Comunicación Escrita

Soportes de la Comunicación Escrita

• Papel
• Digital

Ventajas e Inconvenientes

Ventajas (V): Permanencia, comunicación múltiple y rápida difusión.

Inconvenientes (In): Impersonal, no verbal, difícil elaboración, más lenta retroalimentación.

Normas de la Comunicación Escrita

Ortografía y Gramática

• Concordancia
• Signos de puntuación
• Mayúsculas
• Reglas generales de acentuación
• Diptongo (Á, É, Ó + I, U) (I + Ú)
• Hiatos (A, E, O + A, E, O)
• Tilde diacrítica

Principios de Redacción

• Adecuación
• Claridad
• Concisión (Concusión corregido)
• Corrección
• Cortesía
• Coherencia
• Riqueza de vocabulario

Presentación Formal (Soporte Papel)

• Gramaje del papel: 80 g/m²
• Márgenes: 3-4 cm (Izquierda/Superior), 2-3 cm (Derecha/Inferior)
• Interlineado: Sencillo o 1,5 líneas
• Alineación: Justificada
• Párrafo: 1 por idea principal
• Tipografía: Definida por la empresa
• Tamaño y color: 11-12 puntos, negro

Estructura de Documentos (Carta Comercial)

Encabezado

• Membrete
• Destinatario
• Lugar y fecha
• Asunto y referencias
• Saludo

Cuerpo

• Introducción
• Desarrollo
• Conclusión

Cierre o Pie

• Despedida
• Firma
• Anexos

Elaboración de Cartas Comerciales

Fases de Elaboración

1. Planificación: Recopilar datos, establecer objetivos, organizar las ideas.
2. Redacción: Introducción, desarrollo y conclusión.
3. Revisión del texto: Verificar claridad, ortografía, presentación, vocabulario, evitar redundancia y asegurar el cumplimiento de los objetivos.

Tipos de Cartas Comerciales

• Presentación y ofertas
• Solicitud de información (incluye presupuesto)
• Respuesta a solicitud
• Pedido
• Reclamación
• Respuesta a reclamación
• Reclamación de pago

Carta Circular (Proceso de Confección)

1. Seleccionar los destinatarios.
2. Filtrar los destinatarios.
3. Insertar campos de combinación.
4. Aplicar reglas.
5. Vista previa.
6. Finalizar la combinación.

Documentos Profesionales

Comunicaciones Internas

Aviso

Se inicia con un encabezado que indique «Aviso», logo a la izquierda, y fecha, firma y nombre al final.

Memorando (Memorándum)

Parecido al aviso, pero debe indicar «De quién» y «Para quién». En lugar de la firma, lleva el sello de la empresa.

Convocatoria

Requiere membrete completo, lugar, fecha y hora de la reunión, orden del día, fecha y firma.

Acta

Incluye membrete, lista de asistentes, desarrollo y dos firmas.

Comunicaciones con la Administración Pública

Instancia o Solicitud

Documento utilizado para pedir algo a las administraciones públicas.

Oficio

Documento que utilizan las administraciones públicas para comunicar a particulares o empresas hechos o asuntos que les afectan.

Recurso

Documento que se dirige a un órgano de la administración que ha dictado una resolución con la que el interesado no está de acuerdo.

Otros Documentos Profesionales

Informe

Características: Objetividad, lenguaje especializado, orden cronológico, estilo impersonal y confidencialidad.

Clasificación del Informe

• Según contenido: Personales, empresariales.
• Según evaluación: Descriptivo, interpretativo.
• Según ámbito: Internos, externos.

Estructura del Informe

1. Portada
2. Índice
3. Desarrollo o exposición
4. Conclusiones y recomendaciones
5. Anexos

Documentos Específicos

• Certificado: Requiere membrete y dos firmas.
• Declaración: Sin membrete y con firma.
• Saluda: Lleva logo y sin firma.
• Invitación: Tamaño A5, diseño atractivo, fecha, hora y lugar.
• Nota de Prensa: Encabezado, titular, entradilla, cuerpo y datos de contacto.
• Tarjeta de Visitas: Nombre, logo, dirección y datos de contacto.

Soportes Documentales

Papel

• Tamaño: A4
• Tipo: Offset, estucado o satinado, reciclado.
• Gramaje: 80 g/m²
• Sobre: En concordancia con el papel.

Digital

Gestión de la Correspondencia

Entrada de la Correspondencia

Recepción y Clasificación

1. Recepción
2. Apertura
3. Clasificación

Registro de Entrada

Campos clave: N.º, fecha, remitente, clase, anexos, asunto, destinatarios, observaciones.

Distribución

• Prioridad: 1º Urgente.
• Las privadas se entregan en mano.
• Se realizan fotocopias cuando afecta a muchos destinatarios.
• Planificar el recorrido.

Salida de Correspondencia

Preparación

1. Elaboración
2. Firma
3. Recogida

Registro de Salida

Campos clave: N.º, fecha, destinatario, clase, anexos, asunto, origen, observaciones.

Expedición y Franqueo

• Sello postal
• Franqueo pagado (F. pagado)
• Franqueo en destino (F. en destino)
• Franqueo a máquina privada

Servicios de Mensajería y Paquetería (Correos)

• Carta Ordinaria: Para sobres. Entrega de 2 a 4 días en España.
• Carta Urgente: Menos de 24 horas en España y de 1 a 3 días en la Unión Europea.
• Carta Certificada: Se entrega bajo firma en el domicilio del destinatario.
• Burofax: Envío urgente y seguro con firma del destinatario (prueba legal).
• Valija: Utilizada para correo interno entre empresas.

Trámites Telemáticos con la Administración

Registro Electrónico

• Certificado Hardware o tarjeta
• Certificado Software

Configuración Previa

1. Instalar el programa.
2. Realizar la solicitud.
3. Acreditar la autenticidad.
4. Mantener nombre de usuario y contraseña.

Firma Digital

Características: Te identifica, es íntegra y garantiza el no repudio.

Sistema Cl@ve

• Cl@ve PIN: PIN + código SMS.
• Cl@ve Permanente: Código + DNI + contraseña.
• Cl@ve Firma: Utiliza la firma digital.

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