¿Qué es un Archivo?

Es un conjunto ordenado de documentos producidos en el ejercicio y el desarrollo de unas funciones o actividades empresariales concretas, con el fin de facilitar su actividad.

Importancia de la Gestión Documental Adecuada

El archivo de documentos debe gestionarse de forma adecuada porque:

1. Determinados documentos, como contratos, escrituras, etc., pueden servir como elemento probatorio ante un tercero.
2. Existe la obligación legal de conservar cierta documentación durante un tiempo desde su elaboración.

El archivo empresarial de documentos actúa como memoria colectiva de la empresa y se considera un instrumento para generar información de calidad. Por ello, es necesario:

1. Guardar y conservar correctamente los documentos objeto de archivo.
2. Localizar cualquier documento de una forma fácil y rápida.
3. Establecer procedimientos que regulen cuándo un documento debe archivarse y cuándo ha de destruirse.

Reglas Básicas para Desarrollar la Labor de Archivo

Reglas básicas para establecer las bases de cualquier procedimiento de archivo:

1. Los documentos se deben ordenar para que cualquier persona pueda encontrar uno fácilmente.
2. Es necesario registrar todas las entradas y salidas de cualquier documento.
3. No hay que acumular excesiva documentación pendiente de archivo para evitar extravíos.
4. Es preciso ser selectivos, diferenciando lo útil de lo poco relevante.
5. Debemos asegurar, antes de abrir un expediente, que no ha sido abierto con anterioridad.
6. Es recomendable utilizar señales visuales al clasificar documentos con objeto de facilitar su localización.
7. Es importante eliminar periódicamente documentos que ya no sean útiles.
8. Se tienen que establecer medidas de seguridad para evitar la modificación, el daño o la destrucción de documentos.
9. En documentos con respuesta, es interesante adjuntar una copia del documento al que respondemos.
10. Se ha de facilitar la visibilidad de los documentos en una posterior búsqueda, como doblándolos para que se vea su inicio.

Esquema de Valor del Archivo Empresarial

Archivo → Tratamiento → Información de Calidad → Mejores Decisiones Empresariales = Incremento de la Productividad

• Mejoras en el rendimiento
• Más eficacia y eficiencia
• = Mayor competitividad

Criterios para un Sistema de Clasificación Eficaz

Un sistema de clasificación debe:

1. Ser fácil de entender.
2. Ser sencillo de aplicar.
3. Ser resolutivo.
4. Ser flexible.

Los sistemas de clasificación pueden ser: Ascendente (A a la Z) o Descendente (Z a la A).

Tipos de Archivos Empresariales

En función del Soporte de Archivo Utilizado

• Archivo Convencional en Soporte Papel

  Lo podemos encontrar en casi todas las empresas, pero abusar de él conlleva inconvenientes como el uso excesivo de espacio y de personal, además de la complicación de la localización rápida y fluida.

• Archivo Informático

  Su utilización está totalmente generalizada en el ámbito empresarial y reduce al mínimo posible el uso de papel.

En función de la Frecuencia de Uso de los Documentos

• Archivo Activo (Archivo de Oficina)

  Contiene documentos que son utilizados con cierta frecuencia.

• Archivo Semiactivo (Archivo Central)

  Contiene documentos de consulta reducida, pero deben conservarse por razones legales.

• Archivo Inactivo (Archivo Pasivo)

  Contiene documentos que rara vez son consultados. Cuando su documentación deja de tener valor, debe ser destruida.

En función de la Localización Física del Archivo

• Archivo de Gestión Centralizada

  Supone guardar toda la documentación en un mismo lugar. Se encarga de la clasificación y ordenación de la documentación, de su guarda y custodia.

• Archivo de Gestión Descentralizada

  Sistema basado en la utilización de distintos espacios de archivo en cada departamento o sección empresarial. Pueden surgir diferencias en la forma de clasificar, lo que puede dificultar la localización de archivos e incluso provocar posibles pérdidas.

• Archivo de Gestión Mixta

  Se basa en la convivencia de archivos activos y semiactivos.

Recomendaciones y Pasos para Archivar Documentos Escritos

1. Confirmar que el documento que se va a archivar no va a ser requerido por ningún empleado ni departamento empresarial en ese momento.
2. Realizar las copias de seguridad, fotocopias o digitalización de los documentos originales para evitar el extravío del original.
3. Prearchivar la documentación susceptible de archivo aplicando el mismo criterio establecido para la documentación ya archivada.
4. Determinar el valor presente y futuro de los documentos susceptibles de archivo. Aquellos que no se necesiten serán destruidos.
5. Referenciar aquellos documentos que deben estar guardados en más de un expediente por su contenido.
6. Proceder al archivo definitivo de los documentos.

Definición de Archivo en Soporte Informático

Supone ordenar, clasificar y conservar estos siguiendo un determinado criterio, quedando así disponibles y accesibles para cualquier consulta posterior.

Conservación y Uso de Documentos Escritos

La documentación escrita contenida en un archivo convencional debe ser conservada hasta que se determine que ya no es útil. Para usar dicha documentación es necesario seguir una serie de normas:

• Hay que dejar constancia en un registro auxiliar de la entrada o salida de un documento previamente archivado.
• Cuando se utilice un documento ya archivado, es recomendable dar salida del archivo al expediente completo.
• Una vez utilizado un documento, se recomienda devolverlo lo antes posible al archivo.

Principios de las Tres R (Reducir, Reutilizar, Reciclar)

• Reducir: Con ello disminuye el gasto de papel y el volumen de los expedientes archivados.
• Reutilizar: En un archivo en formato papel se pueden reutilizar carpetas.
• Reciclar: Para lo que se deben colocar papeleras de reciclaje en el archivo.

Gestión de la Correspondencia Empresarial

Correspondencia de Entrada (Interna)

Es necesario recibirla, clasificarla, registrarla y distribuirla a los departamentos o las personas.

Correspondencia de Salida (Externa)

Se debe recoger de los servicios o departamentos de la empresa, clasificarla, registrarla y enviarla en los plazos y formas establecidos.

Etapas del Tratamiento de la Correspondencia de Entrada

1. Recepción

• Firmar albarán.
• Abrir el correo ordinario.
• Escribir en el borde derecho la fecha.
• Revisar que aparezca la dirección del remitente del documento.
• Comprobar que dentro del sobre está toda la documentación.

2. Clasificación

• Debe clasificarse en los casilleros correspondientes.
• Cuando afecta a más de un departamento, se hacen fotocopias.
• Si no está identificada, se aparta.
• El correo recibido por error se aparta.

3. Registro

• Se tiene que registrar conforme a las normas internas de cada entidad.
• Estampar el sello en la parte superior.
• Asignar número correlativo.

4. Distribución

• Se debe priorizar la entrega del correo urgente y telegramas.
• Es preciso planificar el recorrido que se va a realizar.
• Se entrega en bandejas especiales.

Etapas del Tratamiento de la Correspondencia de Salida

• Preparación/Comprobación previas.
• Recogida.
• Registro.
• Expedición o envío.

Marco Normativo de la Protección de Datos

La norma que regula la protección de datos es la Ley Orgánica de Protección de Datos Personales y la Garantía de los Derechos Digitales (LOPDGDD).

Medidas de Seguridad y Protección de Datos

Medidas Organizativas

Deber de Confidencialidad y Secreto

• Se deberá evitar el acceso de personas no autorizadas a los datos personales. A tal fin, se evitará dejar los datos personales expuestos a terceros.
• Los documentos en papel y soportes electrónicos se almacenarán en lugar seguro, durante las 24 horas del día.
• No se desecharán documentos o soportes electrónicos con datos personales sin garantizar su destrucción.
• No se comunicarán datos o cualquier información personal a terceros.
• El deber de secreto y confidencialidad persiste incluso cuando finalice la relación laboral del trabajador con la empresa.

Derechos de los Titulares de los Datos

• Derecho de Acceso: Se facilitará a los interesados la lista de los datos personales de que disponga junto con la finalidad para la que han sido recogidos.
• Derecho de Rectificación: Se procederá a modificar los datos de los interesados que fueran inexactos o incompletos atendiendo a los fines del tratamiento.
• Derecho de Supresión: Se suprimirán los datos de los interesados cuando estos manifiesten su negativa u oposición al consentimiento para el tratamiento de sus datos y no exista deber legal que lo impida.

Violaciones de Seguridad de Datos de Carácter Personal

• Cuando se produzcan violaciones de seguridad de datos de carácter personal, como, por ejemplo, el robo o acceso indebido a los datos personales, se notificará a la Agencia Española de Protección de Datos en un término de 72 horas.

Medidas Técnicas

Identificación de Usuarios

• Se recomienda disponer de varios perfiles o usuarios distintos para cada una de las finalidades.
• Disponer de perfiles con derechos de administración para la instalación y configuración del sistema y usuarios sin privilegios o derechos de administración para el acceso a los datos personales.
• Se garantizará la existencia de contraseñas para el acceso a los datos personales almacenados en sistemas electrónicos.
• Se dispondrá de un usuario y contraseña específicos.
• Se debe garantizar la confidencialidad de las contraseñas, evitando que queden expuestas a terceros.

Deber de Salvaguarda

• Actualización de ordenadores y dispositivos: Los dispositivos y ordenadores utilizados para el almacenamiento y el tratamiento de los datos personales deberán mantenerse actualizados en la medida posible.
• Malware: En los ordenadores y dispositivos donde se realice el tratamiento automatizado de los datos personales se dispondrá de un sistema de antivirus. El sistema de antivirus deberá ser actualizado de forma periódica.
• Cortafuegos o Firewall: Para evitar accesos remotos indebidos a los datos personales.
• Cifrado de datos: Cuando se precise realizar la extracción de datos personales fuera del recinto donde se realiza su tratamiento, ya sea por medios físicos o por medios electrónicos.
• Copia de seguridad: Periódicamente se realizará una copia de seguridad en un segundo soporte distinto del que se utiliza para el trabajo diario.

Etiquetas: archivo empresarial, clasificación de documentos, correspondencia, Gestión documental, LOPDGDD, productividad empresarial, protección de datos, seguridad de datos