12 Ago
¿Qué es la Planificación?
Es una función básica de la administración que tiene como misión determinar:
- ¿Qué debe hacerse?
- ¿Quién debe hacerlo?
- ¿Dónde, cuándo y cómo debe hacerse?
Para lograr los mejores resultados, en el tiempo apropiado y de acuerdo con los recursos disponibles.
Para planificar, el administrador debe investigar, averiguar e indagar, con el fin de obtener un conocimiento o una visión aproximada de lo que sucederá en el futuro. Esto le permitirá definir los planes de acción necesarios para lograr los resultados deseados.
La planificación es un plan anticipado de una actividad, resultado de una evaluación racional entre fines y medios. También se dice que la planificación implica prever, predecir o anticipar el futuro.
Importancia de la Planificación para la Gerencia
Sin un plan, no habría propósito para organizar. No sabríamos el tipo de personal que necesitamos ni tendríamos necesidad de control. La planificación es un compromiso y un esquema básico para transformar la empresa. Es una herramienta esencial que permite al gerente desempeñar con éxito su rol, facilitando el control y el cumplimiento de las acciones previstas.
Tipos de Planes
- Planes a Largo Plazo: Se extienden más allá de 5 años. Por ejemplo: buscar establecerse en países extranjeros para el año 2017.
- Planes a Mediano Plazo: Por lo general, cubren periodos de 1 a 5 años. Por ejemplo: crecer a 8 oficinas regionales del 2011 al 2016.
- Planes a Corto Plazo: Por lo general, se extienden a un año o menos. Por ejemplo: el objetivo de la compañía es alcanzar 3 millones de ventas brutas para el año 2011 y un objetivo personal de vender 3 nuevos contratos en el mes de abril.
Pirámide Directiva
- Nivel Estratégico o Corporativo (Alta Gerencia): Se extiende a más de 5 años, abarcando la visión de toda la organización.
- Nivel Táctico o Gerencial (Gerencia Media): Cubre periodos de 1 a 5 años, enfocado en áreas más específicas.
- Nivel Operativo o Funcional (Operativo): Se extiende a un año o menos, dirigido a los grupos de trabajo que realizan tareas operativas rutinarias.
Etapas de la Planificación Estratégica
Análisis FODA
- Análisis Externo: Identifica Oportunidades y Amenazas. Son factores externos e indirectos que pueden influir en la organización.
- Análisis Interno: Identifica Fortalezas y Debilidades. Son factores internos que actúan directamente y permiten ejecutar acciones inmediatas.
Otras Etapas Clave
- Misión: La razón de ser de la organización. Sirve como herramienta de dirección estratégica, reflejando los valores y principios que la hacen única.
- Visión: El gran objetivo o sueño empresarial. Representa cómo se desea ver la organización en un horizonte de tiempo futuro.
- Objetivo: Es la guía que permite concretar y dirigir los esfuerzos. Sirve como punto de referencia para medir el grado de acierto en el desempeño, considerando las funciones de cada departamento. Describe los resultados que se desean lograr.
- Metas: Estados futuros deseados a corto plazo.
- Estrategias: Son las respuestas a las preguntas clave:
- ¿Dónde se encuentra mi organización?
- ¿Dónde quiero llegar?
- ¿Cómo puedo lograrlo?
¿Qué es la Planificación?
Planificar consiste en determinar con anterioridad el marco de acción que se va a llevar a cabo. Cuando el gerente planifica, está estructurando el desarrollo de una acción futura, utilizando premisas analíticas y considerando limitaciones, de forma coordinada y consciente, con el fin de conseguir los objetivos o metas propuestas.
La planificación, al ser un trabajo mental, es un subsistema intelectual que requiere una predisposición a meditar antes de actuar. Se basa en la innovación y la creatividad, pilares fundamentales para lograr una planificación dinámica, consciente del cambio y adaptada a la influencia permanente del entorno.
Importancia de la Planificación
La planificación es de suma importancia porque permite proyectar innovaciones y nuevos enfoques para la solución de problemas. El resultado de cualquier labor permanece en la mente de forma nítida, lo que facilita desechar cualquier idea contraria a la tarea o labor ya establecida. La planificación es crucial porque minimiza los costos; por ejemplo, en la producción de automóviles, sin una planificación adecuada, sería imposible producir un artículo tan complejo con tanta rapidez y con gastos relativamente aceptables.
La planificación no solo es económica en el campo de la producción, sino en la generalidad de todos los planes de dirección, ya que contribuye a la ordenación de las actividades y a encauzar todos los esfuerzos hacia los objetivos propuestos.
La planificación es de suma importancia porque proporciona un marco de referencia para la toma de decisiones que influirán de forma determinante en el desarrollo organizacional.
Una vez que el administrador concluye la fase de planificación, no queda exento de ella, pues es absolutamente necesario seguir planificando para asegurar el éxito, dado que las organizaciones están en constante cambio, influidas por su entorno.
Principales Tipos de Planificación Administrativa
Los planes se pueden clasificar en:
- Objetivos
- Políticas
- Procedimientos
- Reglas
- Proyectos
- Programas
- Presupuestos
Objetivos
Los objetivos son los propósitos o fines hacia los que se encaminan las acciones y actividades de la organización.
Los objetivos deben establecerse de la forma más clara posible, para que los colaboradores puedan concretar las metas que deben alcanzar.
Políticas
Las políticas son orientaciones o conceptos amplios que guían el pensamiento de quienes deben tomar decisiones. Las políticas establecidas deben delimitar áreas específicas que aseguren el logro de las metas; por ello, su formulación debe basarse en hechos, no en reflexiones personales ni en decisiones oportunistas.
Las políticas deben expresarse de forma clara y precisa para que puedan ser interpretadas, contribuyendo así significativamente a la realización del trabajo administrativo.
Es importante aclarar que las políticas deben ser amplias, es decir, deben dejar un margen para que el subordinado pueda ejercer su juicio discrecional. De no ser así, este margen se convertiría en una regla.
Ejemplos de políticas de ventas:
- Dar crédito solo a organizaciones de gran prestigio.
- Devolvemos su dinero sin hacer preguntas.
Procedimientos
Un procedimiento es un plan que indica la secuencia cronológica más adecuada para lograr resultados óptimos en cualquier área de la organización.
Los procedimientos permiten canalizar todas las actividades de la organización hacia sus objetivos primarios, contribuyendo a la delegación de autoridad en los colaboradores con la certeza de que se ajustan a los objetivos y políticas de la organización. Los procedimientos son guías de acción, no de razonamiento, y sirven para establecer criterios.
Presupuestos
Un presupuesto es un plan en el que los resultados esperados se expresan de forma numérica.
El presupuesto puede expresarse en unidades de tiempo, unidades de materiales, horas-hombre, horas-máquina, en términos financieros o en cualquier otro término numérico. En la mayoría de los casos, los presupuestos se presentan en términos monetarios, ya que las unidades monetarias son las más utilizadas.
Reglas
Las reglas son guías de acción, más que de pensamiento. Se diferencian de los procedimientos en que no implican una secuencia temporal, y de las políticas en que estas últimas orientan el pensamiento de quien toma decisiones dejando margen para el juicio discrecional; en cambio, las reglas son guías de acción que no permiten discreción en su aplicación.
Programas
Un programa es un conjunto de planes que incluye objetivos, políticas, presupuestos, procedimientos, reglas, recursos y todos los demás elementos necesarios para lograr lo propuesto.
Proyectos
Un proyecto es una parte de un programa general que puede ejecutarse de forma independiente.
Clasificación de la Planificación por Plazo
Para determinar la planificación a corto, mediano o largo plazo, es necesario tener en cuenta los siguientes factores:
- El tipo de negocio.
- La importancia de la organización.
- El tipo de industria en la que se encuentra la organización.
- El capital de la organización.
- El sistema económico, político y social.
- El nivel jerárquico del ejecutivo.
- Otros factores relevantes.
En términos generales, en las organizaciones, cuando la planificación se realiza para un periodo de seis a doce meses, se habla de Planificación a Corto Plazo.
Cuando la planificación se realiza para un periodo de uno a tres años, se habla de Planificación a Mediano Plazo.
Cuando la planificación se realiza para un periodo de tres a cinco años, se habla de Planificación a Largo Plazo.
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