Organización de Invitados y Presidencia

En los extremos (sistema inglés): en las cabeceras.

Normas para la Colocación de Comensales

• La presidencia la suele ocupar el anfitrión, y el invitado de honor se sitúa a su derecha.
• Los hombres y las mujeres se alternan; si coinciden, se prioriza la alternancia de género.
• Separar a familiares y trabajadores de una misma empresa para evitar centralizar la conversación en temas personales.
• La distribución de asientos en una presidencia única se alternará de derecha a izquierda por orden de importancia. Si la presidencia es doble, la distribución se realizará en aspa.
• En los extremos y cabeceras, no se ubicarán mujeres.
• La persona de más edad precede a la más joven, la mujer casada prevalece ante la soltera, y el extranjero al nacional.
• Si hay invitados extranjeros, se debe evitar concentrarlos o sentarlos en los extremos.
• Si es un banquete con un gran número de invitados, se suele usar una mesa rectangular principal y mesas circulares alrededor; en su defecto, una mesa en forma de T.

Aplicación del Protocolo Empresarial

El protocolo empresarial establece las normas para la planificación de cualquier acto promovido por una empresa o institución, sirviendo como referencia para el comportamiento profesional.

Se aplicarán las normas establecidas por el Estado y, por otro lado, los usos y costumbres establecidos por la empresa, siempre sin contradicciones.

Objetivos del Protocolo Empresarial

Uno de los objetivos principales es la negociación, entendida como la confluencia de intereses de varias partes que conducen a un acuerdo en el que se alcanzan beneficios mutuos.

Objetivos Derivados de la Negociación

• Conseguir beneficios para ambas partes. La parte más fuerte siempre debe respetar a la más débil. Si una parte intenta imponer sus condiciones a otra, la negociación se romperá.
• Firmar un acuerdo preciso.
• Agasajar a los invitados.
• Obtener beneficios (normalmente económicos).

Entorno de la Negociación

El entorno de la negociación debe ser un lugar adecuado para las reuniones, preferiblemente una zona de prestigio o un edificio con buena imagen. La sala debe contar con estilo y comodidades, así como la capacidad, iluminación, climatización y acústica adecuadas.

Las negociaciones suelen tener lugar en torno a una mesa, y cada tipo de negociación puede requerir una configuración específica.

Tipos de Mesas para Negociación

• Mesa rectangular: Es la más habitual. Si somos los organizadores del evento, nos sentaremos de espaldas a las ventanas.
• Mesa de herradura o U invertida: Adecuada si hay tres partes interesadas. En este caso, el organizador presidirá.
• Mesa oval: La presidencia se ubicará en el centro de uno de los lados mayores.
• Mesa circular: Fomenta un ambiente más cordial y homogéneo, ya que los invitados quedan unos enfrente de otros.

Equipamiento de las Mesas de Negociación

En las mesas, es fundamental colocar: tarjetones (legibles por ambos lados), un bloc con folios, bolígrafos, lápices, clips, una taza para café o té, platillos con pastas y galletas, bolsitas de leche en polvo, agua, copas y servilletas.

Mesas para Firmas y Ratificaciones de Acuerdos

Las mesas destinadas a firmas y ratificaciones de acuerdos deben tener una decoración sencilla, con una escribanía de plata en el centro. Su equipamiento esencial incluye: carpetas de piel, porta-plumas y plumas en perfecto estado.

Regalos en el Ámbito Empresarial

Los regalos deben considerar los gustos y preferencias de la persona en cuestión. Es crucial que no sean personales u ofensivos y que su coste máximo no supere los 215 euros.

Diseño y Elementos de los Actos Protocolarios Empresariales

Elementos Clave para la Organización de Actos

• Objetivos a alcanzar.
• Presupuesto para la organización, incluyendo recursos humanos y técnicos.
• Quién lo organiza y quién asiste.
• Cuándo se realizará (fecha).
• Dónde tendrá lugar (lugar).
• Hora y duración del evento.
• Repercusión esperada del acto.

Reglas Básicas del Protocolo Empresarial Internacional

Principios Fundamentales

1. Informarse anticipadamente sobre los invitados: Esto ayuda a evitar comentarios inoportunos o situaciones incómodas.
2. Las primeras impresiones son cruciales. Aspectos como la puntualidad, la vestimenta, la postura al sentarse y la forma de expresarse son determinantes.
3. El saludo es una condición indispensable para iniciar una conversación. El apretón de manos es el saludo más común y debe ser breve y firme.
4. Ver imagen de colocación de ocupantes en vehículos. (Nota: La imagen no está disponible en este formato, pero se mantiene la referencia).

Tipos de Actos Protocolarios Empresariales

Código de Vestimenta Profesional

Vestimenta para Hombres

• Traje oscuro, preferiblemente con chaqueta cruzada y chaleco.
• Camisa con cuello rígido, de manga larga y color claro.
• Corbata anudada y discreta.
• Zapatos y calcetines negros.
• Complementos: pañuelo blanco, gemelos, reloj, anillo y pasador de corbata.

Vestimenta para Mujeres

• Traje de chaqueta clásico, con falda o vestido a la altura de la rodilla.
• Camisa bien combinada.
• Zapato alto.
• Complementos: escasos y discretos (reloj, pulsera, pendientes, pañuelos y bolso rígido, pequeño, tipo cartera).

Actos Rápidos y Sencillos

Estos actos son de escasa duración y su celebración no debe implicar retrasos en la jornada laboral. Consisten en reuniones profesionales acompañadas de comida y bebida sencilla.

Ejemplos de Actos Rápidos

• Desayuno de trabajo: Muy utilizado a nivel mundial en el ámbito empresarial, permite un mejor aprovechamiento del día y facilita la conversación entre dos o más personas.
• Almuerzo de trabajo sin acompañantes: Una de las modalidades más extendidas y utilizadas en el mundo empresarial.
• Snack de trabajo: Ideal para reuniones de trabajo, ofreciendo un tentempié culinario.
• Té de trabajo: Reunión de trabajo que se celebra en un salón de té o cafetería. No es muy utilizado en España.
• Copas u otras bebidas a la salida del trabajo: Se realizan en un lugar próximo al trabajo para distender tensiones y estrechar lazos. Su duración no suele sobrepasar la hora.

Reuniones de Trabajo con Buffet

Estos encuentros profesionales combinan la reunión con una presentación armónica y variada de múltiples platos o productos para los asistentes. Sus características principales son: servicio rápido, oferta atractiva y visualización inmediata de los alimentos.

Tipos de Buffet para Reuniones

• Buffet desayuno: Uno de los servicios más utilizados para reuniones de trabajo.
• Buffet brunch: Poco utilizado en España.
• Buffet exclusivamente de entrantes y postres: Opción rápida, sin demoras ni pérdida de tiempo.
• Buffet específico concertado: Caracterizado por su alta calidad y decoración. Su presentación y montaje dependerán del número de comensales (puede ser frontal, circular, lineal, de libre disposición o en forma de L).
• Buffet libre de almuerzo o cena: Sustituye al menú tradicional en hoteles, ofreciendo al cliente un mayor número de opciones.
• Buffet parrilla o barbacoa: Una opción que rompe con el protocolo más formal y busca fomentar vínculos amistosos.

Relaciones de Trabajo con Acompañante

El formalismo de las reuniones de trabajo con acompañante constituye un momento clave para la negociación, con un claro predominio de la distensión de las relaciones sociales.

Almuerzos y Cenas de Trabajo

Los almuerzos o cenas se utilizan para brindar atenciones especiales y para negociar discretamente. La cena, en particular, requiere algo más de intimidad, ya que en ella se busca crear vínculos de amistad. El lugar puede ser la propia residencia del anfitrión, un hotel o un restaurante. Es importante elegir una zona de prestigio y calidad. Los anfitriones deberán asistir con 15 minutos de antelación y llevar dinero para propinas.

Características de Almuerzos y Cenas

• Hora: En España, en torno a las 21:00 h; en otros países, sobre las 19:00 h.
• Duración: Aproximadamente 2 horas, prorrogables. Se puede incorporar posteriormente la asistencia a algún espectáculo.

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