Área de Aprovisionamiento y Logística

1. La Función de Aprovisionamiento

El objetivo global de la función de aprovisionamiento es suministrar al departamento de producción los materiales necesarios (materias primas, recambios, envases, etc.) y al departamento de ventas los productos que ha de comercializar.

La función de aprovisionamiento se compone de tres aspectos fundamentales:

• Compras: Implica la óptima selección de los proveedores y la realización de los pedidos de los productos que necesita el departamento de producción o el departamento comercial.
• Almacenamiento: La custodia física de los productos.
• Gestión de Inventario: Determinar el volumen de existencias y el ritmo de pedido.

El Ciclo de Aprovisionamiento

El ciclo de aprovisionamiento es el periodo que existe entre la realización de la compra y el momento en el que son entregados los productos vendidos a los clientes. Este ciclo es diferente si se trata de una empresa industrial o de una empresa comercial.

Ciclo de una Empresa Industrial:

Compras → Existencias → Producción → Existencias → Ventas

Ciclo de una Empresa Comercial:

Compras → Existencias → Ventas

1.1. Las Existencias: Concepto y Tipos

Las existencias son todos aquellos materiales que una empresa tiene depositados en sus almacenes. Las existencias también se denominan stocks o inventarios; los dos términos se pueden considerar como sinónimos. Según las características de la empresa, se pueden determinar diferentes tipos de existencias en función de su utilidad o de su posición en el ciclo de aprovisionamiento:

• Materias primas: Son aquellas que, mediante la transformación o la elaboración, se destinan a formar parte de los productos fabricados.
• Productos semielaborados: Productos elaborados por la empresa y no destinados a la venta hasta que no son objeto de otra elaboración o transformación posterior.
• Productos acabados: Aquellos productos fabricados por la empresa y destinados al consumo final.
• Mercaderías o existencias comerciales: Materiales comprados por la empresa y destinados a la posterior venta sin transformación.
• Otros aprovisionamientos: Elementos incorporables, por ejemplo, combustibles, recambios y material de oficina.
• Subproductos, residuos y materiales recuperables:
  • Subproductos: Aquellos secundarios de la fabricación principal.
  • Residuos: Aparecen cuando se está fabricando el bien; se pueden reutilizar o desechar.
  • Materiales recuperables: Se reutilizan después de la producción.

2. La Gestión de Inventarios

La gestión de inventarios es la planificación, administración y control que la empresa realiza de sus existencias. El objetivo es tener, en todo momento, las existencias necesarias para la producción o venta con el mínimo coste posible.

Motivos para Disponer de Recursos Almacenados

La empresa necesita disponer de recursos almacenados por diversos motivos:

• Para evitar una ruptura de stocks.
• Porque pueden existir diferencias importantes en los ritmos de producción y distribución cuando la demanda depende de la época del año.
• Para obtener importantes descuentos por la compra de materiales en gran cantidad.

2.1. Clasificación de los Costes de las Existencias

Los costes asociados a las existencias se pueden clasificar en cuatro grupos:

1. Costes de pedido: Costes generados por la realización de pedidos, incluyendo los costes administrativos de tramitar los pedidos a los proveedores.
2. Costes de adquisición: Cantidad de producto que se adquiere al proveedor (el precio de compra).
3. Costes de mantenimiento de inventario:

   Tipo de Coste	Descripción
   Administrativos	Costes del personal administrativo y del sistema de gestión y de administración.
   Operativos	Costes del personal del almacén, de los equipos, de los seguros de existencias, etc.
   De espacio físico	Alquiler de locales, amortizaciones, seguros del edificio, etc.
   Económicos	Costes de obsolescencia y deterioro (depreciación) de las existencias.
   Financieros	Intereses pagados por la financiación de los capitales invertidos en el inventario.

4. Costes de ruptura de stocks: Son los costes que tiene la empresa cuando se queda sin existencias para atender la demanda o la producción.

2.2. Administración de Inventarios: Indicadores Clave

Para la correcta administración de inventarios, hay que considerar los siguientes indicadores:

• Stock máximo: Cantidad mayor de existencias que puede mantener el almacén.
• Stock mínimo o de seguridad: Cantidad menor de existencias por debajo de la cual el riesgo de ruptura de stocks es muy alto.
• Punto de pedido: Nivel de existencias en el cual se ha de realizar un nuevo pedido.

2.3. Modelo ABC de Gestión de Inventarios

El modelo ABC se basa en clasificar las existencias en tres categorías según su valor económico y su relevancia para el aprovisionamiento:

• Existencias A: Estas existencias hay que controlarlas y analizarlas detalladamente, dado que tienen el valor económico más relevante. En una empresa textil, serían las telas.
• Existencias B: Son existencias menos relevantes que las anteriores. A pesar de ello, se debe mantener un sistema de control intermedio. Por ejemplo, los botones o cremalleras.
• Existencias C: Son existencias que tienen muy poca relevancia en términos de valor total. Por ejemplo, el material de oficina.

2.4. El Sistema JIT (Just-in-Time) de Gestión de Inventarios

El sistema JIT, desarrollado en Japón en los años ochenta y posteriormente aplicado en EE. UU., se fundamenta en el hecho de que la empresa no fabrica ningún producto hasta que no se necesita, es decir, hasta que no haya un pedido firme de clientes o una orden de fabricación.

Este sistema tiene como objetivo básico reducir las existencias en inventario a cero o a niveles mínimos.

3. Valoración de las Existencias

Existen dos formas principales para valorar las existencias que entran en el almacén:

• Precio de adquisición: Es el importe total de la compra, sin incluir el IVA deducible, más todos los gastos que haya generado la operación (transportes, envases, seguros, etc.).

  Fórmula: Precio de adquisición = Importe de facturas de los productos (sin IVA) + Gastos de la operación

• Coste de producción: Es la suma del precio de adquisición de las materias primas y de los materiales consumidos en la fabricación, de los costes directos de la producción.

  Fórmula: Coste de producción = Materias primas + Otros consumos + Otros costes directos de fabricación + Costes indirectos de la empresa.

3.1. Valoración de las Salidas de Almacén

Dos criterios fundamentales para valorar las existencias que salen del almacén (para venta o producción) son:

• Criterio PMP (Precio Medio Ponderado): Consiste en calcular el valor medio de las existencias iniciales y de las entradas, ponderadas según sus cantidades. Si p es el precio o valor y q la cantidad de existencias o de producto entrante, el PMP se calcula así:

  PMP = (q₁ * p₁) + (q₂ * p₂) + … / (q₁ + q₂ + …)

• Criterio FIFO (First In, First Out): El valor de salida de los productos del almacén es el precio de las primeras unidades físicas que entraron. Se asume que lo primero que se compra es lo primero que se vende o utiliza.

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