponer en el momento en el que su nivel alcance un valor equivalente a la previsión de consumo durante el tiempo de aprovisionamiento
4.3.4. Almacenamiento, control de entradas y salidas
Es determinante documentar el registro de entradas, mediante los albaranes proporcionados por los proveedores, y las salidas de productos por albaranes de venta, facturas o peticiones internas de material para consumo.
Para que el proceso sea óptimo, se requiere una normalización en la documentación e identificación de productos –Requisitos
Cuando se trata de un almacén de recambios, se atenderá a las referencias directamente, ya que no se dispone de los vehículos a reparar.
Una vez identificadas las piezas recibidas se deben dar de alta en el inventario
Las salidas de los recambios en reparación también se pueden dar de baja automáticamente. Una vez terminada la reparación
En el almacén de recambios la identificación puede ser más rápida y segura, gracias al uso de códigos de barras y lectores de estos
Especial cuidado se debe tener con las piezas que, por error o defecto, hayan de ser devueltas al proveedor.
3.5. Gestión de materiales de pintura
Estos productos se caracterizan por la alta predicibilidad de los consumos pero, à su vez, por una discordancia entre las cantidades facturadas y las realmente consumidas.
Proceso de gestión
Una vez abierta la orden de reparación y valorado los daños, se puede emitir la orden de trabajo de pintura,
Cuando el vehículo entra en la zona de pintura, ha de vigilarse que el trabajo coincida con el previsto en la orden de reparación; Un trabajo clasificado como daño débil para pintura puede, fácilmente, transformarse en un daño medio e,incluso, fuerte,
Procesos de compras
Es importante establecer unas condiciones negociadas con los proveedores, que generen un grado de confianza en las relaciones mercantiles, favoreciendo la calidad y seguridad en los suministros y garantizando la viabilidad del negocio.Además de fijar unos descuentos y condiciones económicas, se deben establecer una formade comunicación y pautas en los pedidos y entregas de los productos
Nomenclatura de los productos
Los productos se deben parametrizar en la base de datos utilizada para la gestión. Se definirán: la denominación del producto, la marca, el proveedor que lo suministra, la unidad de consumo, el envase utilizado y la capacidad del proveedor, precio y descuento preestablecidos.
Periodicidad de los pedidos
El taller es quien establece la pauta de los pedidos. Lo más apropiado es una pauta semanal, ya que obliga a que el inventario esté actualizado, anotando las salidas de productos durante este tiempo.
Máximos y mínimos
4.3.6. Control de inventarios
El control interno de los almacenes tiene por objeto garantizar la exactitud entre las existencias físicas y las existencias inventariadas, para lo que se requiere una buena organización administrativa e informática. Esta garantía se apoya en el registro documental de las entradas, salidas y otros movimientos internos, es decir, en documentar todos los movimientos físicos del inventario. Estos movimientos deben tener una autorización, tanto para emitir las ordenes de pedido como para justificar las salidas y consumos.
3.7. Proceso contable de las operaciones. Valoración del stock, cálculo del consumo
y determinación del margen bruto
Según el Plan General de Contabilidad las existencias se valorarán por su precio deadquisición o por su coste de producción, en función de si son compradas a los proveedores o producidas internamente. Se hace necesario contabilizar los stocks Así, se anotarán los gastos o consumos en función de la producción y las ventas, y no en función de las comprasAsí, para determinar a qué precio salen los productos del almacén para ser consumidos o vendidos se seguirá alguno de los métodos más usuales, que desarrollamos a continuación.
Precio medio ponderado Método FIFO (First In – First Out) Método LIFO (Last In – First Out)
Actividades operativas
• Actividades logísticas: preparar pedidos, recepcionar productos
• Actividades de almacenamiento: organizar e identificar los productos
• Actividades de control y dirección: negociar Medios materiales
Medios materiales son el espacio físico, las instalaciones para el almacenamiento y movimiento de objetos, la
Costes de oportunidad
Éste es un concepto más abstracto, relacionado con la eficiencia de los recursos materiales, financieros y
humanos. Si se dedica el tiempo a una actividad, irá en perjuicio de otra, si el almacén lo llenamos con un producto no podremos almacenar otro por falta de espacio.
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