1. El Archivo: Finalidad y Funciones en la Empresa

El funcionamiento de cualquier área empresarial necesita información de calidad para la toma de decisiones. A diario se produce y recibe una gran cantidad de documentos. Estos documentos deben ser tratados, ordenados y clasificados. El archivo y la conservación de documentos son esenciales para el correcto funcionamiento de la empresa.

1.1 Naturaleza y Finalidad de la Labor de Archivo

La labor de archivo se define en varios aspectos:

• Lugar físico: Donde se ordenan, clasifican y guardan documentos.
• Institución u organismo: Departamento encargado de la conservación documental.
• Conjunto ordenado: Un archivo es un conjunto ordenado de documentos producidos en actividades empresariales.

Además, los documentos cumplen funciones cruciales:

• Pueden servir como elemento probatorio ante un tercero.
• Existe obligación legal de conservar cierta documentación.
• El archivo empresarial actúa como la memoria colectiva de la empresa.

Es necesario guardar documentos, localizarlos fácilmente y establecer procedimientos claros para archivarlos o destruirlos.

1.2 Desarrollo Óptimo de la Labor de Archivo

Para una gestión documental eficaz, se deben seguir las siguientes prácticas:

• Ordenar los documentos para encontrarlos fácilmente.
• Registrar entradas y salidas de documentos.
• Evitar acumular documentación pendiente de archivo.
• Ser selectivos con los documentos a conservar.
• Comprobar que no exista un expediente anterior duplicado.
• Facilitar la visibilidad de los documentos.
• Adjuntar copia en documentos que requieran respuesta.
• Establecer medidas de seguridad adecuadas.
• Eliminar documentos que ya no sean útiles o necesarios.
• Utilizar señales visuales para facilitar la clasificación.

2. Tipos de Archivo Empresariales

Los archivos se pueden clasificar según su soporte, su ciclo de vida o su gestión administrativa:

Clasificación por Soporte

• Archivo en papel: Utiliza archivadores, carpetas o armarios.
• Archivo informático: Facilita la búsqueda y el análisis de datos.

Clasificación por Ciclo de Vida (Actividad)

• Archivo activo: Documentos utilizados con frecuencia.
• Archivo semiactivo: Documentos de consulta reducida, pero que requieren conservación legal.
• Archivo inactivo: Documentos que rara vez son consultados.

Clasificación por Gestión Administrativa

• Gestión centralizada: Toda la documentación se concentra en un mismo lugar.
• Gestión descentralizada: Cada departamento mantiene su propio archivo.
• Gestión mixta: Archivos activos en los departamentos y el archivo inactivo centralizado.

3. Sistemas de Clasificación de Documentación

Un buen sistema de clasificación debe ser fácil de entender, sencillo de aplicar, resolutivo y flexible.

3.1 Sistema Alfabético

Clasifica documentos según el orden del alfabeto. Utiliza una palabra ordenatriz y puede seguir el orden A-Z o Z-A. Es común para correspondencia, contratos o fichas de personal.

3.2 Sistema Numérico

Ordena documentos a partir de un número, pudiendo seguir el orden de llegada. Se utiliza frecuentemente para presupuestos, facturas, pedidos y faxes.

3.3 El Sistema Cronológico

Consiste en: Clasificar los papeles por su fecha (entrada, emisión o vencimiento).

Cómo se ordena: De lo más nuevo a lo más viejo, o al revés. En periodos largos, se separa por años/meses y luego por días.

Ventaja: Es muy sencillo y rápido de localizar.

3.4 El Sistema Geográfico

Consiste en: Ordenar según el lugar físico (la dirección de la persona o empresa).

Cómo se aplica: Se separan por países, regiones, provincias, pueblos o calles. Suele combinarse con el orden alfabético al final.

Ventaja: Es muy flexible para insertar carpetas nuevas en medio del orden establecido.

3.5 El Sistema Temático

Consiste en: Clasificar los documentos por temas o asuntos. Los temas deben estar bien definidos.

Cómo se ordena: Dentro de cada tema, se utiliza otro sistema (normalmente el alfabético) para mantener la organización interna.

Ventaja: Es rápido y flexible para reubicar documentos.

4. Materiales de Archivo

4.1 Materiales de Archivo en Soporte Papel

• Archivadores A-Z: Carpetas de anillas con palanca que se guardan dentro de una caja de cartón.
• Cajas de archivo: De cartón o plástico, utilizadas para el archivo definitivo.
• Estanterías: Baldas diseñadas para colocar carpetas o archivadores.
• Carpetas colgantes: Cuentan con ganchos para colgarse en guías.
• Armarios de carpetas suspendidas: Muebles equipados con guías para carpetas colgantes.
• Armario de seguridad: Equipado con llave y, a menudo, alarma.
• Carpetas simples: Utilizadas para guardar expedientes individuales.

5. Gestión de Archivos Informáticos

5.2 Archivo en Soporte Informático

La gestión digital requiere atención a:

• Ruta y nombre: La dirección exacta y el nombre asignado al archivo digital.
• Orden jerárquico: La estructura de carpetas y subcarpetas.
• La labor de archivo: Consiste en ordenar, clasificar y guardar estos archivos digitales.

6. Conservación y Uso de Documentos

6.1 Conservación y Uso de Documentos Escritos

• Registro de uso: Es fundamental anotar las entradas y salidas de expedientes.
• Manejo: Se debe sacar el expediente completo y devolverlo a su lugar lo más rápido posible.
• Sostenibilidad: Aplicar los principios de reducir, reutilizar y reciclar.

6.3 Gestión de Datos en Soporte Informático

Se apoya en:

• Sistemas de gestión de bases de datos (SGBD): Programas como Access o MySQL.
• Ventajas: Ofrecen búsqueda potente, no ocupan espacio físico y permiten el acceso remoto por Internet.

7. Tratamiento de la Correspondencia Empresarial

7.1 Registro de la Correspondencia de Entrada

Cuando llega una comunicación:

1. Se estampa un sello con número y fecha de recepción.
2. Se anota en el registro la fecha, remitente, destinatario y asunto principal.

7.2 Registro de la Correspondencia de Salida

Se deben registrar todos los documentos que salen de la empresa, anotando:

• Fecha de salida.
• Destinatario.
• Tipo de documento enviado.

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