Elementos Clave en la Definición de un Proyecto

Al definir un proyecto, es fundamental responder a las siguientes preguntas:

1. Título: ¿Cómo se llama?
2. Fundamentación: ¿Por qué es necesario?
3. Ámbito/Localización: ¿Dónde se realizará?
4. Destinatarios: ¿A quién va dirigido?
5. Objetivos Generales y Específicos: ¿Qué se realizará?
6. Temporalización: ¿Cuánto durará?
7. Metodología y Actividades: ¿Cómo se hará?
8. Recursos Humanos/Equipo Técnico: ¿Quién lo realizará?
9. Recursos Materiales/Financieros: ¿Con qué se realizará?
10. Evaluación/Métodos: ¿Cómo se sabrá si se cumplió?

Proyectos en el Mercado Publicitario y de Marketing

Las empresas presentan las respuestas a estas preguntas en los estados financieros (estado de resultados, el balance, el estado de flujo de caja).

Estos estados financieros ofrecen perspectivas distintas del desempeño financiero de la empresa.

Estados Financieros Fundamentales

• Estado de Resultados: Indica cuánta utilidad o pérdida ha generado una empresa en un tiempo determinado. Muestra si la empresa está generando utilidades.
• El Balance: Muestra la posición financiera en un punto específico de tiempo (situación financiera de sus activos, pasivos y patrimonio en un día determinado). Indica cuán eficientemente la empresa está utilizando sus activos y cuán bien está administrando sus pasivos para buscar utilidades.
• El Flujo de Caja: Señala de dónde viene el efectivo de la empresa y hacia dónde va. Indica si la empresa está transformando las utilidades en efectivo.

El Proceso de Elaboración de un Presupuesto

Un presupuesto es un plan en el cual basarse para obtener resultados específicos.

Cómo Familiarizarse con la Estrategia Global de la Empresa

• Observe el panorama económico general.
• Manténgase informado de las tendencias del sector (revisar la economía en todos los sectores).
• Empápese de los valores de la empresa (tomarlos en cada decisión).
• Lleve a cabo un análisis FODA.

Preparar un Presupuesto

• Definir metas.
• Comenzar con una lista de 3 a 5 objetivos con fecha de término.
• Conocer el alcance del presupuesto.
• Mientras más pequeña sea la unidad de enfoque, mayor nivel de detalle.
• Definir el período del presupuesto.
• Tener una visión general.

Pasos para Crear un Presupuesto

1. Analice la estrategia global de su empresa.
2. Si su empresa hace presupuesto de arriba hacia abajo, comience con los objetivos dados por la alta dirección. Si su empresa hace presupuesto de abajo hacia arriba, fije usted mismo esos objetivos.
3. Articule sus supuestos.
4. Cuantifique sus supuestos.
5. Revise: ¿Los números cuadran? ¿Puede documentar sus supuestos? ¿Puede defender su presupuesto?

Factores que Afectan el Proyecto

• El mercado afecta el desarrollo del proyecto: Algunos proyectos se enmarcan en entornos caracterizados por el dinamismo del mercado, en los cuales los resultados del proyecto están ligados a las ofertas que se hacen a los clientes que participan en dicho mercado.
• La cultura determina factores que afectan al proyecto: Los resultados y la dinámica del proyecto están constantemente afectados por la cultura organizacional. Las decisiones tomadas alrededor de este pueden ser vistas de diversas formas por los miembros y, dependiendo de ellos, asumirán posiciones contributivas, detractoras o imparciales sobre el proyecto o sus miembros.
• La resistencia al cambio: Quienes utilizarán el producto o servicio afectan la realización de este. La resistencia al cambio es generada por la sensación que produce salir de la zona de seguridad a la que nos acostumbramos con una determinada forma de hacer las cosas.
• Los factores que afectan dependen de la fase en que se encuentre: Los aspectos que afectan el proyecto se presentan típicamente en determinadas fases o momentos en que se encuentra. Así, por ejemplo, el desgaste de las relaciones entre los involucrados en un proyecto cuando se presentan diferencias o conflictos son determinantes para el resultado esperado.
• Los cambios de rumbo drásticos perjudican al proyecto: Estos cambios afectan negativamente al no permitir la culminación de tareas o finalización de entregables esperados en una determinada fase del proyecto. Esto lleva a frustraciones a los involucrados.
• Las emociones de la gente influencian el proyecto: Están influenciadas por aspectos subjetivos asociados a la naturaleza de los individuos que trabajan en él. Factores como el compromiso de sus miembros, la afinidad con las actividades que el equipo desarrolla, el grado de empatía y, en general, la emoción que se genera alrededor del proyecto.
• El proyecto es afectado por la situación que atraviesan las empresas participantes en el mismo: La realización del proyecto involucra a más de una organización (en algunos casos). Una de ellas actúa como cliente o consumidor del servicio y la otra como proveedora de parte de los insumos para el proyecto. En este sentido, la situación del proveedor puede afectar positiva o negativamente un proyecto.
• La curva de aprendizaje de temas requeridos para la obtención de los objetivos propuestos afecta el proyecto: El grado de incertidumbre sobre su capacidad, sumado a la curva de aprendizaje necesaria para obtener un dominio sobre los beneficios y limitaciones reales de las nuevas tecnologías, frecuentemente constituyen factores que consumen mayores recursos en tiempo y costo.
• Los afectados por los resultados del proyecto pueden influir negativamente en el mismo: En algunas ocasiones, los resultados del proyecto afectarán a personas. Es de esperarse que se presente oposición frente a la implementación del proyecto, que se traduzca en obstáculos para la finalización del mismo.

Áreas de Conocimiento en Administración de Proyectos

• Capital Humano, Tiempo, Alcance, Costo: La optimización de estos recursos se convierte en la meta para facilitar los resultados esperados.
• Calidad: Alrededor del proyecto se genera información que es de interés para todos los involucrados. Todos requieren información para la toma de decisiones.
• Comunicaciones: El proyecto requiere de una administración adecuada de la información que se genera en su interior y de la forma de comunicarlo a los interesados. Las personas que no reciben información sobre el avance o beneficios generan desinterés y baja la importancia que tiene el proyecto.
• Abastecimiento: La forma de garantizar que estos recursos se vinculan en el momento adecuado y con las características requeridas son áreas que requieren la atención de la gerencia del proyecto para su correcta administración y evitar así, sobrecostos o pérdidas de tiempo por la falta de un recurso oportunamente.
• Integración: La definición de lo que se necesita para iniciar, las personas que deben participar, la forma de organizar el trabajo, entre otros, son aspectos que determinan el éxito o fracaso del proyecto.
• Riesgos: Sugiere una administración del riesgo asociado a los factores que afectan al proyecto y que permitan anticipar las medidas necesarias para minimizar el impacto negativo que puedan tener sobre los resultados esperados.

Definiciones de un Proyecto

PROYECTO: Un proyecto es un documento en el que se planifican una serie de actividades de cualquier tipo con el fin de alcanzar determinados resultados y objetivos.

Componentes de la Definición de un Proyecto

• Nombre o Título: Denominar a tu proyecto de la manera más simple posible.
• Descripción del Proyecto: Sirve para identificar rápidamente el proyecto. Define la idea central.
• Fundamentación o Justificación: Explica las razones que justifican la realización del proyecto. Debe tratar dos cuestiones: explicar la importancia y la urgencia del problema a solucionar y justificar que su proyecto es la solución más adecuada para resolver el problema.
• Finalidad del Proyecto: Es una aspiración que soluciona un problema bastante general. El objetivo fija unos resultados perfectamente alcanzables mediante la realización del proyecto. No siempre es necesario explicar finalidades últimas.
• Referencia a las Instituciones: Cuando presente el proyecto a una entidad ajena, conviene que dedique atención al tema. Si es un proyecto personal, adjuntar currículum; si es una asociación, explicar la experiencia previa.
• Objetivos del Proyecto:
  • Objetivo Principal: Es el propósito central del proyecto.
  • Objetivos Específicos: Son especificaciones o pasos que hay que dar para alcanzar o consolidar el objetivo general.
• Resultados: Los resultados de un proyecto son los logros y realizaciones alcanzados gracias a la ejecución del proyecto.
• Destinatarios: Son las personas que se van a favorecer con la realización del proyecto.
• Localización: Lugar donde se hará. Indicar la zona que cubrirá el proyecto, los lugares próximos (la zona a la que va a afectar el proyecto y la sede o local desde el que se va a realizar el proyecto).
• Actividades, Tareas y Metodología: Indicar de manera precisa y concreta cuáles son las actividades que hay que ejecutar en un orden lógico. Luego de describir tareas y actividades, se deben tratar:
  • Especificar las actividades y tareas.
  • Señalar una fecha de inicio y término.
  • Señalar la cantidad y calidad de los recursos necesarios.
  • Indicar los métodos y técnicas que se utilizarán para realizar las actividades.
• Calendario: Determinación de la duración de cada una de las actividades.
• Recursos: Al elaborar el proyecto, se deben distinguir 3 tipos de recursos:
  • Materiales y Técnicos: Especificar herramientas, equipos, instrumentos, infraestructura física y tecnología que necesita.
  • Recursos Humanos: Disponer de personas adecuadas y capacitadas.
  • Recursos Financieros: Realizar una estimación de los fondos que puede obtener, indicaciones de las diferentes fuentes con las que podrá contar.
• Presupuesto: El presupuesto es la relación de gastos e ingresos.

Cómo se Hace un Presupuesto

Recoge los gastos y, si los hay, los ingresos que se van a obtener por la realización del proyecto.

El presupuesto debe especificar claramente cada una de las partidas, enunciando los gastos de personal, material, equipo, gastos de funcionamiento, etc.

Responsables y Estructura Administrativa

Especificar cómo se va a repartir el trabajo a las personas encargadas de ejecutar y llevar a cabo las actividades. Para ello:

• Organigrama (señalar las funciones y responsabilidades de cada persona).
• Manual de procedimientos (normas y procedimientos de carácter técnico y administrativo).
• Mecanismos de coordinación.
• Sistemas que se van a utilizar para la evaluación interna y el seguimiento.
• Canales de información (a quién se informa).

Prerrequisitos

Factores externos sobre los que no se puede tener el control. Especificarlos claramente para conseguir 3 cosas:

• Mejorar la probabilidad del éxito.
• Reducir la incertidumbre.
• No podrán acusarlo del fracaso en caso de que ocurra.

Evaluación

Es la determinación sistemática del mérito, el valor y el significado de algo o alguien en función de unos criterios respecto a un conjunto de normas.

PPT 8-10: Temas Adicionales

El Estado Financiero de una Empresa

Se resume en 3 documentos conocidos:

• El Estado de Resultados le dice si su empresa está generando utilidades.
• El Balance le indica cuán eficientemente su empresa está utilizando sus activos y cuán bien está administrando sus pasivos para buscar utilidades.
• El Estado de Flujo de Caja le señala si la empresa está transformando las utilidades en efectivo.

Proceso de Elaboración de un Presupuesto

Un Presupuesto es un Plan en el cual basarse para obtener resultados específicos. Se debe entender la estrategia de su empresa para generar un presupuesto útil.

1. Analice la Estrategia Global de su empresa.
2. Si su empresa hace presupuestos de arriba hacia abajo, comience con los objetivos dados por la alta Dirección. Si su empresa hace presupuestos de abajo hacia arriba, fije usted mismo esos objetivos.
3. Articule sus supuestos.
4. Cuantifique sus supuestos.
5. Revise: ¿Los números cuadran? ¿Puede documentar sus supuestos? ¿Puede defender su presupuesto?

Evaluación de un Proyecto

Su rol es optimizar la asignación de recursos disponibles mediante la selección de aquellos proyectos que generen mayor valor.

Toda evaluación deberá resolver algunas de las siguientes cuestiones:

• Establecer si un proyecto es conveniente o no, y el momento óptimo para ejecutarlo.
• Determinar qué proyectos deben ser eliminados.
• Establecer en qué orden se deben ejecutar los proyectos más convenientes en función de la disponibilidad de recursos.
• Identificar los parámetros o variables más relevantes en el desarrollo de un proyecto.

Fases de un Proyecto

1. Análisis: Estudios de conveniencia del proyecto. Se materializa en un “documento del proyecto”. Diferentes niveles de profundidad:
   • Identificación de la idea: Perfil, basada en información existente, juicio común, experiencia. Cálculos globales de inversiones, costos e ingresos.
   • Anteproyecto: Implica una investigación más profunda (fuentes secundarias), se detalla la tecnología, se analizan los costos y rentabilidad del proyecto.
   • Proyecto: (Simular la ejecución y función del proyecto): Se presenta la información del anteproyecto, pero información más detallada (información de fuentes primarias), especialmente en lo relacionado a las especificaciones técnicas, tiempos de ejecución de inversiones, etc.
2. Ejecución: Se llevarán a cabo las obras, montaje de maquinarias, instalaciones, etc., descritas en el Documento del Proyecto, las cuales son requeridas para que comience a operar el proyecto.
3. Operación y/o Gestión.

Componentes de un Proyecto

1. Introducción, objetivos, limitaciones y antecedentes del proyecto.
2. Estudio de Mercado.
3. Estudio Técnico.
4. Estudio Económico y Financiero.
5. Evaluación, análisis de riesgo.

Tipos de Proyectos

1. Los que tienen una vida útil acotada en el tiempo.
2. Los que tienen un plazo incierto o indeterminado.

Estudio de Mercado

Determinar si existe un mercado potencial para el producto o servicio que se pretende ofrecer. Hay 2 tipos de estudio de mercado:

1. Estudio del mercado consumidor: Este afecta directamente el flujo de caja del proyecto.
2. Mercado externo: Fuentes externas de abastecimiento.

Objetivo del Estudio de Mercado

Recolección de información, antecedentes de carácter económico para determinar la influencia en el flujo de caja.

Etapas del Estudio de Mercado

1. Análisis Histórico del mercado: Evalúa el comportamiento del mercado anterior.
2. Análisis situación vigente: Su importancia es relativa, por los cambios permanentes.
3. Análisis situación futura: El más importante, proyecta la demanda futura.

El Consumidor

• Consumidor individual: Compras de carácter emocional (moda, prestigio de marca, etc.).
• Consumidor institucional: Decisiones técnicas: calidad, precio, entrega, etc.

Estrategia Comercial (Las 4 P)

• Producto: Calidad, características, estilos, marca.
• Precio: Descuentos, listas, plazos, intereses, niveles.
• Distribución: Canales, cubrimiento, lugares, inventario, transporte.
• Promoción: Venta personal, publicidad, promoción de ventas, relaciones públicas.

Análisis del Medio

1. Análisis del mercado del proyecto.
2. Análisis variables externas: Económicas, Socioculturales, Tecnológicas, Político-Legal.

La Demanda

El análisis de la demanda determina los factores de comportamiento del mercado y las posibilidades de que nuestro producto participe en él.

Métodos para Estimar la Demanda

• Encuestas a consumidores potenciales.
• Uso de datos de series temporales.
• Selección de mercados representativos.
• Información de individuos.

El Mercado del Proyecto

Se estudian los siguientes mercados:

• Mercado de consumidor: Alternativas de entregas a tiempo, precio, disponibilidad, etc.
• Mercado competidor: Elaboran y venden productos o servicios similares al nuestro.
• Mercado distribuidor: Por el medio del cual llegará nuestro producto al consumidor.

Estudio Económico Financiero

A través de éste se determinan las implicaciones económicas (costos totales e inversiones). Se determinarán: Costos, inversiones, depreciaciones, capital de trabajo, flujos netos de efectivo, punto de equilibrio, etc.

Evaluación Financiera

Determinar el rendimiento que tiene el proyecto para el inversionista. Se hace la valoración del dinero a través del tiempo y se estiman varios indicadores de rentabilidad.

Categoría de Costos (Costos a Considerar)

• Inversión: Los montos de recursos que se estima demandará el proyecto durante las etapas de diseño y/o ejecución, ej.: Estudios y diseños, Terrenos, Instalación faenas, etc.
• Operación: Gasto corriente que demandará la operación normal del proyecto, ej.: Sueldos y salarios, servicios básicos, arriendos, etc.
• Mantenimiento: Mantener la capacidad operativa del proyecto, ej.: Mantención de equipos, repuestos, reparaciones, etc.

Estimación de los Costos

• Costos de proyectos similares.
• Costos unitarios conocidos.
• Cotizaciones.

Proyecto de Inversión (Elementos Fundamentales)

• Inversión: Una inversión es la dedicación de recursos a un proyecto determinado, con la esperanza de obtener un beneficio en el futuro.
• Flujo de Fondos: Está conformado por todos los parámetros y variables relevantes para un proyecto. Representa una estimación económica del movimiento de efectivo que generará un proyecto a lo largo de su vida.
• Factor Tiempo: Este factor es incorporado al análisis mediante la utilización de una tasa de interés.

Características Generales de Viabilidad

• La viabilidad económica: Intenta establecer, en forma monetaria, si un proyecto es conveniente o no.
• La viabilidad técnica: Busca establecer si es posible física o materialmente la realización de un determinado proyecto.
• La viabilidad legal: Busca determinar los aspectos legales que puedan afectar, de alguna manera, la materialización de un proyecto.
• La viabilidad política: Corresponde a la intencionalidad, de quien debe decidir, de querer o no implementar un proyecto independientemente de su rentabilidad.

Qué es un Indicador

Representación cuantitativa, verificable objetivamente a partir de la cual se registra, procesa y presenta la información necesaria para medir el avance o retroceso en el logro de un determinado objetivo. Cumplen dos funciones básicas:

1. Medir el estado de avance de una intervención pública.
2. Función valorativa al permitir establecer afirmaciones de carácter cualitativo en torno al avance registrado.

Cómo se Formula un Indicador

1. Identificación del objetivo.
2. Definición de la tipología del indicador.
3. Redacción del indicador.
4. Selección de indicadores claros y relevantes.
5. Elaboración de la hoja de vida del indicador con información.

Los indicadores se utilizan para realizar SEGUIMIENTO y EVALUACIÓN.

• SEGUIMIENTO: Se define como un proceso continuo en el tiempo que genera información sobre el progreso de una política, programa o proyecto.
• EVALUACIÓN: La evaluación es una valoración puntual de una intervención y sus efectos (positivos o negativos, esperados o no) que busca determinar una relación de causalidad entre estos.

Marco General para la Definición de Indicadores

1. OBJETIVOS: ¿Qué se quiere lograr?
2. INTERVENCIÓN PÚBLICA: ¿Cómo se puede hacer?
3. INDICADORES: ¿Cómo se sabe que se ha logrado?

Los Objetivos (Criterios SMART)

Deben contar con una estructura básica que exponga claramente lo que se espera lograr:

• Específico: Que sea claro sobre qué, dónde, cuándo y cómo va a cambiar la situación.
• Medible: Que sea posible cuantificar los fines y beneficios.
• Alcanzable (Realizable): Que sea posible de lograr a partir de la situación inicial.
• Relevante (Realista): Que sea posible obtener el nivel de cambio reflejado en el objetivo.
• Limitado en Tiempo: Que establezca un período de tiempo en el que se debe contemplar cada uno de ellos.

Una vez identificado el objetivo, se puede FORMULAR EL INDICADOR.

1. PRIMER PASO: Identificar la tipología del indicador que se requiere.
2. SEGUNDO PASO: Realizar una lista de los posibles indicadores a ser utilizados.
3. TERCER PASO: Seleccionar el más adecuado.

Tipologías de Indicadores

La tipología del indicador permite identificar a lo largo de la cadena de valor de una intervención pública lo que está siendo cuantificado.

Tipos de Indicadores

• Gestión: Cuantifica los recursos físicos, humanos y financieros utilizados en el desarrollo de las acciones.
• Producto: Cuantifica los bienes y servicios producidos o provisionados a partir de una determinada intervención.
• Efecto: Mide los cambios resultantes en el bienestar de la población objetivo de la intervención como consecuencia (directa o no directa) de la entrega de productos.

Estructura del Indicador

1. El objeto a cuantificar.
2. La condición deseada del objeto.
3. Incorporar elementos descriptivos.

Selección de Indicadores (Metodología CREMA)

A través de la metodología CREMA desarrollada por el Banco Mundial:

• CLARO: Preciso e inequívoco.
• RELEVANTE: Apropiado al tema en cuestión.
• ECONÓMICO: Disponible a un costo razonable.
• MEDIBLE: Abierto a validación independiente.
• ADECUADO: Ofrece una base suficiente para estimar el desempeño.

Etiquetas: Estados financieros, Evaluación de proyectos, Gestión de proyectos, Planificacion, Presupuesto