1. Objetivos Fundamentales del Aprovisionamiento

El aprovisionamiento es una función crítica que busca optimizar la cadena de suministro y contribuir a los objetivos generales de la empresa.

• Reducir el coste de gestión de compras.
• Controlar los plazos y las condiciones de entrega.
• Encontrar y gestionar proveedores eficientes.
• Contribuir a los objetivos estratégicos de la empresa.
• Mejorar los servicios y productos ofrecidos.
• Reducir los gastos asociados al stock.

2. Estructura Organizativa: Separación entre Aprovisionamiento y Compras

Aunque ambos departamentos están en continua comunicación, se suele establecer una unidad de compras independiente de la de aprovisionamiento.

• Departamento de Aprovisionamiento: Se encarga de la gestión de cuándo, qué y cuánto material se necesita.
• Departamento de Compras: Su misión es conseguir el material solicitado a tiempo y con las mejores condiciones posibles, basándose en las indicaciones del departamento de aprovisionamiento.

3. Fases del Proceso de Gestión de Aprovisionamiento

1. Análisis de necesidades.
2. Selección de proveedores.
3. Gestión de pedidos.
4. Verificación y recepción.
5. Pago de facturas.
6. Control de resultados.

4. Detalle de las Fases Clave

4.1. Análisis de Necesidades

Objeto: Estimar la cantidad de artículos que la empresa va a necesitar en el futuro.

• Documento clave: El Boletín de Compras.
• Aprobación: El boletín debe ser aprobado por el director del departamento que origina la demanda.
• Gestión: El departamento de compras agrupará los boletines por materiales y proveedores.

4.2. Criterios para la Selección de Proveedores

La elección del proveedor debe basarse en una evaluación multifactorial:

• Precio
• Calidad
• Cantidad
• Servicio
• Plazos de entrega
• Socios estratégicos
• Localización
• Formación
• Ética empresarial
• Transporte

4.3. Emisión y Gestión de Pedidos

Ventajas de una buena gestión de pedidos:

• Conocer mejor a los proveedores.
• Evaluar la situación real del mercado y el margen de precios.
• Fomentar la competencia entre proveedores.

Factores influyentes en la negociación:

• Tamaño relativo de nuestra empresa.
• Forma de solvencia.
• Información obtenida.
• Tiempo disponible para negociar.

Ciclo del pedido:

1. Elección de la oferta.
2. Emisión del pedido.
3. Recepción de la mercancía.
4. Verificación.

Tipos de Pedido:

El pedido debe ir numerado, anotado en el libro de pedidos de la empresa y se enviarán dos copias al proveedor para que devuelva una firmada. Los datos esenciales incluyen: datos de comprador y vendedor, número de orden, fecha, condiciones comerciales y relación de los artículos solicitados.

• Pedido Normal: Materiales que van a gastarse en poco tiempo.
• Pedido Programado: Petición para que cada cierto tiempo se sirva una cantidad determinada de ese material.
• Pedido Abierto: Se hace por cantidades orientativas que se concretan según el consumo real.

4.4. Recepción y Verificación

Este proceso asegura que el material recibido cumple con lo solicitado.

Acciones de Recepción:

1. Descarga del material.
2. Comprobación de albaranes.
3. Alta del material recibido.
4. Almacenado y etiquetado para envío a obra.

Proceso de Verificación:

• Inspección física: Consiste en contar los bultos descargados y mirar si tienen daños externos. Se anotan los desperfectos y se comprueba el número de artículos recibidos con el albarán.
• Resultado: Puede ser conforme o no conforme.
• Gestión de No Conformidad: Si es no conforme, la mercancía se registra en la hoja de recepción y se envía una copia a los departamentos de compras y contabilidad para reclamar el material o gestionar la devolución.
• Riesgo: Un proceso de verificación deficiente o lento ralentiza el proceso general de aprovisionamiento.

5. Documentos Esenciales para el Aprovisionamiento

Existen tres documentos clave que deben tenerse en cuenta para la gestión del aprovisionamiento:

• Pliego de condiciones.
• Presupuesto y mediciones.
• Plan de montaje.

5.1. Pliego de Condiciones

Es importante porque establece las condiciones técnicas que deben cumplir los materiales de la instalación.

5.2. Presupuesto y Mediciones

Información necesaria para el aprovisionamiento:

El presupuesto y las mediciones ofrecen información detallada acerca de los materiales que será necesario aprovisionar para realizar la instalación.

Proceso de cálculo:

Será necesario agrupar los materiales que aparezcan en cada unidad de obra para poder conocer la cantidad total de cada referencia que se necesitará en la instalación. También hay que dejar un margen de seguridad para cubrir incidencias.

Proceso de negociación:

Los datos obtenidos del presupuesto darán una primera orientación hacia los precios que deberán negociarse con el proveedor para que la empresa obtenga el margen comercial previsto.

5.3. Plan de Montaje

Definición y contenido:

Es el documento que realiza el instalador y en el que se detallan las distintas fases que seguirá la instalación. Incluye la fecha de inicio y duración, así como los recursos humanos y materiales necesarios.

Información que aporta:

• Qué y cuánto material va a necesitarse.
• Cuándo va a usarse el material voluminoso o pesado.

6. Factores de Aplicación del Aprovisionamiento en Empresas

La estrategia de aprovisionamiento debe adaptarse a las características específicas de cada organización:

• Tipo de actividad: Cada empresa deberá ordenar su aprovisionamiento dependiendo de las actividades que realice.
• Tipo de materiales: La diversidad de materiales empleados necesita un tratamiento individualizado.
• Volumen de la empresa: Según el tamaño de la empresa, se necesitará más o menos stock.

7. Herramientas Tecnológicas y Software

7.1. Tipos de Software

• ERP (Enterprise Resource Planning): Planificación de recursos empresariales.
• MRP (Material Requirements Planning): Planificación de los requerimientos de material.

7.2. Ejemplos Comerciales

• SAP: Ofrece funciones de gestión de recursos empresariales y de la cadena de suministro.
• Compiere: Es una aplicación ERP que contiene módulos orientados al proceso de aprovisionamiento.
• Openbravo ERP: Es una aplicación de gestión de recursos empresariales del tipo ERP orientada a pequeñas y medianas empresas.

8. Aprobación y Formas de Pago

8.1. Documentación necesaria para la aprobación:

• Albarán de entrega.
• Orden de compra.
• Factura del proveedor.

8.2. Formas de Pago:

• Efectivo.
• Tarjetas bancarias.
• Cheque.
• Transferencia.
• Pago a crédito o aplazado.

Etiquetas: ERP, gestión de aprovisionamiento, gestión de stock, logística empresarial, MRP, proceso de compras, selección de proveedores