12 Ago
1. CONFERENCIA
Conferencia: es siempre un acto público en que un ponente o colectivo reducido de ponentes expone una hipótesis e intenta justificarla.
Conferencias expositivas: Una única persona que expone con cierto rigor lingüístico el porqué de sus afirmaciones.
Conferencia orgánica:
aquellas que son colectivas, que busca crear una ponencia colectiva a partir de
investigaciones parciales. Ej: economistas, científicos, etc .. ayudan a
informar a alguien para hacer su conferencia.
Características:
– Que haya propiamente una hipótesis, sino una afirmación.
– Que haya una investigación previa y que se explique.
– Que de alguna manera se demuestre lo explica, que haya una afirmación de la hipótesis.
– Ademas podríamos decir que una conferencia no existe sino ocurren dos cosas:
o El tema de la conferencia sea un tema vinculado a los valores de la organización, a la personalidad organizativa.
o Que haya una cierta legitimidad social a lo que se está tratando, que sea representativo, con una mínima asistencia.
Estructura:
1. La presentación del ponente: siempre presenta el ponente que mejor represente la organización
2. La exposición en sí es: hipótesis con la justificación, planteamiento y conclusiones o validación
3. La parte de networking de las conferencias. Sirve para crear red y relaciones personales con los líderes de opinión que asisten
Proceso organizativo:
1. Minuto 0: momento en el que nosotros empezamos a trabajar, la puesta en escena (Empezamos a organizar el evento)
– Organizar el escenario tal y como ser. Tener una parte la persona y el otro lado de proyección. Reserva de asiento y distribución de micrófonos, etc.
– La parte exterior de la sala, lo que hay fuera de la sala donde se realiza la conferencia. Debe haber un recorrido desde la entrada hasta la sala para los invitados les sea fácil llegar.
– Ofrecer la documentación necesaria (1. Díptico con el currículum del personaje con presentación del director explicando que se explicará. 2. Una separata: un documento del padrino de la presentación con conferencia transcrita del ponente.).
– También habrá una sala VIP donde estará la dirección y el ponente.
2. Minuto 1 o fase de ejecución: ejecución propiamente de la conferencia. Se debe tener en cuenta la logística con los que son propiamente los recursos humanos y también el material divulgativo. La logística son tres personas (técnicos, audiovisuales que son quienes filman y los que hacen fotos y el tercer colectivo son las azafatas y los asistentes de protocolo que queremos que se vean por ello estarán en el salón vip, sentarán a gente y también recibirán al personal en el exterior. El equipo de catering también será una parte importante). Estos colectivos se mueven con los tres espacios dedos (recorrido del exterior hasta la sala, la sala, zona VIP).
Por otra parte, hay dos elementos principales de material divulgativo:
– La invitación
– Pósters. Un material que muy pocos actos tienen ya que es muy publicitario.
– Power Point o / y el vídeo ya que es el que ilustra lo que dicen los ponentes.
Tenemos la llegada de las personas y las ubicamos. El equipo VIP é el grupo de la empresa que debe estar informado de todo y tiene que hacer una reunión antes entre director de la empresa y el ponente (este es esencial que se sienta importante). Si haces un catering fuera conseguirás hacer más networking e interactuar con más gente.
3. Post-evento o evaluación: se hace por dos vías. Se hace por cantidad de impacto que ha habido sea por líderes de opinión que han asistido o medios. O por calidad, como los tipos de conceptos tratados por parte de los medios de comunicación, que se ha re-valorizado. El tercer elemento es ver la efectividad de la logística, ha funcionado todo, con los objetivos ya la hora?
Medios técnicos:
– Equipo de sonido y audiovisual.
– Equipamiento de iluminación.
– Equipamiento técnico: Intercom o interfonos para que la gente que organiza se pueda comunicar.
La conferencia tiene un planteamiento de One-way y es muy útil cuando tienes muy sólido tu mensaje corporativo sino la conferencia no funciona. Es la esencia de muchos actos de relaciones públicas.
Ejercicio: buscar una conferencia y buscar los principios de los apuntes. Justificarla. Y al final de todo diga que hay de diferencia entre una mesa redonda y una conferencia.
Una mesa redonda es una exposición de opiniones a veces contradictorias a un mismo lugar.
2 – MESA REDONDA
Es un espacio de debate con representantes con puntos de vista diferentes sobre un tema de actualidad. Es cuestión de reunir a líderes de opinión dentro de un sector pero que representan corrientes de opinión diferentes.
Tipología:
– Auditorio: la típica y estándar.
– Grupo de opinión: es la que estamos acostumbrados a ver en la televisión. Estas no tienen público.
– Consejo Asesor: son de tipo privado y no se proyectan de cara al exterior. No son emitidos por ningun medio sino que busca crear una opinión común para ayudar a una organización o un grupo que aconseja y orienta.
Características:
1. Espacio abierto de debate
2. Espacio que busca representantes de opinión que tengan gran consientes
3. Debe permitir reproducir, explicar y divulgar al máximo para universalizar las ideas
Estructura:
– La estructura temática: tiene la intención de ser un tema de actualidad. Queremos coincidir con la agenda mediática y política. Así que el tema elegido debe ser un tema que tenga el máximo de temas comunes. El tema no se científico, es de debate y las personas tampoco son científicas. Estas tienen cuadros que representan a grupos organizativos. Debemos tener en cuenta que pretende orientar y no dar argumentos conceptuales.
– La estructura de infraestructura: lo que se necesita en una conferencia. Una mesa con micrófono. Los detalles que se deben tener en cuenta son que no hay un atril, ya que nadie viene a enseñar ni ha dar ninguna disciplina sino una opinión desde la mesa.
Proceso organizativo:
Se deben tener en cuenta tres cosas muy básicas:
– La parte de la divulgación y comunicación: puede funcionar con pósters pero es una reunión que no nos funciona con invitación ya que debería poder asistir todos.
– La asistencia se separará por la sala VIP, la sala principal y quizás la sala para prensa. Los vips son las personas que pueden subir como ponentes, los lleva siempre el director de la empresa y el moderador no se casi nunca el director pero si que se interno.
– El moderador no debería hacer una enmienda de los currículums de los ponentes ya que no nos interesa tanto su trayectoria porque no son científicos sino que nos interesa más qué posición tiene. También tiene obligación de hacer unas conclusiones finales.
– El post-acto es muy importante. Se cogen los diferentes tipologías de públicos que han asistido y transmitir o enviar enlaces de la mesa redonda. Ej: obsequios para algunos. También se debe tener en cuenta los resultados cualitativos y cuantitativos.
Medios técnicos:
– Audiovisual: quién recoge las opiniones y creará testigo de lo ocurrido. Aquí se incluye también el equipo de iluminación.
– Equipo de apoyo: organizar bien recibida o la asistencia. También tener en cuenta el equipo de catering que es bueno para crear red.
– Tema online-la web:
o Web institucional de la organización
o Twitter como base
o Blog que es el más adecuado para una mesa redonda para crear noticias de forma crónica.
3 – JORNADAS
Es un conjunto de mesas redondas. La filosofía de las mesas redondas se debatieron así que las jornadas provocan debate. Es un encuentro de profesionales de un ámbito o sector que pretenden sensibilizar un público concreto sobre un tema en que aparentemente no están interesados. Quieren incidir en un tema que en un principio no están sensibilizados. Así que estamos sensibilizando en temáticas de interés generales. Así que en poco casos son temáticas muy especializadas, sino que son muy técnicas.
Tipologías:
– Jornadas de debate y jornadas divulgativas
– Jornadas técnicas: son más
científicas y se parecen más a un congreso.
Características:
– Interés general.
– Liderazgo de opinión general institucionalizado.
– Afincada en un territorio concreto.
Estructura:
– Se. Temática: tiene en cuenta temas que estén en la agenda de los medios de comunicación o los políticos. Debe ser un tema abierto y que nos permita trabajar subtemas. Las jornadas se trabajan antes y después y tienen tres etapas: la preparación, el durante y el post que son las consecuencias que pueden tener estos temas nos los medios de comunicación (la reacción).
– Se. Documental: las jornadas tienen un programa llevan una documentación complementaria que provocan debate. Hay que tener una introducción temática, los horarios. participación por parte de las instituciones que apoyan. Aparte, la documentación puede llevar a que se haga una publicación sobre las jornadas y los resultados son la opinión de un experto sobre lo que se ha dicho.
– Se. infraestructura: las jornadas tienen pausas por los cafés o comidas. Organizan en diferentes salas e incluso salas de prensa. Son más largas
Proceso organizativo:
– Consejo de asesores: marcan el tema principal. Unas jornadas funcionan primero con unas personas expertas que se reúnen y deciden las temáticas que preocupan al sector.
– ¿Cuáles son los subtemas que preocupan.
– Después se montan las mesas y organizan los ponentes por grupos. Y hay un responsable por mesa. La secretaría técnica se cuida sólo de aquellos que son conferenciantes.
– Ejecución de las jornadas: comienzan las jornadas y no montamos material individualizado.
– El minuto 0 lo tenemos muy en cuenta pero tenemos que cruzar los dedos para que venga la gente que ha dicho que vendría ya que no hay invitación, son puertos abiertos.
– Las mesas redondas se hacen para crear red y la organización no puede estar por todos. Los relaciones públicas se encargan también de presentar opiniones de líderes a los directivos y tratar con ellos.
Medios técnicos:
– Audiovisual: es el formato por excelencia. Quien recoge las opiniones y creará testigo de lo ocurrido. Aquí se incluye también el equipo de iluminación.
– Equipo de apoyo: organizar bien recibida o la asistencia. También tener en cuenta el equipo de catering que es bueno para crear red.
– Tema online-la web:
o Web institucional de la organización
o Twitter como base
o Blog que se el más adecuado para una mesa redonda. Es una noticia croonificada.
Conclusiones:
– Sirven para detectar corrientes de opinión.
– Nos sirven para marcar la entrada a un posible congreso futuro
3 – SEMINARIO
Herramienta de comunicación interna para formar a empleados en la metodología y procesos laborales. Espacio donde tienes una propuesta, la trabajas y un tutor te guía y organiza ese trabajo que tú haces. En decimos que el profesor actúa como guía metodológica.
Tipología:
1. Aquellos que se asemejan a un curso y la metodología se complementaría con un número grande de personas. De introducción temática
2. Seminarios de metodología: seminario genuino. (Nos centramos en estos)
Características:
1. Estudio de un caso donde se desarrolla una metodología para resolverla o estudio
2. Espacio de diálogo y debate, espacio crítico
3. Se evalúa a partir de los resultados del grupo, del que se ha conseguido
Estructura:
– Estrés. Temática: un seminario parte de situaciones previas que se pone a debate. Seleccionamos situaciones y las ponemos delante, muchas veces son casos vistos y s’estudian. En otros casos es una situación vivida, una carencia. Así que siempre se busca soluciones estratégicas que han sido mal trazadas.
– Estrés. De logística: es un espacio que debe permitir el debate con los equipamientos necesarios. Tabla con 10 o 12 personas con el equipamiento informático necesario.
Proceso organizativos:
Tiene tres fases:
1. un seminario debe trabajado antes de empezarlo. El debe haber vivido antes de asistir, deben venir preparadas con ciertos conocimientos e información
2. Fases metodológicas adecuadas. Debate en torno a una mesa. Las soluciones que hay que dar en cada caso (marca plan de acción,
3. Resultados: como llegamos y porqué
Medios técnicos
– Red informática
– Espacio físico adecuado
Conclusiones:
Sirve para crear coacción de equipo, diálogo y personalidad colectiva. También sirven para encontrar soluciones a problemas que tengamos.
4 – CONGRESO
Reunión de personas que tienen una afinidad común investigadora que reúnen para exponer los resultados de esta investigación. Son estudios sectoriales, de un ámbito en particular. Interesa para ganarnos determinados públicos con un cierto prestigio investigación, por tanto líderes de opinión y cohesionar hacernos. También montamos congresos para actuar herramienta de influencia social, herramienta de lobbying.
Tipología:
– Congreso orgánico: entidad que investiga grupos de trabajo y que quiere encuentra escombros conclusiones para mejorar un aspecto de la sociedad.
– Congreso académico: congreso de investigadores que pueden ser investigadores individuales o en colectivos y vienen a exponer sus resultados de algún estudio.
Características:
– Debe aportar investigación nueva, diferente.
– Debe tener personas clave, líderes de opinión.
– Aportar contenidos que puedan hacer mejorar la actividad profesional.
Estructura:
Estr. Logística o infraestructura necesita un espacio abierto y grande. Debería estar compuesto de:
– Auditorio: espacio de trabajo
– Espacio con relaciones personales. Con ordenadores y lugar de trabajo.
– Espacio de catering
– Espacio de zona VIP para mantener relaciones con los conferenciantes y los que hacen la conferencia.
Proceso organizativo:
– 1 fase: definir el eje temático (conclusiones del último congreso o de la última revista de referencia) que lo marca el comité científico, aquellos que son los más reconocidos y han publicado más, marcan las áreas de trabajo. El comité ejecutivo es el que organizan y organizan toda la logística. El comité de honor son los presidentes, el sello de garantía.
– 2 fase: debemos organizar la financiación y los recursos y lo paga la persona misma, congresistas o colaboradores.
Hay dos tipos de presupuestos:
o Gastos obligatorias son las de gestión de sala y las opcionales son los catering o los breaks.
o Optimista o pesimista: los que piensan que tienen que reducir el presupuesto hay que gastar menos.
3 fase: organigrama y grupos de trabajo.
– 4 fase: tipología de programas: Tarjetón: donde se hará, quién vendrá, etc …o Pre-programa marca los ejes centrales y los conferenciantes principales o Programa provisional marca conferenciantes principales (vudús, marcan ejes) y conferenciantes secundarios (pagan por hacer su presentación para que se le reconozca).o Programa es el que tiene todas las asuntos apunteo Programa defina puede ser el mismo que el programa y se da el día de la presentación.
– 6 fase: Evaluación
o A posteriori
o Durante las sesiones
o En el último acto central: se recuerda las ultimas cosas que se han hecho.
o Temas más importantes: Contenidos logísticas y personas (networking).
Conclusiones:
– Dimensiona la estructura en función de los asistentes y del nivel que desee transmitir – sg. Presupuesto
– Cuidad los detalles
Ejemplo: Mobile wordcongress → parte del congreso y muchas actividades complementarias.
SIMPOSIUM
Es una reunión de expertos. Es una asamblea de los intelectuales. Reunión en que los eruditos hablan de la evolución de su sector, de las tendencias. Tiene por excelencia que coges los mejores de un congreso y por invitación.
Características:
1. reunión de científicos por excelencia
2. tiene una vocación universalista, se habla en nombre de todos no de un solo país
3. El comité científico y ejecutiva es el mismo
Estructura:
– Espacio abierto de debate de entrada
– Grupos de trabajo
– Conclusiones es donde veremos el éxito
Proceso organizativo:
1. Selección del tema: producción científica, que se ha visto en la última revista, etc
2. Comunicación: 1. va por invitación de carta 2. Espacio Web restringido porque se el debate de varios así que hay código
3. Ejecución: – previa: para que haya un buen debate investigas y recopilaciones contenidos para tener argumentos. – Durante: (debate en sí) – post: publicación de las conclusiones y qué éxito ha tenido el debate, e dicen más sensaciones cualitativas.
Medios técnicos:
– Seminarios para hacer grupos de trabajo
– Auditorio con equipos técnicos
– Comedores
Hay tres elementos claves para diferencia un congreso y un simposio:
– Más restringido que el congreso
– Menos difusión científica que el congreso.
– No tiene tanta vocación mediática como el congreso pero si que tiene un núcleo duro. La divulgación se para revistas científicas.
– The corporate culture → Edgar H. Schein (Importante)
6 – CONMEMORACIÓN
Estamos hablando de una celebración propiamente. Es un grupo, personaje o institución. Es la que permite más creatividad y más emocional de todas, con una escalerilla super precisa.
Tiene que haber una explicación de la trayectoria, el porqué se hace esa celebración. Hay que trabajar aspectos emocionales y racionales, debe haber un equilibrio.
Hay que ver el líder y las personas significativas.
7 – FERIA de muestras (Salón)
Lugar donde muestras productos inicialmente. A veces es mucho más que eso, es un núcleo de relaciones un receptáculo de relaciones. Se multisectorial y está cambiado el nombre hacia el salón para que se más temático.
8 – EXPOSICIÓN
Lugar donde crear experiencia de marca. No tiene sentido si la empresa no ha aportado nada al interés general ya la mejora de un sector de personas. Implica una experiencia sensorial de trayectoria histórica de una empresa o usuario a todos los niveles; conceptuales y emotivos. Tiene componentes complementarios como libros, estudios, y tiene puntos de encuentro.
9 – PANEL (Panel)
Panel informativo muy básico, unidad mínima de una exposición que sirve para explica la empresa en puntos muy concretos. Los lugares habituales Sono una feria o al loby de la sede de una empresa.
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