Cómo Escribir: Tipos y Medios de Comunicación Escrita

Vamos a poder distinguir entre tipos de comunicación escrita, y después medios para la comunicación escrita. Vamos a destacar 4 tipos de comunicación escrita:

• Carta: Es usada en los escritos formales. Exige la revisión de un experto.
• Nota: Si acompaña a otro documento debe incitar a la respuesta. Admite un tono más rápido e informal.
• Memorándum: Es un escrito interno, que se ciñe a un tema determinado y cuenta con recursos para interesar al lector.
• Acta: Recoge por escrito el desarrollo y conclusiones de intervenciones orales. Exige el máximo rigor y claridad.

A continuación, destacaremos los 2 principales medios de comunicación escrita:

• Papel: Hay que cuidar el formato de la impresión, así como la caligrafía.
• Internet: Se pueden incluir imágenes, vídeos, música… aunque sobre todo escritura. Dentro de este medio, distinguiremos vía email (remitente, asunto, contenido, cierre y logo); vía internet (su acceso por niveles exige cuidado) y redes web 3.0 (escritos “acomodados”, no son muy comerciales).

Tipos de Redacción Informativa

• Memorándum: Es un escrito de uso interno con autor y destinatario, que cuenta con una extensión limitada (1-2 páginas).
• ‘Reporting’: Información sobre contenidos concretos. Redactarlo a partir de un esquema y con secciones recurrentes facilita su actualización.
• Proyecto: Es una propuesta o borrador argumentado que ha de quedar claro en sus contenidos escritos.
• Consulta: Asesoramiento sobre materias específicas o proyectos.
• Recomendación: Conclusión razonada a partir de hechos anteriores.
• Resumen ejecutivo: Descripción de los contenidos y conclusiones de un estudio o informe.
• Informe: Documento de amplio alcance en el que se describen las tendencias en la materia a la que se refiere. Puede ser extenso o corto, pero siempre debe estar organizado.

Cómo Hablar: Aspectos Clave de la Comunicación Oral

1. ¿Quién? El Orador

Este orador necesita Autoconfianza, por lo que requiere de una buena preparación. El orador ha de tener autoconfianza, simpatía y saber comunicar. Para acabar con la inseguridad, el orador únicamente tendrá que hablar de lo que sabe, conocer el objetivo que persigue, preparar a fondo lo que quiere decir y estudiar las necesidades de la audiencia.

2. ¿Qué? El Discurso

Este discurso que se quiere elaborar debe tener una estructura, es decir, tiene que tener un objetivo y un mensaje que se quiere transmitir. Hay que determinar el objetivo, por lo que seremos claros y concisos. Este objetivo no debe ocupar más de 2 o 3 líneas. Además de fijar objetivos, hay que buscar un título, que puede ser tradicional o fijado por esquema AIDA (atención-interés-deseo-acción). Finalmente, después de elaborar estos objetivos y determinar el título, fijaremos y desarrollaremos el mensaje, que deberá ser claro y enérgico. Este discurso deberá tener un inicio, en el que no debemos preguntarnos por qué hemos sido elegidos si hay otros candidatos mejor preparados o excusarse por adelantado. El discurso deberá contener una conclusión o cierre, que se podrá cerrar resumiendo lo dicho o con alguna pregunta retórica. El estilo que se debe emplear deberá ser sencillo, ya que en algunos casos la audiencia puede no estar especializada en el tema. Deberán emplearse los silencios, para hacer reflexionar a los allí presentes y las transiciones, en las que son importantes los cambios de tono y los cambios de posición. Debemos incluir algunas anécdotas, chistes o contar historias, con el fin de amenizar el tiempo y atraer al receptor.

3. ¿A Quiénes? Los Asistentes

En primer lugar, debemos hacer un estudio sobre los asistentes, es decir, cuántos y quiénes, ya que no es lo mismo 20 que 200 o mayoría hombres o mujeres. Hay que estar atentos al auditorio, e intentar vincular los intereses de ambas partes; y sobre todo ser benevolente, es decir, intentar lograr que el espectador piense “esta persona sabe lo que dice”. Debe haber aplausos (bienvenida y final). Hay que evitar la pérdida de atención, ya que sin atención no hay comprensión. Hay que despertar el interés del auditorio. Existen diferentes formas para recuperar la atención, como lo son los cambios de tono o cambios de velocidad. La personalización será de gran importancia (regla de las 4 PES). Las preguntas se hacen al final del acto, y debemos mirar a los ojos al preguntante y darle una respuesta convincente. Debemos evitar ridiculizar.

4. ¿Para Qué? Los Objetivos

Hay que diferenciar tres tipos de discurso (entretener, persuadir o informar). Conforme a ello tendremos objetivos claros, alcanzables y concretos.

5. ¿Cómo? Preparación

En esta preparación debemos tener en cuenta la voz, ya que algunos de los principales problemas suelen ser voz débil, voz ronca, voz nasal… Hay que ensayar e intentar mejorarla. Es muy importante la comunicación no verbal, que refleja todo aquello que no se dice por nuestra voz. Hay que estar por tanto en contacto con el auditorio, mediante un contacto visual o acercándose físicamente. Debemos tener en cuenta los movimientos corporales, y sobre todo evitar estar detrás de alguna mesa o tener las manos en los bolsillos. Tendremos en cuenta la apariencia ya que, durante los 2 primeros minutos, el auditorio nos hará un examen visual. Los gestos pueden enfatizar algo, pero hay que evitar su realización de forma exagerada. Hay que tener una preparación adecuada, sobre todo hay que ensayar e intentar prevenir algunos problemas que puedan ocasionarse. Finalmente, debemos controlar los nervios.

6. ¿Cuándo y Dónde? Tiempo y Espacio

Hay que tener en cuenta el uso del tiempo, es decir, evitar que sea largo y procurar que sea breve. Debemos ensayar previamente para controlar el tiempo, pero hay que intentar programarlo mejor corto que largo. Debemos tener en cuenta el uso del espacio, es decir, observar si las personas están sentadas o de pie. Si se puede ver con anterioridad, te dará una mayor seguridad.

7. ¿Con Qué? Medios de Apoyo

Mediante Documentación (grabaciones o revistas) y medios audiovisuales (pizarra blanca, retroproyector, vídeo…).

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