1.- EL PROCESO DE PAGO

El ciclo de la compra finaliza con el pago al proveedor de la mercancía adquirida por la

Empresa

El pago es la obligación más importante que asume el comprador al contratar la compra..

El plazo de pago es una de las variables que influyen en la decisión de compra, ya que

la empresa compradora deberá calcular muy bien las ventajas y los inconvenientes que le van a reportar unos plazos cortos o más largos.

Los plazos de pago más usuales son:

-Al contado: Cuando el pago se realiza en el momento inmediato de la

compra.

La ventaja que tiene esta forma de pago para la empresa es que puede obtener

descuentos y, por tanto, unas mejores condiciones de compra (precios más baratos). 

-Aplazado o a crédito: El plazo de pago suele oscilar entre unos días o varios meses después de efectuada la compra y puede ser único o múltiple.

Otra carácterística del crédito a corto plazo concedido por los proveedores es que, al no

exigir un recargo sobre el precio (intereses), no supone coste alguno para la empresa

compradora.

En algunos casos, esta forma de pago puede suponer un recargo para la empresa en el

precio de venta. En este caso, la empresa no se beneficia de los descuentos por pronto pago,

pero se evita los gastos que supone acudir a financiación externa.

Los beneficios generados con el pago aplazado para la empresa son:

– La empresa recibe las mercancías sin tener que desembolsar su importe durante un período de tiempo.

– Es un crédito concedido por el proveedor al comprador durante el período del aplazamiento, sin incrementar el precio.

– Disminuye el coste de almacenaje.

– Si la empresa no tiene liquidez, evita el desabastecimiento al permitir comprar sin pagar en el momento.

2.- FORMAS Y MEDIOS DE PAGO

Según la forma en que se efectúe el pago podemos distinguir entre pagos sin

documentar, pagos documentados o el crédito documentario.

Pagos sin documentar: Aquellos que se realizan en la propia factura.

Pagos documentados: Aquellos que se formalizan en un documento distinto al de la

factura.

Los pagos documentados o medios de pago más usuales son la letra de cambio, el

cheque, el recibo y la transferencia bancaria.

El crédito documentario: Es una forma de pago muy generalizada y la más aceptada por la mayoría de los proveedores extranjeros.

Este medio garantiza:

-Al vendedor extranjero, el cobro de su factura en su país, contra entrega de los

documentos de embarque que evidencian el envío de las mercancías ordenadas y detalladas en la factura comercial.

-Al comprador, que el proveedor no `percibirá el importe de la factura, hasta que

no haya embarcado los géneros en las condiciones en que el comprador haya estipulado en la correspondiente carta de crédito.

3.- LA LETRA DE CAMBIO

Es la forma de pago más usual en la venta a crédito. La letra de cambio es un documento de crédito porque supone un aplazamiento en el pago.

Elementos que intervienen en la letra de cambio:

Librador: Es la persona que emite la letra.(vendedor).

Librado: Es la persona a quien va dirigida la orden de pagar la letra a su tenedor en la

fecha que señale su vencimiento.

Tomador o tenedor: Es la persona señalada por el librador para cobrar la letra. El

tenedor puede transmitir, mediante endoso, la letra antes de su vencimiento. El último tenedor es quien debe presentar la letra a su cobro.

Endosante: Es la persona que siendo poseedor de la letra la transmite a otra por medio

del endoso.

El que recibe la letra mediante endoso se llama endosatario.

Avalista: Respalda a quien debe pagar la letra. Si éste no paga, el avalista lo hará en su

lugar.

El librador, en caso de necesitar dinero líquido antes del vencimiento de la letra, puede

acudir a un banco para obtener por adelantado el importe de la misma, a cambio de pagar

unos intereses fijados.

Cobra la letra, el librador deberá devolver el dinero adelantado por el mismo.

Requisitos esenciales de la letra de cambio.

El nombre del librado (comprador).

El nombre del tomador o primer acreedor cambiario. Puede tratarse del propio

librador (cuando la letra es a la propia orden).

La fecha y lugar en que la letra se emite.

La firma del librador (vendedor).

Vencimiento de la letra de cambio:

1.- A fecha fija: La letra se paga en la fecha expresada en la misma. Por ejemplo, el 15

de Enero.

2.- A un plazo contado desde la fecha: Se toma la fecha de emisión como inicio del

cómputo.

El cómputo se puede fijar:

Por meses: Se determina su vencimiento computándose los meses de fecha a

fecha. Si en el mes de vencimiento no hay día equivalente al inicial del cómputo, se

entiende que vence el último día del mes.

Por días: El día de emisión no se computa; el cómputo comienza en el día siguiente

y sí se computan los días inhábiles. Si el día del vencimiento es inhábil, se entiende

que la letra vence el primer día hábil siguiente.

3.- A la vista: Es pagadera a su presentación, con las siguientes matizaciones:

Se deberá presentar al pago antes del año siguiente a su fecha.

4.- A un plazo contado desde la vista: Se toma como inicio del cómputo la fecha de

aceptación de la letra.

Aceptación.

Será necesaria la aceptación en las letras giradas a un plazo vista. Dicha aceptación

debe constar en el documento con la firma del librado.

Endoso.

Por medio del endoso el actual tenedor de la letra (endosante) transmite la letra a otra

persona (endosatario) que se convierte en el nuevo tenedor y adquiere todos los derechos

resultantes de la letra de cambio.

Esta persona puede volver a endosarla.

La letra no es transmisible por endoso cuando en la misma figure la expresión “no a la

orden”.

El endoso irá siempre firmado por el endosante.

El aval.

Por el aval se garantiza el pago de la letra. El avalista es la persona que garantiza el

cumplimiento de la obligación y avalado es la persona a la que se garantiza..

El avalista responde en el caso de que no lo haga el avalado..

4.- EL CHEQUE

Es un documento que contiene una orden de pago de una determinada cantidad de

dinero, que formula la persona que lo emite contra una entidad financiera en la que dispone de dinero, para que ésta lo pague al tenedor del documento.

El cheque no puede ser aceptado y ha de emitirse a la vista, por tanto, es pagadero a su

presentación.

En el cheque intervienen tres personas:

El librador: Es quien lo expide utilizando el talonario que le ha entregado la

entidad financiera.

El librado: Es el banco donde el librador tiene fondos disponibles y es quien

debe pagar el cheque.

El tenedor: Es la persona que recibe el cheque y, por tanto, quien debe

presentarlo y cobrarlo.

El cheque sirve como medio de pago. 

Requisitos del cheque:

La denominación de cheque inserta en el texto del título.

Forma de emisión:

La designación de la persona a quien hay que pagar puede hacerse de dos formas:

– Al portador: Se puede hacer mediante la expresión al portador o dejando en

blanco el nombre del tenedor.

– Nominativo: Figuran el nombre y apellidos del tenedor o persona que debe

cobrar el cheque.

El cheque se paga en el momento de su presentación, aunque ésta se realice antes del

día señalado como fecha de emisión.

Cheques especiales:

Existen algunos cheques especiales:

-El cheque cruzado: Es aquel en el que el librador designa, de forma cruzada

entre dos barras paralelas en el anverso del cheque.

– El cheque para abonar en cuenta: Es aquel que no puede pagarse en efectivo, sino que ha de ingresarse en una cuenta.

– El cheque conformado: Es aquel en el que el banco librado garantiza,

mediante una mención en él, la firma y la existencia de fondos para su pago.

– Cheques en moneda extranjera: El tenedor de un cheque en moneda

extranjera, sea residente o no, podrá percibirlo del librado en la misma moneda, y si lo presenta a un tercero, éste podrá tomarlo al cobro o bien admitirlo a negociación o en firme abonándolo al tenedor.

El cheque puede librarse:

A favor o a la orden del mismo librador.

Por cuenta de un tercero.

Contra el propio librado, siempre que se emita entre distintos establecimientos.

Pago del cheque

El cheque deberá presentarse en el plazo de :

Si es emitido y pagadero en España………………………………. 15 días.

Si es emitido en Europa y pagadero en España………………… 20 días.

Si es emitido fuera de Europa y pagadero en España…………..60 días..

Todos los plazos se cuentan a partir de la fecha de emisión expresada en él.

Cantidad que se puede reclamar

En caso de impago del cheque, el tenedor podrá reclamar contra quien ejercita su

acción:

1.- El importe del cheque no pagado

2.- Los intereses devengados desde el día de la presentación del cheque,

calculándose al tipo legal del dinero más dos puntos.

3.- Los gastos ocasionados por el impago

4.- El 10% del importe no pagado del cheque en concepto de indemnización si

el librador ha emitido un cheque sin disponer de fondos.

CUADRO COMPARATIVO DE LA LETRA DE CAMBIO Y DEL CHEQUE

Letra de cambio Cheque:

Instrumento de crédito.

Vencimiento: varios sistemas.

Puede ser aceptada.

Debe disponer de fondos en el momento del

vencimiento.

Medio de pago.

Pagadero a la vista.

No puede ser aceptado.

Dispondrá de fondos desde su emisión.

5.- OTROS MEDIOS DE PAGO

El recibo: Es un documento por el que la persona que lo extiende hace constar que ha

recibido una determinada cantidad de dinero de otra persona por los conceptos que se

indican en el mismo.

Ingreso en cuenta: Es cuando el pago se realiza ingresando directamente el importe

total de la compra en la cuenta bancaria del proveedor.

Transferencia bancaria: Es cuando el pago de la cantidad adeudada se realiza

mediante el traspaso de dicha cantidad de una cuenta bancaria a otra.

Tarjeta de crédito: Es un medio de pago materializado en una tarjeta de plástico. Con la

tarjeta se pueden realizar compras que son cargadas directamente en la cuenta bancaria

del comprador.

Las entidades financieras, basándose en el saldo de las cuentas corrientes de sus

clientes, facilitan a éstos tarjetas de plástico con una banda codificada que permite realizar

pagos por la compra de bienes y servicios.

Mediante estas tarjetas se pueden obtener créditos, pues podemos realizar compras y

pagar como mínimo un mes más tarde, ya que es en el mes siguiente cuando se carga la

totalidad del saldo que arroja la tarjeta a la cuenta corriente bancaria donde esté domiciliado el pago.

6.- LA Financiación DE LOS PROVEEDORES

El aplazamiento en el pago a proveedores supone una fuente de financiación importante

para la empresa, y, por ello, merece un análisis más detallado.

Normalmente, se produce un desfase entre las llegadas de las mercancías y el momento

en que se realiza el pago de las mismas. Es lo que se llama período medio de pago y suele

expresarse en días.

En ocasiones, el proveedor aplica un recargo financiero para compensar el aplazamiento

de pago.

Tenemos que determinar el coste de financiación del aplazamiento del pago y

compararlo con el tipo de interés que nos ofrecen otras fuentes de financiación.

EL PROCESO ADMINISTRATIVO DE LA COMPRA

1.- EL PROCESO ADMINISTRATIVO DE LA COMPRA

El pedido constituye, en sentido estricto, la culminación del proceso de compra de una

empresa. Sin embargo, la compra no finaliza hasta que la mercancía es recibida por la empresa, se inspecciona y, finalmente, se paga.

Las operaciones de gestión básicas que se realizan en el proceso de compras son

prácticamente comunes en todas las empresas.

El proceso de compra se caracteriza por las siguientes operaciones:

• Emisión y seguimiento del pedido.

• Recepción e inspección de la mercancía recibida. El proveedor entrega la

mercancía con el correspondiente albarán y hay que comprobar que el envío

cumple con las condiciones pactadas, sobre todo en lo que se refiere a

cantidad y calidad.

• Comprobación de la factura. Hay que comprobar que la factura se ajusta a lo

pedido y que coincide con el albarán de entrega.

• Pago de la factura al proveedor.

2.- EL PEDIDO

El pedido es la solicitud que una empresa dirige a su proveedor. Es un contrato entre

empresa y proveedor, de manera que este último se compromete a entregar a la misma un

determinado artículo en cantidad, precio y plazo convenido.

Por medio del pedido el comprador informa al vendedor de los detalles de la compra.

El pedido puede realizarse por teléfono, por fax, por carta comercial o mediante una

visita del vendedor o su representante, al comprador. El documento lo puede realizar cualquiera de las partes, el comprador o el vendedor.

Tiene que contener en cualquier caso, como mínimo la siguiente información:

Datos de identificación de ambas partes.(nombre o razón social, C.I.F., domicilio,

teléfono, código postal, fax, etc. )

Fecha de emisión y número de referencia.

Lugar de entrega de la mercancía.

Descripción de los artículos que constituyen el pedido: Número de unidades,

denominación, referencia, precios unitarios y totales.

Plazo de entrega de la mercancía.

Pago de los portes (pagados o debidos).

Plazo y forma de pago.

Otras condiciones como embalajes, seguros, etc.

3.- LA Recepción DE LA Mercancía

En el plazo de entrega acordado, la empresa proveedora remite la mercancía, bien

directamente o a través de terceros (transportistas).

La mercancía suele ir acompañada de un documento llamado nota de entrega o

albarán. El albarán es el documento que acredita que se ha entregado la mercancía y nos

permite controlar si los datos de lo pedido y enviado coinciden con los datos de lo recibido y

facturado.

Se emiten tres copias del albarán; una para la propia empresa proveedora y las otras

dos para la empresa compradora. A su vez, la empresa compradora debe devolver firmada una

de las copias al proveedor después de comprobar que la mercancía recibida coincide con el

albarán. Si la mercancía no es conforme, puede devolverla o rectificar el albarán.

A la hora de reclamar, el artículo 336 del Código de Comercio señala que:

– Puede ocurrir que el deterioro sea apreciable a la vista.

En este caso, se debe reclamar en el momento de recibir la mercancía; de no hacerlo se

pierde el derecho a denunciarlo.

– Que las mercancías por su estado (embaladas,…) no permitan su examen en el

momento de la recepción.

El plazo de reclamación es de cuatro días.

– Que el fallo o deterioro sea interno, y, por tanto, imposible de apreciar al realizar el

examen.

El plazo de reclamación asciende a treinta días.

Estos plazos puedes ser modificados por los contratantes.

El albarán deberá contener:

datos de identificación de ambas partes.

Fecha de elaboración y número de albarán.

Número o referencia del pedido al que corresponde.

Lugar de entrega de la mercancía.

Descripción de los artículos entregados. Cuando el albarán contiene los precios

unitarios y el importe total de la compra se denomina albarán valorado. Los albaranes pueden estar valorados o no, según los acuerdos y necesidades

administrativas de la empresa y el proveedor.

Fecha de entrega de la mercancía.

Tipo de portes (pagados o debidos).

Firma del receptor de la mercancía.

4.- LA FACTURA

Finalmente, el proveedor remite a la empresa la factura de la compra. La factura es el

documento que acredita legalmente una operación de compraventa.

Se confecciona a partir de los datos consignados en el pedido y el albarán y se realiza

por duplicado, quedándose cada una de las partes con un ejemplar.

Como indica la ley, la factura debe contener:

• datos de identificación del emisor y el destinatario de la factura: nombre y apellidos o

razón social, N.I.F. O C.I.F. Y domicilio.

Lugar y fecha de emisión.

Número, y, en su caso, serie. La numeración debe ser correlativa.

Los empresarios y profesionales sujetos al I.V.A. Deben llevar obligatoriamente dos

libros registro: el libro registro de facturas emitidas y el libro registro de facturas recibidas.

Las facturas deben conservarse un período de seis años.

La factura constituye un medio de prueba tanto para el comprador como para el

vendedor.

En las operaciones de comercio exterior se utilizan las facturas proforma. La mención

proforma debe figurar en dicha factura.

5.- LA APROBACIÓN DE LA FACTURA

La factura debe ser comprobada por el departamento de compras. Una vez realizado el

control, se remite la factura al departamento de contabilidad para su posterior registro y pago.

Antes de aceptar una factura hay que controlar:

– Las unidades facturadas.

– Las especificaciones técnicas.

– Los precios.

– Gastos y otros costes, transportes, aduanas, embalajes, envases, seguros, etc.

– Bonificaciones y descuentos aplicados.

– Impuestos, tasas y graváMenes, con especial atención al I.V.A.

– Condiciones y formas de pago.

De este control se pueden derivar dos tipos de discrepancias:

– Discrepancias producidas por errores materiales: Estos errores deben ser

corregidos por el departamento de compras, el cual deberá ponerse en contacto con el

proveedor, que debe corregir el error o errores cometidos y remitir una nueva factura que

sustituya a la emitida con anterioridad.

– Discrepancias producidas por variar los precios o condiciones de compra,

llamadas discrepancias comerciales o técnicas: el error debe ser subsanado por la persona que realizó el pedido y negoció la compra.