Conceptos Fundamentales en la Ingeniería y Gestión de Almacenes

El presente documento recopila y estructura los conceptos clave relacionados con la organización, operación y control de un almacén dentro de la cadena de suministro.

1. Tipos de Almacenes

Existen diversas clasificaciones de almacenes según su función y ubicación:

• Almacén Central: Lugar donde se centralizan los recursos materiales de la empresa.
• Almacén de Tránsito: Posee un stock reducido de materiales que se utilizan con frecuencia.
• Almacén de Cross-Docking: Diseñado para distribuir mercancía directamente hacia otros almacenes o a las obras, minimizando el tiempo de almacenamiento.
• Almacenes Externos en Operadores Logísticos: Implica el uso de la infraestructura de un operador logístico externo, lo cual puede ofrecer ventajas operativas o económicas sobre un almacén propio.
• Almacén de Obra: Instalación física ubicada directamente en el sitio de la obra.

2. Zonas Operativas del Almacén

La correcta distribución interna es crucial para la eficiencia operativa:

• Zona de Recepción: Área donde se recibe la mercancía, se realiza el primer control y el registro inicial.
• Zona de Control: Espacio destinado a la revisión exhaustiva de la mercancía entrante.
• Zona de Almacenamiento: Donde los materiales permanecen hasta que son solicitados para su expedición.
• Zona de Preparación (Picking): Lugar donde se agrupan los materiales que componen un pedido específico.
• Zona de Expedición: Área donde se coloca el pedido finalizado a la espera de su recogida o transporte.

3. Organización del Almacenamiento: Fijo vs. Caótico

La elección del sistema de ubicación impacta directamente en la gestión del espacio y la localización de ítems:

• Almacenamiento Organizado (Fijo): Cada artículo tiene una ubicación predefinida y fija. Facilita la búsqueda, pero requiere reservar espacio específico para cada referencia, lo que puede reducir la ocupación efectiva.
• Almacenamiento Caótico (Dinámico): Cada artículo se coloca de forma arbitraria según el espacio disponible y los criterios del encargado. Mejora el aprovechamiento del espacio, pero dificulta la localización sin el apoyo de un sistema informático de gestión (WMS).

4. Tipos de Almacenamiento Físico

Métodos para disponer físicamente los materiales:

• Almacenamiento en estantería.
• Almacenamiento en suelo (apilamiento).
• Almacenamiento por zonas.
• Almacenamiento aleatorio.

5. Principios de Flujo y Movimiento de Materiales

Las políticas de salida de inventario determinan el orden de despacho:

• FIFO (First In, First Out): El primer artículo que entra es el primero que sale.
• LIFO (Last In, First Out): El último artículo que entra es el primero que sale.
• FEFO (First Expired, First Out): El artículo con la fecha de caducidad más próxima es el primero en salir.

6. Identificación, Trazabilidad y Documentación

6.1. Técnicas de Codificación

La técnica habitual de codificación se basa en la estructura física del almacén:

• Codificación por pasillos, estanterías y baldas.

6.2. Trazabilidad en la Cadena de Suministro

La trazabilidad es el proceso que permite seguir el recorrido completo de un producto a lo largo de toda la cadena de suministro. Su importancia radica en la capacidad de:

• Identificar posibles fallos en el proceso.
• Localizar y retirar productos defectuosos del mercado de manera eficiente.

Las técnicas modernas de trazabilidad incluyen:

• Códigos de barras.
• Etiquetas RFID (Identificación por Radiofrecuencia).

6.3. Documentación Esencial del Almacén

Los documentos clave para el control de entradas y salidas son:

• Requisición: Petición formal realizada por el personal de obra al almacén para el suministro de material necesario.
• Hoja de Entrada: Documento que registra todas las entradas de material al almacén.
• Pedido: Solicitud formal efectuada al proveedor para el suministro de materiales.
• Hoja de Entrega de Material: Documento que registra todas las salidas de material del almacén.

7. Gestión de Inventarios y Stocks

7.1. Definición de Inventario

El inventario es el proceso mediante el cual se contabilizan todas las existencias contenidas en el almacén. Los tipos principales son:

• Inventario inicial.
• Inventario final.
• Inventario periódico.

7.2. Tipos de Stock

La gestión eficiente requiere definir varios niveles de stock:

• Stock Normal: Necesario para mantener la actividad operativa de la empresa.
• Stock Máximo: La máxima cantidad de un artículo que puede ser almacenada de forma segura o rentable.
• Stock Mínimo: Cantidad mínima predeterminada por la empresa para un material específico.
• Stock de Seguridad: Nivel mantenido para atender picos de demanda o imprevistos operativos.
• Stock Óptimo: La cantidad almacenada que permite cubrir el ritmo de trabajo de la empresa, maximizando la rentabilidad del almacén.
• Stock Cero (Just-in-Time): Los pedidos deben realizarse de forma que los materiales lleguen justo a tiempo para su utilización o instalación.
• Stock Medio: Valor promedio del stock mantenido a lo largo de un ejercicio o año natural.

7.3. Indicadores de Gestión de Stock

Dos conceptos fundamentales para evaluar la dinámica del inventario:

• Rotura de Stock: Ocurre cuando el almacén no es capaz de suministrar la mercancía solicitada.
• Rotación de Stock: Número de veces que un artículo entra y sale del almacén en un periodo de tiempo determinado.

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