Teoría General de Sistemas y Organizaciones Abiertas

La Teoría General de Sistemas (Bertalanffy y Rapoport) postula que todo sistema está formado por partes interconectadas: si una cambia, afecta al resto. Rapoport aplicó esto a las organizaciones, que son sistemas abiertos con subsistemas (finanzas, RRHH, etc.). La teoría propone una mirada holística, viendo la organización como un todo que debe adaptarse al entorno para alcanzar sus objetivos.

Las Organizaciones como Sistemas Abiertos

• No son predecibles: su comportamiento depende de muchas variables externas.
• Forman parte de sistemas mayores y están conectadas con su entorno.
• Sus partes son interdependientes: si una cambia, afecta al resto.
• Buscan mantener el equilibrio interno (homeostasis), pero también necesitan adaptarse y cambiar (adaptabilidad y morfogénesis) para sobrevivir.
• Tienen fronteras que las separan del entorno pero permiten el intercambio.
• Poseen resistencia al cambio negativo.
• La motivación guía el esfuerzo hacia objetivos.

Definición y Tipos de Organizaciones

Una organización es un grupo de personas con un objetivo común.

Son unidades sociales construidas intencionalmente para alcanzar objetivos específicos, y pueden verse como:

• Sistema: conjunto de subsistemas interrelacionados.
• Estructura: forma en que se divide y coordina el trabajo.

Razones para su Existencia

• Sociales (necesidad de vincularse),
• Materiales (lograr más juntos),
• Efecto sinérgico (el todo rinde más que las partes por separado).

Las organizaciones formales son sistemas abiertos con normas, jerarquías y roles definidos, que buscan cumplir objetivos concretos con eficiencia, regulando el comportamiento de sus miembros.

Autosostenimiento: capacidad de una organización de mantenerse en el tiempo.

Características de las Empresas

• Están orientadas a obtener ganancias (Objetivo final: Producir bienes y servicios)

• Asumen riesgos (No trabajan en condiciones de certeza)

• Son dirigidas por una filosofía de negocios

• Se evalúan generalmente desde un punto de vista contable

• Deben ser reconocidas como negocios por las demás organizaciones y por las agencias gubernamentales.

• Constituyen propiedad privada

Tipos de Organizaciones

Pueden ser:

• Mecánicas: centralizadas, rígidas, tareas repetitivas, control fuerte. (no se usa)
• Orgánicas: descentralizadas, flexibles, profesionales, autonomía.
• Mixtas: combinación de ambas.

Misión, Visión, Objetivos, Metas y Recursos

Misión: razón de existencia (concreta, realista, alcanzable sin ambigüedad).

• ¿Qué hace esta organización?
• ¿Por qué existe?
• ¿Qué camino quiere seguir?
• ¿A qué apuntan?

Visión: idealización (no tiene que ser realista ni alcanzable).

• ¿Cuál es el sueño o aspiración máxima?

Objetivos: situación a alcanzar por la organización.

• ¿Qué van a hacer para alcanzar la misión?
• ¿Cuáles son los objetivos que tienen para realizar en corto, mediano y largo plazo para cumplir con los logros?

Metas: cuáles son los pasos a seguir para cumplir el objetivo.

• ¿Cuáles son los pasos a seguir para cumplir los objetivos?
• ¿Qué tienen que cumplir primero?
• ¿Qué cosas se pueden medir (por ejemplo: 500 unidades para fin de año)?

Recursos: lo que necesita una organización para funcionar.

• ¿Con qué cuenta la organización?
• ¿Cuánta cantidad de empleados, qué infraestructura tiene?

Mintzberg – Mecanismos de Coordinación

Según Mintzberg, existen seis mecanismos principales de coordinación:

1. Ajuste mutuo o adaptación mutua: los miembros del grupo se ponen de acuerdo entre ellos sobre cómo hacer el trabajo. Solo funciona en grupos de hasta 6 personas.

Para verlo en un caso:

• ¿El grupo tiene 6 personas o menos?
• ¿No hay jefe que les diga cómo trabajar?
• ¿Los integrantes del equipo se organizan entre ellos?

2. Supervisión directa: alguien da las órdenes y dice cómo se tiene que trabajar. Se usa cuando el grupo es más grande (más de 6 personas) o cuando la tarea es compleja y necesita control.

Para verlo en un caso:

• ¿Hay una persona que da instrucciones?
• ¿Son más de 6 personas?
• ¿La tarea requiere que haya un superior que dirija?

3. Estandarización de Procesos: se estandariza el procedimiento, cómo se tiene que hacer algo.

Para verlo en un caso:

• ¿Está definido paso a paso cómo se hace el trabajo?

4. Estandarización de Resultados: lo que importa es el resultado final, no importa cómo se llega a él.

Para verlo en un caso:

• ¿El foco está en cumplir con objetivos o entregas?
• ¿Se permite elegir el método si se cumple el resultado?

5. Estandarización de Conocimientos, habilidades o destrezas: se espera que quien trabaja sepa hacerlo porque tiene la formación o experiencia previa.

Para verlo en un caso:

• ¿Se espera que el empleado ya sepa cómo trabajar por su formación?
• ¿No se capacita internamente porque se contrata a gente ya con experiencia?

6. Estandarización de reglas o normas: hay reglamentos o normas de convivencia interna que regulan cómo comportarse.

Para verlo en un caso:

• ¿Hay normas escritas sobre la conducta en la organización?
• ¿Hay reglas formales que todos tienen que seguir?

Dimensión Vertical en un Organigrama

Conceptos que podemos encontrar dentro de un organigrama:

• Cadena de mando: Línea de autoridad que va desde la cumbre hasta el nivel más bajo.
• Autoridad:
  • Línea: Dan órdenes y toman decisiones.
  • Staff: Asesoran, no dan órdenes ni deciden.
• Unidad de mando: Cada persona debe recibir órdenes de un solo superior.
• Responsabilidad: Todos tienen responsabilidades, tengan cargo o no.
• Poder (capacidad de influir en otros):
  • Legítimo: Por jerarquía.
  • Coercitivo: Basado en el miedo (sanciones).
  • Recompensa: Ofrecer beneficios.
  • Experiencia: Basado en conocimientos o trayectoria.
  • Referencia: Por ser un modelo a seguir.
• Centralización: Solo decide la cúpula.
• Descentralización: Se delegan decisiones a otras áreas.
• Intervalo de control: Número de personas que puede supervisar eficazmente un jefe.

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